Orden sobre la implantación de la gestión documental electrónica. Orden e instrucción: procedimiento de emisión en una empresa.
Hoy en día, la gestión de documentos electrónicos está irrumpiendo con valentía en nuestras vidas, hoy en día casi todas las empresas utilizan documentos electrónicos, utilizan el correo electrónico, declaraciones electrónicas, sobre todo porque para la tributación del IVA las declaraciones obligatorias están establecidas por ley. Alguien ha avanzado y utiliza sistemas de gestión de documentos electrónicos en la vida cotidiana y ha convertido todos los informes y documentos primarios a formato electrónico.
El concepto de gestión de documentos electrónicos y las ventajas de la gestión de documentos electrónicos.
La gestión de documentos electrónicos es una forma de trabajar con documentos. Las características de la gestión de documentos electrónicos son que los documentos electrónicos se firman con una firma digital electrónica. Un documento de este tipo, firmado con firma electrónica, tiene el mismo valor que un documento en papel.La gestión de documentos electrónicos tiene sus pros y sus contras.
Mesa
Pros y contras de la gestión de documentos electrónicos
| Ventajas de la gestión de documentos electrónicos | Desventajas de la gestión de documentos electrónicos |
| Capacidad para encontrar documentos rápidamente; Disponibilidad de una estructura de flujo de documentos centralizada; Almacenamiento sistematizado de documentos en un archivo electrónico; Facilidad de registro y aprobación de documentos; La capacidad de firmar y enviar documentos a través de canales de comunicación electrónica, lo que ahorra tiempo; Posibilidad de redactar documentos similares; Realización de una auditoría electrónica | La necesidad de adquirir una firma digital electrónica; Imposibilidad de uso si la contraparte no utiliza la gestión de documentos electrónicos; Costos adicionales por la gestión de documentos electrónicos; Falta de formatos unificados de flujo de documentos; Desconfianza de algunos usuarios en los documentos electrónicos |
Al mismo tiempo, la gestión de documentos electrónicos se está desarrollando cada vez más. Y existen requisitos previos para ello.
En primer lugar, la gestión de documentos electrónicos está prevista en la legislación fiscal. Por ejemplo, a la hora de presentar informes sobre primas de seguros o IRPF, se deberá presentar por vía electrónica si la empresa tiene más de 25 empleados. Presentación de informes electrónicamente Es necesario presentar una declaración en formato electrónico. Además, las explicaciones en caso de que los informes se presenten electrónicamente también deberán proporcionarse en forma de documento electrónico en 2017.
En segundo lugar, se ha adoptado la gestión de documentos electrónicos en contabilidad. De acuerdo con la Ley N ° 402-FZ “Sobre Contabilidad”, el documento contable primario se redacta en papel y (o) en forma de documento electrónico firmado con firma electrónica.
En tercer lugar, en 2017 la gestión de documentos electrónicos recibirá un desarrollo aún mayor en los procedimientos judiciales. Por tanto, muchos están acostumbrados a que las decisiones judiciales se publiquen electrónicamente en Internet. De acuerdo con el artículo 4 del Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia, un escrito de demanda, declaración, queja, presentación y otros documentos pueden presentarse ante el tribunal en papel o en formato electrónico, incluso en forma de documento electrónico firmado con una firma electrónica en la forma prescrita por la legislación de la Federación de Rusia, completando un formulario publicado en el sitio web oficial del tribunal en Internet. Disposiciones similares se establecen en el proceso civil.
En cuarto lugar, las tecnologías electrónicas se han convertido en una parte integral de nuestras vidas en términos del uso de la gestión de documentos electrónicos en la documentación de licitaciones y subastas electrónicas. Según el artículo de la Ley Federal de 05/04/2013 No. 44-FZ (modificada el 03/07/2016) “Sobre el sistema de contratos en el campo de la adquisición de bienes, obras y servicios para satisfacer las necesidades estatales y municipales. necesidades", se entiende por subasta en formato electrónico (subasta electrónica) una subasta en la que el cliente comunica la información sobre la adquisición a un número ilimitado de personas mediante la publicación de un aviso de dicha subasta y la documentación al respecto en un formato unificado. sistema de información, requisitos uniformes y requisitos adicionales se presentan a los participantes en la contratación, su operador garantiza la celebración de dicha subasta en una plataforma electrónica.
La quinta razón se debe a que hoy en día muchas empresas operan en diferentes regiones, con diferentes ciudades, por lo que para organizar un negocio eficaz es necesario acelerar el flujo de documentos y simplificar la relación entre las partes. En este sentido, de forma intuitiva, muchas empresas están introduciendo la gestión documental electrónica.
¿Cómo introducir la gestión de documentos electrónicos?
En la primera etapa, es necesario tomar una decisión fundamental sobre la introducción de la gestión de documentos electrónicos. Esta decisión se formaliza mediante orden a la empresa. Algunas empresas desarrollan leyes locales especiales que regulan el flujo de documentos y la coordinación de documentos dentro de la empresa, tales características incluyen la coordinación de documentos entre departamentos, control, firma por parte de la dirección y almacenamiento de documentos de archivo;En la segunda etapa, debe elegir qué firma utilizará la empresa al redactar los documentos.
Una firma electrónica simple es una firma electrónica que, mediante el uso de códigos, contraseñas u otros medios, confirma el hecho de la formación de una firma electrónica por parte de una determinada persona.
Firma electrónica no cualificada es una firma electrónica que:
- obtenido como resultado de la transformación criptográfica de información mediante una clave de firma electrónica;
- le permite identificar a la persona que firmó el documento electrónico;
- le permite detectar el hecho de realizar cambios en un documento electrónico después de su firma;
- creado utilizando herramientas de firma electrónica.
- la clave de verificación de la firma electrónica se especifica en el certificado cualificado;
- Para crear y verificar una firma electrónica se utilizan herramientas de firma electrónica que tienen confirmación del cumplimiento de los requisitos (Artículo 5 de la Ley Federal de 6 de abril de 2011 No. 63-FZ (modificada el 30 de diciembre de 2015) “Sobre Electrónica Firmas.” Sin embargo, en muchos casos se requieren documentos por motivos de seguridad, se trata de una firma cualificada reforzada.
En la cuarta etapa, es necesario proporcionar los documentos para celebrar un acuerdo.
La quinta etapa es la celebración de un acuerdo con un centro de certificación. De acuerdo con el artículo 2 de la Ley Federal de 6 de abril de 2011 No. 63-FZ (modificada el 30 de diciembre de 2015) "Sobre Firmas Electrónicas", un centro de certificación es una persona jurídica, un empresario individual o un organismo estatal o un organismo de gobierno local. que realiza las funciones de creación y emisión de certificados de claves de verificación de firmas electrónicas, así como otras funciones.
La sexta etapa es la introducción de la gestión de documentos electrónicos en la empresa, la organización de un intercambio específico de documentos electrónicos. Las facturas se redactan en formato electrónico por mutuo acuerdo de las partes de la transacción y si cuentan con medios y capacidades técnicas compatibles para recibir y procesar estas facturas de acuerdo con el formato aprobado.
¿Qué debe contener un contrato con una autoridad de certificación?
Al celebrar un acuerdo con un centro de certificación, es necesario prestar atención al estatus legal del centro de certificación. La acreditación de un centro de certificación se lleva a cabo sujeta, en particular, al cumplimiento de los requisitos para la disponibilidad de una garantía financiera por la responsabilidad por las pérdidas causadas a terceros como resultado de su confianza en la información especificada en el certificado de clave de verificación de firma electrónica. emitido por dicho centro de certificación, o la información contenida en el registro de certificados que mantiene dicho centro de certificación, por un monto de al menos 1,5 millones de rublos.Al celebrar un acuerdo con un centro de certificación, es importante prestar atención al tema del acuerdo. Según el artículo 432 del Código Civil de la Federación de Rusia, estas son las condiciones obligatorias para contratos de este tipo. Un acuerdo se considera celebrado si se llega a un acuerdo entre las partes, en la forma requerida en los casos apropiados, sobre todos los términos esenciales del acuerdo. Es decir, es importante explicar con la mayor claridad posible el objeto del contrato.
El objeto del acuerdo se deriva de la Ley "Sobre Firmas Electrónicas".
Centro de verificación:
- crea certificados para claves de verificación de firma electrónica y emite dichos certificados;
- establece plazos de validez de los certificados de claves de verificación de firma electrónica;
- cancela los certificados de clave de verificación de firma electrónica emitidos por este centro de certificación;
- emite medios de firma electrónica a solicitud del solicitante;
- mantiene un registro de certificados de claves de verificación de firma electrónica emitidos y revocados por este centro de certificación;
- establece el procedimiento para mantener el registro de certificados;
- crea claves de firma electrónica y claves de verificación de firma electrónica a solicitud de los solicitantes;
- verifica la unicidad de las claves de verificación de firma electrónica en el registro de certificados;
- lleva a cabo la verificación de firmas electrónicas a solicitud de los participantes en la interacción electrónica;
- realiza otras actividades relacionadas con el uso de firmas electrónicas.
- incumplimiento o cumplimiento indebido de las obligaciones derivadas del contrato de prestación de servicios por parte del centro de certificación;
- incumplimiento o desempeño inadecuado de funciones (cláusula 3 del artículo 13 de la Ley Federal de 06/04/2011 No. 63-FZ (modificada el 30/12/2015) “Sobre Firma Electrónica”).
¿Cómo organizar el flujo de documentos electrónicos dentro de una empresa?
Dentro de la empresa, el flujo de documentos electrónicos debe organizarse como un reloj. Es importante que la gestión de documentos electrónicos implique escanear documentos y firmar con firma digital electrónica. Esto significa que se necesita un especialista que se encargue de las copias electrónicas escaneadas y se debe instalar un software especial en los lugares de trabajo de los gerentes para permitir la firma de documentos.La preparación, ejecución y aprobación de proyectos de documentos electrónicos se realiza de acuerdo con las reglas generales de trabajo de oficina establecidas para documentos similares en papel. Un documento electrónico debe tener todos los detalles establecidos para un documento similar en papel, a excepción de la impresión del sello, ya que el sello no es un detalle obligatorio. Dentro de la empresa se pueden utilizar métodos para confirmar acciones con documentos electrónicos en los que no se utiliza firma digital electrónica. Por ejemplo, los documentos se pueden enviar para control sin una firma digital electrónica.
Si desea organizar el flujo de documentos con sus contrapartes, debe incluir las disposiciones apropiadas en el acuerdo con la contraparte.
Los documentos se generan y firman electrónicamente. Las herramientas de firma digital electrónica utilizadas deberán estar certificadas en la forma prescrita.
La forma más sencilla es organizar el flujo de documentos electrónicos con las autoridades, por ejemplo, con el servicio de impuestos. Para ello, también es necesario obtener una firma electrónica y celebrar un acuerdo con un centro de certificación. En la mayoría de los casos, los contribuyentes presentan declaraciones, explicaciones y facturas a la autoridad fiscal. Como "comentarios", las autoridades fiscales generan los documentos de acuerdo con la Orden del Servicio Federal de Impuestos de Rusia del 15 de abril de 2015 No. ММВ-7-2 /149@ "Sobre la aprobación del Procedimiento para enviar documentos utilizados por autoridades tributarias en el ejercicio de sus competencias en las relaciones reguladas por la legislación y tasas tributarias, en formato electrónico a través de canales de telecomunicaciones y en el reconocimiento como inválidas de determinadas disposiciones de la orden del Servicio de Impuestos Federales de 17 de febrero de 2011 No. ММВ-7-2 /169@”.
Dichos documentos incluyen:
- requisitos para dar explicaciones;
- notificaciones de empresas extranjeras controladas;
- notificaciones sobre cómo llamar al contribuyente (pagador de tasas, agente fiscal);
- aviso de impuestos;
- decisiones de suspender transacciones en las cuentas de un contribuyente (pagador de tasas, agente fiscal) en un banco y transferencias de sus fondos electrónicos;
- decisiones de cancelar la suspensión de transacciones en las cuentas del contribuyente (pagador de la tasa, agente fiscal) en el banco y transferencias de sus fondos electrónicos;
- decisiones para realizar una auditoría fiscal in situ;
- otros documentos.
¿Cómo organizar el almacenamiento de documentos electrónicos?
El principal acto normativo que regula el almacenamiento de documentos electrónicos son las Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del fondo de archivo de la Federación de Rusia y otros documentos de archivo en organismos gubernamentales, gobiernos y organizaciones locales (aprobadas por Orden de Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia de 31 de marzo de 2015 No. 526, en lo sucesivo denominado el Reglamento). Este documento establece por primera vez las reglas para el almacenamiento de documentos electrónicos.¿Cómo se deben almacenar los documentos?
En primer lugar, es necesario preparar una lista de asuntos para una organización específica. El abanico de casos variará según la empresa y el campo de actividad.
La nomenclatura de casos se utiliza para agrupar los documentos ejecutados en casos, sistematizar y registrar casos, determinar sus plazos de almacenamiento y buscar documentos. La nomenclatura de archivos es la base para la elaboración de inventarios de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), así como para el registro del almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive).
En segundo lugar, es necesario formular casos. Para ello, es necesario realizar un examen del valor de los documentos que se almacenarán electrónicamente. Le recordamos que existen plazos reglamentarios de conservación para documentos individuales. Por ejemplo, los documentos contables se almacenan durante 5 años y los documentos fiscales, 4 años.
Tercero, es necesario marcar que los datos se almacenan electrónicamente en la nomenclatura del archivo. Por ejemplo, “Horarios de trabajo. Documentos electrónicos".
Cuatro, necesita archivar documentos.
Antes de almacenar un expediente electrónico, éste deberá:
— descargar desde el sistema electrónico (si el documento se crea en algún producto de software especial);
— proteger de posibles cambios guardándolo en un formato adecuado;
— escribir en un medio de almacenamiento.
El formato generalmente aceptado para almacenar y archivar documentos electrónicos es PDF/A. Debe distinguirse del PDF habitual, con cada actualización del cual aparecen nuevas oportunidades para trabajar con archivos. PDF/A está diseñado para otra cosa: es un formato para el almacenamiento a largo plazo de documentos electrónicos.
Quinto paso es la elaboración de inventarios. El inventario incluye todos los archivos electrónicos que se generaron en relación con documentos electrónicos. Sin embargo, en lugar del número de hojas que se indica al crear archivos en papel, se indica el volumen de documentos electrónicos.
El formato del inventario podría verse así:
| Nombre del puesto del gerente unidad estructural | ||
| Firma | Descodificación | |
| Fecha de firma | ||
| ACORDADO Título profesional jefe de institución de educación preescolar | ||
| Firma | Descodificación | |
| Fecha de firma | ||
| Administrador de archivos (responsable del archivo) | ||
| Firma | Descodificación | |
| Fecha de firma | ||
En algunos casos es necesario destruir los documentos. Por ejemplo, los billetes oficiales han estado almacenados durante mucho tiempo, el período de almacenamiento ha expirado y es necesario destruirlos. En este caso se realiza un examen del valor de los documentos. Este examen puede ser realizado por una comisión especial. Sobre la base de los resultados del examen, se redacta un acto sobre la asignación de documentos para su destrucción. La forma de tal acto la desarrolla la empresa de forma independiente. Y sobre la base de la ley, los discos u otros medios de almacenamiento simplemente se destruyen.
En conclusión, cabe señalar que, por supuesto, el futuro pertenece a los documentos electrónicos. Sin embargo, es importante organizar adecuadamente el flujo de documentos electrónicos. Muchas empresas se enfrentan a problemas de organización inadecuada del flujo de documentos, cuando sólo un lugar de trabajo en un departamento o incluso departamento está conectado al flujo de documentos electrónicos, cuando la mayoría de los documentos todavía se mantienen en papel. Por lo tanto, todas las cuestiones relativas a la gestión de documentos electrónicos deben resolverse "en tierra" en la etapa de implementación del sistema.
Administración de San Petersburgo
DISTRITO ADMINISTRATIVO DE PRIMORSKY
GESTIÓN TERRITORIAL
Sobre la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos.
y trabajo de oficina
1. Asignar la responsabilidad de la preparación de las instalaciones informáticas de los departamentos de gestión de oficinas y de la red de área local (LAN) para la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos y de gestión de oficinas (en adelante, EDMS) de acuerdo con los requisitos de las especificaciones técnicas privadas ( Anexo No. 1 del Acuerdo No. 1008/25-2000 de 23 de agosto de 2000) y la implementación de medidas para asegurar la operatividad técnica de los sistemas de gestión de registros electrónicos, al jefe del departamento de sistemas de información y bases de datos del departamento de economía y adquisiciones de la ciudad, Miroshnik M.I.
2. Asignar la responsabilidad de realizar pruebas de funcionamiento de los sistemas, capacitar a los empleados de los departamentos de gestión de oficinas y la implementación de EDS en los departamentos territoriales al jefe del departamento de asuntos, K.V.
3. Jefe del Departamento de Sistemas de Información y Bases de Datos del Departamento de Economía y Órdenes Municipales Miroshnik M.I. y el jefe del departamento de asuntos, Gulyaev K.V. junto con el ejecutor general del proyecto ESED, la empresa estatal "Centro de Desarrollo Informático", para garantizar la operación de prueba de los sistemas de mantenimiento de registros electrónicos, la preparación de medios técnicos y la realización de trabajos de aceptación para la introducción de sistemas en el mercado. operación.
4. Me reservo el control sobre la ejecución del pedido.
Jefe de administración territorial
Yu.L.Osipov
El texto del documento se verifica según:
boletín oficial
Modelo de formulario de pedido para la implantación de un sistema de gestión documental electrónica (elaborado por expertos de la empresa Garant)
Orden
sobre la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos
[ día mes año ]
A los efectos de [completar según sea necesario], ordeno:
1. A partir de [fecha, mes, año] introducir un sistema de gestión de documentos electrónicos [nombre] en [nombre de la entidad jurídica].
2. [Cargo, nombre completo] dentro del [día, mes, año] desarrollar y aprobar el procedimiento para la gestión de documentos electrónicos.
3. Designar a [cargo, nombre completo] como responsable del mantenimiento de la gestión de documentos electrónicos.
4. [Cargo, Nombre Completo] organizar un archivo electrónico de los documentos recibidos y enviados.
5. [Cargo, nombre completo] introducir en la política contable de [nombre de la persona jurídica] las reglas para la creación, recepción y almacenamiento de documentos electrónicos.
6. Designar a [cargo, nombre completo] como responsable de la formación y firma de documentos electrónicos.
7. La orden debe comunicarse a todas las divisiones estructurales de la organización.
8. Confío el control de la ejecución de la orden a [cargo, nombre completo].
Se han familiarizado con la orden:
[cargo, firma, iniciales, apellido]
Modelo de formulario de pedido para implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos
Desarrollado por: Garant Company, junio de 2016
La versión actual del documento que le interesa está disponible únicamente en la versión comercial del sistema GARANT. Puede comprar un documento por 54 rublos u obtener acceso completo al sistema GARANT de forma gratuita durante 3 días.
Si eres usuario de la versión Internet del sistema GARANT, puedes abrir este documento ahora mismo o solicitarlo a través de la Línea Directa del sistema.
Soporte regulatorio para el proceso de implementación de EDMS.
Entonces, está pensando seriamente en la cuestión de la implementación de un EDMS. Está al borde de un largo viaje que consta de muchas etapas: examen previo al proyecto, selección de un producto de software, su configuración preliminar, capacitación del usuario, operación de prueba, introducción en la operación comercial. Sin embargo, para que el sistema de gestión de documentos electrónicos funcione "oficialmente", se necesita el documento en papel correspondiente. Hoy analizaremos todas las etapas de implementación del sistema y consideraremos los documentos reglamentarios que deben regularlas.
Las actividades para la implementación de EDS en la empresa deben estar respaldadas por documentos administrativos. Y cuanto más claramente se establezca en las órdenes/instrucciones la lista de actividades necesarias, el procedimiento para su implementación y la responsabilidad de los funcionarios involucrados en su implementación, más rápido y eficientemente se llevará a cabo el trabajo de implementación del EDMS.
1. Examen previo al proyecto, selección del producto de software.
El documento administrativo (generalmente una orden), emitido por la dirección en la primera etapa de implementación, contiene la justificación de la necesidad de implementar el EDS, y el texto indica la persona responsable, o varias personas que deben:
Determinar por qué fuerzas se implementará el sistema (las nuestras o con la participación de un contratista de obra);
Determinar el contratista general de la obra;
Determinar la escala aproximada de implementación y el presupuesto planificado.
El resultado del trabajo en el orden anterior suele ser una propuesta comercial elaborada por ambas partes.
2. Creación de un grupo de trabajo y aprobación del cronograma de trabajo.
Una vez seleccionados el producto de software y el contratista de trabajo, es necesario crear un documento administrativo que definirá:
Jefe del equipo de implementación del lado del cliente;
Composición del grupo de trabajo;
Tareas de elaboración de un cronograma de trabajo, involucrando a otros especialistas involucrados en la implementación del EDMS (preparación de equipos técnicos, información y software, etc.).
En el futuro, será necesario emitir una orden que apruebe el cronograma de trabajo para la implementación del EDMS. Teniendo en cuenta este plan, se llevan a cabo todas las etapas posteriores de implementación.
3. Aprobación de la lista de usuarios y determinación del administrador del sistema.
Los documentos administrativos deben contener una lista de usuarios de EDMS, así como un cronograma para su capacitación. El programa de entrenamiento puede fijarse mediante una orden/instrucción independiente. Esta orden ayudará a regular el proceso de formación de usuarios en la empresa.
El siguiente pedido contendrá información sobre el nombramiento de un administrador del sistema: este es un usuario especial que asegura y controla el trabajo de otros usuarios del sistema; debe realizar trabajos para identificar, corregir errores del usuario, complementar y cambiar datos de referencia (información de referencia).
4. Puesta en funcionamiento del sistema en fase de prueba y explotación industrial.
Normalmente, después o durante la formación del usuario, el sistema se pone en funcionamiento de prueba. La orden especial de puesta en funcionamiento de prueba del sistema deberá indicar:
Momento de la operación de prueba;
Lista de departamentos (lugares de trabajo);
Plazo para equiparlos con software y hardware;
Responsable de realizar operaciones de prueba en los departamentos.
La misma orden puede contener instrucciones sobre la aprobación de regulaciones temporales (reglas, procedimientos) para trabajar con el EDMS.
Después de la operación de prueba, es necesario preparar una lista de propuestas o recomendaciones para la transición a un EDMS, que, por regla general, si las propuestas fueron preparadas por empleados de la organización del cliente, se redactan en forma de un funcionario interno. documento. Este documento contiene información sobre los problemas que surgieron durante la operación de prueba, así como propuestas para configuración adicional del sistema.
Una vez completados todos los desacuerdos y configuraciones adicionales, se acepta para operación comercial el sistema de gestión de documentos electrónicos, lo cual se fija mediante orden separada, en la que se debe indicar:
la composición de las funciones del EDMS o sus partes, hardware y software aceptados para operación comercial;
una lista de funcionarios y una lista de divisiones de la organización del cliente responsables del funcionamiento del EDMS;
procedimiento y plazos para introducir nuevas formas de documentos (si es necesario);
el procedimiento y plazos para el traslado de personal al trabajo en las condiciones operativas del EDMS.
Una vez finalizados los trabajos de puesta en servicio, es necesario realizar cambios en las regulaciones locales (descripciones de puestos, normas que rigen el trabajo con documentos, etc.). Las instrucciones deben tener en cuenta las innovaciones relacionadas con el uso de EDMS en la empresa. Discutiremos la correcta ejecución de dichos cambios en los documentos en los siguientes artículos.
Orden para implementar sed
La implementación de cualquier sistema de gestión de documentos electrónicos tiene sus propias particularidades. Consiste en un trabajo preparatorio intensivo en mano de obra destinado a crear las condiciones óptimas para el uso de herramientas de automatización. Los materiales metodológicos ayudarán a los especialistas en la implementación de sistemas de gestión documental a dominar un nuevo campo profesional. Estamos hablando de soporte documental para la gestión.
La preparación para la automatización del flujo de documentos a menudo resulta en un proyecto de consultoría independiente, durante el cual se lleva a cabo la organización del flujo de documentos en la empresa y se preparan los procesos para su inclusión en un nuevo sistema de información.
En la etapa preparatoria deberías:
- realizar una auditoría de los procesos de gestión documental y evaluar la situación actual;
- identificar las necesidades de la dirección y los problemas que tienen los empleados en los procesos de trabajo con documentos;
- Dependiendo de las necesidades de la gestión y los problemas identificados, realizar cambios en el sistema actual o proponer un sistema fundamentalmente nuevo para organizar el flujo de documentos;
- regular el trabajo con documentos: preparar un paquete de documentos reglamentarios que establecerán las reglas para trabajar con documentos y establecerán el marco legal para trabajar en el sistema de gestión de documentos electrónicos.
El proyecto de consultoría para la preparación de la automatización documental tiene varias características.
En primer lugar, la proporción de consultoría en proyectos para la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos es bastante alta y la etapa preparatoria en sí tiene un impacto significativo en la efectividad de la implementación.
En segundo lugar, el proyecto de consultoría se encuentra en la intersección de dos áreas temáticas: el soporte de documentación para la gestión y la tecnología de la información (TI). Por lo tanto, para completar con éxito un proyecto de este tipo, se requieren conocimientos especiales que los especialistas en implementación a menudo no poseen.
En tercer lugar, el trabajo de oficina en Rusia tiene fuertes tradiciones y profundas raíces, lo que también repercute en la automatización de los procesos de gestión documental.
En función de las características del proyecto de consultoría, se puede elaborar un retrato de un consultor calificado. Dicho especialista tiene conocimientos en el área temática de soporte documental para la gestión y es capaz de hablar con especialistas en el campo de la gestión de oficinas en el mismo lenguaje profesional. Al mismo tiempo, conoce la funcionalidad del sistema de gestión de documentos electrónicos que se está implementando y domina los métodos para examinar y describir los procesos comerciales.
Del retrato profesional de un consultor surge una pregunta lógica: ¿dónde se puede encontrar un consultor así?
Ayuda para desarrolladores
La empresa 1C, desarrolladora del sistema 1C: Document Flow, abordó la solución de este problema de forma sistemática y exhaustiva. Se abrió una nueva área de actividad: apoyo metodológico a proyectos para la implementación de programas de gestión de documentos electrónicos. Hoy en día existen dos direcciones de trabajo metodológico:
- Desarrollo de métodos prefabricados para organizar el flujo de documentos y realizar estudios de una empresa.
- Capacitación para trabajar utilizando métodos prefabricados.
Como parte del desarrollo de métodos ya preparados para organizar el flujo de documentos y inspeccionar una empresa, se creó un producto metodológico "Conjunto de documentos normativos". Metodología para la organización del trabajo de oficina y flujo de documentos.” El producto está disponible en dos versiones, dirigidas a diferentes segmentos comerciales. Cada conjunto de documentos está vinculado a las capacidades de una versión específica del programa 1C: Document Flow.
En apoyo al producto metodológico, se lanzó un curso de capacitación de dos días “Preparación para la automatización del flujo de documentos”. El curso de formación contiene los conceptos básicos del trabajo de oficina y explicaciones sobre cómo trabajar con conjuntos de documentos reglamentarios. Durante la formación, los estudiantes trabajan con ejemplos de documentos, aprenden a evaluar las normas locales vigentes que regulan el trabajo con documentos, formulan comentarios sobre ellos y redactan nuevos documentos de diversos tipos.
El producto metodológico "Conjunto de documentos reglamentarios", en esencia, es una tecnología ya preparada y no un libro de texto sobre trabajo de oficina. Se trata de una colección de normativas locales sobre la organización del trabajo de oficina, en la que todos los procesos están vinculados al programa 1C: Document Flow. El kit le ayuda a prepararse para la implementación en poco tiempo: organizar el papeleo en la empresa. Y, lo que es más importante, el conjunto de documentos requerirá sólo modificaciones menores durante la implementación, teniendo en cuenta las características específicas de la industria de la empresa. Según los expertos, el importe de dicha modificación no supera el 30%.
Reglamentos
Contenido del juego de documentos:
- Orden "Sobre el lanzamiento de la operación piloto/industrial de un sistema de gestión de documentos electrónicos".
- Orden “Sobre el trabajo en el sistema de gestión de documentos electrónicos.
- Normativa sobre trabajos de oficina y flujo documental.
- Normativa del servicio de soporte de documentación de gestión.
- Descripciones de puestos para empleados del servicio de soporte de documentación de gestión (o descripciones de puestos de secretaria-empleado para pequeñas empresas).
- Normativa sobre el trabajo con documentos administrativos, contractuales y reglamentarios.
- Normativa sobre el trabajo con documentos organizativos y administrativos.
- Normativa sobre el trabajo con documentos contractuales.
- Normas sobre el trabajo con documentos reglamentarios.
- Un álbum de formularios de documentos unificados, que incluye 26 plantillas y 8 formularios de documentos.
Detengámonos con más detalle en cada uno de los documentos reglamentarios.
Orden “Sobre el lanzamiento de la operación piloto/industrial del sistema de gestión de documentos electrónicos” contiene instrucciones:
- adoptar un sistema de gestión de documentos electrónicos;
- proporcionar acceso al sistema de gestión de documentos electrónicos;
- Realizar capacitaciones a los empleados sobre cómo utilizar el sistema de gestión de documentos electrónicos.
La orden delimita las áreas de responsabilidad entre el servicio de soporte de documentación de gestión y TI en términos de operación del sistema de gestión de documentos electrónicos. La orden se aplica a todos los empleados de la organización y les obliga a trabajar en el nuevo sistema de información.
Orden "Acerca de trabajar en el sistema de gestión de documentos electrónicos" establece un marco legal para trabajar con documentos electrónicos: equipara las acciones de los empleados en el sistema de gestión de documentos electrónicos con las acciones realizadas en el marco de la gestión de documentos en papel. Estas acciones incluyen:
- órdenes emitidas dentro del sistema de gestión de documentos electrónicos;
- endoso de documentos;
- comentarios, juicios, conclusiones publicados en el sistema de información para redactar documentos;
- familiarizaciones de los empleados realizadas mediante herramientas de gestión de documentos electrónicos;
- delegación de autoridad para ejecutar documentos y revisar borradores de documentos.
Normativa sobre trabajo de oficina y flujo de documentos., incluido en el conjunto de documentos, está elaborado en estricta conformidad con las Recomendaciones Metodológicas para el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales (aprobadas por Orden del Archivo Federal de 23 de diciembre de 2009 No. 76).
- descripción paso a paso de todas las etapas de preparación y aprobación de documentos;
- composición recomendada de los documentos de la organización;
- reglas para el almacenamiento actual y de archivos;
- acciones de artistas específicos en el sistema de gestión de documentos electrónicos.
La disposición tiene como objetivo asegurar la fuerza legal de aquellos documentos que se crearán dentro del sistema de información, así como automatizar los procesos de flujo de documentos.
Uno de los criterios de validez legal es la ejecución del documento en la forma prescrita. Por tanto, las disposiciones del documento tienen como objetivo crear las condiciones para que los empleados de la organización puedan seleccionar correctamente el tipo de documento para una situación empresarial específica y su correcta ejecución, a saber:
- uniformar los documentos (crear plantillas de documentos basadas en textos unificados);
- Reducir el número de tipos de documentos utilizados (unificación de tipos de documentos).
El Reglamento indica todas las operaciones que deben realizarse en un programa de gestión de documentos electrónicos (Fig. 1). Esto simplificará enormemente la adaptación de los empleados al nuevo sistema de información.
Arroz. 1. Un ejemplo de una operación que debe realizarse en un programa de gestión de documentos electrónicos.
El conjunto de documentos contiene regulaciones ya preparadas que regulan las actividades del servicio de soporte de documentación de gestión:
- Reglamento del servicio de soporte de documentación de gestión;
- Descripciones de puestos de trabajo para los empleados del servicio de soporte de documentación de gestión.
Normativa del servicio de soporte de documentación de gestión establece la estructura organizativa, define el área de responsabilidad del servicio y contiene una relación detallada de las tareas y funciones realizadas por sus empleados.
La lista de tareas y funciones propuesta es la más completa y tiene una división óptima de áreas de responsabilidad entre los departamentos del servicio de soporte documental. Si es necesario, las tareas y funciones se pueden complementar con las que faltan o se pueden eliminar de la lista las innecesarias.
La descripción de las funciones contiene instrucciones para realizar procedimientos en el programa de gestión de documentos electrónicos (Fig.2):
Arroz. 2. Instrucciones para realizar trámites en un programa de gestión de documentos electrónicos
Descripciones de puestos para los empleados del servicio de soporte de documentación de gestión. desarrollarse de acuerdo con la estructura organizativa propuesta de la unidad y consolidar la distribución de tareas y funciones entre los empleados. Además, descripciones de puestos:
- especificar las responsabilidades laborales de los empleados del servicio: contener una descripción detallada de las operaciones realizadas;
- establecer requisitos de calificación para los puestos;
- son la base de las descripciones de puestos del servicio de selección de personal;
- Permitir que los nuevos empleados dominen rápidamente las responsabilidades laborales.
Las descripciones de puestos también contienen instrucciones para realizar operaciones en el programa de gestión de documentos electrónicos (Fig.3):
Arroz. 3. Instrucciones para realizar operaciones en el programa de gestión de documentos electrónicos.
Al prepararse para automatizar el flujo de documentos, es necesario prestar atención a áreas de trabajo tan importantes como las actividades administrativas, contractuales y de elaboración de normas internas.
Las actividades de gestión se implementan mediante la toma de decisiones de gestión. En toda organización, muchas decisiones de gestión las toman gerentes de diferentes niveles. Todas estas decisiones deben tener características que aseguren su racionalidad, viabilidad, validez, oportunidad y eficiencia económica.
A pesar de la aparente multitud de decisiones de gestión tomadas, las actividades de gestión todavía se caracterizan por la repetición de funciones de gestión. Por tanto, es necesario identificar funciones de gestión similares y desarrollar reglas uniformes para ellas.
Un sistema de toma de decisiones de gestión que funcione bien es un criterio para la eficacia de las actividades de gestión en su conjunto.
Para organizar un sistema unificado de toma de decisiones de gestión, es necesario:
- Formular reglas para la toma de decisiones de gestión por parte de directivos de diferentes niveles o de distintos órganos de dirección.
- Automatizar el procedimiento para la toma de decisiones de gestión y el seguimiento de su ejecución.
Normativa sobre el trabajo con documentación organizativa y administrativa. regula el proceso de toma de decisiones de gestión, tanto individuales como colegiadas.
- elegir correctamente el tipo de documento administrativo;
- crear documentos administrativos utilizando plantillas ya preparadas;
- transferir los procesos de paso de documentos administrativos de la provisión estándar al programa 1C: Document Flow 8;
- organizar un seguimiento oportuno y continuo de la implementación de las decisiones tomadas;
- organizar el almacenamiento tanto de versiones electrónicas como de originales de documentos administrativos en papel;
- asegurar la actualización oportuna de los documentos administrativos;
- Construir el trabajo de los órganos colegiados de la organización.
El trabajo por contrato es una prioridad para la mayoría de las empresas. La calidad de la organización del trabajo contractual determina su eficacia. Normas sobre el trabajo con documentación contractual. tiene como objetivo construir un sistema de gestión del trabajo por contrato y contiene reglas para realizar el trabajo por contrato, así como métodos para su automatización.
El cumplimiento de los requisitos del documento permitirá:
- preparar documentos contractuales utilizando formularios estandarizados de acuerdo con las normas aceptadas;
- reducir el tiempo para acordar contratos mediante el uso de formularios estándar con condiciones previamente acordadas y posibles desviaciones de estas condiciones;
- Minimizar los riesgos legales y comerciales asociados con el incumplimiento de obligaciones contractuales o la pérdida de documentos.
Uno de los lugares centrales para garantizar la eficiencia de la gestión lo ocupa el desarrollo, implementación, uso y mantenimiento de documentos regulatorios. Los requisitos para la regulación de las actividades oficiales están establecidos por la norma GOST R 52294-2004 “Gestión de organizaciones. Reglamento electrónico para actividades administrativas y oficiales.”
Normas sobre el trabajo con documentación reglamentaria. respalda los requisitos del estándar y contiene reglas para la creación de documentos regulatorios, estándares para crear un marco regulatorio unificado para la organización.
El reglamento establece un control centralizado sobre la preparación de los documentos reglamentarios y su colocación en una base de datos reglamentaria unificada, lo que hace que el trabajo de elaboración de normas sea más transparente y sistemático.
El cumplimiento de los requisitos del documento permitirá:
- reducir los costos laborales para el desarrollo de nuevos documentos regulatorios;
- garantizar el cumplimiento de los documentos regulatorios recién creados con el entorno regulatorio;
- minimizar los riesgos asociados con la falta de documentación regulatoria o su irrelevancia, inaccesibilidad o complejidad de presentación;
- crear una plataforma para la formación interna de los empleados en sus responsabilidades funcionales;
- Reduzca el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos reglamentarios.
Por lo tanto, el uso de conjuntos de documentos regulatorios listos para usar reduce el tiempo de preparación para la automatización del flujo de documentos, le permite construir el trabajo de oficina de la organización de acuerdo con los requisitos regulatorios y metodológicos actuales y también establece un estándar corporativo unificado para trabajar con documentos en la organización. Vincular todos los documentos reglamentarios del conjunto al programa de gestión de documentos electrónicos hace que a los empleados les resulte menos doloroso adaptarse al trabajo en el nuevo programa y que las acciones mismas en el sistema sean más efectivas.
Orden e instrucción: procedimiento de emisión en una empresa.
El procedimiento para emitir órdenes e instrucciones consta de etapas separadas que se llevan a cabo en una secuencia determinada. Sería un error comenzar el artículo con un examen directo de estas etapas. Primero es necesario determinar el propósito principal del pedido y las instrucciones, identificar las similitudes y diferencias que existen entre este tipo de documentos.
Orden e instrucción: ¿cuáles son las similitudes y diferencias?
Cabe señalar inmediatamente que las órdenes e instrucciones se refieren a documentos administrativos 1 emitidos en condiciones de toma exclusiva de decisiones. En tales condiciones, el poder sobre todas las cuestiones de gestión de la empresa en su conjunto pertenece a su director, y sobre las cuestiones de gestión dentro de una unidad estructural, al gerente del nivel correspondiente.
Las instrucciones y decisiones contenidas en el texto de una orden o directiva podrán dirigirse a:
● mejorar la estructura organizativa de la empresa;
● selección de medios y métodos para llevar a cabo las actividades principales (o de producción) de la empresa;
● proporcionar a la empresa recursos financieros, laborales, materiales, de información y de otro tipo;
● aprobación de documentos organizativos y cambios en ellos, etc.
Cabe señalar que las instrucciones y decisiones contenidas en órdenes o instrucciones son de ejecución obligatoria por todos o algunos de los empleados de la empresa.
Ahora intentemos identificar las diferencias entre los tipos de documentos que estamos considerando.
Orden es un acto jurídico emitido por el jefe de una empresa (su unidad estructural), que actúa sobre la base de la unidad de mando para resolver las tareas principales y operativas que enfrenta la empresa.
Orden 2 – es un acto jurídico emitido por el jefe individual, principalmente de un órgano colegiado, con el fin de resolver cuestiones operativas; Por regla general, tiene un período de validez limitado y se refiere a un círculo reducido de funcionarios y ciudadanos.
Actualmente, se conocen en la práctica varios enfoques que determinan en qué casos se deben crear pedidos y en qué casos, instrucciones.
1.En las pequeñas empresas, donde solo el gerente (o, en su ausencia, el gerente interino) tiene derecho a firmar documentos administrativos, se emiten órdenes para las tareas principales (por ejemplo, para las tareas de las principales actividades de la empresa, para las tareas de mejora la estructura organizativa, etc.), y órdenes - sobre cuestiones operativas y cuestiones de carácter informativo y metodológico(por ejemplo, en cuestiones de participación en el trabajo los fines de semana y festivos por necesidades de producción, en cuestiones relacionadas con la organización de la ejecución de pedidos, instrucciones, etc.).
2.El segundo enfoque es aceptable. para medianas y grandes empresas, donde no solo el jefe de la empresa, sino también los jefes de las divisiones estructurales tienen derecho a firmar documentos administrativos. En este caso el jefe de la empresa emite órdenes, que se aplican a toda la empresa en su conjunto, y a los gerentes las unidades estructurales emiten órdenes, cuyas acciones suelen extenderse únicamente a la unidad estructural subordinada a un determinado directivo.
Las órdenes e instrucciones se dividen en tres subtipos:
● por actividad principal;
● por personal;
● sobre cuestiones administrativas y económicas.
Etapas de emisión de órdenes e instrucciones.
En el procedimiento de emisión de órdenes e instrucciones se pueden distinguir ocho etapas 3:
1. Inicio de la emisión de una orden o instrucción.
2. Recopilación y análisis de información para elaborar un borrador de documento.
3. Elaboración de un proyecto de orden o reglamento.
4. Aprobación del borrador del documento.
5. Finalización del proyecto de orden o reglamento con base en los comentarios de los aprobadores.
6. Firmar una orden o instrucción.
7. Registro de una orden o instrucción.
8. Dar orden o instrucción a los ejecutores.
Las etapas anteriores se llevan a cabo de forma secuencial, desde la primera etapa hasta la octava, además, la quinta etapa puede estar completamente ausente si no hay comentarios sobre el borrador del documento en la etapa de aprobación.
Consideremos cada etapa por separado.
Iniciar la emisión de una orden o instrucción
Se podrán elaborar proyectos de órdenes y reglamentos en los siguientes casos:
● de forma planificada (de acuerdo con un plan o programa previamente desarrollado);
● en nombre de la dirección de la empresa;
● por iniciativa de los jefes de divisiones estructurales o de empresas subordinadas, así como de especialistas individuales.
La justificación de la necesidad de dictar una orden o reglamento puede plasmarse en un memorando, un certificado de contenido analítico o informativo, una propuesta, una conclusión, un acto o un oficio. Estos documentos actúan como detonante de una decisión.
Novostroyregion-A LLC recibe una carta del desarrollador de software OJSC Technologies of the 21st Century sobre el lanzamiento de una nueva versión del producto de software de contabilidad de almacenes "Sklad+", así como un CD con un módulo de actualización e instrucciones para la actualización.
Habiendo recibido esta carta, el director de Novostroyregion-A LLC emite una resolución en la que instruye al director del almacén A.V. analizar nuevas capacidades del sistema de automatización de contabilidad de almacén e informar sobre la necesidad de cambiar a una nueva versión del programa.
Stepánov A.V. prepara una nota dirigida al director general, en la que informa que la transición a una nueva versión del sistema permitirá organizar más eficazmente el trabajo de contabilidad de mercancías y aumentar la eficiencia del trabajo del personal.
Habiendo estudiado este memorando, el Director General elabora una nueva resolución en la que instruye a preparar un proyecto de orden para la puesta en servicio de una nueva versión del sistema de automatización de contabilidad de almacén.
Es decir, en esta situación, los documentos iniciales para emitir el pedido fueron una carta de OJSC 21st Century Technologies y una nota interna del director del almacén A.V. Sobre la base de estos documentos, el director de la empresa dio instrucciones para preparar un borrador de orden.
Recopilación y análisis de información para preparar un proyecto de orden o reglamento.
Esta etapa implica, en primer lugar, la recopilación y análisis de información objetiva, suficiente y oportuna, necesaria para desarrollar una decisión de gestión, que posteriormente quedará reflejada en la orden o reglamento emitido.
Las fuentes de información pueden ser:
● actos legislativos y documentación reglamentaria;
● documentación actual de la organización;
● documentos procedentes de otras organizaciones;
● publicaciones en revistas;
● materiales científicos, etc.
El resultado de la recopilación y análisis de información es el desarrollo de una decisión de gestión. Vale la pena prestar atención al hecho de que en el proceso de análisis de información generalmente se elaboran varias opciones de solución y, después de una evaluación integral, se selecciona la más aceptable.
Continuación del ejemplo 1
En el caso considerado en el Ejemplo 1, las fuentes de información incluyen tanto documentos internos de la organización como documentos recibidos de una organización de terceros.
Los documentos internos de Novostroyregion-A LLC que son necesarios para su estudio incluyen: las normas vigentes sobre el trabajo en el sistema de automatización de contabilidad de almacenes "Sklad+", la orden que lo aprobó, así como un memorando.
Además, es necesario estudiar en detalle las solicitudes enviadas por OJSC “Tecnologías del siglo XXI” mediante carta de 9 de enero de 2007 No. 2/02-15.
Elaboración de un proyecto de orden o reglamento.
Hablando de preparar un proyecto, cabe señalar que un especialista (o desarrollador) prepara un proyecto, no un documento. El proyecto no tiene fuerza jurídica, y para que el proyecto de documento administrativo se convierta en orden o reglamento deberá pasar por el procedimiento de aprobación y firma. Además, tras la firma es necesario redactar el documento.
Un proyecto de orden o reglamento lo prepara un especialista o especialistas de las unidades estructurales. Si un borrador de documento afecta los intereses de varios departamentos, entonces, por decisión de la dirección de la empresa, se debe crear una comisión temporal o nombrar un grupo de trabajadores para preparar el proyecto.
Los proyectos de órdenes e instrucciones 4 se redactan de acuerdo con los requisitos de GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos" 5 (en adelante, GOST R 6.30-2003).
Entonces, Los borradores de órdenes y regulaciones están impresos en formularios. Formato A4, es decir. 210×297 milímetros. Por lo general, se desarrollan formularios especiales para pedidos e instrucciones. Según GOST R 6.30-2003, se denominan "formularios para tipos específicos de documentos". Dichos formularios (excepto cartas), según los documentos constitutivos de la organización, incluyen los siguientes detalles:
● emblema estatal de la Federación de Rusia (o el emblema de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia, o el emblema de una organización, o una marca comercial (marca de servicio);
● nombre del tipo de documento;
● lugar de compilación o publicación del documento;
● así como marcas restrictivas para más detalles:
— número de registro del documento.
El tamaño de los campos del formulario merece especial atención. Por lo tanto, de acuerdo con GOST R 6.30-2003, el formulario debe tener campos de al menos:
El margen izquierdo se utiliza para archivar el documento en el archivo. De esto podemos concluir que al desarrollar formularios de documentos para períodos de almacenamiento permanente (más de 10 años) y a largo plazo (que incluyen pedidos e instrucciones), es mejor establecer el margen izquierdo en el rango de 30 a 35 mm, en lugar de 20 milímetros.
Tabla 1. Detalles obligatorios del pedido e instrucciones
nombre del tipo de documento
no es necesario completarlo, está en el formulario
lugar de preparación o publicación del documento
no es necesario completarlo, está en el formulario
número de registro del documento
redactado después de la firma en el momento del registro del documento
título al texto
redactado al preparar un borrador de documento
documento de aprobación de visa (también puede ser, si es necesario, sello de aprobación de documento)
Quedan totalmente formalizados durante la aprobación del borrador del documento.
redactado en el momento de la firma del documento
Dependiendo de los documentos constitutivos, puede estar presente el emblema estatal de la Federación de Rusia (o el emblema de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia, o el emblema de una organización o una marca registrada) 6
no es necesario completarlo, está en el formulario
Configuración para control y ejecución.
marca de control
redactado al presentar un documento para control
Baja del control y envío del documento al archivo
una nota sobre la ejecución del documento y su envío a archivo
Se redacta cuando el documento se retira del control y se envía al expediente.
Pasemos ahora a considerar las características del diseño de proyectos de órdenes y reglamentos. Empecemos con reglas para escribir texto. Él siempre expresado en primera persona del singular y consta de dos partes:
● declaración (o preámbulo) y
EN determinar parte se da la justificación de las acciones prescritas. Si la base para emitir una orden o instrucción fue un acto legal legislativo o reglamentario de una organización superior o un documento emitido previamente por esta organización, su nombre, fecha y número se indican en la parte comprobatoria. En este caso, se pueden utilizar expresiones como “Basado en”, “De conformidad con”, “De conformidad con”. Si una orden o instrucción se emite de forma proactiva, la parte declarativa formula las metas y objetivos de las acciones prescritas y establece los hechos o eventos que llevaron a la emisión de la orden o instrucción.
La parte declarativa suele comenzar con las palabras "A los efectos de", "En relación con", etc.
Hay casos en los que la parte comprobatoria puede estar ausente debido a que las acciones prescritas no necesitan explicación ni justificación 7 .
La parte comprobatoria en los pedidos está separada de la parte administrativa por la palabra "PEDIDO:", y en los pedidos, por la palabra "OFREZCO:" o "OBLIGO:". Estas palabras están impresas en una nueva línea del campo en letras mayúsculas.
parte administrativa debe contener una lista de acciones prescritas, indicando el ejecutante de cada acción y el plazo de ejecución.
La parte administrativa a menudo se divide en puntos debido a que se supone que habrá varios ejecutores para diversas tareas con sus propios plazos.
Documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos: Directrices para la implementación de GOST R 6.30-2003.
Si la acción involucra a un ejecutante específico, el párrafo correspondiente del documento debe comenzar con una indicación del cargo y apellido del ejecutante (las iniciales en el texto se colocan después del apellido) en el caso dativo. Las organizaciones o divisiones estructurales pueden ser indicadas como ejecutantes.
La información sobre una acción de gestión se transmite mediante un verbo en forma indefinida y un objeto que indica el objeto de la acción. Por ejemplo:
1. Jefe del Departamento de Operaciones Internacionales A.D. Kotov preparar un borrador de “Instrucciones sobre la organización del trabajo. "
2. Jefe del Departamento Jurídico S.G. Melnikov Proporcionar al Departamento de Operaciones Internacionales los actos legales regulatorios y documentos metodológicos necesarios.
La indicación del plazo de ejecución se da en una línea separada y se emite como la fecha de finalización de la ejecución. Por ejemplo:
3. Fecha límite de presentación: 15 de julio de 2003.
El último párrafo de la parte administrativa indica personas específicas a quienes se les confía el control sobre la ejecución del documento administrativo. Por ejemplo:
El control de la ejecución de la orden está a cargo del vicepresidente del directorio del banco, K.M.
Instrucciones estándar para el trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales, aprobadas por orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 8 de noviembre de 2005 No. 536.
Si la orden cambia o cancela alguna de sus disposiciones, entonces uno de los párrafos de la parte administrativa del texto debe contener un enlace al documento que se cancela (cláusula del documento) indicando su fecha, número y título. El texto del párrafo debe comenzar con las palabras “Reconocer como inválido. "
La orden no debe incluir la cláusula “Orden a ser puesta en conocimiento de. " Las divisiones (funcionarios) a cuya atención se dirige la orden se enumeran en el índice de distribución, que el ejecutor prepara junto con el borrador de la orden.
Se deberá imprimir el texto de cualquier documento organizativo y administrativo redactado en papel A4. con interlineado y medio.
Una orden o directiva puede tener diferentes anexos 8: disposiciones, reglamentos, listas, listados, gráficos, tablas, documentos modelo, etc. Sin embargo El detalle "Sello de presencia de una solicitud" nunca se emite en órdenes e instrucciones. debido a que el enlace a la solicitud se proporciona directamente en el texto del documento administrativo.
Si la solicitud es de carácter referencial o analítico (diagrama, tabla, lista, etc.), entonces el texto de la orden o instrucción contiene un enlace "según el Apéndice 2" o "(Apéndice 2)". En este caso, en la primera página de la solicitud, en la esquina superior derecha está escrita la palabra "Apéndice", y debajo hay un enlace al pedido o instrucción. Si hay varias solicitudes, están numeradas.
Apéndice No. 2
por encargo de JSC "Alternativa-M"
de fecha 11 de enero de 2007 No. 1
Si el anexo al documento administrativo es un documento aprobado (reglamento, reglamento, instructivo, etc.), en el párrafo correspondiente de la parte administrativa se hace la siguiente marca: “(adjunto)”. Y en el propio documento, en la esquina superior derecha de la primera página, está escrito el atributo "Declaración de aprobación del documento".
Título Deberá formalizarse en todos los borradores de órdenes e instrucciones e incluirse un breve resumen del documento.
Debe responder a la pregunta "¿sobre qué (quién)?", por ejemplo, "sobre la aprobación de instrucciones para el trabajo de oficina", "sobre la certificación de los empleados de Svyazinvestcom CJSC", "sobre la implementación del concepto de mejora del soporte documental". para la gestión”.
En este caso, el título no debe ocupar más de cinco líneas con una longitud total de hasta 150 caracteres, impreso desde el margen (es decir, sin sangría de párrafo) a interlineado simple, sin comillas y sin subrayar, comenzando con mayúscula. letra y final sin usar punto.
No nos detendremos en la cuestión de completar los detalles obligatorios de un formulario de pedido o instrucción, ya que esto se describe en detalle en el artículo de E.M. Kameneva “Desarrollo de formas de documentos organizativos y administrativos”, publicado en las revistas No. 8' y No. 9' 2005.
Cuando se prepara el proyecto de orden o reglamento, comienza la siguiente etapa: la aprobación del proyecto de documento administrativo. Está indisolublemente ligado a otra etapa: finalizar el proyecto basándose en los comentarios de los funcionarios que lo aprobaron. Por lo tanto, consideraremos ambas etapas simultáneamente.
Aprobación de un borrador de orden o reglamento y finalización del borrador basado en comentarios de los funcionarios que lo aprobaron.
La aprobación del borrador del documento implica:
● aprobación interna o aprobación (si la aprobación interna es suficiente para emitir un documento), que se formaliza con el requisito "visa de aprobación de documento";
● aprobación externa (si es necesario realizar un examen de la solución en otras organizaciones). Rara vez se recurre a la aprobación externa de proyectos de órdenes y reglamentos, por lo que no nos detendremos en ello en este artículo 9.
Garantizar la preparación de alta calidad de los borradores de documentos y su coordinación con las partes interesadas es responsabilidad de los jefes de departamento que presentan el borrador.
Cláusula 2.7.1.2. Instrucciones estándar para el trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales, aprobadas por orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 8 de noviembre de 2005 No. 536.
Cláusula 2.7.1.2. Instrucciones estándar para el trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales, aprobadas por orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 8 de noviembre de 2005 No. 536.
Los borradores de órdenes (instrucciones) y sus anexos son respaldados por el ejecutor 10 y el jefe de la unidad que presentó el proyecto, por los jefes de las unidades para quienes el proyecto proporciona tareas y asignaciones, así como por el jefe del preescolar. servicio educativo y servicio jurídico (respalda proyectos de actos jurídicos reglamentarios). Las objeciones al borrador de orden (instrucción) que surgen durante la aprobación se establecen en un certificado adjunto al borrador.
Si se realizan cambios fundamentales en el borrador de la orden durante el proceso de aprobación, está sujeto a reimpresión y nueva aprobación.
Los proyectos de órdenes (instrucciones) presentados al gerente para su firma son respaldados por los subdirectores de acuerdo con la distribución de responsabilidades.
La empresa debe desarrollar una lista de tipos y subtipos de 11 documentos que indiquen las personas cuyas visas se requieren para su aprobación, es decir. indicando los principales aprobadores, o una hoja de formularios de documentos 12.
Las etapas de elaboración de un borrador de documento, su aprobación y perfeccionamiento en base a los comentarios de los aprobadores se pueden realizar de la forma denominada “tradicional” o utilizando un sistema ofimático y de gestión de documentos electrónicos.
Con el método "tradicional" El borrador del documento administrativo se prepara en un formulario y se envía para su aprobación en papel.
En este caso, los visados de los funcionarios se colocan en la parte inferior del reverso de la última hoja del borrador del documento. El especialista que prepara el proyecto de orden o directiva puede sentar las bases para una mayor emisión de visas indicando en el reverso de la última hoja del borrador del documento los cargos y nombres de quienes lo aprueban. Los detalles de la "visa de aprobación de documentos" deben redactarse de acuerdo con GOST R 6.30-2003.
Pág. 3.24. GOST R 6.30-2003. Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación.
La aprobación del documento se emite con una visa de aprobación de documento (en adelante, la visa), que incluye la firma y cargo de la persona que aprueba el documento, una transcripción de la firma (iniciales, apellido) y la fecha de la firma. Por ejemplo:
Firma personal de A.S. Orlov
fecha
Si hay algún comentario al documento, la visa se emite de la siguiente manera:
Se adjuntan comentarios
Jefe del Departamento Jurídico
Firma personal de A.S. Orlov
fecha
Los comentarios se expresan en hoja aparte, firmada y adjunta al documento.
A discreción de la organización, se permite la aprobación página por página del borrador del documento o la posibilidad de emitir visas de documentos en una hoja de aprobación separada. Al mismo tiempo, la forma de la hoja de aprobación no está regulada ni por GOST ni por actos legales y, de acuerdo con esto, en diferentes organizaciones la hoja de aprobación puede tener una forma diferente.
Al presentar un borrador de documento administrativo en papel para su aprobación, solo es posible un tipo de ruta de proyecto: secuencial. Esto significa que al mismo tiempo el borrador del documento sólo puede estar en posesión de uno de los funcionarios que lo aprueban. En la práctica, a menudo hay casos en los que un borrador de documento debe ser aprobado por gerentes del mismo nivel y el orden de su aprobación no importa. En consecuencia, una ruta secuencial de aprobación de documentos no siempre es la solución óptima.
Además, el método de aprobación "tradicional" "consume" bastante tiempo de trabajo de los empleados de la empresa. Después de todo, el borrador del documento en papel debe presentarse de forma independiente a los funcionarios de aprobación o transferirse a través del servicio de soporte de documentación de gestión (en adelante, el servicio DOU). En este último caso, la aprobación del documento lleva mucho tiempo, ya que primero es necesario llevar el proyecto al servicio de la institución de educación preescolar, luego es necesario que la secretaria o el responsable del trabajo de oficina del departamento requerido lo recoja. retire el proyecto del servicio de la institución de educación preescolar y transfiéralo a su gerente para su aprobación, y después de la aprobación, devuelva el proyecto al servicio DOW... Este procedimiento debe continuar hasta que todos los funcionarios necesarios acuerden el proyecto. Como resultado, en las medianas y grandes empresas, la aprobación de un borrador de documento puede tardar varios días.
Coordinación de borradores de documentos mediante sistemas ofimáticos y de gestión documental electrónica. Tiene muchas ventajas en comparación con el método “tradicional”. Con este enfoque, el desarrollador del borrador del documento crea un proyecto en el sistema, indica el tipo de ruta para el borrador del documento durante la aprobación y activa el procedimiento de aprobación.
Son posibles las siguientes vías de coordinación:
● secuencial: cuando el proyecto llega por primera vez al primer aprobador; después de haber aprobado el proyecto, el proyecto pasa automáticamente al segundo aprobador, etc.;
● paralelo: cuando el proyecto se presenta simultáneamente a todas las partes que lo aprueban y aprueban el borrador del documento en cualquier secuencia;
● paralelo-secuencial (o mixto): cuando el borrador del documento es recibido por primera vez por un grupo de funcionarios que pueden realizar la aprobación en cualquier secuencia; y sólo después de que todos los funcionarios del primer grupo hayan aceptado, el proyecto se envía al siguiente grupo de funcionarios.
Si consideramos la coordinación de borradores de órdenes e instrucciones, se puede observar que lo más óptimo sería una ruta paralela-secuencial. En este caso, la coordinación se puede organizar mediante la siguiente cadena:
● 1 grupo de aprobadores: el ejecutor (o desarrollador) del borrador del documento;
● 2º grupo de coordinadores – el jefe del contratista;
● 3er grupo de aprobadores: el director (o empleado del servicio de la institución de educación preescolar) que verifica la exactitud del borrador del documento administrativo;
● cuarto grupo de coordinadores: jefes de departamentos a los que el proyecto asigna tareas e instrucciones, así como el jefe del servicio jurídico;
● Quinto grupo de coordinadores – adjunto (o adjuntos) del director de la empresa.
La coordinación mediante sistemas automatizados también tiene una serie de ventajas en comparación con la coordinación "tradicional". Nombramos los principales:
1. El desarrollador no necesita perder tiempo entregando el proyecto a los funcionarios de aprobación, ya que esto lo hace el sistema de acuerdo con la ruta indicada.
2. El desarrollador podrá indicar el tiempo durante el cual el funcionario está obligado a aprobar el borrador del documento.
3. El autor del borrador del documento puede ver en cualquier momento cómo se aprueba el documento, quién de los funcionarios llevó a cabo la aprobación y qué visa se emitió.
4. Los funcionarios encargados de la aprobación sabrán rápidamente que han recibido un borrador del documento para su aprobación gracias a un sistema de notificación especial.
5. El borrador del documento se acuerda lo más rápido posible.
6. El borrador del documento no se puede perder en el proceso de aprobación.
7. El sistema puede almacenar todas las versiones del proyecto, visas y notas de aprobación.
A pesar de las ventajas bastante significativas mencionadas anteriormente de la aprobación "electrónica", actualmente se utiliza en un pequeño número de empresas. Y la razón de esto es la siguiente: es posible automatizar el trabajo con borradores de documentos, incluida la etapa de aprobación, solo si todos los gerentes se convierten en usuarios activos de los sistemas de ofimática y gestión de documentos electrónicos, porque son los principales funcionarios de aprobación. Desafortunadamente, la práctica actual muestra que en la mayoría de las organizaciones y empresas los principales usuarios de los sistemas de automatización son las secretarias y los responsables del trabajo de oficina, cuya competencia no incluye la aprobación de borradores de documentos.
Ahora consideremos qué sucede si uno de los aprobadores no está de acuerdo con el contenido del borrador del documento.
En caso de que uno o más aprueben comentarios de carácter fundamental, Al cambiar la esencia del documento, el borrador debe reimprimirse (es decir, se debe crear una nueva versión del borrador del documento) y volver a acordarse.
Si durante la aprobación se hicieron comentarios editoriales, no cambie el contenido del proyecto, entonces el proyecto también está sujeto a reimpresión, pero en este caso no es necesaria una nueva aprobación.
Firmar una orden o instrucción
El borrador del documento acordado se envía al gerente para su firma.
Si las visas de aprobación no se emitieron en el reverso de la última hoja del proyecto, sino en una hoja de aprobación separada, en este caso también es necesario transferir la hoja de aprobación del borrador del documento al gerente.
La firma del gerente convierte el borrador del documento en un documento completo, después del cual debe registrarse.
Registro de una orden o instrucción
Registro de documentos es un registro de datos contables sobre un documento en una forma prescrita, que registra el hecho de su creación, envío o recepción.
En nuestro caso, el registro dejará constancia del hecho de la creación del documento. Vale la pena señalar que el registro también es necesario para registrar más documentos y organizar el trabajo de referencia.
El registro se puede realizar de una de tres formas:
● una entrada sobre un documento en un diario en papel (formulario de registro de diario);
● mediante registro en una tarjeta de registro y control en papel (formulario de registro de tarjeta);
● introducir información sobre el documento en el sistema ofimático y de gestión de documentos electrónicos (formulario de registro automatizado).
Vale la pena señalar que en la actualidad es recomendable el registro automatizado de documentos, ya que tiene muchas ventajas en comparación con las formas de registro de diario y tarjeta. Nombramos una pequeña parte de estas ventajas:
● búsqueda rápida de documentos por cualquier detalle o detalle;
● generación automática de informes, resúmenes, realización de trabajos de referencia y análisis de documentos;
● control automático sobre la ejecución de órdenes (documentos);
● la capacidad de registrar documentos simultáneamente en varios lugares de trabajo y otros.
Además, el registro automatizado de documentos es posible sin la introducción de software especializado en la empresa.
En la mayoría de las pequeñas empresas, esto se hace utilizando el programa MS Excel, completando una tabla normal.
Durante el registro, se asigna el documento. número de registro y fecha del documento. La fecha del pedido e instrucciones debe ser la fecha de la firma, de lo que podemos concluir que los pedidos e instrucciones deben quedar registrados el día de su firma.
Los documentos se registran dentro de grupos, según el nombre del tipo de documento. Además, las órdenes (así como las instrucciones) sobre actividades básicas, sobre personal y sobre cuestiones administrativas y económicas se registran por separado. Esto significa que los subtipos de órdenes e instrucciones anteriores no tendrán una numeración común, sino separada.
Ahora presentamos los requisitos para el registro del número de registro y la fecha del documento, consagrados en GOST R 6.30-2003.
Pág. 3.12. GOST R 6.30-2003. Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación.
El número de registro de un documento consta de su número de serie 13, el cual puede complementarse a criterio de la organización con un índice de casos según la nomenclatura de casos, información sobre el corresponsal, albaceas, etc.
El número de registro de un documento elaborado conjuntamente por dos o más organizaciones consta de los números de registro del documento de cada una de estas organizaciones, separados por una barra en el orden en que se indican los autores en el documento.
Sección 3.11. GOST R 6.30-2003. Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación.
La fecha del documento está escrita en números arábigos en la secuencia: día del mes, mes, año. El día del mes y el mes se escriben en dos pares de números arábigos separados por un punto; año – en cuatro números arábigos.
Se permite un método verbal-numérico para formatear una fecha, por ejemplo, 05 de junio de 2003, así como formatear una fecha en la secuencia: año, mes, día del mes, por ejemplo: 2003.06.05.
Habitualmente se utiliza un método digital para formalizar la fecha de los pedidos e instrucciones, por ejemplo, 05/02/2007.
Llevar una orden o instrucción a los ejecutores.
Llevar el documento administrativo a los albaceas significa replicar el documento, enviarlo (lo antes posible) o transferirlo a los albaceas.
En la organización "tradicional" del trabajo de oficina, la mayoría de las veces se hacen copias de órdenes e instrucciones, y con menos frecuencia se hacen extractos, que luego se envían a los ejecutores o empleados de la organización de acuerdo con el índice de distribución (también se dibuja firmado y firmado por el albacea).
Si se utiliza un sistema de automatización de oficinas y flujo de documentos electrónicos cuando se trabaja con documentos, en la mayoría de los casos (cuando un empleado no necesita estar familiarizado con el documento para firmar, lo cual es importante, por ejemplo, al redactar algunos documentos administrativos para personal), el documento registrado se envía a los empleados que utilizan los sistemas. Este enfoque permite a los destinatarios recibir un documento en el menor tiempo posible y también ahorra recursos materiales y de tiempo que se gastan con el enfoque "tradicional" para copiar documentos y transferir copias.
Cabe señalar que la mayoría de los documentos administrativos están sujetos a control por parte del servicio de la institución de educación preescolar antes de ser entregados a los albaceas. Sin embargo, el control de la ejecución es un gran tema aparte al que prestamos suficiente atención el año pasado. 14 , 15 .
El tema continúa en el artículo de V.P. Kozyreva “Elaboración de borradores de documentos administrativos: interacción entre el ejecutor responsable y el especialista en gestión de registros”.
Cuando un especialista experimentado comparte su trabajo, siempre resulta interesante. Y especialmente cuando se trata de establecer una interacción constructiva con compañeros de otros departamentos. Aprenderá a preparar un borrador de documento administrativo de acuerdo con las reglas del trabajo de oficina y todas las sutilezas del idioma ruso. GOST R 6.30-2003 establece solo los requisitos más básicos para la preparación de documentos administrativos. El autor cuenta cómo fueron finalizados (ampliados) e implementados en una empresa de telecomunicaciones interregional. Los ejemplos específicos de redacción para diversas situaciones y la presencia de muestras de diseño hacen que el artículo sea muy conveniente para su aplicación práctica en su trabajo. El artículo fue publicado en la edición de julio de 2007 de la revista "Office Management and Document Flow in the Enterprise".
1 Documentos administrativos – documentos que registran decisiones sobre cuestiones administrativas y organizativas de las actividades de la institución (orden, instrucción, etc.). – Un breve diccionario de tipos y variedades de documentos. – M.: VNIIDAD. – 1974.
2 Actualmente, un decreto también es un acto jurídico emitido individualmente por: – el jefe de Estado – el Presidente de la Federación de Rusia; – el jefe de un órgano colegiado de poder y dirección dentro de la competencia que le confiere, por ejemplo, una orden del Presidente del Gobierno de la Federación de Rusia; – jefes del poder ejecutivo de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia – gobernadores, alcaldes, etc.
3 Véase el operograma del ciclo de vida de un pedido para la actividad principal en el artículo de Yu.V Khimich en la página 32 de la revista nº 2’ de 2007.
4 Algunas órdenes e instrucciones para el personal deben redactarse sobre la base del artículo 9 de la Ley Federal de 21 de noviembre de 1996 No. 129-FZ "Sobre Contabilidad" de acuerdo con formularios unificados aprobados por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia de 5 de enero de 2004 No. 1 “Sobre la aprobación de formularios unificados, documentación contable primaria para contabilidad y pago laboral”.
5 GOST R 6.30-2003 tiene un carácter consultivo para todas las organizaciones excepto las autoridades ejecutivas federales. A pesar de esto, la estricta implementación de sus disposiciones indica una alta cultura de documentar información y trabajar con documentos.
6 Si una organización comercial no tiene un logotipo o marca registrada (marca de servicio) de la organización, entonces este detalle no se emite.
7 Véase un ejemplo de orden sin parte declarativa en el artículo de T.A. Kuznetsova en la página 45 de la revista nº 2 de 2007.
8 Véase el artículo de E.M. Kameneva. “Algunas sutilezas del diseño de aplicaciones”, publicado en el nº 11’ de 2006 en la página 26 de la revista “Office Management and Document Flow in the Enterprise”.
9 Para el procedimiento de aprobación externa, ver respuesta a la pregunta de la página 37 de la revista No. 6’ de 2006.
10 Se entiende por albacea el especialista que está elaborando un borrador de documento.
11 Tipo de documento es aquel que pertenece al sistema de documentación en función de su contenido y finalidad (por ejemplo, orden, instrucción, acto, etc.). En este caso, se entiende por subtipo un conjunto de documentos del mismo tipo, unidos por la naturaleza del tema planteado en el documento (por ejemplo, órdenes de formación, órdenes de certificación, órdenes de creación de una comisión de expertos, etc.).
12 La tabla de formularios de documentos utilizados en las actividades de la organización es una lista de formularios aprobados de documentos que son necesarios y suficientes para la implementación de las funciones y tareas de las actividades de gestión, con una descripción de su estatus legal, etapas de preparación. y finalización.
13 Los números de serie se asignan durante el año calendario, es decir. A partir de principios del próximo año, los números de serie volverán a comenzar con uno.
14 Ver artículo de O.V. Ryskova “Control sobre la ejecución de instrucciones: requisitos de los reglamentos de las autoridades ejecutivas federales” en la página 24 de la revista No. 1 '2006.
15 Véanse los artículos de E.M. Kameneva sobre los métodos de seguimiento de la ejecución de las instrucciones en la página 72 de la revista No. 9 de 2006 y en la página 76 de la revista No. 10 de 2006.
La orden especial de puesta en funcionamiento de prueba del sistema deberá indicar:
- Momento de la operación de prueba;
- Lista de departamentos (lugares de trabajo);
- Plazo para equiparlos con software y hardware;
- Responsable de realizar operaciones de prueba en los departamentos.
La misma orden puede contener instrucciones sobre la aprobación de regulaciones temporales (reglas, procedimientos) para trabajar con el EDMS. Después de la operación de prueba, es necesario preparar una lista de propuestas o recomendaciones para la transición a un EDMS, que, por regla general, si las propuestas fueron preparadas por empleados de la organización del cliente, se redactan en forma de un funcionario interno. documento. Este documento contiene información sobre los problemas que surgieron durante la operación de prueba, así como propuestas para configuración adicional del sistema.
Soporte regulatorio para el proceso de implementación.
La eficacia de la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos, por supuesto, está determinada tanto por su coste como por el volumen de documentos procesados, así como por las características específicas de las actividades de la empresa.
Importante
Los cálculos muestran que, en general, la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos da sus frutos en uno o dos años.
Etapas de implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos Tarde o temprano, todo gerente se da cuenta de la necesidad de automatizar el sistema de gestión de documentos en una empresa, cuyo objetivo es optimizar sus actividades productivas y organizativas.
Orden de muestra para la aprobación del flujo de documentos.
Una vez seleccionados el producto de software y el contratista de trabajo, es necesario crear un documento administrativo que definirá:
- Jefe del equipo de implementación del lado del cliente;
- Composición del grupo de trabajo;
- Tareas de elaboración de un cronograma de trabajo, involucrando a otros especialistas involucrados en la implementación del EDMS (preparación de equipos técnicos, información y software, etc.).
Ejemplo de una orden para crear un grupo de trabajo En el futuro, será necesario emitir una orden que apruebe el cronograma de trabajo para la implementación del EDMS.
Teniendo en cuenta este plan, se llevan a cabo todas las etapas posteriores de implementación.
Ejemplo de orden de aprobación del anexo 3. Aprobación de la lista de usuarios e identificación del administrador del sistema.
Implantación de un sistema de gestión documental electrónica.
Examen previo al proyecto, selección de producto de software.
El documento administrativo (generalmente una orden), emitido por la dirección en la primera etapa de implementación, contiene la justificación de la necesidad de implementar el EDS, y el texto indica la persona responsable, o varias personas que deben:
- Determinar por qué fuerzas se implementará el sistema (las nuestras o con la participación de un contratista de obra);
- Determinar el contratista general de la obra;
- Determinar la escala aproximada de implementación y el presupuesto planificado.
El resultado del trabajo en el orden anterior suele ser una propuesta comercial elaborada por ambas partes.
2. Creación de un grupo de trabajo y aprobación del cronograma de trabajo.
- control del recorrido y tramitación de cada documento, incluido el cumplimiento de los plazos para su ejecución y aprobación;
- aumentar la disciplina ejecutiva y minimizar el riesgo de pérdida de documentos y acceso no autorizado a información confidencial;
- la capacidad de buscar rápidamente cualquier documento o paquete de documentos de acuerdo con las solicitudes generadas por los artistas intérpretes o ejecutantes;
- reducir el tiempo de tránsito de las señales de control tanto vertical como horizontalmente;
- aumentar la productividad de los empleados y la eficiencia de toda la organización en su conjunto.
Las tareas enumeradas también determinan las ventajas de implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos, especialmente en aquellas empresas donde el flujo anual de documentos se calcula en miles de unidades contables y el archivo en decenas de miles.
Designar a [cargo, F.] como responsable de la formación y firma de documentos electrónicos.
Y SOBRE.]. 7. La orden debe comunicarse a todas las divisiones estructurales de la organización.
8. Confío el control de la ejecución de la orden a [cargo, F.
Y SOBRE.]. [cargo, firma, iniciales, apellido] Se han familiarizado con el pedido: [cargo, firma, iniciales, apellido] La versión actual del documento que le interesa está disponible únicamente en la versión comercial del sistema GARANT.
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Orden para la implementación de un sistema de gestión documental electrónica [día, mes, año] N [valor] A los efectos de [ingrese lo que sea necesario] Ordeno: 1.
Desde [día, mes, año] para implementar el sistema de gestión de documentos electrónicos de [nombre] en [nombre de la persona jurídica].
Cargo, nombre completo] dentro del [día, mes, año] desarrollar y aprobar el procedimiento para la gestión de documentos electrónicos.
Atención
Designar a [cargo, F.] como responsable del mantenimiento de la gestión de documentos electrónicos.
Y SOBRE.]. 4. [Cargo, nombre completo] organizar un archivo electrónico de los documentos recibidos y enviados. 5. [
Cargo, nombre completo] introducir en la política contable de [nombre de la persona jurídica] las reglas para la creación, recepción y almacenamiento de documentos electrónicos.
El grupo necesita identificar las necesidades de gestión de los altos ejecutivos, así como las necesidades de los usuarios de los trabajadores ordinarios.
Esto ayudará a formular los requisitos básicos del sistema y presentarlos en forma de especificaciones técnicas. En la segunda etapa, teniendo en cuenta los requisitos desarrollados, se elige el sistema de gestión de documentos electrónicos que será óptimo tanto en términos de funcionalidad como de costo. Si las tareas que resuelve el sistema de gestión documental de la empresa son bastante específicas, el sistema electrónico se puede desarrollar llave en mano, y luego serán los miembros del grupo de trabajo quienes se comunicarán más estrechamente con los desarrolladores, formulando tareas específicas para ellos. En la tercera etapa de implementación del sistema de gestión documental electrónica se instalará y, de ser necesario, se actualizará el parque de equipos técnicos, se modernizarán los equipos obsoletos y se adquirirán nuevos equipos.
La gestión de documentos electrónicos en una organización permite optimizar el proceso de trabajo con documentos en todas las etapas: desde la elaboración de un proyecto hasta la aprobación y envío de la copia terminada. Le diremos en nuestro material cómo implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos en una organización y cuáles son las particularidades de su uso en varios departamentos de la empresa.
Implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos en una empresa.
La implementación de la gestión de documentos electrónicos en una organización se produce en varias etapas:
Etapa 1. Análisis del sistema de gestión documental existente.
Los documentos pueden ser creados o recibidos por una empresa en formato impreso o electrónico. El análisis puede revelar deficiencias en el flujo de documentos de la empresa como:
- pérdida de documentos;
- su excesiva duplicación;
- largo tiempo de aprobación;
- costos de impresión u obtención de una imagen escaneada de un documento en papel, etc.
Es posible que el sistema actual de la empresa ya no cumpla con los requisitos modernos para trabajar con documentos, tales como:
- mecanismo de búsqueda conveniente;
- control operativo en todas las etapas del trabajo con el documento;
- posibilidad de edición y aprobación autorizadas.
Así como otros requisitos para el sistema relacionados con las particularidades del flujo de documentos en la empresa.
Etapa 2. Formulación de requisitos para un sistema de gestión de documentos electrónicos y desarrollo de un plan para su implementación.
En esta etapa, los esfuerzos de la dirección de la empresa y los especialistas en TI se combinan para establecer de manera competente metas y objetivos que se resuelven a través de un sistema de gestión de documentos electrónicos. Como mínimo, el sistema debe proporcionar:
- control de registro de entrada y salida de documentos;
- traducción de documentos en papel a formato electrónico (su escaneo y reconocimiento);
- intercambio de documentos entre unidades estructurales de la empresa;
- clasificación de documentos en grupos;
- búsqueda rápida de un documento utilizando parámetros clave y texto;
- crear copias de seguridad y de archivo;
- capacidad para gestionar los derechos de acceso;
- resolviendo otros problemas.
Por separado, se formulan tareas para trabajar con documentos generados directamente en la propia empresa. El sistema debería permitir:
- crear, corregir, coordinar borradores de documentos;
- controlar a los artistas según los plazos;
- registrar todas las acciones con el documento, etc.
Teniendo en cuenta las tareas asignadas, se elabora un plan para la implantación de un sistema de gestión documental electrónica en la empresa.
Etapa 3. Desarrollo del reglamento operativo del sistema.
En el reglamento:
- se establecen las reglas básicas del sistema;
- se determina una lista de documentos que participan en el flujo de documentos electrónicos;
- se aprueban sus plantillas y formatos;
- describe la tecnología para convertir documentos en papel en electrónicos;
- se detallan las reglas de acceso a los documentos;
- Se descifran otros matices del funcionamiento del sistema.
Etapa 4. Preparación para lanzar el sistema y capacitación de los usuarios.
En la etapa de implementación, se prueba el sistema de gestión de documentos electrónicos y se realizan los ajustes necesarios de equipos y software. Se establecen contraseñas y se explican al personal los detalles del acceso al sistema.
Además, el personal está capacitado y evaluado en cuanto a su conocimiento de las instrucciones para trabajar en el sistema de gestión de documentos electrónicos.
Etapa 5. Registro del lanzamiento oficial del sistema en funcionamiento.
Para poner en marcha un sistema de gestión de documentos electrónicos en una empresa, es necesario emitir una orden o instrucción. Te diremos qué incluir en él en la siguiente sección.
Orden sobre la transición a la gestión de documentos electrónicos
Para que el sistema de gestión documental electrónica entre legalmente en funcionamiento se dicta orden en la que:
- se indica la fecha de inicio del sistema;
- se confirma la entrada en vigor de la documentación organizativa adjunta (reglamentos, instrucciones, reglas);
- se aprueba una lista de personas a las que se les concede acceso al sistema;
- se detalla el momento de las sesiones informativas y la formación de los empleados;
- Se descifran otros matices relacionados con la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos.
Todos los empleados involucrados deben estar familiarizados con la orden.
Normativa sobre gestión de documentos electrónicos.
A veces, las empresas desarrollan un documento separado sobre el trabajo con documentos electrónicos, combinando en él todas las instrucciones y regulaciones relacionadas. Este documento se denomina “Reglamento sobre flujo de documentos electrónicos”.
La propia empresa decide qué incluir en esta disposición y qué tan detalladas deben ser determinadas cuestiones relacionadas con el trabajo con el sistema. En la figura se muestra un conjunto aproximado de secciones:
Sistema de gestión de documentos electrónicos: programas de automatización, grado de cobertura, especificaciones de la industria.
Organizar la gestión de documentos electrónicos en una empresa es un proceso costoso y que requiere mucha mano de obra. No todo el mundo puede automatizar todos los trabajos al mismo tiempo y combinar todas las cadenas de trabajo con documentos en un solo sistema.
Los programas especializados vienen al rescate, permitiéndole automatizar al menos ciertas áreas de las actividades de la empresa y organizar el mínimo flujo de documentos electrónicos posible. Estos programas para la gestión de documentos electrónicos en una organización están disponibles incluso para las entidades comerciales más pequeñas. Por lo general, se compran para necesidades contables (contabilidad y contabilidad fiscal) con elementos del flujo de documentos de personal.
Ésta no es la mejor manera de implementar la gestión de documentos electrónicos en una empresa. Pero en ausencia de los recursos necesarios, la automatización de áreas y servicios individuales de la empresa ayuda a facilitar parcialmente el trabajo con documentos.
Los expertos en el campo de la gestión de documentos electrónicos recomiendan un enfoque diferente. Si la empresa no tiene recursos suficientes para implementar un sistema eficaz y completo para trabajar con documentos, el problema no debe resolverse localmente. La gestión de documentos electrónicos debe implementarse no en áreas seleccionadas, sino como un sistema general que une a todos los departamentos. Al mismo tiempo, inicialmente puede establecer un conjunto mínimo de funciones y aumentar gradualmente la funcionalidad, personalizando el sistema para adaptarlo a las necesidades y la escala de la empresa.
Recientemente, ha habido una división de desarrolladores de programas de gestión de documentos electrónicos según las características específicas de la industria (programas separados para el sector público, telecomunicaciones, etc.).
A continuación, nos detendremos con más detalle en la gestión de documentos electrónicos legales y de personal (a qué prestar atención al crearlos en una situación en la que la empresa no es capaz de organizar un sistema unificado de gestión de documentos).
¿Cuándo es necesaria la gestión de documentos electrónicos de RR.HH. y es posible prescindir de ella?
La gestión electrónica de documentos personales es uno de los elementos del sistema de gestión de documentos electrónicos de una organización.
En términos de diversidad, los documentos de personal no son inferiores al servicio de contabilidad, líder en el volumen de documentos primarios creados y recibidos. Mucho depende de matices como:
- escala y estructura de la organización;
- los detalles de sus actividades;
- fragmentación geográfica de divisiones estructurales;
- rotación de personal;
- otras características (presencia de trabajadores remotos, condiciones de trabajo nocivas y peligrosas, etc.).
Todos estos matices se tienen en cuenta a la hora de decidir si una organización necesita gestión electrónica de documentos de personal.
Si una empresa está formada por un director, un jefe de contabilidad y entre 5 y 7 empleados, la gestión de documentos electrónicos puede convertirse en una tarea muy costosa y poco práctica. Si la empresa es grande, con una extensa red de sucursales y condiciones laborales específicas, es imposible prescindir de la automatización de los trámites documentales.
Hablaremos más sobre los detalles de la organización del intercambio de documentos electrónicos del personal.
¿Cómo organizar el flujo de documentos electrónicos en el servicio de personal?
Para establecer un flujo de documentos electrónicos de personal completo en una organización, es necesario:
1. Garantizar la protección de los datos personales
En este asunto se debe partir de los requisitos:
- Ley “Sobre Datos Personales” de 27 de julio de 2006 No. 152-FZ;
- Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia "Sobre la aprobación de los requisitos para la protección de datos personales..." del 1 de noviembre de 2012 No. 1119.
Para hacer esto, debe proporcionar (cláusula 15 de los Requisitos):
- seguridad de las instalaciones en las que se encuentra el sistema de información contra el acceso no autorizado de personas no autorizadas;
- seguridad de los portadores de datos personales;
- acceso a documentos personales para un número limitado de personas que desempeñan sus funciones oficiales;
- uso de herramientas de seguridad de la información;
- realización de otras actividades obligatorias.
2. Regular el procedimiento para la obtención y utilización de la firma electrónica
En esta materia se debe partir de lo dispuesto en la Ley “Sobre Firmas Electrónicas” de 6 de abril de 2011 No. 63-FZ. Dada la importancia de los documentos personales (incluso a la hora de resolver conflictos laborales), al firmarlos, el responsable de la empresa debe utilizar una firma electrónica cualificada mejorada (ECES). El uso de otros tipos de firma electrónica (simple o mejorada no calificada) puede dar lugar al reconocimiento de la invalidez de los actos locales de la empresa.
3. Documentos personales separados
Los documentos de personal se dividen en dos grupos:
- Generado electrónicamente.
- Creado exclusivamente en papel.
Aquí es donde radican las dificultades importantes a la hora de crear una gestión de documentos electrónicos de personal en una organización. Una parte importante de los documentos personales debe redactarse únicamente en papel y certificarse con la firma personal de las partes de la relación laboral (empleado y (o) empleador).
El empleado debe estar familiarizado con los documentos individuales y la información del personal contra firma (por ejemplo, con una orden para imponer una sanción disciplinaria), y el especialista en servicios de personal, al corregir datos en las tarjetas personales de los empleados, debe certificar todas las correcciones con un personal. firma.
4. Organizar copias de seguridad y almacenamiento de documentos electrónicos.
Esto ayudará a evitar las consecuencias negativas de circunstancias de fuerza mayor, que pueden resultar en la pérdida de un documento personal.
5. Fijar las formas de los documentos electrónicos de personal en la ley local.
Los tipos de documentos personales emitidos electrónicamente deben estar regulados por normas especiales. También se deben detallar todos los matices de trabajar con dichos documentos: el procedimiento para realizar ajustes en ellos, las condiciones y métodos de almacenamiento, los tipos de firmas electrónicas para documentos de especial importancia jurídica, etc.
Gestión de documentos electrónicos del personal: ¿qué planean los legisladores?
El progreso no se detiene. Poco a poco, aquellos documentos personales que siempre existieron únicamente en papel se están trasladando al formato electrónico.
Hoy en día, está legalmente permitido celebrar un contrato de trabajo electrónico con un trabajador remoto si tiene una firma electrónica (artículo 312.3 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
Descubra más en este material.
Aunque, para la implementación generalizada de los contratos electrónicos, todavía se necesitan desarrollos legislativos separados.
Desde hace varios años se debate a nivel legislativo sobre los libros de trabajo electrónicos.
En general, la posición de las autoridades es clara: en un futuro próximo se introducirá la gestión de documentos electrónicos en el sector de personal. El Ministerio de Trabajo ya ha puesto en marcha un experimento para su implementación (orden núm. 194 de 26 de marzo de 2018), según el cual en formato electrónico en varias empresas:
- se tienen en cuenta las horas de trabajo;
- los empleados conocen las regulaciones locales, los componentes de los salarios y las descripciones de trabajo;
- informar sobre el inicio de las vacaciones;
- organizar viajes de negocios.
La introducción de la gestión electrónica de documentos personales permitirá a los empleadores someterse a inspecciones laborales a través de Internet (de forma remota).
Flujo de documentos electrónicos legales en la empresa.
Regularmente surgen problemas legales en las actividades comerciales.
Si la empresa cuenta con un abogado o servicio jurídico, es racional organizar el flujo documental electrónico de la documentación jurídica con su posterior integración en el flujo documental electrónico general de la empresa. Un sistema de este tipo permite:
1. Coordinar el proceso de celebración de contratos.
La coordinación de modelos de contrato ya preparados es un proceso común a todas las empresas. Lleva mucho tiempo y requiere la participación de especialistas de diversos servicios (financieros, técnicos, legales y otros). En este proceso, la gestión de documentos electrónicos le permite coordinar todo el proceso de aprobación y enviar rápidamente el contrato completo a la contraparte.
El sistema de gestión de documentos electrónicos jurídicos debe permitir:
- crear una lista de personas para su aprobación;
- controlar el momento de la revisión y los ajustes;
- resolver otras cuestiones (sobre el envío del contrato para revisión, envío para firma, etc.).
2. Atender eficazmente reclamaciones y juicios
Para realizar reclamos y trabajos de reclamo, un especialista en servicios legales debe tener un paquete completo de documentos originales. Estos documentos pueden generarse tanto dentro de la propia empresa como provenir del exterior (de las contrapartes). Para recopilar toda esta información dispersa, es necesaria una rápida interacción con varios servicios (contabilidad, departamento de ventas y otros departamentos).
Es importante en el reglamento detallar cuestiones relacionadas con el procedimiento para recopilar toda la información necesaria para los abogados en formato electrónico.
El sistema debe configurarse de tal manera que:
- todos los documentos originales fueron recibidos por el contratista de manera oportuna;
- las plantillas de documentos preparados por los abogados se enviaron automáticamente a la dirección para su aprobación;
- se implementó la posibilidad de realizar ajustes;
- se pueden rastrear todas las etapas del trabajo con el documento;
- Se monitoreó el cronograma de preparación de reclamaciones y juicios.
3. Procesar las solicitudes con prontitud
Los abogados deben preparar cartas a las contrapartes, copias de diversos documentos, respuestas a solicitudes de organismos reguladores y encargados de hacer cumplir la ley, etc. La introducción de la gestión de documentos electrónicos permitirá realizar un seguimiento de:
- cuando la solicitud sea recibida por el contratista;
- ¿cuánto tiempo hay para completarlo?
- fecha de envío de la respuesta completa.
Este tipo de control permite disciplinar no solo al abogado (ejecutante), sino también a los iniciadores de la solicitud, lo que contribuye a la transmisión oportuna de la solicitud y su ejecución.
Todo el procedimiento para trabajar con solicitudes electrónicas debe estar descrito en la normativa: plazos para generar la solicitud, requisitos para la integridad de los datos de origen, tiempo para completar la solicitud.
***
Para desarrollar un sistema de gestión de documentos electrónicos es necesario analizar el flujo documental actual en la empresa, determinar las principales tareas y formalizar el proyecto. Luego poner en funcionamiento el sistema, capacitar al personal y consolidar el procedimiento para trabajar con la gestión de documentos electrónicos en un acto local interno (reglamento, instructivo).
La introducción de un sistema de gestión de documentos electrónicos es aconsejable en casi todas las empresas, ya que permite aumentar significativamente la disciplina de desempeño y reducir significativamente el tiempo necesario para el procesamiento de documentos. Los bajos costos y la capacidad de adaptarse a las características específicas de las actividades de la empresa hacen de la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos la solución óptima para aumentar la productividad laboral y la eficiencia de la gestión.
Del artículo aprenderás:
- qué aporta la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos en una organización;
- ¿Cuáles son los objetivos de introducir la gestión de documentos electrónicos?
- ¿Cuáles son las principales etapas de la implementación de la gestión de documentos electrónicos?
- lo contenido en la orden sobre implantación de la gestión documental electrónica.
Actualmente, la eficacia de implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos en una empresa ya no está en duda. Con bajos costos de hardware y software, estos sistemas pueden mejorar significativamente la disciplina ejecutiva, la calidad del flujo de documentos y la productividad laboral, reduciendo significativamente el tiempo para recibir y transmitir señales de gestión.
Implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos en una empresa.
La optimización del soporte documental para las actividades de cualquier empresa se lleva a cabo en varias direcciones:
- mejorar la calidad del contenido informativo de los documentos: su desarrollo en la cantidad necesaria y suficiente, los nombres corresponden al contenido, la exclusión de documentos que se duplican entre sí en esencia y contenido; creación, ejecución y aprobación de documentos de acuerdo con los estándares estatales y locales aceptados;
- aumentar la eficiencia del sistema de flujo de documentos que opera en la empresa: enrutamiento con la capacidad de controlar los plazos, combinando registros primarios de contabilidad y personal con el proceso de gestión operativa; reducir el tiempo de procesamiento y paso de un documento, la capacidad de buscar rápidamente el documento deseado y organizar el almacenamiento de grandes volúmenes de información.
Todas estas tareas se resuelven fácilmente introduciendo en una organización un sistema de gestión de documentos electrónicos, que permita automatizar el proceso de creación, desarrollo y registro de documentos, controlando su distribución y movimiento, asegurando su rápido procesamiento, búsqueda y almacenamiento.
Objetivos de implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos:
Las tareas enumeradas también determinan las ventajas de implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos, especialmente en aquellas empresas donde el flujo anual de documentos se calcula en miles de unidades contables y el archivo en decenas de miles. La eficacia de la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos, por supuesto, está determinada tanto por su coste como por el volumen de documentos procesados, así como por las características específicas de las actividades de la empresa. Los cálculos muestran que, en general, la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos da sus frutos en uno o dos años.
Etapas de implementación de un sistema de gestión documental electrónica.
Tarde o temprano, todo gerente cuyo objetivo es optimizar su producción y sus actividades organizativas se da cuenta de la necesidad de automatizar el sistema de flujo de documentos en una empresa. Su éxito depende en gran medida de qué tan bien se observen los principios básicos de implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos:
- interés y participación activa en la implementación de la alta dirección de la empresa;
- comprender los objetivos y el cumplimiento de las etapas de implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos;
- involucrar a usuarios clave y especialistas de la organización en la selección o desarrollo;
- adaptación a los desafíos actuales y futuros que enfrenta la organización.
El proceso de implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos se implementará en varias etapas.
En la primera etapa, es necesario crear un grupo de trabajo de especialistas y gerentes que regulen los flujos de documentos en la organización y, con su ayuda, identifiquen las "debilidades" del sistema actual de flujo de documentos. El grupo necesita identificar las necesidades de gestión de los altos ejecutivos, así como las necesidades de los usuarios de los trabajadores ordinarios. Esto ayudará a formular los requisitos básicos del sistema y presentarlos en forma de especificaciones técnicas.
En la segunda etapa, teniendo en cuenta los requisitos desarrollados, se elige el sistema de gestión de documentos electrónicos que será óptimo tanto en términos de funcionalidad como de costo. Si las tareas que resuelve el sistema de gestión documental de la empresa son bastante específicas, el sistema electrónico se puede desarrollar llave en mano, y luego serán los miembros del grupo de trabajo quienes se comunicarán más estrechamente con los desarrolladores, formulando tareas específicas para ellos.
En la tercera etapa de implementación del sistema de gestión documental electrónica se instalará y, de ser necesario, se actualizará el parque de equipos técnicos, se modernizarán los equipos obsoletos y se adquirirán nuevos equipos.
La cuarta etapa es la operación de prueba y la capacitación del personal de acuerdo con el plan de implementación aprobado del sistema de gestión de documentos electrónicos. En esta etapa se diagnostican los problemas con la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos y los desarrolladores deben eliminar aquellos que son causados por errores en las soluciones técnicas o de software. Como regla general, la operación de prueba del sistema se lleva a cabo en condiciones reales de producción, por lo que se puede combinar con la última etapa: poner en funcionamiento comercial el sistema de gestión de documentos electrónicos.
Orden sobre la implantación de un sistema de gestión documental electrónica.
Con este documento, redactado en cualquier formato, el responsable de la organización puede obligar a los miembros del grupo de trabajo u otros responsables a realizar una operación de prueba del sistema o ponerlo inmediatamente en funcionamiento comercial. La lista de requisitos del pedido también puede incluir:
- uso de sus capacidades en todos los lugares de trabajo;
- entrada en vigor de los documentos que regulan el funcionamiento del sistema de gestión de documentos electrónicos en la empresa (instrucciones, directrices, reglas);
- determinar el círculo de personas a las que se les concede acceso al sistema a nivel de administrador;
- realizar sesiones informativas generales y formación de usuarios;
- nombramiento de personas responsables de la implementación de nuevas normas de trabajo de oficina y delimitación de sus responsabilidades.
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