Как заполнять кассовую. Кассовая книга

Оформление и ведение кассовой книги может понадобиться для разных субъектов хозяйственной деятельности — как для индивидуальных предпринимателей, так и для организаций. Если из двух доступных форм ведения книги — электронной и бумажной — выбирается последняя, то нужно знать основные правила ее заполнения и оформления.

Кассовая книга — это важный документ , которые в своей работе имеют дело с поступлением наличных денежных средств. При ее ведении нужно руководствоваться следующими основными правилами:

1. Книга заводится и используется в деятельности предприятия в течение одного календарного года .
2. Ведением книги занимается либо главный бухгалтер , либо лицо, которое его заменяет (чаще всего это кассир) .
3. В одной организации может вестись только одна кассовая книга — вне зависимости от того, сколько видов деятельности и систем налогообложения в ней применяется. Исключением является ситуация с дочерними предприятиями — они ведут свою отдельную книгу, копию листов которой в конце года передают в головной офис компании.
4. В кассовой книге отображаются все операции предприятия — как приходные, так и расходные. Основанием для внесения данных являются ПКО и РКО (приходные и расходные кассовые ордеры соответственно).
5. Если в определенный день никакие операции на предприятии не совершались, то лист книги остается незаполненным .
6. Существует две формы ведения кассовой книги — электронная и бумажная . Правила ее заполнения напрямую зависят от выбранной формы.
7. Данные в книгу вносятся сразу же после фактического поступления или расхода денежных средств .
8. Кассовая книга имеет законодательно утвержденную форму КО-4 .
9. В конце каждого дня, в котором осуществлялись операции с , все внесенные в книгу данные сверяются с показателями кассовых ордеров. После выводится итоговый , который сверяется с суммой наличных в кассе.

Под итоговой суммой ставится подпись кассира или другого лица, ответственного за ведение книги. Также рассчитанные показатели каждого дня проверяются главным бухгалтером предприятия, что и подтверждается его подписью в конце листа.

Перечисленные правила касаются скорее организационных моментов, связанных с ведением книги. Далее стоит более подробно рассмотреть порядок ее оформления.

При ведении кассовой книги в электронном виде все данные в нее вносятся на компьютере, распечатывать в конце отчетного периода книгу не нужно. Особых сложностей в заполнении такой книги нет, поэтому более подробно стоит рассмотреть именно бумажный вариант.

Существует два способа ведения кассовой книги в таком формате:

1. Покупается уже готовая книга (например, напечатанная в типографии). Стандартная книга такого рода сделана в виде журнала и обычно имеет 50 или 100 листов.

Если одной книги будет для текущего календарного года недостаточно, необходимо завести новую и продолжить фиксировать операции уже в ней. В этом случае на титульном листе новой книги нужно указать тот период времени, за который в книгу вносятся операции. После окончания года нужно заводить новую книгу, даже если в старой еще остались листы.

Все листы в журнале делятся на два вида:

• вкладные — заполняются шариковой ручкой;
• отрывные — ведутся под копирку, то есть в них полностью дублируется информация, внесенная на вкладной лист.

Оба вида листов должны иметь одинаковую нумерацию и содержать идентичные данные. После заполнения вкладной лист остается в книге, а отрывной кассир сдает в бухгалтерию. Этот лист является его и подлежит сдаче наряду с другими документами: ПКО, РКО, ведомостями на оплату и т. п.

2. Готовятся электронные листы книги, после они распечатываются и заполняются ответственным лицом. Эти листы могут быть заполнены как от руки, так и на компьютере (в последнем случае они распечатываются уже после заполнения).

Нумерация листов — сквозная, они проставляются с начала года в порядке возрастания. Также необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и итоговое годовое значение.

Исправления в кассовой книге

При любом способе ведения в книге не допускаются какие-либо помарки или исправления. Если при заполнении книги была допущена ошибка, есть два способа внесения изменений:

1. В том случае, если ошибка не влияет на итоговую сумму денежных остатков, неверное значение зачеркивается одной чертой, а над ним или под ним ставятся правильные данные. Внесенное исправление заверяется подписями ответственных лиц — кассира и главного бухгалтера.
2. Если из-за допущенной ошибки в отражении сумм остатков появились изменения, необходимо полностью аннулировать страницу и составить новые кассовые листы, уже с внесением правильных данных. Ошибочные листы при этом перечеркиваются.

В последнем случае лицо, которое допустило ошибку (кассир) составляет рапорт на имя главного бухгалтера или директора. Далее назначается специальная комиссия, ответственная за внесение в кассовую книгу исправлений. После того как коррективы будут сделаны, кассир составляет соответствующую справку — с указанием допущенных ошибок и внесенных исправлений.

При изменении данных в кассовой книге нужно неукоснительно соблюдать все установленные требования. В противном случае сотрудники налоговой инспекции в ходе проведения проверки могут обнаружить имеющиеся нарушения и оштрафовать предприятие. Однако при этом стоит учитывать, что право на штраф есть только в том случае, когда выявленное нарушение и дата проверки имеют разницу во времени не более двух месяцев.

Титульный и вкладной листы кассовой книги

Титульный лист кассовой книги, как и у большинства других документов, содержит информацию о субъекте предпринимательской деятельности. На нем должно быть указано:

• ОКПО предприятия;
• фамилия и инициалы ИП;
• год или временной период, за который ведется книга;
• название структурного подразделения (если книга ведется на дочернем предприятии).

Что касается вкладного листа, то он представляет собой документ со строго обозначенными графами, в каждую из которых вносится соответствующая информация. На вкладном листе указываются остатки денежных средств на начало дня и данные из кассовых ордеров: их номера и суммы поступлений или расходов. Причем сумма должна вноситься в виде целых чисел — в рублях без копеек. Далее подсчитывается общая сумма совершенных операций и итог на конец дня.

Образец заполнения кассовой книги

Чтобы лучше понять, как правильно вести кассовую книгу, стоит ознакомиться с образцом ее ведения.

Образец заполнения кассовой книги можно бесплатно скачать по ссылке: .

Как сшивать кассовую книгу?

При ведении кассовой книги важным моментом является не только ее правильное заполнение, но и соблюдение всех требований оформления . В первую очередь это касается прошивания листов и их скрепления.

Порядок сшивания листов кассовой книги также зависит от того, каким способом она ведется:

1. Купленная в типографии книга сшивается сразу. Перед началом ее заполнения необходимо:

• пронумеровать все листы;
• прошить все листы;
• на последней странице указать общее количество листов;
• поставить печать (сургучную или мастичную);
• подписать (это должен сделать руководитель предприятия и главный бухгалтер).

2. Книга, распечатанная на компьютере, прошивается в конце года. В течение года кассир или бухгалтер заполняет распечатанные листы и хранит их в отдельной папке, а после — сшивает по тем же правилам, что и готовую книгу (с указанием количества страниц, печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера).

При ведении и оформлении кассовой книги стоит помнить о нескольких важных моментах:

• Наличие книги необходимо для тех организаций и предпринимателей, которые в своей деятельности имеют дело с наличными средствами.
• Для использования можно как купить готовую кассовую книгу, так и самостоятельно распечатать ее на компьютере.
• Ведением кассовой книги занимается специальное ответственное лицо: главный бухгалтер или кассир.
• В бумажном варианте книгу можно вести как от руки, так и при помощи технических средств (то есть заполнять на компьютере и распечатывать).

Смотрите также видео о том, как правильно заполнять кассовую книгу:

Кассовая книга, или форма КО-4, наравне с приходным и расходным кассовыми ордерами относится к документам строгой отчётности и, следовательно, должна заполняться по определённым, не слишком сложным правилам. Ведение кассовой книги обычно поручается кассиру, а в случаях, когда он не имеет возможности заполнить несколько очередных граф, - его заместителю. Процесс осуществляется на основании упомянутых ранее ПКО и РКО после каждой совершаемой операции и не отнимает много времени.

Как правильно заполнять кассовую книгу КО-4, избегая ошибок и недоразумений, а также где можно бесплатно скачать бланки документа для Excel и Word и готовый образец, - смотрите далее.

Как заполнять кассовую книгу?

Как уже было упомянуто, кассовая книга, или форма КО-4, заполняется на основании расходного и приходного кассовых ордеров. Аккуратное ведение и своевременное внесение в документ новых сведений - обязанность любого юридического лица, которая может быть возложена на кассира (наиболее распространённый вариант) или сотрудника бухгалтерского отдела. Преимущество второго способа - возможность избежать расхождений между ПКО, РКО и КО-4.

Важно : начиная с 2014 года индивидуальные предприниматели официально освобождены от обязанности заполнять кассовую книгу. Согласно принципу упрощённого порядка ведения кассовых документов ИП может продолжать использовать привычную схему документооборота, однако имеет право в любой момент отказаться от КО-4, ПКО и РКО без каких-либо последствий для себя. Правда, для упрощения перехода настоятельно рекомендуется завершить заполнение кассовой книги за отчётный период, иначе путаницы в отчётности не избежать.

Унифицированная форма КО-4, отходить от которой не допускается, была разработана Госкомстатом и утверждена в 1988 году. Ввиду крайней простоты бланка никаких изменений с тех пор вносить не требовалось, а потому остался неизменным и порядок заполнения листов документа.

Единственное нововведение за последние годы - возможность вести кассовую книгу не только вручную, заполняя разлинованный лист или напечатанный на компьютере бланк (аналогичная ситуация сложилась и с ), но и на компьютере. В первом случае форма КО-4 должна заверяться подписями ответственных лиц и печатью или штампом предприятия; во втором - полученной в установленном порядке электронно-цифровой подписью организации.

Кассовая книга заполняется по мере поступления ордеров. Если за день не было проведено ни одной операции с ПКО и РКО, никаких отметок в документ вносить не требуется. Если получение или выдача наличных производились, кассир, сделав соответствующие пометки, должен в конце рабочего дня заверить лист сам, а после предоставить КО-4 для подписи главному бухгалтеру; такой же принцип действует, если документ заполняется сотрудником бухгалтерского отдела.

Важно : в пределах юридического лица, вне зависимости от того, сколькими видами деятельности оно занимается, заполняется только одна кассовая книга. Исключение - обособленные подразделения и филиалы, ведущие в установленном порядке свои документы. Таким образом, как и в случае с , в одной организации может быть несколько актуальных форм КО-4.

Порядок заполнения кассовой книги:

1. На титульном листе указываются, сверху вниз:
   • код ОКПО (приведённый выше шифр ОКУД менять не нужно: он относится к бланку, а не к содержанию документа);
   • полное официальное наименование организации (здесь же может быть добавлено сокращённое название, хотя это и необязательно);
   • если кассовая книга ведётся в одном из подразделений компании, в поле ниже следует привести и его наименование (в противном случае - поставить прочерк);
   • под надписью «Кассовая книга» следует указать отчётный период заполнения документа (например, май-июнь 2018 года).
2. Над основной таблицей необходимо вписать дату заполнения очередного листа (к примеру, 26 августа 2017 года) и указать его порядковый номер.
3. В основной таблице следует привести:
   • в верхней строке (в графе «Приход») - остаток в кассе на начало дня;
   • в графе «Номер документа» - порядковый номер (используется сквозная нумерация) РКО или ПКО;
   • в графе «От кого получено или кому выдано» - наименования организаций-контрагентов или частных лиц, от которых поступили или которым были выданы наличные средства;
   • в графе «Номер корреспондирующего счёта, субсчёта» - соответствующие номера, прописанные в РКО и ПКО;
   • в графах «Приход» и «Расход» - объёмы производимых на основании тех же ордеров операций в рублях и копейках;
   • в графе «Итого» - суммарные объёмы двух вышеназванных столбцов;
   • в графе «Остаток на конец рабочего дня» следует вписать, сколько денег осталось в кассе на указанный момент.
4. В конце основной таблицы должны поставить свои подписи работник, заполнявший кассовую книгу (обычно кассир), и проверяющее лицо (бухгалтер или главный бухгалтер).
5. В конце документа (перед подшивкой) указывается общее количество листов. Ниже ставятся оттиск печати или штампа предприятия (если документ заполняется не в электронной форме) и подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия (подразделения, филиала).

Важно : при оформлении КО-4 на компьютере документ заверяется не реальными подписями и печатями, а усиленной электронно-цифровой подписью компании.

Кассовая книга — бланк (скачать Word)

Скачать бланк кассовой книги КО-4, подходящий для заполнения в любом текстовом редакторе, например MS Word, можно по ссылке выше.

Кассовая книга — бланк (скачать Excel)

Скачать бланк кассовой книги КО-4, пригодный для работы в любом редакторе электронных таблиц, например MS Excel, можно по ссылке выше.

Кассовая книга — образец заполнения

Хотя заполнение формы КО-4 и не представляет особой сложности (тем более для опытного сотрудника), не будет лишним ознакомиться с образцом её оформления. Скачать документ для работы в MS Word можно по ссылке выше.

Подводим итоги

Кассовая книга, или форма КО-4, заполняется в течение рабочего дня кассиром или другим уполномоченным лицом, а проверяется бухгалтером. Если документ оформляется вручную, на каждом листе должны стоять подписи исполнителя и проверяющего лица, а в конце книги - главного бухгалтера и руководителя организации.

Согласно действующим нормам индивидуальные предприниматели могут отказаться от заполнения кассовой книги, равно как и приходного и . Документ оформляется в единственном экземпляре для предприятия или в нескольких, если речь идёт о подразделениях или филиалах крупной компании. При заполнении КО-4 на компьютере для заверения документа используется полученная в установленном порядке электронно-цифровая подпись.

Большинство организаций или предприятий работают по безналичным расчетам, но это не означает, что ни в одной операции не используются наличные деньги. А если есть хотя бы небольшой процент операций с наличными, значит нужно вести кассовую книгу.

Поэтому данная статья актуальна для юридических лиц, бухгалтеров и для индивидуальных предпринимателей (далее – ИП). С 2014 года ИП, имеющий книгу учета доходов и расходов, может не оформлять кассовые ордера. Соответственно вести кассовую книгу им тоже не надо. Хотя некоторые предпочитают продолжать это делать.

Не осознавая ее значимость, к ней относятся «спустя рукава». Чтобы избежать неприятных последствий и санкций налоговой инспекции, необходимо внимательно относиться к кассовым операциям и заполнять книгу. Давайте рассмотрим основные вопросы, возникающие по поводу кассовой книги: ее значение, как ее заполнить, можно ли вносить исправления и как это грамотно сделать.

Что это за книга и зачем ее вести

Кассовая книга – специальный журнал, в который записывают все операции с наличными средствами . Также она входит в перечень документов бухгалтерской отчетности, в которой зафиксированы приходно-расходные операции с наличными. Ее ведение обязательно в соответствии с нормами действующего законодательства. Причем книга обязательна даже для тех, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

На одном предприятии или организации есть только одна кассовая книга. Это же касается и частных предпринимателей. Единственное исключение – если юрлицо имеет представительства или филиалы, которые действуют на основе собственного баланса. В таком случае филиал или представительство ведет собственную книгу, отражающую его операции. Копии первичных ордеров и страниц книги передаются в главный офис. Сведения о количестве оставшихся денежных средств находят свое отражение в кассовой книге подобного подразделения и на его балансе, затем такие сведения переносятся в сводный баланс всей фирмы.

Унифицированная форма книги утверждена Постановлением Госкомстата. Форма называется КО-4.

Грамотное ведение книги очень важно, так как контролирующие органы часто ее проверяют. Если будут выявлены неточности или несоответствия, то фирму могут оштрафовать за ненадлежащее ведение бухгалтерской документации.

Кассовая книга должна вестись с начала календарного года по нарастающей. В следующем году заводится новая книга на целый год . Она представляет собой журнал из пятидесяти или ста страниц. На титульном листе пишется срок действия данной книги. Если одного журнала в году оказалось мало, то заводится еще один – записи продолжаются в хронологической последовательности и не прерываются. На новой заведенной книге указывается дата начала и окончания ее ведения. Таким образом, будет легко определить последовательность кассовых книг.

Обычно приобретается уже готовая книга с расчерченными графами и столбцами, напечатанная в типографии. Возможен и электронный вариант.

Все листы книги сразу нумеруются, то есть на чистом листе уже имеется проставленный номер. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется подписями руководителя и главбуха. Прошитая книга опечатывается мастичной или сургучной печатью. Если была допущена ошибка, то можно ее исправить, об этом чуть позднее.

Кто занимается ее ведением

Все записи в кассовую книгу вносит кассир . Именно он выдает и принимает денежные средства и все это подтверждает записью в журнале. Он должен подписать заполненный лист, тем самым неся всю ответственность за выполненные операции.

В конце рабочего дня кассир передает в бухгалтерию остаток денежных средств и все первичные документы – приходные и расходные ордера. Бухгалтер также подписывает лист из книги . Если отсутствует главный бухгалтер, то его заменяет руководитель. Такая процедура повторяется каждый день. Все вышеперечисленное касается предприятий или организаций.

Индивидуальный предприниматель имеет некоторые особенности. Если он работает один, он и является кассиром. Соответственно, подписи главбуха не будет.

Для того чтобы проводить кассовые операции, кассир или другой работник, уполномоченный руководителем, должен быть ознакомлен под роспись со своими должностными правами и обязанностями. Также такие операции могут проводиться непосредственно руководителем.

Как заполняется этот журнал?

На титульном листе кассовой книги содержится следующая информация:

• полное наименование предприятия или организации – если это юрлицо;
• фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя – если это ИП;
• период времени, на который она заводится – год или конкретная дата, в случае, если книг несколько;
• если речь идет о подразделении – наименование подразделения;
• ОКПО.

Что касается самой книги, то записи вносят в уже готовую форму. Операции, как приходные, так и расходные за одни сутки вносят на одной странице. После каждого рабочего дня подбивается итог, сводится остаток. Все это подтверждается отчетом кассира или лица, занимающегося выдачей и приемом наличных денежных средств. Как отмечалось ранее, после всего этого полученные деньги сдаются в бухгалтерию.

Давайте рассмотрим, как выглядит лист книги. На каждом из листов есть две части с линией для отрыва. Первая часть – непосредственно страница книги, которую заполняют данными об операциях, вторая часть – отчет кассира.

Если согнуть лист по линии отрыва, то можно одновременно заполнять обе части под копирку. То есть на вкладном листе пишут шариковой ручкой, а на отрывном копируется такая же запись.

По линии лист разрезают, первая его часть должна быть подшита, а к отчету прилагаются документы, подтверждающие операции – первичка. Например, выписка из приказа, заявление на получение аванса, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, доверенность и др.

Теперь подробно остановимся на графах книги. Вверху страницы проставляется дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги. Для заполнения вручную следуйте инструкции:

1. Начинаем заполнение с графы «Остаток на начало дня» , здесь указывается сумма, оставшаяся в кассе на начало дня. Ее размер переносится с предыдущей страницы – графа «Остаток на конец дня».
2. Графа «Номер документа» – порядковый номер кассового ордера.
3. Следующая графа посвящена тому, от кого получен или кому выдан данный документ. Необходимо внести информацию о физическом лице – его ФИО или информацию о юрлице – наименование.
4. Номер субсчета или корреспондирующего счета . Имеются в виду данные, которые указывают на способ расходования или поступления денежных средств. Примером могут быть: 51 – расчетный счет, 70 – заработная плата, 62 – покупатели и заказчики. Обратите внимание, что индивидуальным предпринимателям не надо заполнять данные этой графы.
5. Затем идут строки «Приход» и «Расход» , в них необходимо проставить сумму средств в рублях цифрами, через запятую указывают копейки. Например, сумма выданных средств выглядит так – 129,05.
6. Каждую операцию необходимо фиксировать немедленно после фактического ее осуществления и делать это только на основе первичного документа.
7. Графа «Перенос» содержит в себе сумму операций всех предыдущих строк.
8. В конце нужно подсчитать и заполнить графу «Итого за день» . Отдельно для полученных средств и отдельно – выданные деньги.
9. «Остаток на конец дня» . Внимательно сложите все наличные, которые прибыли и которые остались с предыдущего дня (графа «Остаток на начало дня») и отнимите выданные средства. Сумма в книге должна совпадать с фактическим состоянием – наличными в кассе.
10. Строки, оставшиеся незаполненными, перечеркиваются ручкой, чтобы нельзя было дополнить пустые поля. Делается это букой Z.
11. В конце страницы вносятся фамилии бухгалтера и кассира. Они ставят свои подписи. И обязательно указывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если в данный день операций с наличными не было проведено, то книга не заполняется, а остаток на конец дня без изменений переносится на следующий день.

Современные технологии и повсеместная компьютеризация не обошла стороной и кассовую книгу. Для облегчения ее ведения появился электронный вариант. Для этого используется специальная программа – книга отображается на мониторе, в нее вносится информация, затем она может быть легко распечатана.

Подробнее о заполнении книги в программе 1С 8.2 на следующем видео:

Правила ее ведения остаются неизменными. Ежедневно кассир заполняет новый лист и в конце дня его распечатывает. Распечатывается две странички: сам отчет и вкладной лист. Кассир ставит свою подпись на листе. Если имеется электронная подпись, разрешено пользоваться ею. Каждая страничка нумеруется, и в конце года формируется книга, на последней странице которой ставится общее количество листов, заверенное подписями и печатью. Для электронной книги допустимо оформление в каждый квартал, а не за год. Отчеты и прилагающиеся документы отправляют в бухгалтерский отдел.

Исправления в кассовой книге

Если была допущена описка в книге, ее можно исправить. Ни в коем случае нельзя вырывать листы, подтирать лезвием или пользоваться штрихом. Если описка не влечет изменение остатков за какой-либо период, то необходимо сделать так: аккуратно перечеркнуть неправильные сведения, рядом написать правильную информацию. Исправление должно быть заверено двумя подписями – самого кассира и главбуха. Если на листе есть несколько исправлений, на каждое из них ставятся обе подписи.

Если же ошибка оказалась серьезной, такой, которая меняет оборот денежных средств и не может быть исправлена зачеркиванием, то перечеркивается весь лист и пишется слово – аннулировано. Затем заполняется новый лист с правильными сведениями.

Внимание! Лист не вырывается. Кассир должен написать заявление о случившемся главбуху.

Руководитель или главбух собирает комиссию, несущую ответственность за корректировку. Составляется бухгалтерская справка, где описывается ошибка и ее исправление.

Тщательно проверяйте данные, вносимые в книгу. Срок ее хранения составляет 5 лет.

Соблюдение правил кассовой дисциплины и ведение кассовой книги является обязательным для всех организаций и частных предпринимателей при любой системе налогообложения, если они оперируют наличными денежными средствами при ведении деятельности. Рассмотрим, как правильно вести кассовую книгу.

Порядок заполнения кассовой книги установлен Положением о ведении кассовых операций, утвержденным Центробанком 12.10.2011 года. Согласно Положению хозяйствующие субъекты при проведении операций с наличными денежными средствами обязаны вести кассовую книгу (форма КО-4). На каждый год оформляется новая кассовая книга. У предпринимателя или организации допускается одна кассовая книга.

На основании полученных приходных и расходных кассовых документов кассир заполняет соответствующие разделы книги. Каждому кассовому документу соответствует одна запись в кассовой книге. По завершении рабочего дня кассир сверяет данные кассовых ордеров с данными кассовой книги, выводит конечный остаток денежных средств и заверяет эту сумму своей подписью. Остаток денежных средств по кассовой книге сверяется с фактическим остатком наличности в кассе.

Главный бухгалтер проверяет правильность отражения приходных и расходных сумм и расчет остатка на конец дня, и подписывает листы кассовой книги и за проверяемую дату. Если в течение дня не проводилось операций по кассе, то остаток денежных средств в неизменной сумме переносится на следующий день. При заполнении кассовой книги не допускаются помарки, это считается нарушением кассовой дисциплины.

Если при заполнении кассовой книги была допущена ошибка, не влияющая на расчет остатка денежных средств, следует зачеркнуть одной чертой неверное значение, над ним или под ним написать верный вариант и заверить подписями кассира и главного бухгалтера. Если допущенная ошибка повлекла неправильное отражение остатков и оборотов за определенный период, то допускается одинарное перечеркивание ошибочных страниц с пометкой «Аннулировано» и составление новых кассовых листов с корректными данными.

При этом кассир должен составить рапорт на имя главного бухгалтера об обнаружении ошибки. Главный бухгалтер или директор назначает комиссию, ответственную за внесение корректировок в кассовую книгу. После внесения исправлений кассир составляет бухгалтерскую справку с описанием допущенной ошибки и внесенных исправлений.

Налоговая инспекция вправе проверять правильность ведения кассовой книги и штрафовать за нарушения кассовой дисциплины. Однако нужно учесть, что инспектор имеет право оштрафовать предприятие или предпринимателя за нарушение кассовой дисциплины, если нарушение выявлено менее, чем через 2 месяца с момента его совершения.

Титульный лист кассовой книги

На титульном листе кассовой книги пишется полное наименование организации или ФИО предпринимателя, а также год, за который ведется кассовая книга.

Вкладной лист кассовой книги

Страница кассовой книги состоит из двух одинаковых по заполнению частей — вкладного листа и отчета кассира. Заполнять кассовую книгу на бумажном носителе можно с помощью копировальной бумаги или без нее, дублируя записи вкладного листа в отчете кассира. Вкладной лист остается в кассовой книге, а отчет кассира прикладывается к кассовым документам за операционный день.

Образец заполнения кассовой книги

Рассмотрим правила, как правильно оформлять поля кассовой книги.

• В графе «Касса за» указывается дата проведения операций. В поле «Лист» указывается порядковый номер листа кассовой книги.
• В поле «Номер документа» указывается номер соответствующего приходного или расходного ордера.
• В графе «От кого получено или кому выдано» пишутся инициалы физического лица или наименование организации, вносящей или получающей денежные средства, а также характер операции.
• В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» прописывается номер счета, корреспондирующего со счетом 50, указывающего на способ поступления или расходования средств. Предприниматели эту графу не заполняют.
• В строке «Приход» проставляется сумма полученных денежных средств по ПКО.
• В строке «Расход» указывается сумма выплаченных денежных средств по РКО.
• В графе «Итого за день» подсчитываются общие суммы поступления и выплаты денежных средств.
• В графе «Остаток денежных средств на конец дня» рассчитывается сумма остатка в кассе, полученная сложением остатка денежных средств на начало дня и поступлений за день за минусом суммы произведенных расходов.

Если в сумме денежных средств на конец дня есть средства для выдачи заработной платы, пособий, стипендий, следует указать их отдельной суммой. В конце страницы прописью указывается количество приходных и расходных ордеров.

Как сшивать кассовую книгу

Страницы кассовой книги нумеруются сквозным способом. Вся книга прошнуровывается и заверяется печатью и подписью директора и главного бухгалтера, чтобы не было возможности изъять листы из книги. На последнем листе кассовой книге указывается цифрами и прописью количество прошнурованных листов книги.

Ведение электронной кассовой книги

Возможно оформление кассовой книги в электронном виде. С помощью специальной программы листы кассовой книги распечатываются и сшиваются, а в конце года нумеруются и скрепляются печатью и подписями ответственных лиц. При оформлении кассовой книги в электронном виде титульный лист распечатывается в конце года и скрепляется с вкладными листами книги. При ведении кассового регистра в электронном виде допускается оформление кассовой книги поквартально, а не за год.

Нужна ли кассовая книга для ИП?

До вступления в силу Порядка ведения кассовых операций законодательство не указывало прямо и однозначно на обязательное ведение предпринимателями кассовой книги. В Арбитражной практике также имелись решения судов в пользу предпринимателей, которые при совершении операций с наличными средствами не заполняли кассовую книгу.

Что это такое

Кассовая книга – это один из документов кассовой дисциплины , в котором отражается информация по всем поступлениям и выдачам наличных денег в кассе организации. Записи в кассовой книге осуществляет кассир (или лицо его замещающее) на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассового ордера.

Обратите внимание , начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).

Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году

Кассовую книгу можно вести на бумажном носителе или в электронном виде:

• на бумажном носителе книга оформляется от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписывается собственноручными подписями.
• в электронном виде книга оформляется при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением её защиты от несанкционированного доступа и подписывается электронными подписями.

По всей деятельности организации ведется одна кассовая книга (даже если осуществляется несколько видов деятельности на разных системах налогообложения).

Примечание : обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают копии её листов в головной офис в порядке, установленном в организации с учетом срока составления бухгалтерской отчетности.

Записи в кассовой книге осуществляет кассир (лицо его замещающее) на основании каждого ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными приходных и расходных кассовых документов, выводит в книге сумму остатка наличных денег по кассе и проставляет подпись.

После этого записи в кассовой книге проверяет главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель) и также ставит свою подпись.

Обратите внимание , если в течение дня операции по кассе не проводились, то за этот день кассовую книгу заполнять не нужно.

Бланк кассовой книги (форма КО-4)

Кассовая книга (форма КО-4), действующая в 2019 году:

• cкачать бланк в формате word ;
• скачать бланк в формате excel .

Как заполнить кассовую книгу

Инструкция по заполнению бланка кассовой книги

Титульный лист:

В строке «Организация» указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (например, Общество с ограниченной ответственностью «Компания» или ООО «Компания» ).

В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата . Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Посередине указывается период , на который оформляется кассовая книга (например, КАССОВАЯ КНИГА на апрель 2019 г. ).

Кассовый лист:

В строке «Касса за» указывается день, за который формируется лист кассовой книги (например, за «15» апреля 2019 г. ). В этой же строке необходимо указать порядковый номер кассового листа.

Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня:

В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.

В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.

В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО.

В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру. Для РКО этот столбец не заполняется.

В столбце «Расход» построчно указываются суммы наличных денег, которые были выданы из кассы по каждому расходному кассовому ордеру. Для ПКО этот столбец не заполняется.

В строке «Итого за день» указывается сумма поступивших и выданных наличных денег за рабочий день в соответствии с приходными и расходными кассовыми документами.

В строке «Остаток на конец дня» указывается сумма наличных денег, которая осталась в кассе на конец рабочего дня. Если среди остатка есть деньги, отложенные на выплату зарплаты, стипендии и социальных пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке ниже.

В конце кассового листа бухгалтер, уполномоченный на проверку кассовой книги должен прописью указать количество полученных приходных и расходных кассовых документов и поставить свою подпись с расшифровкой.

Образец заполнения кассовой книги в 2019 году

Титульный лист

Кассовый лист №1

Кассовый лист №2

Последняя страница