Paano punan ang cash register. Cash book

Ang pagpaparehistro at pagpapanatili ng isang cash book ay maaaring kailanganin para sa iba't ibang entidad ng negosyo - kapwa para sa mga indibidwal na negosyante at para sa mga organisasyon. Kung ang huli ay pinili mula sa dalawang magagamit na paraan ng pagpapanatili ng isang libro - electronic at papel - pagkatapos ay kailangan mong malaman ang mga pangunahing patakaran para sa pagpuno nito at pagdidisenyo nito.

Ang cash book ay isang mahalagang dokumento na tumatalakay sa pagtanggap ng cash sa trabaho nito. Kapag isinasagawa ito, dapat kang magabayan ng mga sumusunod na pangunahing patakaran:

1. Ang aklat ay sinimulan at ginagamit sa mga aktibidad ng negosyo para sa isang taon sa kalendaryo .
2. Ang bookkeeping ay isinasagawa din Punong Accountant , o ang taong pumalit sa kanya (madalas ito ang cashier) .
3. Ang isang organisasyon ay maaaring magpanatili lamang ng isang cash book - hindi alintana kung gaano karaming mga uri ng mga aktibidad at sistema ng pagbubuwis ang ginagamit dito. Ang isang pagbubukod ay ang sitwasyon sa mga subsidiary - pinapanatili nila ang kanilang sariling hiwalay na libro, isang kopya ng mga sheet na kung saan ay inilipat sa punong tanggapan ng kumpanya sa pagtatapos ng taon.
4. Ipinapakita ang cash book lahat ng operasyon ng negosyo - parehong papasok at papalabas. Ang batayan para sa pagpasok ng data ay PKO at RKO (resibo at gastos na mga cash order, ayon sa pagkakabanggit).
5. Kung sa isang tiyak na araw walang mga transaksyon na natupad sa negosyo, kung gayon nananatiling blangko ang pahina ng libro .
6. Mayroong dalawang paraan ng pagpapanatili ng cash book − elektroniko at papel . Ang mga patakaran para sa pagpuno nito nang direkta ay nakasalalay sa napiling form.
7. Ang data sa aklat ay ipinasok mula sa kaagad pagkatapos ng aktwal na pagtanggap o paggasta ng mga pondo.
8. Ang cash book ay may legal na naaprubahan form KO-4 .
9. Sa pagtatapos ng bawat araw kung saan isinagawa ang mga transaksyon, ang lahat ng data na ipinasok sa aklat ay sinusuri laban sa mga tagapagpahiwatig ng mga cash order. Pagkatapos ang huling isa ay ipinapakita, na kung saan ay naka-check laban sa halaga ng cash sa cash register.

Ang kabuuang halaga ay nilagdaan ng cashier o ibang taong responsable sa pagpapanatili ng libro. Gayundin, ang mga kinakalkula na tagapagpahiwatig para sa bawat araw ay sinuri ng punong accountant ng negosyo, na kinumpirma ng kanyang pirma sa dulo ng sheet.

Ang mga nakalistang panuntunan ay nauugnay sa mga isyung pang-organisasyon na nauugnay sa pagpapanatili ng isang aklat. Susunod, ito ay nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang nang mas detalyado ang pagkakasunud-sunod ng pagpaparehistro nito.

Kapag pinapanatili ang isang cash book sa electronic form, ang lahat ng data ay ipinasok dito sa isang computer; hindi na kailangang i-print ang libro sa pagtatapos ng panahon ng pag-uulat. Walang mga partikular na paghihirap sa pagpuno ng naturang libro, kaya sulit na isaalang-alang ang bersyon ng papel nang mas detalyado.

Mayroong dalawang paraan upang mapanatili ang isang cash book sa format na ito:

1. Bumili ng yari na libro (halimbawa, nakalimbag sa isang palimbagan). Ang isang karaniwang libro ng ganitong uri ay ginawa sa anyo ng isang magazine at karaniwang may 50 o 100 na mga sheet.

Kung hindi sapat ang isang aklat para sa kasalukuyang taon ng kalendaryo, kailangan mong gumawa ng bago at magpatuloy sa pagre-record ng mga transaksyon dito. Sa kasong ito, sa pahina ng pamagat ng bagong aklat kailangan mong ipahiwatig ang tagal ng panahon kung kailan ipinasok ang mga transaksyon sa aklat. Pagkatapos ng katapusan ng taon, kailangan mong magsimula ng bagong libro, kahit na may mga dahon pa sa luma.

Ang lahat ng mga sheet sa journal ay nahahati sa dalawang uri:

• maluwag na dahon - puno ng ballpen;
• ang mga napunit na dokumento ay itinatago bilang mga kopya ng carbon, ibig sabihin, ganap nilang nadoble ang impormasyong ipinasok sa maluwag na dahon.

Ang parehong mga uri ng mga sheet ay dapat na may parehong pagnunumero at naglalaman ng magkaparehong data. Matapos punan, ang maluwag na dahon ay nananatili sa libro, at ang punit-off sheet ay ibibigay sa departamento ng accounting ng cashier. Ang sheet na ito ay kanya at dapat isumite kasama ng iba pang mga dokumento: PKO, RKO, mga pahayag sa pagbabayad, atbp.

2. Inihanda ang mga electronic sheet ng aklat, pagkatapos ay ipi-print at pupunan ng responsableng tao. Ang mga sheet na ito ay maaaring punan alinman sa pamamagitan ng kamay o sa isang computer (sa huling kaso, ang mga ito ay naka-print pagkatapos makumpleto).

Ang pag-numero ng mga sheet ay tuloy-tuloy; Kinakailangan din na ipahiwatig ang kabuuang bilang ng mga sheet para sa bawat buwan at ang kabuuang taunang halaga.

Mga pagwawasto sa cash book

Anuman ang paraan ng pag-iingat ng aklat, walang blots o pagwawasto ang pinapayagan. Kung nagkamali noong pinupunan ang aklat, may dalawang paraan para gumawa ng mga pagbabago:

1. Kung sakaling ang error ay hindi makakaapekto sa panghuling halaga ng mga balanse ng cash, ang maling halaga ay i-cross out sa isang linya, at ang tamang data ay inilalagay sa itaas o ibaba nito. Ang ginawang pagwawasto ay pinatunayan ng mga pirma ng mga responsableng tao - ang cashier at ang punong accountant.
2. Kung, dahil sa isang error, ang mga pagbabago ay nangyari sa pagmuni-muni ng mga halaga ng balanse, kinakailangan na ganap na kanselahin ang pahina at gumawa ng mga bagong cash sheet, na may tamang data na ipinasok. Ang mga maling sheet ay na-cross out.

Sa huling kaso, ang taong nagkamali (cashier) ay gumuhit ng isang ulat na naka-address sa punong accountant o direktor. Susunod, ang isang espesyal na komisyon ay hinirang, na responsable para sa paggawa ng mga pagwawasto sa cash book. Matapos magawa ang mga pagsasaayos, bubuo ang cashier ng kaukulang sertipiko na nagsasaad ng mga pagkakamaling nagawa at ang mga ginawang pagwawasto.

Kapag nagpapalit ng data sa cash book, dapat mong mahigpit na sumunod sa lahat ng itinatag na mga kinakailangan. Kung hindi, sa panahon ng pag-audit, maaaring matuklasan ng mga inspektor ng buwis ang mga umiiral nang paglabag at pagmultahin ang kumpanya. Gayunpaman, dapat itong isaalang-alang na ang karapatan sa isang multa ay nasa kaso lamang kapag ang nakitang paglabag at ang petsa ng inspeksyon ay may pagkakaiba sa oras na hindi hihigit sa dalawang buwan.

Pamagat at mga maluwag na pahina ng cash book

Ang pahina ng pamagat ng cash book, tulad ng karamihan sa iba pang mga dokumento, ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa entity ng negosyo. Dapat itong ipahiwatig:

• OKPO enterprise;
• apelyido at inisyal ng indibidwal na negosyante;
• ang taon o yugto ng panahon kung saan itinatago ang aklat;
• pangalan ng structural unit (kung ang libro ay pinananatili sa isang subsidiary).

Tulad ng para sa maluwag na dahon, ito ay isang dokumento na may mahigpit na itinalagang mga haligi, sa bawat isa kung saan ipinasok ang may-katuturang impormasyon. Ang insert sheet ay nagpapahiwatig ng mga balanse ng pera sa simula ng araw at data mula sa mga cash order: ang kanilang mga numero at ang mga halaga ng mga resibo o gastos. Bukod dito, ang halaga ay dapat ipasok sa anyo ng mga buong numero - sa mga rubles na walang kopecks. Susunod, ang kabuuang halaga ng mga transaksyon na ginawa at ang kabuuang sa pagtatapos ng araw ay kinakalkula.

Halimbawa ng pagpuno ng cash book

Upang mas maunawaan kung paano maayos na mapanatili ang isang cash book, dapat mong pamilyar ang iyong sarili sa isang sample ng pamamahala nito.

Ang isang sample ng pagpuno ng cash book ay maaaring ma-download nang libre mula sa link: .

Paano mag-stitch ng cash book?

Kapag nagpapanatili ng isang cash book, ang isang mahalagang punto ay hindi lamang ang tamang pagpuno nito, kundi pati na rin ang pagsunod sa lahat ng mga kinakailangan sa pagpaparehistro. Una sa lahat, ito ay may kinalaman sa pagtahi ng mga sheet at pag-fasten sa kanila.

Ang pagkakasunud-sunod ng mga stitching sheet Ang cash book ay nakasalalay din sa kung paano ito pinananatili:

1. Ang isang libro na binili mula sa isang bahay-imprenta ay nakatali kaagad. Bago mo simulan ang pagpuno nito kailangan mong:

• bilangin ang lahat ng mga sheet;
• tahiin ang lahat ng mga sheet;
• sa huling pahina ay ipahiwatig ang kabuuang bilang ng mga sheet;
• maglagay ng selyo (wax o mastic);
• sign (dapat itong gawin ng pinuno ng negosyo at ng punong accountant).

2. Ang aklat, na naka-print sa isang computer, ay tinatahi sa katapusan ng taon. Sa panahon ng taon, pinunan ng cashier o accountant ang mga naka-print na sheet at iniimbak ang mga ito sa isang hiwalay na folder, at pagkatapos ay i-staple ang mga ito ayon sa parehong mga patakaran tulad ng natapos na libro (na nagpapahiwatig ng bilang ng mga pahina, ang selyo at mga pirma ng manager at chief accountant).

Kapag nagpapanatili at nagrerehistro ng isang cash book, ito ay nagkakahalaga ng pag-alala ng ilang mahahalagang punto:

• Ang pagkakaroon ng isang libro ay kinakailangan para sa mga organisasyon at negosyante na nakikitungo sa cash sa kanilang mga aktibidad.
• Para sa paggamit, maaari kang bumili ng isang handa na cash book o i-print ito sa iyong computer.
• Ang isang espesyal na responsableng tao ay may pananagutan sa pagpapanatili ng cash book: ang punong accountant o cashier.
• Sa bersyong papel, maaaring itago ang aklat alinman sa pamamagitan ng kamay o gamit ang mga teknikal na paraan (iyon ay, punan sa isang computer at i-print).

Panoorin din ang video kung paano punan ng tama ang cash book:

Ang cash book, o form KO-4, kasama ang mga papasok at papalabas na cash order, ay kabilang sa mahigpit na mga dokumento sa pag-uulat at, samakatuwid, ay dapat punan ayon sa tiyak, hindi masyadong kumplikadong mga patakaran. Ang pagpapanatili ng cash book ay kadalasang ipinagkakatiwala sa cashier, at sa mga kaso kung saan hindi niya kayang punan ang ilang karagdagang column, sa kanyang representante. Ang proseso ay isinasagawa batay sa naunang nabanggit na PKO at RKO pagkatapos ng bawat transaksyon na ginawa at hindi tumatagal ng maraming oras.

Paano tama na punan ang KO-4 cash book, pag-iwas sa mga pagkakamali at hindi pagkakaunawaan, at kung saan maaari kang mag-download ng mga form ng dokumento para sa Excel at Word at isang handa na sample nang libre - tingnan sa ibaba.

Paano punan ang isang cash book?

Gaya ng nabanggit na, ang cash book, o form KO-4, ay pinupunan batay sa paggasta at mga resibo ng cash order. Ang tumpak na pagpapanatili at napapanahong pagpasok ng bagong impormasyon sa isang dokumento ay responsibilidad ng anumang legal na entity, na maaaring italaga sa isang cashier (ang pinakakaraniwang opsyon) o isang empleyado ng departamento ng accounting. Ang bentahe ng pangalawang paraan ay ang kakayahang maiwasan ang mga pagkakaiba sa pagitan ng PKO, RKO at KO-4.

Mahalaga: simula 2014, ang mga indibidwal na negosyante ay opisyal na hindi kasama sa obligasyon na punan ang isang cash book. Ayon sa prinsipyo ng isang pinasimple na pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga dokumento ng pera, ang isang indibidwal na negosyante ay maaaring magpatuloy na gamitin ang karaniwang pamamaraan ng daloy ng dokumento, ngunit may karapatang tumanggi sa KO-4, PKO at RKO anumang oras nang walang anumang kahihinatnan para sa kanyang sarili. Gayunpaman, upang pasimplehin ang paglipat, lubos na inirerekomenda na kumpletuhin ang pagpuno sa cash book para sa panahon ng pag-uulat, kung hindi man ay hindi maiiwasan ang pagkalito sa pag-uulat.

Ang pinag-isang form na KO-4, kung saan hindi pinapayagang lumihis, ay binuo ng State Statistics Committee at inaprubahan noong 1988. Dahil sa sobrang pagiging simple ng form, walang mga pagbabago ang kinakailangan mula noon, at samakatuwid ang pagkakasunud-sunod ng pagpuno sa mga sheet ng dokumento ay nanatiling hindi nagbabago.

Ang tanging pagbabago sa mga nagdaang taon ay ang kakayahang mapanatili ang isang cash book hindi lamang nang manu-mano, pinupunan ang isang lined sheet o isang form na naka-print sa isang computer (isang katulad na sitwasyon ay nabuo sa), ngunit din sa isang computer. Sa unang kaso, ang KO-4 form ay dapat na sertipikado ng mga lagda ng mga responsableng tao at ang selyo o selyo ng negosyo; sa pangalawa - isang elektronikong digital na lagda ng organisasyon na natanggap sa inireseta na paraan.

Ang cash book ay pinupunan habang ang mga order ay natanggap. Kung walang isang operasyon na may PKO o RKO ang isinagawa sa araw, walang mga marka na kailangang gawin sa dokumento. Kung ang cash ay natanggap o naibigay, ang cashier, na nakagawa ng naaangkop na mga tala, ay dapat na patunayan ang sheet mismo sa pagtatapos ng araw ng trabaho, at pagkatapos ay magbigay ng KO-4 sa punong accountant para sa pagpirma; ang parehong prinsipyo ay nalalapat kung ang dokumento ay napunan ng isang empleyado ng departamento ng accounting.

Mahalaga: sa loob ng isang legal na entity, gaano man karaming uri ng aktibidad ang ginagawa nito, isang cash book lang ang napunan. Ang pagbubukod ay hiwalay na mga dibisyon at sangay na nagpapanatili ng kanilang mga dokumento sa inireseta na paraan. Kaya, tulad ng kaso sa, ang isang organisasyon ay maaaring magkaroon ng ilang kasalukuyang mga form ng KO-4.

Pamamaraan para sa pagpuno ng cash book:

1. Sa pahina ng pamagat ipinahiwatig, mula sa itaas hanggang sa ibaba:
   • OKPO code (ang OKUD code sa itaas ay hindi kailangang baguhin: ito ay nauugnay sa form, at hindi sa mga nilalaman ng dokumento);
   • ang buong opisyal na pangalan ng organisasyon (maaari ding magdagdag ng pinaikling pangalan dito, bagaman hindi ito kinakailangan);
   • kung ang cash book ay itinatago sa isa sa mga dibisyon ng kumpanya, dapat ding ibigay ang pangalan nito sa field sa ibaba (kung hindi man, maglagay ng gitling);
   • sa ilalim ng inskripsiyon na "Cash Book" dapat mong ipahiwatig ang panahon ng pag-uulat para sa pagpuno ng dokumento (halimbawa, Mayo-Hunyo 2018).
2. Sa itaas ng pangunahing mesa dapat mong ipasok ang petsa ng pagpuno sa susunod na sheet (halimbawa, Agosto 26, 2017) at ipahiwatig ang serial number nito.
3. Sa pangunahing mesa dapat ibigay:
   • sa tuktok na linya (sa column na "Resibo") - ang balanse sa cash desk sa simula ng araw;
   • sa hanay na "Numero ng dokumento" - ang serial number (ginagamit ang pare-parehong pagnunumero) ng cash register o cash register;
   • sa hanay na "Mula kung kanino ito natanggap o kung kanino ito inisyu" - ang mga pangalan ng mga katapat na organisasyon o indibidwal kung kanino natanggap ang cash o kung kanino ibinigay ang cash;
   • sa hanay na "Bilang ng kaukulang account, subaccount" - ang mga kaukulang numero na nakarehistro sa RKO at PKO;
   • sa mga hanay na "Papasok" at "Gastos" - ang mga dami ng mga transaksyon na isinasagawa batay sa parehong mga order sa rubles at kopecks;
   • sa column na "Kabuuan" - ang kabuuang dami ng dalawang column sa itaas;
   • sa hanay na "Balanse sa pagtatapos ng araw ng trabaho" dapat mong ipasok kung gaano karaming pera ang natitira sa cash register sa tinukoy na sandali.
4. Sa dulo ng pangunahing talahanayan Ang empleyado na nagpuno ng cash book (karaniwang isang cashier) at ang taong nagsuri (isang accountant o punong accountant) ay dapat pumirma sa dokumento.
5. Sa dulo ng dokumento(bago mag-file) ang kabuuang bilang ng mga sheet ay ipinahiwatig. Nasa ibaba ang isang imprint ng selyo o selyo ng negosyo (kung ang dokumento ay hindi napunan sa electronic form) at ang mga pirma ng punong accountant at pinuno ng negosyo (dibisyon, sangay).

Mahalaga: kapag nagrerehistro ng KO-4 sa isang computer, ang dokumento ay sertipikado hindi sa pamamagitan ng mga tunay na pirma at mga selyo, ngunit sa pamamagitan ng isang pinahusay na electronic digital signature ng kumpanya.

Cash book - form (i-download ang Word)

Maaari mong i-download ang KO-4 cash book form, na angkop para sa pagpuno sa anumang text editor, tulad ng MS Word, mula sa link sa itaas.

Cash book - form (i-download ang Excel)

Maaari mong i-download ang KO-4 cash book form, na angkop para sa paggamit sa anumang spreadsheet editor, gaya ng MS Excel, mula sa link sa itaas.

Cash book - sample na pagpuno

Kahit na ang pagpuno sa form ng KO-4 ay hindi partikular na mahirap (lalo na para sa isang may karanasan na empleyado), hindi magiging kalabisan na pamilyar ka sa isang sample ng disenyo nito. Maaari mong i-download ang dokumento para magamit sa MS Word gamit ang link sa itaas.

Isa-isahin natin

Ang cash book, o form KO-4, ay pinupunan sa araw ng trabaho ng isang cashier o ibang awtorisadong tao at sinuri ng isang accountant. Kung ang dokumento ay iginuhit nang manu-mano, ang bawat sheet ay dapat magkaroon ng mga pirma ng tagapagpatupad at inspektor, at sa dulo ng aklat - ang punong accountant at ang pinuno ng organisasyon.

Ayon sa kasalukuyang mga regulasyon, ang mga indibidwal na negosyante ay maaaring tumanggi na punan ang isang cash book, pati na rin ang isang resibo at. Ang dokumento ay iginuhit sa isang kopya para sa negosyo o sa ilan kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga dibisyon o sangay ng isang malaking kumpanya. Kapag pinupunan ang KO-4 sa isang computer, ang isang elektronikong digital na lagda na nakuha sa inireseta na paraan ay ginagamit upang patunayan ang dokumento.

Karamihan sa mga organisasyon o negosyo ay nagpapatakbo nang walang cash, ngunit hindi ito nangangahulugan na ang cash ay hindi ginagamit sa anumang transaksyon. At kung mayroong hindi bababa sa isang maliit na porsyento ng mga transaksyon sa cash, pagkatapos ay kailangan mong panatilihin ang isang cash book.

Samakatuwid, ang artikulong ito ay may kaugnayan para sa mga legal na entity, accountant at indibidwal na negosyante (mula rito ay tinutukoy bilang mga indibidwal na negosyante). Mula noong 2014, ang isang indibidwal na negosyante na may isang ledger para sa kita at mga gastos sa accounting ay hindi maaaring mag-isyu ng mga cash order. Alinsunod dito, hindi rin nila kailangang magpanatili ng cash book. Bagama't pinipili ng ilan na ipagpatuloy ang paggawa nito.

Nang hindi napagtatanto ang kahalagahan nito, ito ay ginagamot nang walang ingat. Upang maiwasan ang hindi kanais-nais na mga kahihinatnan at parusa mula sa inspektor ng buwis, dapat kang mag-ingat sa mga transaksyon sa pera at punan ang aklat. Tingnan natin ang mga pangunahing tanong na lumitaw tungkol sa cash book: ang kahulugan nito, kung paano ito punan, kung ang mga pagwawasto ay maaaring gawin at kung paano ito gagawin nang tama.

Anong uri ng libro ito at bakit ito itinatago?

Cash book - isang espesyal na journal kung saan ang lahat ng mga transaksyon sa cash ay naitala. Kasama rin ito sa listahan ng mga dokumento ng accounting, na nagtatala ng mga cash inflow at outflow. Ang pagpapanatili nito ay sapilitan alinsunod sa mga pamantayan ng kasalukuyang batas. Bukod dito, ang aklat ay kinakailangan kahit para sa mga nasa isang pinasimpleng sistema ng pagbubuwis.

Ang isang negosyo o organisasyon ay mayroon lamang isang cash book. Ang parehong naaangkop sa mga pribadong negosyante. Ang tanging pagbubukod ay kung ang isang legal na entity ay may mga kinatawan na tanggapan o sangay na nagpapatakbo batay sa kanilang sariling balanse. Sa kasong ito, ang sangay o tanggapan ng kinatawan ay nagpapanatili ng sarili nitong aklat na sumasalamin sa mga transaksyon nito. Ang mga kopya ng orihinal na mga order at mga pahina ng libro ay ipinapadala sa pangunahing opisina. Ang impormasyon tungkol sa halaga ng natitirang mga pondo ay makikita sa cash book ng naturang dibisyon at sa balanse nito, pagkatapos ang naturang impormasyon ay ililipat sa pinagsama-samang balanse ng buong kumpanya.

Ang pinag-isang anyo ng aklat ay inaprubahan ng Resolution ng State Statistics Committee. Ang form ay tinatawag na KO-4.

Napakahalaga ng wastong pagpapanatili ng aklat, dahil madalas itong sinusuri ng mga awtoridad sa regulasyon. Kung matutukoy ang mga kamalian o hindi pagkakapare-pareho, maaaring pagmultahin ang kumpanya para sa hindi wastong pagpapanatili ng mga talaan ng accounting.

Cash book dapat panatilihin mula sa simula ng taon ng kalendaryo lalong. Sa susunod na taon isang bagong libro ang sisimulan para sa buong taon. Ito ay isang magasin na may limampu o isang daang pahina. Ang petsa ng pag-expire ng libro ay nakasulat sa pahina ng pamagat. Kung ang isang journal sa isang taon ay hindi sapat, pagkatapos ay magsisimula ang isa pa - ang mga entry ay magpapatuloy sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod at hindi naaantala. Ang isang bagong bukas na libro ay nagpapahiwatig ng petsa ng pagsisimula at pagtatapos ng pagpapanatili nito. Sa ganitong paraan, magiging madaling matukoy ang pagkakasunud-sunod ng mga cash book.

Karaniwan ang isang yari na libro na may mga linyang graph at mga haligi, na nakalimbag sa isang palimbagan, ay binibili. Posible rin ang isang elektronikong bersyon.

Ang lahat ng mga sheet ng libro ay binibilang nang sabay-sabay, iyon ay, ang blangkong sheet ay mayroon nang isang numero na nakatatak dito. Ang kabuuang bilang ng mga sheet ay ipinahiwatig sa huling pahina at pinatunayan ng mga pirma ng manager at punong accountant. Ang nakatali na libro ay tinatakan ng mastic o wax seal. Kung may nagawang pagkakamali, maaari mo itong itama, higit pa doon sa ibang pagkakataon.

Sino ang nagpapatakbo nito?

Lahat ng entry sa cash book idineposito ng cashier. Siya ang nag-isyu at tumatanggap ng mga pondo at kinukumpirma ang lahat ng ito sa isang entry sa journal. Dapat niyang lagdaan ang nakumpletong sheet, sa gayon ay may buong responsibilidad para sa mga operasyong isinagawa.

Sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho, inilipat ng cashier sa departamento ng accounting ang balanse ng mga pondo at lahat ng pangunahing dokumento - mga resibo at mga order sa pag-debit. Pinirmahan din ng accountant ang isang sheet mula sa libro. Kung wala ang punong accountant, pinapalitan siya ng manager. Ang pamamaraang ito ay paulit-ulit araw-araw. Nalalapat ang lahat ng nasa itaas sa mga negosyo o organisasyon.

Ang isang indibidwal na negosyante ay may ilang mga kakaiba. Kung nagtatrabaho siya mag-isa, siya ang cashier. Alinsunod dito, walang pirma ng punong accountant.

Upang makapagsagawa ng mga transaksyong cash, ang cashier o iba pang empleyadong pinahintulutan ng manager ay dapat na pamilyar sa kanyang mga opisyal na karapatan at responsibilidad sa pagpirma. Gayundin, ang mga naturang operasyon ay maaaring direktang isagawa ng manager.

Paano pinupunan ang log na ito?

Ang pahina ng pamagat ng cash book ay naglalaman ng sumusunod na impormasyon:

• buong pangalan ng negosyo o organisasyon - kung ito ay isang legal na entity;
• apelyido, unang pangalan at patronymic ng indibidwal na negosyante - kung ito ay isang indibidwal na negosyante;
• ang tagal ng panahon kung saan ito nagsimula - isang taon o isang tiyak na petsa, kung mayroong ilang mga libro;
• kung pinag-uusapan natin ang isang dibisyon - ang pangalan ng dibisyon;
• OKPO.

Tulad ng para sa libro mismo, ang mga entry ay ginawa sa isang handa na form. Ang mga transaksyon, parehong papasok at papalabas para sa isang araw, ay inilalagay sa isang pahina. Pagkatapos ng bawat araw ng trabaho, ang kabuuan ay pinagsama-sama at ang balanse ay idinaragdag. Ang lahat ng ito ay kinumpirma ng ulat ng cashier o ng taong sangkot sa pag-isyu at pagtanggap ng cash. Tulad ng nabanggit kanina, pagkatapos ng lahat ng ito, ang perang natanggap ay ibinibigay sa departamento ng accounting.

Tingnan natin kung ano ang hitsura ng isang book sheet. Ang bawat sheet ay may dalawang bahagi na may linya ng luha. Ang unang bahagi ay ang mismong pahina ng libro, na puno ng data ng transaksyon, ang pangalawang bahagi ay ang ulat ng cashier.

Kung ibaluktot mo ang sheet sa linya ng luha, maaari mong sabay na punan ang parehong bahagi bilang isang kopya ng carbon. Iyon ay, sumusulat sila sa isang maluwag na dahon na may ballpen, at ang parehong entry ay kinopya sa isang punit-off sheet.

Ang sheet ay pinutol sa linya, ang unang bahagi nito ay dapat na hemmed, at ang mga dokumento na nagpapatunay sa mga operasyon - pangunahing mga dokumento - ay nakalakip sa ulat. Halimbawa, isang extract mula sa isang order, isang aplikasyon para sa isang paunang bayad, isang papasok na cash order, isang papalabas na cash order, isang kapangyarihan ng abogado, atbp.

Ngayon tingnan natin ang mga graph ng aklat. Sa tuktok ng pahina ay ang petsa, buwan at taon, pati na rin ang sheet number ng cash book. Upang manu-manong punan, sundin ang mga tagubilin:

1. Nagsisimula kaming punan ang column "Nananatili sa simula ng araw", dito ang halagang natitira sa cash register sa simula ng araw ay ipinahiwatig. Ang laki nito ay inilipat mula sa nakaraang pahina - ang column na "Balanse sa pagtatapos ng araw".
2. Bilangin "Numero ng Dokumento"– serial number ng cash order.
3. Ang susunod na column ay nakatuon sa tao kung kanino natanggap o ibinigay ang dokumentong ito. Kinakailangang magpasok ng impormasyon tungkol sa isang indibidwal - ang kanyang buong pangalan o impormasyon tungkol sa isang legal na entity - pangalan.
4. Sub-account o kaukulang account number. Ito ay tumutukoy sa data na nagpapahiwatig ng paraan ng paggasta o pagtanggap ng mga pondo. Ang isang halimbawa ay maaaring: 51 - kasalukuyang account, 70 - sahod, 62 - mga mamimili at customer. Pakitandaan na hindi kailangang punan ng mga indibidwal na negosyante ang column na ito.
5. Pagkatapos ay dumating ang mga linya "Darating" At "Pagkonsumo", dapat mong ipasok ang halaga ng mga pondo sa rubles sa mga numero ay ipinahiwatig na pinaghihiwalay ng mga kuwit. Halimbawa, ang halaga ng mga pondong inisyu ay ganito ang hitsura - 129.05.
6. Ang bawat operasyon ay dapat na maitala kaagad pagkatapos ng aktwal na pagpapatupad nito at ito ay dapat gawin lamang batay sa pangunahing dokumento.
7. Bilangin "Paglipat" naglalaman ng kabuuan ng mga operasyon ng lahat ng nakaraang linya.
8. Sa dulo kailangan mong bilangin at punan ang column "Kabuuan para sa araw". Hiwalay para sa mga natanggap na pondo at hiwalay para sa pera na ibinigay.
9. "Nananatili sa pagtatapos ng araw". Maingat na pagsamahin ang lahat ng cash na dumating at natitira mula sa nakaraang araw (ang column na "Balanse sa simula ng araw") at ibawas ang mga pondong inisyu. Ang halaga sa aklat ay dapat tumugma sa aktwal na kondisyon - cash sa cash register.
10. Ang mga linyang naiwang blangko ay tinakrus ng panulat upang hindi makumpleto ang mga bakanteng field. Ginagawa ito sa beech Z.
11. Sa dulo ng pahina ay ipinasok ang mga pangalan ng accountant at cashier. Naglagay sila ng kanilang mga pirma. At ang bilang ng mga natanggap na papasok at papalabas na mga order ay dapat ipahiwatig.

Kung walang mga transaksyong cash na isinagawa sa isang partikular na araw, ang aklat ay hindi napunan, at ang balanse sa pagtatapos ng araw ay ililipat nang walang pagbabago sa susunod na araw.

Ang mga modernong teknolohiya at malawakang computerization ay hindi nalampasan ang cash book. Upang gawing mas madali, lumitaw ang isang elektronikong bersyon. Ang isang espesyal na programa ay ginagamit para dito - ang libro ay ipinapakita sa monitor, ang impormasyon ay ipinasok dito, at pagkatapos ay madali itong mai-print.

Matuto nang higit pa tungkol sa pagpuno ng isang libro sa 1C 8.2 program sa sumusunod na video:

Ang mga patakaran para sa pag-uugali nito ay nananatiling hindi nagbabago. Araw-araw pinupuno ng cashier ang isang bagong sheet at ipi-print ito sa pagtatapos ng araw. Dalawang pahina ang naka-print: ang ulat mismo at isang insert sheet. Inilalagay ng cashier ang kanyang pirma sa sheet. Kung mayroon kang electronic signature, pinapayagan kang gamitin ito. Ang bawat pahina ay binibilang, at sa katapusan ng taon ay nabuo ang isang libro, sa huling pahina kung saan ang kabuuang bilang ng mga sheet ay nakasulat, na pinatunayan ng mga lagda at selyo. Para sa isang e-book, ang pagpaparehistro ay tinatanggap bawat quarter, hindi taun-taon. Ang mga ulat at kasamang dokumento ay ipinapadala sa departamento ng accounting.

Mga pagwawasto sa cash book

Kung may mali sa libro, maaari itong itama. Sa anumang pagkakataon dapat mong punitin ang mga kumot, punasan ng talim, o gumamit ng isang stroke. Kung ang isang typo ay hindi nagreresulta sa isang pagbabago sa mga balanse para sa anumang panahon, pagkatapos ay kailangan mong gawin ito: maingat na i-cross out ang maling impormasyon at isulat ang tamang impormasyon sa tabi nito. Ang pagwawasto ay dapat na sertipikado ng dalawang pirma - ang cashier mismo at ang punong accountant. Kung mayroong ilang mga pagwawasto sa isang sheet, ang parehong mga lagda ay inilalagay sa bawat isa sa kanila.

Kung ang pagkakamali ay naging seryoso, ang isa na nagbabago sa turnover ng mga pondo at hindi maitama sa pamamagitan ng pagtawid nito, pagkatapos ay ang buong sheet ay na-cross out at ang salitang "nakansela" ay nakasulat. Pagkatapos ang isang bagong sheet ay napunan ng tamang impormasyon.

Pansin! Hindi lumalabas ang sheet. Ang cashier ay dapat magsulat ng isang pahayag tungkol sa insidente sa punong accountant.

Ang tagapamahala o punong accountant ay nagtitipon ng isang komisyon na responsable para sa pagsasaayos. Ang isang accounting statement ay iginuhit na naglalarawan sa error at pagwawasto nito.

Maingat na suriin ang impormasyong ipinasok sa aklat. Ang shelf life nito ay 5 taon.

Ang pagsunod sa mga alituntunin ng disiplina sa pera at pagpapanatili ng cash book ay sapilitan para sa lahat ng organisasyon at pribadong negosyante sa ilalim ng anumang sistema ng pagbubuwis kung sila ay nagpapatakbo gamit ang cash kapag nagsasagawa ng negosyo. Tingnan natin kung paano maayos na mapanatili ang isang cash book.

Ang pamamaraan para sa pagpuno ng cash book ay itinatag ng Mga Regulasyon sa pagsasagawa ng mga transaksyon sa cash, na inaprubahan ng Central Bank noong Oktubre 12, 2011. Ayon sa Mga Regulasyon, kapag nagsasagawa ng mga transaksyong cash, ang mga entidad ng negosyo ay kinakailangang magpanatili ng cash book (form KO-4). Isang bagong cash book ang inihanda para sa bawat taon. Ang isang entrepreneur o organisasyon ay pinahihintulutan ng isang cash book.

Batay sa natanggap na mga dokumento ng cash ng resibo at gastos, pinunan ng cashier ang mga nauugnay na seksyon ng libro. Ang bawat cash document ay tumutugma sa isang entry sa cash book. Sa pagtatapos ng araw ng trabaho, sinusuri ng cashier ang data ng cash order gamit ang data ng cash book, ipinapakita ang huling balanse ng mga pondo at pinatutunayan ang halagang ito sa kanyang pirma. Ang balanse ng cash sa cash book ay napagkasundo sa aktwal na balanse ng cash sa cash register.

Sinusuri ng punong accountant ang kawastuhan ng pagmuni-muni ng mga papasok at papalabas na halaga at ang pagkalkula ng balanse sa pagtatapos ng araw, at pinipirmahan ang mga sheet ng cash book para sa petsang sinusuri. Kung walang mga transaksyong cash na isinagawa sa araw, ang balanse ng mga pondo sa isang pare-parehong halaga ay ililipat sa susunod na araw. Kapag pinupunan ang cash book, hindi pinapayagan ang mga blots; ito ay itinuturing na isang paglabag sa disiplina sa pera.

Kung ang isang error ay ginawa kapag pinupunan ang cash book, na hindi nakakaapekto sa pagkalkula ng balanse ng pera, dapat mong i-cross out ang maling halaga sa isang linya, isulat ang tamang bersyon sa itaas o ibaba nito at patunayan ito sa mga pirma ng cashier at ang punong accountant. Kung ang isang error ay nagresulta sa hindi tamang pagmuni-muni ng mga balanse at turnover para sa isang tiyak na panahon, pagkatapos ay pinahihintulutan na isa-isang i-cross out ang mga maling pahina na may markang "Kinansela" at gumuhit ng mga bagong cash sheet na may tamang data.

Sa kasong ito, ang cashier ay dapat gumuhit ng isang ulat na naka-address sa punong accountant tungkol sa pagkatuklas ng isang pagkakamali. Ang punong accountant o direktor ay humirang ng isang komisyon na responsable sa paggawa ng mga pagsasaayos sa cash book. Pagkatapos gumawa ng mga pagwawasto, ang cashier ay gumuhit ng isang accounting statement na naglalarawan sa pagkakamaling nagawa at ang mga ginawang pagwawasto.

Ang tax inspectorate ay may karapatang suriin ang kawastuhan ng cash book at multa para sa mga paglabag sa disiplina sa pera. Gayunpaman, dapat itong isaalang-alang na ang inspektor ay may karapatang magmulta ng isang negosyo o negosyante para sa paglabag sa disiplina sa pera kung ang paglabag ay napansin nang wala pang 2 buwan mula sa petsa ng komisyon nito.

Pahina ng pabalat ng cash book

Sa pahina ng pamagat ng cash book, nakasulat ang buong pangalan ng organisasyon o buong pangalan ng negosyante, pati na rin ang taon kung saan itinatago ang cash book.

Cash book loose leaf

Ang pahina ng cash book ay binubuo ng dalawang magkatulad na bahagi - isang maluwag na dahon at isang ulat ng cashier. Maaari mong punan ang isang cash book sa papel na may o walang carbon paper, na duplicate ang mga entry sa loose leaf sa ulat ng cashier. Ang insert sheet ay nananatili sa cash book, at ang ulat ng cashier ay nakalakip sa mga dokumento ng cash para sa araw ng pagpapatakbo.

Halimbawa ng pagpuno ng cash book

Tingnan natin ang mga patakaran kung paano i-format nang tama ang mga field ng cash book.

• Sa column "Cash for" ang petsa ng mga operasyon ay ipinahiwatig. Sa field na "Sheet", ang serial number ng cash book sheet ay ipinahiwatig.
• Sa field "Numero ng Dokumento" ang bilang ng kaukulang papasok o papalabas na order ay ipinahiwatig.
• Sa column "Mula kung kanino ito natanggap o kung kanino ito ibinigay" ang mga inisyal ng indibidwal o ang pangalan ng organisasyon na nagdedeposito o tumatanggap ng mga pondo, pati na rin ang likas na katangian ng transaksyon, ay nakasulat.
• Sa column “Bilang ng kaukulang account, subaccount” ang account number na naaayon sa account 50 ay isinulat, na nagpapahiwatig ng paraan ng pagtanggap o paggasta ng mga pondo. Hindi pinupunan ng mga negosyante ang column na ito.
• Nasa linya "Darating" Ang halaga ng mga pondong natanggap sa ilalim ng PKO ay ipinasok.
• Nasa linya "Pagkonsumo" ang halaga ng pera na binayaran sa ilalim ng cash settlement ay ipinahiwatig.
• Sa column "Kabuuan para sa araw" Kinakalkula ang kabuuang halaga ng mga cash na resibo at pagbabayad.
• Sa column "Balanse ng cash sa pagtatapos ng araw" Ang halaga ng balanse ng cash ay kinakalkula, na nakuha sa pamamagitan ng pagdaragdag ng balanse ng cash sa simula ng araw at ang mga resibo para sa araw na binawasan ang halaga ng mga gastos na natamo.

Kung ang halaga ng mga pondo sa pagtatapos ng araw ay kasama ang mga pondo para sa pagbabayad ng sahod, mga benepisyo, at mga iskolarsip, dapat itong ipahiwatig bilang isang hiwalay na halaga. Sa dulo ng pahina ang bilang ng mga papasok at papalabas na mga order ay ipinahiwatig sa mga salita.

Paano mag-stitch ng cash book

Ang mga pahina ng cash book ay sunud-sunod na binibilang. Ang buong libro ay nilagyan at pinatunayan ng selyo at pirma ng direktor at punong accountant upang hindi maalis ang mga sheet sa libro. Sa huling sheet ng cash book, ang bilang ng mga laced sheet ng libro ay ipinahiwatig sa mga numero at sa mga salita.

Pagpapanatili ng isang electronic cash book

Posibleng magrehistro ng cash book sa electronic form. Gamit ang isang espesyal na programa, ang mga sheet ng cash book ay naka-print at naka-staple, at sa katapusan ng taon sila ay binibilang at tinatakan ng mga pirma ng mga responsableng tao. Kapag nagrerehistro ng isang cash book sa elektronikong paraan, ang pahina ng pamagat ay naka-print sa katapusan ng taon at naka-staple sa mga maluwag na dahon ng libro. Kapag nagpapanatili ng cash register sa electronic form, posibleng magrehistro ng cash book kada quarter, sa halip na taun-taon.

Kailangan mo ba ng cash book para sa isang indibidwal na negosyante?

Bago ang pagpasok sa puwersa ng Pamamaraan para sa Pagsasagawa ng mga Cash Operations, ang batas ay hindi direkta at malinaw na nagpapahiwatig ng ipinag-uutos na pagpapanatili ng isang cash book ng mga negosyante. Sa pagsasagawa ng Arbitrasyon, mayroon ding mga desisyon ng korte na pabor sa mga negosyante na, kapag nagsasagawa ng mga transaksyong cash, ay hindi pinupunan ang cash book.

Ano ito

Cash book- isa ito sa mga dokumento ng disiplina sa pera, na sumasalamin sa impormasyon sa lahat ng mga resibo at pag-withdraw ng pera sa cash desk ng organisasyon. Ang mga entry sa cash book ay ginawa ng cashier (o ng kanyang representante) batay sa bawat papasok (PKO) at papalabas na (RKO) cash order.

tala, simula Hunyo 1, 2014, ang isang pinasimpleng pamamaraan para sa pagpapanatili ng disiplina sa pera ay may bisa, ayon sa kung aling mga indibidwal na negosyante ay higit na hindi obligado gumuhit ng mga dokumento ng pera (PKO, RKO at cash book).

Paano maayos na mapanatili ang isang cash book sa 2019

Ang cash book ay maaaring panatilihin sa papel o elektroniko:

• sa papel ang aklat ay iginuhit sa pamamagitan ng kamay o gamit ang isang computer (iba pang kagamitan) at nilagdaan ng sulat-kamay na mga lagda.
• elektroniko ang aklat ay inihanda gamit ang isang computer (iba pang kagamitan) na tinitiyak ang proteksyon nito mula sa hindi awtorisadong pag-access at nilagdaan ng mga elektronikong lagda.

Sa lahat ng aktibidad ng organisasyon, isang cash book(kahit na ilang uri ng aktibidad ang isinasagawa sa iba't ibang sistema ng pagbubuwis).

Tandaan: Ang mga hiwalay na dibisyon ay nagpapanatili ng kanilang sariling cash book at nagpapadala ng mga kopya ng mga sheet nito sa punong tanggapan sa paraang itinatag sa organisasyon, na isinasaalang-alang ang deadline para sa pagguhit ng mga financial statement.

Ang mga entry sa cash book ay ginawa ng cashier (ang kanyang kapalit) batay sa bawat PKO at RKO. Sa pagtatapos ng araw ng trabaho, sinusuri ng cashier ang data na nakapaloob sa cash book na may data ng mga papasok at papalabas na mga dokumento ng cash, ipinapakita ang halaga ng balanse ng cash sa cash register sa libro at naglalagay ng pirma.

Pagkatapos nito, ang mga entry sa cash book ay sinusuri ng punong accountant o accountant (sa kanilang kawalan, ng manager) at pumirma rin.

tala, kung walang mga cash na transaksyon ang natupad sa araw, hindi mo kailangang punan ang cash book para sa araw na iyon.

Form ng cash book (form KO-4)

Cash book (form KO-4), valid sa 2019:

• i-download ang form sa format ng salita;
• i-download ang form sa excel format.

Paano punan ang isang cash book

Mga tagubilin para sa pagpuno sa form ng cash book

Pahina ng titulo:

Nasa linya "Organisasyon" ang pangalan ng organisasyon ay ipinahiwatig alinsunod sa mga nasasakupang dokumento (halimbawa, Limited Liability Company "Kumpanya" o LLC "Kumpanya").

Nasa linya "ayon sa OKPO" kinakailangang ipahiwatig ang OKPO code alinsunod sa abiso na natanggap mula sa Rosstat. Kung hindi pa naitalaga ang code, maglagay ng gitling.

Nasa gitna ang panahon ay ipinahiwatig, kung saan iginuhit ang cash book (halimbawa, CASH BOOK para sa Abril 2019).

Cash sheet:

Nasa linya "Cash for" ang araw kung saan nabuo ang cash book sheet ay ipinahiwatig (halimbawa, para sa Abril 15, 2019). Sa parehong linya dapat mong ipahiwatig ang serial number ng cash sheet.

Mga row sa isang table ay pinupunan alinsunod sa papasok (PKO) at papalabas na (RKO) na mga dokumento ng cash na inisyu sa araw ng trabaho:

Sa column "Numero ng Dokumento" Ang mga serial number ng mga papasok o papalabas na cash order ay ipinahiwatig nang linya sa linya.

Sa column "Mula kung kanino ito natanggap o kung kanino ito ibinigay" Ang buong pangalan ng mga indibidwal o pangalan ng mga organisasyon (IP) kung saan natanggap ang cash o kung saan inisyu ang cash alinsunod sa PKO at RKO ay ipinahiwatig sa bawat linya.

Sa column “Bilang ng kaukulang account, subaccount” Kinakailangang ipahiwatig ng linya sa linya ang mga numero ng kaukulang account para sa bawat PKO at RKO.

Sa column "Darating" Ang mga halaga ng cash na natanggap sa cash desk para sa bawat cash receipt order ay ipinahiwatig nang linya sa linya. Para sa RKO, hindi napunan ang column na ito.

Sa column "Pagkonsumo" Ang mga halaga ng cash na inilabas mula sa cash register para sa bawat expenditure cash order ay ipinahiwatig nang linya sa linya. Para sa PKO, hindi pinupunan ang column na ito.

Nasa linya "Kabuuan para sa araw" Ang halaga ng cash na natanggap at naibigay sa bawat araw ng trabaho ay ipinahiwatig alinsunod sa papasok at papalabas na mga dokumento ng cash.

Nasa linya "Nananatili sa pagtatapos ng araw" ay nagpapahiwatig ng halaga ng natitirang pera sa cash register sa pagtatapos ng araw ng trabaho. Kung kabilang sa balanse ay mayroong perang nakalaan para sa pagbabayad ng mga suweldo, iskolarsip at mga benepisyong panlipunan, kung gayon ang kanilang halaga ay dapat ipahiwatig sa isang hiwalay na linya sa ibaba.

Sa dulo ng cash sheet, ang accountant na awtorisadong suriin ang cash book ay dapat ipahiwatig sa mga salita ang bilang ng mga resibo at gastos na mga dokumentong cash na natanggap at pumirma sa isang transcript.

Halimbawa ng pagpuno ng cash book noong 2019

Pahina ng titulo

Cash sheet No. 1

Cash sheet No. 2

huling pahina