Приказ о введении электронного документооборота. Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота	Минусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита	Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.

На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».

Удостоверяющий центр:

1. создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
2. устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
3. аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
4. выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
5. ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
6. устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
7. создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
8. проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
9. осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
10. осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.

Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:

1. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
2. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).

В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2 /149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2 /169@».

К таким документам относятся:

1. требования о представлении пояснений;
2. уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
3. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
4. налогового уведомления;
5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
8. иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Как организовать хранение электронных документов?

Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.

Каким образом необходимо хранить документы?

Во-первых , необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Во-вторых , необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

В-третьих , необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».

В-четвертых , нужно заархивировать документы.

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Формат описи может выглядеть следующим образом:

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи
СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи
Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив)
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи

В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих.

В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.

В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.

Администрация Санкт-Петербурга
ПРИМОРСКИЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РАЙОН
ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

О внедрении систем электронного документооборота
и делопроизводства

1. Возложить ответственность за подготовку компьютерных средств подразделений делопроизводства и локальной вычислительной сети (ЛВС) к внедрению систем электронного документооборота и делопроизводства (далее — СЭД) в соответствии с требованиями частного технического задания (приложение N 1 к договору N 1008/25-2000 от 23 августа 2000 года) и выполнение мероприятий, обеспечивающих техническую работоспособность систем электронного делопроизводства, на начальника отдела информационных систем и баз данных управления экономики и городского заказа Мирошник М.И.

2. Возложить ответственность за проведение опытной эксплуатации систем, обучение работников подразделений делопроизводства, внедрение СЭД в подразделениях территориального управления на начальника управления делами Гуляева К.В.

3. Начальнику отдела информационных систем и баз данных управления экономики и городского заказа Мирошник М.И. и начальнику управления делами Гуляеву К.В. совместно с генеральным исполнителем проекта ЕСЭД — ГП «Центр компьютерных разработок» обеспечить проведение опытной эксплуатации систем электронного делопроизводства, подготовку технических средств и проведение приемо-сдаточных работ по внедрению систем в промышленную эксплуатацию.

4. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.

Глава территориального управления
Ю.Л.Осипов

Текст документа сверен по:
официальная рассылка

Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ
о внедрении системы электронного документооборота

[ число, месяц, год ]

В целях [ вписать нужное ] приказываю:

1. С [ число, месяц, год ] внедрить систему электронного документооборота [ наименование ] в [ наименование юридического лица ].

2. [ Должность, Ф. И. О. ] в срок до [ число, месяц, год ] разработать и утвердить порядок электронного документооборота.

3. Ответственным за ведение электронного документооборота назначить [ должность, Ф. И. О. ].

4. [ Должность, Ф. И. О. ] организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов.

5. [ Должность, Ф. И. О. ] внести в учетную политику [ наименование юридического лица ] правила создания, получения и хранения электронных документов.

6. Ответственными за формирование и подписание электронных документов назначить [ должность, Ф. И. О. ].

7. Приказ довести до всех структурных подразделений организации.

8. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ должность, Ф. И. О. ].

С приказом ознакомлены:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота

Разработана: Компания «Гарант», июнь 2016 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Нормативное обеспечение процесса внедрения СЭД

Итак, вы всерьёз задумались о вопросе внедрения СЭД. Вы на пороге долгого пути, состоящего из многих этапов: предпроектное обследование, выбор программного продукта, предварительная его настройка, обучение пользователей, опытная эксплуатация, введение в промышленную эксплуатацию. Однако, для того, чтобы система электронного документооборота заработала «официально», нужен соответствующий бумажный документ. Сегодня мы с вами разберем все этапы внедрения системы и рассмотрим нормативные документы, которые должны их регламентировать.

Деятельность по внедрению СЭД на предприятии требуется подкрепить распорядительными документами. И чем четче в приказах/распоряжениях будет закреплен перечень необходимых мероприятий, порядок их осуществления и ответственность должностных лиц, участвующих во внедрении, тем быстрее и эффективнее будет осуществляться работа по внедрению СЭД.

1. Предпроектное обследование, выбор программного продукта.

В распорядительном документе (как правило, это приказ), издаваемом руководством на первом этапе внедрения, содержится обоснование необходимости внедрения СЭД, а в тексте указывается ответственное лицо, либо несколько лиц, которые должны:

Определить какими силами будет внедряться система (собственными либо с привлечением подрядчика работ);

Определить генерального подрядчика работ;

Определить примерный масштаб внедрения и планируемый бюджет.

Результатом работы по вышеуказанному приказу чаще всего выступает проработанное с обеих сторон коммерческое предложение.

2. Создание рабочей группы и утверждение плана-графика работ.

После того, как программный продукт и подрядчик работ выбран, необходимо создать распорядительный документ, в котором будет определены:

Руководитель группы по внедрению со стороны заказчика;

Состав рабочей группы;

Задачи по подготовке плана-графика работ, привлечение к работе других специалистов, задействованных во внедрении СЭД (подготовка технического оснащения, информационного и программного обеспечения и т.д.).

В дальнейшем необходимо будет издать приказ об утверждении плана-графика работ по внедрению СЭД. С учетом этого плана проходят все последующие этапы внедрения.

3. Утверждение списка пользователей, и определение администратора системы.

В распорядительных документах обязательно должен быть закреплен список пользователей СЭД, а так же график их обучения. График обучения может быть закреплен самостоятельным приказом/распоряжением. Данный приказ поможет регламентировать процесс проведения обучения пользователей на предприятии.

В следующем приказе будет содержаться информация о назначении администратора системы — это особый пользователь, который обеспечивает и контролирует работу остальных пользователей системы; он должен выполнять работу по выявлению исправлению ошибок пользователей, дополнению и изменению НСИ (нормативно-справочной информации).

4. Запуск системы в опытную и промышленную эксплуатацию.

Обычно после, либо в процессе обучения пользователей происходит запуск системы в опытную эксплуатацию. В специальном приказе о вводе системы в опытную эксплуатацию должно быть указано:

Сроки проведения опытной эксплуатации;

Перечень подразделений (рабочих мест);

Сроки их оснащения программными и аппаратными средствами;

Ответственных за проведение опытной эксплуатации в подразделениях.

В этом же приказе может содержаться указание об утверждении временного регламента (правил, порядка) работы с СЭД.

После проведения опытной эксплуатации необходимо подготовить перечень предложений или рекомендаций по переходу на СЭД, которые, как правило, в случае, если предложения подготовили сотрудники организации заказчика оформляются в виде внутреннего служебного документа. В данном документе указывается информация о проблемах, возникших в процессе опытной эксплуатации, а так же предложения по донастройке системы.

После исполнения всех разногласий и донастроек, система электронного документооборота принимается в промышленную эксплуатацию, что фиксируется отдельным приказом, в котором должно быть указано:

состав функций СЭД или ее частей, технических и программных средств, принимаемых в промышленную эксплуатацию;

список должностных лиц и перечень подразделений организации-заказчика, ответственных за работу СЭД;

порядок и сроки введения новых форм документов (при необходимости);

порядок и сроки перевода персонала на работу в условиях функционирования СЭД.

После окончания работ по вводу в промышленную эксплуатацию необходимо внести изменения в локальные нормативные акты (должностные инструкции, положения, регулирующие работу с документами и т.д.). В инструкции должны быть учтены нововведения, связанные с использованием СЭД на предприятии. Правильное оформление таких изменений в документах мы с вами разберем в следующих статьях.

Приказ на внедрение сэд

Внедрение любой системы электронного документооборота имеет свою специфику. Она заключается в трудоемких подготовительных работах, направленных на создание оптимальных условий для применения средств автоматизации. Освоить новую профессиональную сферу специалистам по внедрению систем документооборота помогут методические материалы. Речь идёт о документационном обеспечении управления.

Подготовка к автоматизации документооборота часто выливается в самостоятельный консалтинговый проект, в ходе которого ведется постановка документооборота в компании и подготовка процессов к включению в новую информационную систему.

На подготовительном этапе следует:

• провести аудит процессов работы с документами и оценить текущую ситуацию;
• выявить потребности руководства и проблемы, которые возникают у сотрудников в процессах работы с документами;
• в зависимости от потребностей руководства и выявленных проблем внести изменения в действующую систему или предложить принципиально новую систему организации документооборота;
• регламентировать работу с документами: подготовить пакет нормативных документов, который закрепит правила работы с документами, установит правовое поле для работы в системе электронного документооборота.

Консалтинговый проект подготовки к автоматизации документооборота имеет ряд особенностей.

Во-первых, доля консалтинга в проектах внедрения систем электронного документооборота довольно высокая, и сам подготовительный этап имеет существенное влияние на эффективность внедрения.

Во-вторых, консалтинговый проект находится на стыке двух предметных областей - документационного обеспечения управления и информационных технологий (ИТ). Поэтому для успешного прохождения такого проекта требуются специальные знания, которыми специалисты по внедрению часто не владеют.

В-третьих, российское делопроизводство имеет сильные традиции и глубокие корни, что также оказывает влияние на автоматизацию процессов работы с документами.

Исходя из особенностей консалтингового проекта, можно составить портрет квалифицированного консультанта. Такой специалист владеет предметной сферой документационного обеспечения управления и умеет говорить со специалистами в области делопроизводства на одном профессиональном языке. При этом он знает функциональные возможности внедряемой системы электронного документооборота и хорошо владеет методиками обследования и описания бизнес-процессов.

Из профессионального портрета консультанта вытекает закономерный вопрос, где такого консультанта найти?

Помощь разработчика

Фирма «1С» - разработчик системы «1С:Документооборот» подошла к решению этой проблемы системно и основательно. Было открыто новое направление деятельности - методическое сопровождение проектов внедрения программ электронного документооборота. На сегодня наметилось два направления методической работы:

1. Разработка готовых методик постановки документооборота и обследования предприятия.
2. Обучение работе по готовым методикам.

В рамках разработки готовых методик постановки документооборота и обследования предприятия создан методический продукт «Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства и документооборота». Продукт выпускается в двух версиях, ориентированных на разные сегменты бизнеса. Каждый комплект документов привязан к возможностям определенной версии программы «1С:Документооборот» .

В поддержку методического продукта запущен двухдневный учебный курс «Подготовка к автоматизации документооборота». Учебный курс содержит основы делопроизводства и разъяснения к тому, как работать с комплектами нормативных документов. В ходе обучения слушатели работают с примерами документов, учатся оценивать действующие локальные нормативные акты, которые регулируют работу с документами, формулировать замечания к ним и составлять новые документы разных видов.

Методический продукт «Комплект нормативных документов», по своей сути, представляет собой готовую технологию, а не учебник по делопроизводству. Это сборник локальных нормативных актов по организации делопроизводства, в которых все процессы привязаны к программе «1С:Документооборот». Комплект помогает в сжатые сроки подготовиться к внедрению: организовать делопроизводство в компании. И, что немаловажно, комплект документов потребует лишь незначительной доработки на внедрении с учетом отраслевой специфики компании. По оценке экспертов, объем такой доработки не превышает 30%.

Нормативные документы

Состав комплекта документов:

• Приказ «О запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота».
• Приказ «О работе в системе электронного документооборота.
• Положение о делопроизводстве и документообороте.
• Положение о службе документационного обеспечения управления.
• Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (или должностная инструкция секретаря-делопроизводителя для небольших компаний).
• Положение о работе с распорядительными, договорными и регламентными документами
• Положение о работе с организационно-распорядительными документами.
• Положение о работе с договорными документами.
• Положение о работе с регламентными документами.
• Альбом унифицированных форм документов, который включает 26 шаблонов и 8 бланков документов.

Остановимся подробнее на каждом из нормативных документов.

Приказ «О запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота» содержит поручения:

• принять в эксплуатацию систему электронного документооборота;
• обеспечить предоставление доступа к системе электронного документооборота;
• провести обучение сотрудников работе в системе электронного документооборота.

Приказ разграничивает зоны ответственности между службой документационного обеспечения управления и ИТ в части эксплуатации системы электронного документооборота. Приказ распространяется на всех сотрудников организации и обязывает их работать в новой информационной системе.

Приказ «О работе в системе электронного документооборота» устанавливает правовое поле для работы с электронными документами: приравнивает действия сотрудников в системе электронного документооборота к действиям, совершаемым в рамках бумажного документооборота. К таким действиям относятся:

• поручения, выдаваемые в рамках системы электронного документооборота;
• визирование документов;
• комментарии, суждения, заключения, размещаемые в информационной системе к проектам документов;
• ознакомления работников, проведенные средствами электронного документооборота;
• делегирование полномочий по исполнению документов и рассмотрению проектов документов.

Положение о делопроизводстве и документообороте , включенное в состав комплекта документов, составлено в строгом соответствии Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

• пошаговое описание всех этапов подготовки и прохождения документов;
• рекомендованный состав документов организации;
• правила текущего и архивного хранения;
• действия конкретных исполнителей в системе электронного документооборота.

Положение направлено на обеспечение юридической силы тех документов, которые будут создаваться в рамках информационной системы, а также на автоматизацию процессов документооборота.

Одним из критериев юридической силы является оформление документа в установленном порядке. Поэтому положения документа направлены на создание условий сотрудникам организации для возможности правильного выбора вида документа для конкретной деловой ситуации, и правильного его оформления, а именно:

• приведение документов к единообразию (создание шаблонов документов на основе унифицированных текстов);
• сокращение количества видов используемых документов (унификация видов документов).

В Положении отмечены все операции, выполнение которых необходимо проводить в программе электронного документооборота (рис. 1). Это значительно упростит адаптацию сотрудников к новой информационной системе.

Рис. 1. Пример операции, которую необходимо проводить в программе электронного документооборота

Комплект документов содержит готовые нормативные акты, регламентирующие деятельность службы документационного обеспечения управления:

• Положение о службе документационного обеспечения управления;
• Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления.

Положение о службе документационного обеспечения управления закрепляет организационную структуру, определяет зону ответственности службы и содержит подробный перечень задач и функций, выполняемых ее сотрудниками.

Предложенный перечень задач и функций является наиболее полным и имеет оптимальное разделение зон ответственности между подразделениями службы документационного обеспечения управления. При необходимости задачи и функции могут быть дополнены недостающими или из перечня могут быть удалены лишние.

В описании функций есть указания на выполнение процедур в программе электронного документооборота (рис.2):

Рис. 2. Указания на выполнение процедур в программе электронного документооборота

Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления разработаны в соответствии с предложенной организационной структурой подразделения и закрепляют распределение задач и функций между сотрудниками. Кроме того, должностные инструкции:

• конкретизируют должностные обязанности сотрудников службы: содержат детальное описание выполняемых операций;
• устанавливают квалификационные требования к должностям;
• являются основой описания вакансий для службы подбора персонала;
• позволяют новым сотрудникам быстро освоить должностные обязанности.

Должностные инструкции также содержат указания на выполнение операций в программе электронного документооборота (рис. 3):

Рис. 3. Указания на выполнение операций в программе электронного документооборота

При подготовке к автоматизации документооборота нужно обратить внимание на такие важные направления работы, как распорядительная, договорная и внутренняя нормотворческая деятельность.

Управленческая деятельность реализуется путем принятия управленческого решения. В каждой организации принимается множество управленческих решений руководителями разного уровня. Все эти решения должны обладать такими характеристиками, которые обеспечивают его рациональность, осуществимость, обоснованность, своевременность, экономическую эффективность.

Несмотря на видимое множество принимаемых управленческих решений, управленческая деятельность все же характеризуется повторяемостью управленческих функций. Поэтому необходимо выделить однотипные управленческие функции и выработать для них единые правила.

Хорошо работающая система принятия управленческих решений является критерием эффективности управленческой деятельности в целом.
Для организации единой системы принятия управленческих решений необходимо:

1. Сформировать правила принятия управленческих решений руководителей разного уровня или различных органов управления.
2. Автоматизировать процедуру принятия управленческого решения и контроль его исполнения.

Положение о работе с организационно-распорядительной документацией регламентирует процесс принятия управленческого решения, как единоличного, так и коллегиального.

• сделать правильный выбор вида распорядительного документа;
• создавать распорядительные документы по готовым шаблонам;
• перенести процессы прохождения распорядительных документов из типового положения в программу «1С:Документооборот 8»;
• организовать своевременный и непрерывный контроль исполнения принятых решений;
• организовать хранение как электронных версий, так и оригиналов распорядительных документов на бумажном носителе;
• обеспечить своевременную актуализацию распорядительных документов;
• построить работу коллегиальных органов организации.

Договорная работа является приоритетной для большинства компаний. Качество организации договорной работы определяет ее эффективность. Положение о работе с договорной документацией направлено на построение системы управления договорной работой и содержит правила ведения договорной работы, а также методику ее автоматизации.

Соблюдение требований документа позволит:

• готовить договорные документы по унифицированным формам в соответствии с принятыми стандартами;
• сократить время на согласование договоров за счет использования типовых форм с заранее согласованными условиями и возможными отступлениями от этих условий;
• минимизировать правовые и коммерческие риски, связанные с неисполнением договорных обязательств или утерей документов

Одно из центральных мест в обеспечении эффективности управления занимают вопросы разработки, внедрения, использования и сопровождения регламентных документов. Требования к регламентации служебной деятельности устанавливаются стандартом ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности».

Положение о работе с регламентной документацией поддерживает требования стандарта и содержит правила создания регламентных документов, стандарты формирования единой регламентной базы организации.

Положение устанавливает централизованный контроль подготовки регламентных документов и размещения их в единой регламентной базе, что делает нормотворческую работу более прозрачной и системной.

Соблюдение требований документа позволит:

• сократить трудозатраты на разработку новых регламентных документов;
• гарантировать соответствие вновь создаваемых регламентных документов регулирующей среде;
• минимизировать риски, связанные с отсутствием регламентирующей документации либо с их неактуальностью, недоступностью или сложностью изложения;
• создать платформу для внутреннего обучения сотрудников их функциональным обязанностям;
• сократить время поиска нормативных документов.

Таким образом, использование готовых комплектов нормативных документов сокращает время на подготовку к автоматизации документооборота, позволяет построить делопроизводство организации в соответствии с действующими нормативно-методическими требованиями, а также задаёт единый корпоративный стандарт работы с документами в организации. Привязка всех нормативных документов комплекта к программе электронного документооборота делает менее болезненной адаптацию сотрудников к работе в новой программе, а сами действия в системе - более эффективными.

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам 1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

● совершенствование организационной структуры предприятия;

● выбор средств и способов осуществления основной (или производст­венной) деятельности предприятия;

● обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,­ ­материальными, информационными и иными ресурсами;

● утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение 2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения.

1.На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2.Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

● по основной деятельности;

● по личному составу;

● по административно-хозяйственным вопросам.

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов 3:

1. Инициирование издания приказа или распоряжения.

2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.

3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.

6. Подписание приказа или распоряжения.

7. Регистрация приказа или распоряжения.

8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

● на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);

● по поручению руководства предприятия;

● по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления.

Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы.

Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору, в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию, в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета.

То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

● законодательные акты и нормативная документация;

● текущая документация организации;

● документы, поступающие из других организаций;

● публикации в периодической печати;

● научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку.

Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15.

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений 4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов» 5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

● Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

● наименование вида документа;

● место составления или издания документа;

● а также ограничительные отметки для реквизитов:

— регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

Таблица 1. Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

наименование вида документа

оформлять не надо, присутствует на бланке

место составления или издания документа

оформлять не надо, присутствует на бланке

регистрационный номер документа

оформляется после подписания в момент регистрации документа

заголовок к тексту

оформляется при подготовке проекта документа

визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф­ ­согласования документа)

полностью оформляются во время согласования проекта документа

оформляется во время ­подписания документа

в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государст­венный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак) 6

оформлять не надо, присутствует на бланке

Постановка на контроль и исполнение

отметка о контроле

оформляется при постановке документа на контроль

Снятие с контроля и направление документа в дело

отметка об исполнении документа и направлении его в дело

оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

● констатирующей (или преамбулы) и

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании 7 .

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по. ».

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

3. Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу. ».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения 8: положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)». При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)». А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8’ и № 9’ 2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

● внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;

● внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье 9 .

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем 10 и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов 11 ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов 12 .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих. Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму.

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

● последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;

● параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;

● параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

● 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;

● 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;

● 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;

● 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также ­руководитель юридической службы;

● 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.

2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.

3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.

4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной ­системе оповещения.

5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.

6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.

7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

● записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);

● записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке ­(карточная форма регистрации);

● внесением информации о документе в систему автоматизации дело­производства и электронного документооборота ­(автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

● быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;

● автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

● автоматический контроль за исполнением поручений (документов);

● возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Exсel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера 13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007.

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году 14 , 15 .

Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

1 Распорядительные документы – документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности учреждения (приказ, распоряжение и т.д.). – Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М.: ВНИИДАД. – 1974.

2 В настоящее время распоряжением также является правовой акт, издаваемый единолично: – главой государства – Президентом Российской Федерации; – руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства Российской Федерации; – главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации – губернаторами, мэрами и др.

3 См. оперограмму жизненного цикла приказа по основной деятельности в статье Ю.В.Химич на стр. 32 журнала № 2’ 2007.

4 Некоторые приказы и распоряжения по личному составу должны оформляться на основании статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

5 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

6 Если у коммерческой организации нет эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания), то данный реквизит не оформляется.

7 Пример приказа без констатирующей части см. в статье Т.А.Кузнецовой на стр. 45 журнала № 2’ 2007.

8 См. статью Каменевой Е.М. «Некоторые тонкости оформления приложений», опубликованную в № 11’ 2006 г. на стр. 26 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

9 По процедуре внешнего согласования см. ответ на вопрос на стр. 37 журнала № 6’ 2006.

10 Под исполнителем понимается специалист, который занимается разработкой проекта документа.

11 Вид документа – это принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (например, приказ, распоряжение, акт и т.д.). Под подвидом в данном случае понимается группа документов одного вида, объединенная по характеру излагаемого в документе вопроса (например, приказы о проведении обучения, приказы о проведении аттестации, приказы о создании экспертной комиссии и т.д.).

12 Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.

14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1’ 2006.

15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9’ 2006 и на стр. 76 журнала № 10’ 2006.

В специальном приказе о вводе системы в опытную эксплуатацию должно быть указано:

• Сроки проведения опытной эксплуатации;
• Перечень подразделений (рабочих мест);
• Сроки их оснащения программными и аппаратными средствами;
• Ответственных за проведение опытной эксплуатации в подразделениях.

В этом же приказе может содержаться указание об утверждении временного регламента (правил, порядка) работы с СЭД. После проведения опытной эксплуатации необходимо подготовить перечень предложений или рекомендаций по переходу на СЭД, которые, как правило, в случае, если предложения подготовили сотрудники организации заказчика оформляются в виде внутреннего служебного документа. В данном документе указывается информация о проблемах, возникших в процессе опытной эксплуатации, а так же предложения по донастройке системы.

Нормативное обеспечение процесса внедрения сэд

Эффективность внедрения системы электронного документооборота конечно, обусловлена как ее стоимостью, так и объемами обрабатываемых документов, а также спецификой деятельности компании.

Важно

Расчеты показывают, что в общем случае, внедрение системы электронного документооборота окупается через год-два.

Этапы внедрения системы электронного документооборота Рано или поздно к осознанию необходимости автоматизации системы документооборота на предприятии приходит каждый руководитель, целью которого является оптимизация его производственной и организационной деятельности.

Образец приказа об утверждении документооборота

После того, как программный продукт и подрядчик работ выбран, необходимо создать распорядительный документ, в котором будет определены:

• Руководитель группы по внедрению со стороны заказчика;
• Состав рабочей группы;
• Задачи по подготовке плана-графика работ, привлечение к работе других специалистов, задействованных во внедрении СЭД (подготовка технического оснащения, информационного и программного обеспечения и т.д.).

Пример приказа о создании рабочей группы В дальнейшем необходимо будет издать приказ об утверждении плана-графика работ по внедрению СЭД.

С учетом этого плана проходят все последующие этапы внедрения.

Пример приказа об утверждении плана-графика 3. Утверждение списка пользователей, и определение администратора системы.

Внедрение системы электронного документооборота

Предпроектное обследование, выбор программного продукта.
В распорядительном документе (как правило, это приказ), издаваемом руководством на первом этапе внедрения, содержится обоснование необходимости внедрения СЭД, а в тексте указывается ответственное лицо, либо несколько лиц, которые должны:

• Определить какими силами будет внедряться система (собственными либо с привлечением подрядчика работ);
• Определить генерального подрядчика работ;
• Определить примерный масштаб внедрения и планируемый бюджет.

Результатом работы по вышеуказанному приказу чаще всего выступает проработанное с обеих сторон коммерческое предложение.
2. Создание рабочей группы и утверждение плана-графика работ.

• контроль маршрута и обработки каждого документа, в том числе соблюдения сроков их исполнения и согласования;
• повышение исполнительской дисциплины и минимизация риска утери документов и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
• возможность быстрого поиска любого документа или пакета документов в соответствии с запросами, формируемыми исполнителями;
• сокращение времени прохождения управляющих сигналов как по вертикали, так и по горизонтали;
• повышение производительности труда сотрудников и эффективности работы всей организации в целом.

Перечисленные задачи определяют и преимущества внедрения системы электронного документооборота, особенно на тех предприятиях, на которых ежегодный документопоток исчисляется в тысячах учетных единиц, а архив - в десятках тысяч.

Ответственными за формирование и подписание электронных документов назначить [должность, Ф.

И. О.]. 7. Приказ довести до всех структурных подразделений организации.

8. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [должность, Ф.

И. О.]. [должность, подпись, инициалы, фамилия] С приказом ознакомлены: [должность, подпись, инициалы, фамилия] Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ.

Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

5 марта 2018 Войти Регистрация © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2018. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года.

Приказ о внедрении сэд образец

• Купить систему ГАРАНТ
• Получить демо-доступ
• Узнать стоимость
• Информационный банк
• Подобрать комплект

Приказо внедрении системы электронного документооборота [число, месяц, год] N [значение] В целях [вписать нужное] приказываю: 1.

С [число, месяц, год] внедрить систему электронного документооборота [наименование] в [наименование юридического лица].

Должность, Ф. И. О.] в срок до [число, месяц, год] разработать и утвердить порядок электронного документооборота.

Внимание

Ответственным за ведение электронного документооборота назначить [должность, Ф.

И. О.]. 4. [Должность, Ф. И. О.] организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов. 5. [

Должность, Ф. И. О.] внести в учетную политику [наименование юридического лица] правила создания, получения и хранения электронных документов.

Группе необходимо выявить управленческие нужды руководителей высшего звена, а также пользовательские потребности рядовых исполнителей.

Это поможет сформировать основные требования к системе и изложить их в виде технического задания. На втором этапе с учетом разработанных требований осуществляется выбор той электронной системы документооборота, которая будет оптимальна как по функционалу, так и по стоимости. Если задачи, решаемые системой документооборота компании, достаточно специфичны, электронная система может быть разработана «под ключ» и тогда именно члены рабочей группы будут наиболее тесно общаться с разработчиками, формулируя им конкретные задачи. На третьем этапе внедрения системы электронного документооборота будет произведена ее установка и, при необходимости, обновление парка технических средств, модернизация устаревшего оборудования и приобретение нового.

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

• утеря документов;
• их излишнее дублирование;
• длительное время согласования;
• затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

• удобный механизм поиска;
• оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
• возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

• входной и выходной регистрационный контроль документов;
• перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
• обмен документами между структурными единицами компании;
• классификацию документов по группам;
• оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
• создание резервных и архивных копий;
• возможность управления правами доступа;
• решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

• создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
• контролировать исполнителей по срокам;
• протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

• закрепляются основные правила работы системы;
• определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
• утверждаются их шаблоны и форматы;
• описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
• детализируются правила доступа к документам;
• расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

• указывается дата начала работы системы;
• закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
• утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
• детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
• расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

• масштаб и структура организации;
• специфика ее деятельности;
• географическая разрозненность структурных подразделений;
• текучка кадров;
• иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5-7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

• закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить (п. 15 Требований):

• безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
• сохранность носителей персональных данных;
• доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
• использование средств защиты информации;
• выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

1. Формируемые в электронном виде.
2. Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале .

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год.

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

• учитывается рабочее время;
• работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
• информируют о начале отпуска;
• оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

• формировать список лиц для согласования;
• контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
• решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

• все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
• шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
• была реализована возможность внесения корректировок;
• все этапы работы с документом можно было проследить;
• отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

• когда запрос получен исполнителем;
• сколько есть времени на его исполнение;
• дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

***

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).

Внедрение системы электронного документооборота целесообразно почти на каждом предприятии, поскольку позволяет существенно повысить исполнительскую дисциплину и существенно сократить сроки обработки документов. Невысокие затраты и возможность адаптации к специфике деятельности предприятия, делают внедрение системы электронного документооборота оптимальным решением, позволяющим повысить производительность труда и эффективность управления.

Из статьи вы узнаете:

• что дает внедрение системы электронного документооборота в организации;
• каковы цели внедрения электронного документооборота;
• каковы основные этапы внедрения электронного документооборота;
• что содержится в приказе о внедрении электронного документооборота.

В настоящее время эффективность внедрения системы электронного документооборота на предприятии уже не вызывает сомнений. При невысоких затратах на техническое и программное обеспечение такие системы позволяют существенно повысить исполнительскую дисциплину, качество документооборота и производительность труда, существенно сократив время принятия и трансляции управленческих сигналов.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Оптимизация документационного обеспечения деятельности любого предприятия ведется в нескольких направлениях:

• повышение качества информационного содержания документов: их разработка в необходимом и достаточном количестве, соответствие наименований содержанию, исключение дублирующих друг-друга по сути и содержанию документов; создание, оформление и утверждение документов в соответствии с принятыми государственными и локальными стандартами;
• повышение экономичности действующей на предприятии системы документооборота: маршрутизация с возможностью контроля сроков исполнения, совмещение первичного бухгалтерского и кадрового учета с процессом оперативного управления; сокращение времени обработки и прохождения документа, возможность быстрого поиска нужного документа, организация хранения больших объемов информации.

Все эти задачи легко решаются путем внедрения системы электронного документооборота в организации, позволяющей автоматизировать процесс создания, разработки и учета документов, контролировать их распространение и перемещение, обеспечить их оперативную обработку, поиск и хранение.

Цели внедрения системы электронного документооборота:

Перечисленные задачи определяют и преимущества внедрения системы электронного документооборота, особенно на тех предприятиях, на которых ежегодный документопоток исчисляется в тысячах учетных единиц, а архив - в десятках тысяч. Эффективность внедрения системы электронного документооборота конечно, обусловлена как ее стоимостью, так и объемами обрабатываемых документов, а также спецификой деятельности компании. Расчеты показывают, что в общем случае, внедрение системы электронного документооборота окупается через год-два.

Этапы внедрения системы электронного документооборота

Рано или поздно к осознанию необходимости автоматизации системы документооборота на предприятии приходит каждый руководитель, целью которого является оптимизация его производственной и организационной деятельности. Успех ее во многом зависит от того, насколько соблюдены будут основные принципы внедрения системы электронного документооборота:

• заинтересованность и активное участие во внедрении высшего руководства предприятия;
• понимание целей и соблюдение этапов внедрения системы электронного документооборота;
• привлечение к выбору или разработке ключевых пользователей и специалистов организации;
• адаптация под текущие и перспективные задачи,стоящие перед организацией.

Процесс внедрения системы электронного документооборота будет реализовываться в несколько этапов.

На первом этапе необходимо создать рабочую группу из специалистов и руководителей, регулирующих документопотоки в организации, и с их помощью выявить «слабые» места действующей системы документооборота. Группе необходимо выявить управленческие нужды руководителей высшего звена, а также пользовательские потребности рядовых исполнителей. Это поможет сформировать основные требования к системе и изложить их в виде технического задания.

На втором этапе с учетом разработанных требований осуществляется выбор той электронной системы документооборота, которая будет оптимальна как по функционалу, так и по стоимости. Если задачи, решаемые системой документооборота компании, достаточно специфичны, электронная система может быть разработана «под ключ» и тогда именно члены рабочей группы будут наиболее тесно общаться с разработчиками, формулируя им конкретные задачи.

На третьем этапе внедрения системы электронного документооборота будет произведена ее установка и, при необходимости, обновление парка технических средств, модернизация устаревшего оборудования и приобретение нового.

Четвертый этап - опытная эксплуатация и обучение персонала в соответствии с утвержденным планом внедрения системы электронного документооборота. На этом этапе диагностируются проблемы внедрения системы электронного документооборота и те из них, которые обусловлены ошибками в технических или программных решениях должны быть устранены разработчиками. Как правило, опытная эксплуатация системы проходит в реальных производственных условиях, поэтому ее можно совместить с последним этапом - вводом системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию.

Приказ о внедрении системы электронного документооборота

Этим документом, составленном в произвольной форме, руководитель организации может обязать членов рабочей группы или иных ответственных лиц провести опытную эксплуатацию системы или же сразу ввести ее в промышленную эксплуатацию. В перечень предписаний приказа может быть также включено:

• использование ее возможностей на всех рабочих местах;
• вступление в силу документов, регламентирующих эксплуатацию системы электронного документооборота на предприятии (инструкций, методических указаний, правил);
• определение круга лиц, которым предоставляется доступ к системе на уровне администраторов;
• проведение общего инструктажа и обучения пользователей;
• назначение лиц, ответственных за внедрение новых стандартов делопроизводства и разграничение их обязанностей.