Caja para el día. Reglas para completar el libro de caja.

De acuerdo con las reglas establecidas, cada entidad comercial está obligada a cumplir con las reglas de disciplina monetaria. Una de estas reglas obliga a los empresarios a llevar un libro de caja. Cabe señalar que en dos mil catorce, el Banco Central de la Federación de Rusia emitió un decreto que exime a los empresarios individuales de esta obligación. Esto significa que mantener una caja registradora es un requisito obligatorio solo para las personas jurídicas. En este artículo proponemos considerar la cuestión de cómo se completa el libro de caja.

Todas las personas jurídicas cuentan con caja. individuos y empresarios individuales

¿Qué es un libro de caja y por qué es necesario?

Toda persona que se dedique a un negocio está obligada a equipar una caja registradora. Es importante tener en cuenta que la mayoría de los principiantes en los negocios no comprenden la diferencia entre una caja registradora y una caja registradora. CCT o equipo de caja registradora es un dispositivo especial que se utiliza al aceptar efectivo. Según las reglas establecidas, estos dispositivos deben usarse al vender productos comerciales por dinero en efectivo. También cabe mencionar que existen algunas excepciones a esta regla. En algunas situaciones, un empresario puede utilizar formularios especiales en lugar de un cheque.

El término "efectivo" en sí se refiere al monto total de todas las transacciones en efectivo. De esto podemos concluir que la caja registradora muestra tanto los gastos como las ganancias recibidas durante un período de tiempo específico. Los recursos financieros recibidos mediante la prestación de servicios o la venta de bienes deben reflejarse en la caja registradora. En este caso, no importa en absoluto si el empresario utiliza cajas registradoras o formularios de presentación de informes estrictos.

Es importante señalar que incluso en ausencia de transacciones financieras que involucren efectivo, un empresario necesita mantener registros de efectivo.

¿Quién es responsable de completar el registro?

Habiendo considerado la cuestión de qué es un libro de caja, debemos pasar a hablar de la responsabilidad de cumplimentar este registro. Según las normas dictadas por el Banco Central en el año dos mil catorce, los empresarios privados están exentos de la obligación de llevar el libro de que se trata. Todas las transacciones financieras se formalizan mediante nóminas y órdenes de pago, que se utilizan para el pago de salarios y otros incentivos monetarios. A diferencia de los empresarios individuales, las personas jurídicas deben llevar un diario en cuestión y redactar documentos adicionales cuando interactúan con efectivo. El cajero de la empresa es designado responsable del mantenimiento del registro.

También cabe señalar que los empresarios individuales tienen el derecho legal de seguir cumpliendo con la disciplina de caja. Pero en este caso, las autoridades de control no pueden sancionar por la ausencia de un registro o por su llenado incorrecto. En palabras simples, los empresarios individuales pueden utilizar cajas registradoras para simplificar el procedimiento de cálculo de la base imponible.

El efectivo es la totalidad de todas las transacciones en efectivo de un empresario u organización.

¿Es necesario llevar un libro de caja?

Según el Decreto del Banco Central del once de marzo de dos mil catorce, todas las entidades comerciales registradas como personas jurídicas están obligadas a mantener registros especiales donde se anotarán todas las transacciones financieras relacionadas con el efectivo. Es importante tener en cuenta que no se utilizan copias ni duplicados adicionales con fines informativos. Cada página del registro debe tener una marca correspondiente al número de hoja. Antes de poner en funcionamiento la caja registradora, es necesario actualizar todo el registro.

La caja registradora preparada para la puesta en servicio deberá estar visada por el director general o cualquier otro empleado que tenga la autoridad necesaria. Los actos jurídicos que regulan el mantenimiento de las cajas registradoras establecen que la información contenida en la caja registradora debe duplicarse mediante copias carbón. La información debe transferirse a la parte desprendible de la hoja, que se utiliza para informar. . Un requisito importante de las autoridades de control es que los números de las páginas originales y de las copias cortadas coincidan.

Al considerar cómo llevar un libro de caja, es importante prestar atención a los cambios y ajustes en las entradas del registro. Todas las correcciones realizadas en este registro deberán ser confirmadas con la firma del cajero y del jefe del departamento de contabilidad. Hoy en día, todas las organizaciones tienen el derecho legal de mantener una revista en formato electrónico. También existen aplicaciones informáticas especiales que se utilizan para compilar registros en un formato que cumpla con los estándares estatales.

Es importante tener en cuenta que las entidades comerciales no pueden gastar el efectivo almacenado en la caja registradora sin evidencia documental. Todas las transacciones monetarias deben confirmarse mediante una orden de débito que contenga la firma del destinatario. La ausencia de firma se considera falta de fondos, lo que conlleva una responsabilidad en forma de retención de parte de los ingresos del responsable. Todos los fondos para los cuales no existen documentos relevantes se consideran ganancias de la empresa.

También es necesario prestar especial atención al equipamiento de la sala utilizada como caja registradora de la empresa. La principal tarea de las personas responsables es garantizar el almacenamiento seguro del efectivo.. También se deben seguir reglas de seguridad al enviar dinero a una institución financiera. Esta obligación recae en el titular de la empresa. Debe comprender que la violación de las reglas anteriores puede conllevar responsabilidad tanto administrativa como penal. Las Directivas actuales del Banco Central contienen información detallada sobre las reglas para el almacenamiento de activos financieros. Es importante señalar aquí que la normativa vigente no exige a los empresarios la instalación de un sistema de alarma especial. Según los empleados del Banco Central, el propietario de la empresa sólo necesita adquirir una caja fuerte especial, cuya llave le entregará al cajero.

Antes de comenzar la jornada laboral, el cajero de la empresa debe inspeccionar cuidadosamente la habitación y la caja fuerte para identificar signos de robo. Si hay rastros de un intento de abrir la caja fuerte, es necesario informar a la administración de la empresa e involucrar a las fuerzas del orden.

Es necesario cumplir con ciertos requisitos para el procedimiento de registro de un libro de caja.

Reglas para completar el documento.

Un libro de caja es un pequeño diario que contiene cincuenta o cien páginas. Este registro, además de las hojas de caja, debe tener una portada en la que se indique la fecha de puesta en funcionamiento del documento. Es importante señalar que no existen límites financieros para estas revistas.

Pagina del titulo

En la página principal debe proporcionar la siguiente información:

1. Nombre y detalles de la empresa, incluidos el código TIN y OKPO.
2. Datos del pasaporte del Director General.
3. Nombre del departamento estructural.
4. Datos del pasaporte, así como el cargo del responsable del mantenimiento del diario.
5. La fecha en que se puso en funcionamiento el registro.

hoja de caja

El mantenimiento manual de un libro de caja requiere una preparación preliminar del diario para su puesta en servicio. Cada página debe estar numerada, después de lo cual se encuaderna toda la revista. Cada entrada realizada en el registro debe duplicarse en una hoja desprendible. Para ello se utiliza papel carbón. El cajero responsable de completar el registro está obligado a calcular el volumen de efectivo que pasó por la caja registradora durante el día y calcular el saldo de fondos al final del día. Se envían copias arrancadas de las páginas al departamento de contabilidad.

Cada asiento realizado en el libro de caja debe ser verificado por un empleado de contabilidad. También debe tenerse en cuenta que el número de registros debe corresponder estrictamente al número de hojas desprendibles (pedidos). Luego de verificar la veracidad de la información ingresada, el contador deberá certificar el libro con su firma. Es importante señalar que los estándares vigentes establecidos por el Banco Central permiten correcciones y ajustes. Todos los cambios realizados en el diario deben ser confirmados con la firma del jefe del departamento de contabilidad.

Al considerar la cuestión de cómo completar el libro de caja, cabe señalar que las entradas en este registro deben realizarse diariamente. Las únicas excepciones son los días festivos y los fines de semana. Cada día laborable se utiliza una nueva hoja de registro. A lo largo del día, indica todas las transacciones financieras y flujos de efectivo que pasaron por la caja registradora. Al final del día, se ingresa el saldo y la página completa se certifica con la firma del cajero. La revista sólo se puede utilizar durante un año. Al final del período del informe, el cajero debe abrir un nuevo registro, que se pondrá en funcionamiento al comienzo del nuevo año calendario.

Veamos el procedimiento para completar la hoja de caja. En la parte superior de la página deberás indicar su número de serie, así como la fecha actual. La columna "Saldo al comienzo del día" indica información sobre la cantidad de efectivo almacenado en la caja registradora. Este monto deberá coincidir con la columna “Saldo al final del día” indicada en la hoja anterior. En la columna “número de documento” se indica el número de serie del pedido.

La siguiente sección indica el nombre de la empresa o el apellido, nombre y patronímico del propietario del empresario individual. En las columnas "Número de cuenta correspondiente" y "Número de subcuenta" debe indicar el método específico para recibir o emitir fondos. Cada método se muestra utilizando un cifrado especial. Es importante tener en cuenta que los empresarios individuales no necesitan completar esta sección.

En las columnas "Gastos" y "Entradas" debe indicar el monto del volumen de efectivo que pasó por la caja registradora. Las cantidades se indican en valores numéricos. No es aceptable redondear el monto al número total. En la sección "Transferencia", debe indicar la cantidad total de fondos de las columnas anteriores. Pero en función del volumen de facturación financiera, se completa la columna "Total del día". Al final del día laborable, el cajero debe agregar efectivo nuevo al monto restante del día anterior. Del monto resultante debes restar el dinero registrado en la sección “Gastos”. El resultado final debe corresponder a la cantidad total de fondos almacenados en la caja registradora de la empresa.

Los campos que queden vacíos deberán tacharse con la letra “Z”. Estas acciones ayudan a reducir la probabilidad de realizar cambios en la hoja completa. Cada página completada debe estar respaldada por la firma del empleado, el gerente de caja y el jefe del departamento de contabilidad.

Un libro de caja es un documento que registra todas las operaciones para recibir y emitir efectivo desde la caja de la organización.

última página

Al final del período del informe, la persona responsable de mantener la revista debe registrar el registro. En la última página se adjunta un encarte que contiene la siguiente información:

1. La inscripción "Encaje y numerada".
2. Marque el número de hojas.
3. Firma del contador oficial y jefe.

Opciones de llenado

Como señalamos anteriormente, el registro en cuestión se puede completar manualmente o mediante aplicaciones especiales. En este último caso, el cajero debe imprimir los formularios completos y atarlos. También es posible mantener un libro de caja en formato electrónico. A continuación proponemos considerar las características de cada opción de registro en diario.

A mano

Los pedidos en efectivo se utilizan como principal fuente de información a la hora de cumplimentar el diario en cuestión. Es importante tener en cuenta que la información de los pedidos entrantes se indica en la sección "Entrante", y de los pedidos salientes, en la sección "Gastos". Al completar el diario, inicialmente se ingresa información de las órdenes de recibo, después de lo cual se transfiere la información de los documentos de gastos. Sólo debe haber una marca por orden en efectivo.

Antes de cerrar la caja registradora, el empleado deberá comprobar la exactitud de la información introducida comprobando los pedidos y las entradas realizadas. El monto restante indicado en la columna “Saldo al final del día” deberá estar visado con la firma del trabajador. Posteriormente, los fondos recibidos se concilian con el monto indicado en el registro. Esta auditoría debe realizarse con la participación del jefe del departamento de contabilidad.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo completar un libro de caja manualmente:

El libro de caja lo lleva el cajero (o una persona que lo reemplace)

En la computadora

El libro de caja se mantiene en formato electrónico mediante aplicaciones informáticas especializadas. Hoy en día, está permitido utilizar aplicaciones como "Entidad jurídica del contribuyente" y "1C". El uso de una opción de informes electrónicos le permite no solo sistematizar la información, sino también simplificar los cálculos. Como regla general, las grandes organizaciones practican este enfoque.

Al utilizar la versión electrónica de la revista, es muy importante proteger su computadora del acceso de terceros. Para hacer esto, puede establecer una contraseña para la aplicación o proteger el formulario de cambios mediante una firma electrónica. También debes ocuparte de la seguridad de los datos con antelación. Almacenar copias de seguridad en medios de almacenamiento confiables minimiza el riesgo de pérdida de registros debido a fallas del sistema. También cabe señalar que es inaceptable realizar ajustes en documentos certificados con firma digital.

Relleno "digitalizado"

El llenado digitalizado implica el uso de aplicaciones informáticas especiales con la posterior impresión del formulario completado. Al utilizar esta opción, es necesario generar dos formularios al inicio del turno de trabajo: “Informe de caja” e “Insertar hoja”. Estos formularios deben tener texto idéntico en forma de la cantidad de efectivo recibido en caja.

El cajero está obligado a conservar los folletos hasta el final del año calendario. Los informes se envían diariamente al departamento de contabilidad. Cuando se utiliza esta técnica, todas las páginas impresas se numeran en orden ascendente. Al final del mes, deberá grapar todos los formularios e indicar el número total de hojas en la última impresión.

Cómo corregir los errores cometidos

Considerando un ejemplo de cómo completar un libro de caja, hay que decir que no se deben cometer errores al completar el diario. Si cometes algún error que no afecte al importe final, deberás tachar con una línea recta los datos incorrectos. Sobre ellos se indica información correcta, que está certificada por el cajero y el contador.

Los errores que violen el valor total durante un período determinado deben tacharse en diagonal. A continuación deberás marcar “Cancelado”. A continuación, el cajero debe completar una nueva página con la información correcta. Si se comete un error, es necesario elaborar un informe que será entregado al contador o director general de la empresa. El texto del informe deberá indicar cualquier inexactitud. El acta redactada se utiliza como base para cobrar una comisión que realizará ajustes al libro. Al finalizar este trámite, el cajero llena un certificado indicando todos los ajustes realizados.

El libro se puede conservar tanto en papel como en formato electrónico.

Responsabilidad por la ausencia de un libro de caja.

La función de controlar la correcta cumplimentación del diario en cuestión recae en los empleados de la inspección tributaria. Si se detectan errores e infracciones graves, los funcionarios fiscales pueden imponer una multa. Cabe señalar aquí que las autoridades de control no pueden imponer una multa por errores descubiertos sesenta días después de la fecha de su comisión.

La multa para los empresarios individuales varía de cuatro a cinco mil rublos. La multa impuesta a las personas jurídicas varía de cuarenta a cincuenta mil rublos. Es importante tener en cuenta que si se descubre que falta un libro de caja, las entidades comerciales también enfrentarán sanciones. El artículo decimoquinto del Código de Infracciones Administrativas contiene información sobre el monto de las multas establecidas para los funcionarios.

Conclusiones (+ vídeo)

Habiendo considerado una muestra de cómo completar un libro de caja, es necesario recordar que la formación de este registro es responsabilidad de todas las personas jurídicas. Antes de comenzar a completar el diario, debe estudiar detenidamente todas las sutilezas asociadas con la forma jurídica de una empresa en particular. Se recomienda a los gerentes de empresas privadas que consulten con un especialista competente que comprenda este tema.

En contacto con

Para mantener todo bajo control y poder rastrear fácilmente el movimiento de fondos, su empresa debe tener libro de caja KO-4, así como todas las transacciones de gastos para la emisión de efectivo deberán ser asentadas oportunamente en este libro.

Mantener este libro significa que el cajero, o un empleado contable, deposita y registra los montos recibidos por la empresa o transferidos a otras personas a través de la caja registradora. Los datos se pueden ingresar en este libro solo si hay un documento adjunto apropiado, como un recibo o una orden de caja de gastos.

Libro de caja (muestra). Ejemplo de cómo llenar un formulario

Una hoja completa del libro de caja (formulario KO-4). inicio de hoja

A continuación describiremos cómo completar correctamente el libro de caja y, para la percepción visual, se adjunta una muestra del formulario KO-4.

Si su libro de caja está en papel, asegúrese de que todas las hojas contengan numeración, incluso si actualmente están vacías. En la primera página de este libro se deberá indicar el número total de hojas y esta información deberá estar certificada mediante el sello húmedo de la organización con la firma del titular. Los asientos en el libro se llevan a diario, y cada transacción en efectivo ciertamente se ingresa el día de su finalización y se adjuntan los documentos adjuntos que confirman esta operación.

Cuando los bienes materiales lleguen a la caja registradora, debe ingresar "Recibo" en el formulario KO-4; si los fondos se retiran de la caja registradora, ingrese la palabra "Gasto" en esta línea.

Cada transacción va acompañada de un número de serie, un resumen de la transacción y un número de cuenta (correspondiente a la cuenta de efectivo). Todos los días, al final de la jornada laboral (turno), el cajero cuenta el efectivo en la caja registradora, verifica la cantidad de fondos entrantes y salientes y, con base en la información recibida, la ingresa en el libro de caja en el campo correspondiente. “Saldo al final del día: ____ frotar. ___ policía”.

El documento cumplimentado debe estar certificado con la firma personal del cajero y contador de la organización. Vale la pena señalar que la cantidad de documentos que confirman la operación debe coincidir con la cantidad de operaciones diarias. Toda esta información se ingresa en el libro de caja KO-4 y se registra en 2 copias, la primera permanece en el libro y la segunda se transfiere al departamento de contabilidad junto con los documentos de respaldo originales.

Una hoja completa del libro de caja (formulario KO-4). Fin de la hoja con firmas.

Este libro permite correcciones; en casos de tales correcciones, el error se tacha (para que se puedan ver los datos ingresados ​​incorrectamente) y los datos correctos se ingresan en la parte superior. El cajero y el jefe de contabilidad deben firmar junto a la corrección.

La portada del formulario debe contener el nombre legal completo de la organización, unidad estructural, código OKUD y OKPO, así como el período de conservación del documento. Al realizar cualquier asiento en el libro, los campos de quién se recibieron los fondos o a quién se transfirieron los fondos, así como su monto.

Si su libro de caja se lleva electrónicamente, al final de cada día hábil, deberá imprimir todos los asientos realizados en dos copias, colocar un sello húmedo de la empresa y entregar una muestra de KO4 al departamento de contabilidad y la segunda en un carpeta especial.

La mayoría de las organizaciones o empresas operan sin efectivo, pero esto no significa que no se utilice efectivo en ninguna transacción. Y si hay al menos un pequeño porcentaje de transacciones en efectivo, entonces es necesario llevar un libro de caja.

Por tanto, este artículo es relevante para las personas jurídicas, contadores y empresarios individuales (en adelante, empresarios individuales). Desde 2014, un empresario individual que tenga un libro de contabilidad de ingresos y gastos no puede emitir órdenes de efectivo. En consecuencia, tampoco necesitan llevar un libro de caja. Aunque algunos optan por seguir haciendo esto.

Sin darse cuenta de su importancia, se lo trata con negligencia. Para evitar consecuencias desagradables y sanciones por parte de la inspección fiscal, es necesario tener cuidado con las transacciones en efectivo y completar el libro. Veamos las principales dudas que surgen sobre el libro de caja: su significado, cómo cumplimentarlo, si se pueden hacer correcciones y cómo hacerlo correctamente.

¿Qué tipo de libro es este y por qué conservarlo?

Libro de pago - un diario especial en el que se registran todas las transacciones en efectivo. También está incluido en la lista de documentos contables, que registran las entradas y salidas de efectivo. Su mantenimiento es obligatorio. de acuerdo con las normas de la legislación vigente. Además, el libro es obligatorio incluso para quienes se encuentran en un sistema tributario simplificado.

Una empresa u organización tiene un solo libro de caja. Lo mismo se aplica a los empresarios privados. La única excepción es si una persona jurídica tiene oficinas de representación o sucursales que operan sobre la base de su propio balance. En este caso, la sucursal u oficina de representación lleva su propio libro que refleja sus transacciones. Se envían copias de los pedidos originales y las páginas del libro a la oficina principal. La información sobre la cantidad de fondos restantes se refleja en el libro de caja de dicha división y en su balance, luego dicha información se transfiere al balance consolidado de toda la empresa.

La forma unificada del libro es aprobada por Resolución del Comité Estatal de Estadística. La forma se llama KO-4.

El mantenimiento adecuado del libro es muy importante, ya que las autoridades reguladoras lo revisan con frecuencia. Si se identifican inexactitudes o inconsistencias, la empresa puede ser multada por mantenimiento inadecuado de los registros contables.

Libro de pago debe mantenerse desde el comienzo del año calendario cada vez más. El año que viene se empezará un nuevo libro para todo el año.. Es una revista de cincuenta o cien páginas. La fecha de vencimiento del libro está escrita en la portada. Si un diario al año no es suficiente, se inicia otro; las entradas continúan en orden cronológico y no se interrumpen. Un libro recién abierto indica la fecha de inicio y finalización de su mantenimiento. De esta forma, será fácil determinar la secuencia de los libros de caja.

Por lo general, se compra un libro confeccionado con gráficos y columnas alineados, impreso en una imprenta. También es posible una versión electrónica.

Todas las hojas del libro están numeradas a la vez, es decir, la hoja en blanco ya tiene estampado un número. El número total de hojas se indica en la última página y está certificado por las firmas del gerente y del jefe de contabilidad. El libro encuadernado se sella con masilla o sello de cera. Si se cometió un error, puede corregirlo; hablaremos de eso más adelante.

¿Quién lo dirige?

Todas las entradas en el libro de caja. depositado por el cajero. Es él quien emite y acepta fondos y confirma todo ello con una entrada en el diario. Debe firmar la hoja cumplimentada, asumiendo así la plena responsabilidad de las operaciones realizadas.

Al final de la jornada laboral, el cajero transfiere al departamento de contabilidad el saldo de fondos y todos los documentos primarios: recibos y órdenes de débito. El contador también firma una hoja del libro.. Si el jefe de contabilidad está ausente, el gerente lo reemplaza. Este procedimiento se repite todos los días. Todo lo anterior se aplica a empresas u organizaciones.

Un empresario individual tiene algunas peculiaridades. Si trabaja solo, es el cajero. En consecuencia, no habrá firma del jefe de contabilidad.

Para realizar transacciones en efectivo, un cajero u otro empleado autorizado por el gerente debe estar familiarizado con sus derechos y responsabilidades oficiales al momento de la firma. Además, dichas operaciones pueden ser realizadas directamente por el administrador.

¿Cómo se completa este registro?

La portada del libro de caja contiene la siguiente información:

• nombre completo de la empresa u organización, si es una entidad jurídica;
• apellido, nombre y patronímico del empresario individual, si se trata de un empresario individual;
• el período de tiempo para el cual se inicia: un año o una fecha específica, si hay varios libros;
• si hablamos de una división, el nombre de la división;
• Okpo.

En cuanto al libro en sí, las entradas se realizan en un formulario ya preparado. Las transacciones, tanto entrantes como salientes de un día, se ingresan en una sola página. Después de cada día hábil, se compila el total y se suma el saldo. Todo esto es confirmado por el informe del cajero o de la persona involucrada en la emisión y aceptación de efectivo. Como se señaló anteriormente, después de todo esto, el dinero recibido se entrega al departamento de contabilidad.

Veamos cómo se ve la hoja de un libro. Cada hoja tiene dos partes con una línea de desgarro. La primera parte es la página del libro en sí, que está llena de datos de transacciones, la segunda parte es el informe del cajero.

Si dobla la hoja a lo largo de la línea de corte, puede llenar ambas partes simultáneamente como una copia al carbón. Es decir, escriben en una hoja de hojas sueltas con un bolígrafo y copian la misma entrada en una hoja desprendible.

La hoja se corta a lo largo de la línea, se debe doblar su primera parte y se adjuntan al informe los documentos que confirman las operaciones (documentos primarios). Por ejemplo, un extracto de una orden, una solicitud de anticipo, una orden de efectivo entrante, una orden de efectivo saliente, un poder, etc.

Ahora echemos un vistazo más de cerca a los gráficos del libro. En la parte superior de la página se encuentra la fecha, mes y año, así como el número de hoja del libro de caja. Para completar manualmente, siga las instrucciones:

1. Empezamos a llenar la columna. "Queda al comienzo del día", aquí se indica el importe restante en la caja registradora al inicio del día. Su tamaño se transfiere de la página anterior: la columna "Saldo al final del día".
2. Contar "Número del Documento"– número de serie de la orden en efectivo.
3. La siguiente columna está dedicada a la persona de quien se recibió o emitió este documento. Es necesario ingresar información sobre una persona física (su nombre completo) o información sobre una entidad legal (nombre).
4. Subcuenta o número de cuenta correspondiente. Esto se refiere a datos que indican el método de gasto o recepción de fondos. Un ejemplo podría ser: 51 – cuenta corriente, 70 – salarios, 62 – compradores y clientes. Tenga en cuenta que los empresarios individuales no necesitan completar esta columna.
5. Luego vienen las líneas "Próximo" Y "Consumo", debe ingresar la cantidad de fondos en rublos en números, los kopeks se indican separados por comas; Por ejemplo, la cantidad de fondos emitidos se ve así: 129,05.
6. Cada operación debe registrarse inmediatamente después de su ejecución real y esto debe hacerse únicamente sobre la base del documento principal.
7. Contar "Transferir" contiene la suma de las operaciones de todas las líneas anteriores.
8. Al final debes contar y completar la columna. "Total del día". Por separado para los fondos recibidos y por separado para el dinero emitido.
9. "Queda al final del día". Suma con cuidado todo el efectivo que llegó y el que quedó del día anterior (la columna “Saldo al inicio del día”) y resta los fondos emitidos. El monto en el libro debe coincidir con el estado real: efectivo en la caja registradora.
10. Las líneas que se dejan en blanco se tachan con un bolígrafo para que no se puedan completar los campos vacíos. Esto se hace con haya Z.
11. Al final de la página se ingresan los nombres del contador y del cajero. Pusieron sus firmas. Y se deberá indicar el número de pedidos entrantes y salientes recibidos.

Si no se realizaron transacciones en efectivo en un día determinado, el libro no se completa y el saldo al final del día se transfiere sin cambios al día siguiente.

Las tecnologías modernas y la informatización generalizada no han pasado por alto el libro de caja. Para hacerlo más fácil, ha aparecido una versión electrónica. Para esto se utiliza un programa especial: el libro se muestra en el monitor, se ingresa información en él y luego se puede imprimir fácilmente.

Obtenga más información sobre cómo completar un libro en el programa 1C 8.2 en el siguiente video:

Las reglas para su conducta permanecen sin cambios. Todos los días, el cajero llena una hoja nueva y la imprime al final del día. Se imprimen dos páginas: el informe en sí y una hoja adjunta. El cajero pone su firma en la hoja. Si tiene una firma electrónica, puede utilizarla. Cada página está numerada, y al final del año se forma un libro, en cuya última página se escribe el número total de hojas, certificado con firmas y sello. Para un libro electrónico, el registro es aceptable cada trimestre, no anualmente. Los informes y documentos adjuntos se envían al departamento de contabilidad.

Correcciones en el libro de caja.

Si hubo un error en el libro, se puede corregir. Bajo ninguna circunstancia se deben arrancar las hojas, limpiar con una cuchilla o realizar un trazo. Si un error tipográfico no implica un cambio en los saldos de ningún período, entonces debe hacer esto: tache con cuidado la información incorrecta y escriba la información correcta al lado. La corrección debe estar certificada por dos firmas: el propio cajero y el jefe de contabilidad. Si en una hoja existen varias correcciones, se colocan ambas firmas en cada una de ellas.

Si el error resulta ser grave, uno que modifica la facturación de fondos y no se puede corregir tachándolo, se tacha toda la hoja y se escribe la palabra “cancelado”. Luego se llena una nueva hoja con la información correcta.

¡Atención! La hoja no sale. El cajero debe escribir una declaración sobre el incidente al jefe de contabilidad.

El gerente o jefe de contabilidad reúne una comisión responsable del ajuste. Se elabora un estado contable que describe el error y su corrección.

Verifique cuidadosamente la información ingresada en el libro. Su vida útil es de 5 años.

La portada del libro de caja; puede descargar una muestra del mismo en nuestro sitio web. Su formulario 0310004 consta de 2 partes. La primera parte es la portada de este registro contable y la segunda es la última página del libro. Vea cómo hacerlo bien.

¿Qué es un formulario de libro de caja (página de título)?

La portada de un libro de caja suele estar hecha de papel grueso para garantizar que la caja permanezca intacta el mayor tiempo posible. De conformidad con el apartado 1 del art. 29 de la Ley Federal "Sobre Contabilidad" del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ, el período de almacenamiento de un registro contable como un libro de caja es de al menos 5 años.

El libro puede imprimirse en papel, encuadernarse y certificarse con las firmas de los responsables y un sello, o conservarse en formato electrónico mediante firma electrónica. En este caso, no es necesario imprimirlo en papel (cláusula 4.7 de la Directiva del Banco de Rusia No. 3210-U del 11 de marzo de 2014).

El formulario del libro de caja (formulario unificado KO-4) fue aprobado por Resolución Goskomstat No. 88 del 18 de agosto de 1998. La información al respecto se indica en la esquina superior derecha de la página.

La portada (portada del libro) debe contener el nombre completo de la empresa y su código OKPO. Si se trata de una unidad estructural, se indica información al respecto. El año durante el cual se mantiene se indica bajo el nombre del registro. Así, se inicia un nuevo libro de caja cada año natural o inmediatamente después de cumplimentarse la última página del libro anterior durante el mismo año.

En la última página del libro, en la línea que indica el número de hojas numeradas y entrelazadas, está escrito el valor numérico real. El registro está certificado por el sello de la empresa (si lo hubiera) y las firmas del gerente y jefe de contabilidad con su decodificación obligatoria. La entrada final es la fecha de certificación de la información sobre el número de hojas del libro.

Lea más sobre los tipos existentes de transacciones en efectivo en el artículo. “El concepto y tipos de transacciones en efectivo (regulación legal)” .

Características del uso del formulario unificado KO-4 en 2019.

Desde principios de 2013, los formularios de documentos primarios contenidos en álbumes unificados por Goskomstat se han vuelto de uso opcional. Sin embargo, si hablamos de documentos y registros primarios, cuyas formas también se establecen sobre la base de otras leyes federales (en particular, se trata directamente de documentos sobre transacciones en efectivo), el formulario unificado desarrollado sigue siendo obligatorio.

Esto es exactamente lo que se indica en la información del Ministerio de Finanzas de Rusia del 4 de diciembre de 2012 No. PS-10/2012 sobre la entrada en vigor de la ley contable en 2013. A pesar de que a partir del 1 de junio de 2014 se estableció un nuevo procedimiento para registrar transacciones en efectivo (directiva del Banco de Rusia del 11 de marzo de 2014 No. 3210-U), la forma del libro de caja se mantuvo sin cambios. Al mismo tiempo, los empresarios individuales no pueden mantener este tipo de registro contable (cláusula 4.6 de la Directiva del Banco de Rusia No. 3210-U del 11 de marzo de 2014).

La exactitud del mantenimiento del libro de caja es supervisada por el jefe de contabilidad o el contador y, en su ausencia, por el gerente.

Para obtener información sobre cómo se reflejan las transacciones en efectivo en la contabilidad, lea el artículo.

Los empresarios de hoy realizan sus actividades utilizando formas de pago distintas del efectivo, pero también son comunes los métodos de pago en efectivo en moneda nacional utilizando un libro de caja. Además, el desarrollo exitoso de las relaciones con las autoridades reguladoras y el mantenimiento de registros en general dependen de la corrección de su mantenimiento.

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información básica

Un libro de caja es un documento especializado que muestra información sobre las transacciones financieras realizadas en efectivo. Este documento se relaciona con los estados financieros del empresario y debe completarse.

Es necesario llevar un libro de caja de acuerdo con los requisitos de la legislación vigente de la Federación de Rusia. El diario se completa de acuerdo con. No subestime la importancia del documento de caja y el procedimiento para completarlo, porque cualquier infracción detectada amenaza al empresario con multas y una mayor atención por parte de los representantes del servicio tributario.

La contabilidad de caja se lleva a cabo desde el principio hasta el final del año sobre el que se informa.

Concepto

Un libro de caja es un documento contable en el que un empresario está obligado a registrar todas las transacciones en efectivo realizadas durante el día. El libro se completa diariamente, excepto los fines de semana. La información mostrada debe ser confirmada mediante recibos y documentos de gastos. Al final del día, se resume el total, incluido el volumen de negocios y el cálculo del límite de efectivo.

En el libro de caja se registra lo siguiente:

• transacciones de ingresos y gastos;
• cálculos de los montos de las cuentas correspondientes;
• naturaleza de las transacciones financieras.

Objetivo

Mantener un libro contable de acuerdo con los requisitos de la legislación fiscal vigente de la Federación de Rusia es responsabilidad directa del empresario, especialmente cuando surge la cuestión de redactar y presentar la documentación de declaración de impuestos.

Si para realizar actividades comerciales uno puede limitarse a formas de pago que no sean en efectivo, entonces al pagar los salarios a través de la caja de una empresa en efectivo, la presencia de un libro de contabilidad es obligatoria.

Para comprender todos los matices del mantenimiento de un libro de caja, se recomienda buscar los servicios de un contador y luego mantenerlo usted mismo.

¿Quién debe completar?

En la Federación de Rusia, existe un acto legal regulatorio que establece las reglas para mantener un libro de caja, incluso para empresarios individuales que se dedican al comercio minorista y entidades legales, por ejemplo, para una LLC.

Desde el 11 de marzo de 2014 está en vigor la Directiva del Banco de la Federación de Rusia No. 3210-U (en adelante, la Directiva), y desde el 1 de junio de 2014, la parte relativa a las reglas para el mantenimiento de libros de caja está en vigor. en efecto.

La instrucción establece la obligación de llevar un libro de caja para todos los empresarios y organizaciones que realicen transacciones financieras en efectivo, independientemente de la forma de tributación.

Legislación

La base legal para llevar registros a través de un libro de caja es la Directiva "Sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo por parte de personas jurídicas y el procedimiento simplificado para realizar transacciones en efectivo por parte de empresarios individuales y pequeñas empresas".

Reglas para completar el libro de caja.

El documento debe contener información sobre todas las transacciones en efectivo diarias durante el año del informe. El libro de caja debe estar en una sola copia. Cada hoja del diario debe contener numeración y además estar entrelazada. Se coloca un sello de cera o masilla en el reverso de la última hoja. El libro numerado y entrelazado está certificado con la firma del titular.

La información del libro de caja debe duplicarse mediante papel carbón. La segunda copia debe ser arrancable, dado que sirve para elaborar un informe por parte del cajero-operador. El original se conserva en el libro de registro. Los números de serie de las copias y del original deben ser los mismos.

Está prohibido realizar cambios o correcciones en el libro de caja sin la firma del cajero o jefe de contabilidad.

Según la Directiva, el procedimiento para llevar un diario se divide en:

• común;
• en forma simplificada.

La documentación de efectivo suele estar firmada por un cajero o un contador. Si un empresario no tiene su propio contador, tiene derecho a dejar su firma.

Qué necesita para completar correctamente el libro de caja:

• la portada debe contener información completa sobre el nombre de la persona jurídica o empresario, así como información sobre los detalles;
• el período por el cual se inicia el libro;
• La fecha de finalización se ingresa en la página de los formularios;
• en la línea “saldo de fondos al inicio del día hábil” se ingresa la cantidad de fondos que se encuentran en la caja registradora al comienzo del día, y se toma de la página anterior en la columna “saldo de fondos al final del día";
• Las líneas 1 a 5 se completan según la información de las órdenes de efectivo entrantes y salientes:
• 1 – número de pedido;
• 2- datos de la persona que recibió o donó los fondos;
• 3 – requerido para personas jurídicas;
• gastos e ingresos en las restantes líneas;
• los campos vacíos se rellenan con el símbolo “Z”;
• “total” - el monto de los gastos e ingresos del día trabajado;
• firma de una persona autorizada;
• número total de pedidos en efectivo.

Estructura

El libro de caja es un documento único que contiene de 50 a 100 páginas, así como una portada obligatoria, en la que también se muestra el período de mantenimiento del registro.

A mano

Al mantener un diario manualmente, el libro mayor debe:

• numerado;
• atado;
• impreso en la última página.

Los registros se llevan por duplicado, utilizando papel carbón.

Las responsabilidades del cajero-operador incluyen:

• cálculo e ingreso de información sobre todas las operaciones realizadas durante la jornada laboral;
• retiro de saldo al final del día;
• transferencia del informe al departamento de contabilidad;
• verificar e ingresar información sobre pedidos;
• firmar documentos de informes.

El informe de caja presentado es verificado por un contador y certificado con su firma.

En la computadora

La ley permite completar el formulario KO-4 utilizando una computadora. Para ello se utiliza software especializado o programas ofimáticos conocidos para trabajar con mesas. El algoritmo y el contenido no son diferentes del método de llenado manual.

Después del ingreso final de datos, el cajero deberá:

• imprimir las páginas del libro de caja;
• Las copias impresas deben firmarse y entregarse al contador para su verificación, proporcionando el PKO y RKO emitidos durante la jornada laboral.

Al final del año del informe, las páginas impresas del diario contable deben ser cosidas, numeradas, selladas y firmadas por personas autorizadas.

circuito digital

No está prohibido llevar un libro de caja en formato electrónico sin tener que imprimirlo.

Como muestra para completar un libro de caja en formato electrónico, puede utilizar cualquier informe relevante de un empresario que realice un tipo de actividad similar.

Existen ciertos requisitos para el mantenimiento de registros electrónicos, según los cuales:

• se garantiza la seguridad y protección frente al acceso a la información por parte de personas no autorizadas;
• se excluyen los errores en los datos ingresados;
• Se proporciona protección contra la pérdida de datos.

Los libros de caja electrónicos se firman con firma electrónica de acuerdo con la legislación vigente de la Federación de Rusia.

Ejemplo

El cajero debe completar el registro diariamente, excepto los fines de semana. Al final de la jornada laboral, se vuelven a verificar todos los registros y se recalculan los montos de los pedidos. Si todos los datos son correctos, se coloca una firma y luego se entrega al contador la hoja desprendible que confirma las transacciones realizadas para su verificación.

La información sobre la cantidad de documentos transferidos se ingresa en el libro de caja y se coloca una firma.

Es responsabilidad del contador verificar la información proporcionada.

El libro en sí consta de dos partes principales, rellenadas simultáneamente con papel carbón. En este caso, la parte desprendible se transfiere al departamento de contabilidad.

La información de cada nuevo día laborable se ingresa desde una nueva página que indica:

• fechas y números;
• todas las transacciones financieras realizadas durante el día;
• saldo del día anterior.

Qué hacer si cometiste un error

Independientemente de la forma de presentación de informes, es inaceptable realizar borrones o correcciones en los documentos de presentación de informes.

Los errores son inevitables y existen dos formas legales de corregirlos:

1. Si un error cometido al completar no afecta el monto final, entonces se ingresa el lugar donde se cometió y los datos correctos. El asiento corregido debe ser certificado por el cajero y el jefe de contabilidad.
2. Si un error cambia el monto total, se debe cancelar toda la página y se deben completar nuevamente las hojas de caja.

En el segundo caso, el responsable del error está obligado a presentar una nota explicativa dirigida al gerente o jefe de contabilidad.

Luego de la presentación de los documentos, se convoca una comisión especial, cuyo resultado será un certificado que refleja los ajustes y cambios realizados.

La identificación oportuna de errores y el cumplimiento del procedimiento para corregirlos evitarán la imposición de multas por parte de las autoridades.

Quién es responsable

La responsabilidad de la correcta cumplimentación y mantenimiento del libro de caja recae en el jefe de contabilidad.

El procedimiento de control es aprobado por orden local del director de la empresa.

Controlar significa:

• comprobar la correcta numeración del documento;
• análisis de la exactitud del mantenimiento del libro contable;
• verificación de código;
• comprobar la lista de documentos proporcionada;
• identificación de correcciones y ajustes no fijados.

Divisiones especiales de la empresa.

Todas las transacciones financieras realizadas por divisiones separadas con efectivo se registran en el libro de caja.

Matices:

• si el OP deposita fondos de forma independiente en la cuenta corriente de la organización, el saldo del monto se considera como para la organización, y al depositar fondos en la caja, el límite se establece a nivel local de acuerdo con el orden;
• El nombre de la división separada se indica en la portada del libro.

Número de libros terminados en la empresa.

Está permitido que una empresa utilice varios libros de caja en los casos en que:

• hay divisiones separadas;
• la empresa actúa como agente pagador.

reglas de firmware

El registro de un libro de caja es un aspecto importante de la presentación de informes sobre transacciones en efectivo.

Dependiendo del método de mantenimiento del registro contable, está cosido y mal escrito:

• la versión impresa comprada se cose, se numera (incluido el número total de páginas) inmediatamente y se certifica con un sello de cera o masilla y la firma de una persona autorizada;

Mantener registros en una computadora mediante un sello diario: cosido, numerado (incluido el número total de páginas) al final del año y certificado con un sello de cera o masilla y la firma de una persona autorizada.

¡Atención!

• Debido a los frecuentes cambios en la legislación, a veces la información queda obsoleta más rápido de lo que podemos actualizarla en el sitio web.
• Todos los casos son muy individuales y dependen de muchos factores. La información básica no garantiza una solución a sus problemas específicos.