วิธีการกรอกเครื่องบันทึกเงินสด หนังสือเล่มเงินสด

การลงทะเบียนและการบำรุงรักษาสมุดเงินสดอาจจำเป็นสำหรับองค์กรธุรกิจต่างๆ - ทั้งสำหรับผู้ประกอบการรายบุคคลและสำหรับองค์กร หากเลือกหลังจากสองรูปแบบที่มีอยู่ในการดูแลรักษาหนังสือ - อิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ - คุณจำเป็นต้องรู้กฎพื้นฐานในการกรอกและออกแบบ

สมุดเงินสดเป็นเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการรับเงินสดในการทำงาน เมื่อดำเนินการคุณจะต้องได้รับคำแนะนำจากกฎพื้นฐานต่อไปนี้:

1. หนังสือนี้เริ่มต้นและใช้ในกิจกรรมขององค์กรเพื่อ หนึ่งปีปฏิทิน .
2. การทำบัญชีก็ดำเนินการเช่นกัน หัวหน้าแผนกบัญชี หรือผู้ที่เข้ามาแทนที่เขา (ส่วนใหญ่มักจะเป็นแคชเชียร์) .
3. องค์กรหนึ่งสามารถรักษาสมุดเงินสดได้เพียงบัญชีเดียวเท่านั้น - ไม่ว่าจะใช้กิจกรรมและระบบภาษีกี่ประเภทก็ตาม ข้อยกเว้นคือสถานการณ์กับ บริษัท ย่อย - พวกเขาเก็บสมุดแยกต่างหากของตนเองโดยสำเนาแผ่นงานจะถูกโอนไปยังสำนักงานใหญ่ของบริษัทในช่วงปลายปี
4. สมุดเงินสดจะปรากฏขึ้น การดำเนินงานทั้งหมดขององค์กร - ทั้งขาเข้าและขาออก พื้นฐานสำหรับการป้อนข้อมูลคือ PKO และ RKO (ใบเสร็จรับเงินและใบสั่งเงินสดค่าใช้จ่ายตามลำดับ)
5. หากในวันใดวันหนึ่งไม่มีการทำธุรกรรมที่องค์กร หน้าหนังสือยังคงว่างเปล่า .
6. การเก็บรักษาบัญชีเงินสดมีสองรูปแบบ - อิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ - กฎสำหรับการกรอกโดยตรงขึ้นอยู่กับแบบฟอร์มที่เลือก
7. ข้อมูลถูกกรอกลงในหนังสือจาก ทันทีหลังจากได้รับหรือใช้จ่ายตามจริง.
8. สมุดเงินสดได้รับการอนุมัติตามกฎหมายแล้ว แบบฟอร์ม KO-4 .
9. ในตอนท้ายของแต่ละวันที่มีการทำธุรกรรม ข้อมูลทั้งหมดที่ป้อนลงในบัญชีจะถูกตรวจสอบโดยเทียบกับตัวบ่งชี้ของคำสั่งซื้อเงินสด หลังจาก อันสุดท้ายจะปรากฏขึ้นซึ่งจะตรวจสอบกับจำนวนเงินสดในเครื่องบันทึกเงินสด

จำนวนเงินทั้งหมดลงนามโดยแคชเชียร์หรือบุคคลอื่นที่รับผิดชอบในการดูแลรักษาหนังสือ นอกจากนี้หัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กรจะตรวจสอบตัวบ่งชี้ที่คำนวณได้ในแต่ละวันซึ่งได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นของเขาที่ส่วนท้ายของแผ่นงาน

กฎที่ระบุไว้เกี่ยวข้องกับปัญหาขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาหนังสือมากกว่า ต่อไปควรพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับลำดับการลงทะเบียน

เมื่อรักษาสมุดเงินสดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกป้อนลงในคอมพิวเตอร์ ไม่จำเป็นต้องพิมพ์หนังสือเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลารายงาน ไม่มีปัญหาใดเป็นพิเศษในการกรอกหนังสือเล่มนี้ดังนั้นจึงควรพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับฉบับกระดาษ

มีสองวิธีในการรักษาสมุดเงินสดในรูปแบบนี้:

1. ซื้อหนังสือสำเร็จรูป (เช่น พิมพ์ในโรงพิมพ์) หนังสือมาตรฐานประเภทนี้จัดทำขึ้นในรูปแบบนิตยสารและมักมี 50 หรือ 100 แผ่น

หากหนังสือเล่มหนึ่งไม่เพียงพอสำหรับปีปฏิทินปัจจุบัน คุณต้องสร้างหนังสือเล่มใหม่และบันทึกธุรกรรมในนั้นต่อไป ในกรณีนี้ ในหน้าชื่อเรื่องของหนังสือเล่มใหม่ คุณจะต้องระบุช่วงเวลาที่มีการทำธุรกรรมลงในหนังสือ หลังจากสิ้นปีก็ต้องเริ่มหนังสือเล่มใหม่ถึงแม้ว่าเล่มเก่าจะยังมีใบไม้อยู่ก็ตาม

แผ่นงานทั้งหมดในวารสารแบ่งออกเป็นสองประเภท:

• ใบหลวม - เต็มไปด้วยปากกาลูกลื่น;
• เอกสารฉีกขาดจะถูกเก็บไว้เป็นสำเนาคาร์บอนนั่นคือคัดลอกข้อมูลที่ป้อนบนใบหลวมทั้งหมด

แผ่นงานทั้งสองประเภทต้องมีหมายเลขเดียวกันและมีข้อมูลที่เหมือนกัน หลังจากกรอกแล้ว แผ่นที่หลวมจะยังคงอยู่ในสมุด และแคชเชียร์จะส่งมอบแผ่นฉีกให้กับแผนกบัญชี เอกสารนี้เป็นของเขาและจะต้องส่งพร้อมกับเอกสารอื่น ๆ : PKO, RKO, ใบแจ้งยอดการชำระเงิน ฯลฯ

2. เตรียมแผ่นอิเล็กทรอนิกส์ของหนังสือแล้วพิมพ์และกรอกโดยผู้รับผิดชอบ สามารถกรอกแผ่นงานเหล่านี้ด้วยมือหรือบนคอมพิวเตอร์ (ในกรณีหลังจะพิมพ์หลังจากเสร็จสิ้น)

การกำหนดหมายเลขของแผ่นงานจะต่อเนื่องกัน โดยจะเรียงลำดับเลขตั้งแต่ต้นปีโดยเรียงจากน้อยไปหามาก นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องระบุจำนวนแผ่นงานทั้งหมดในแต่ละเดือนและมูลค่ารวมต่อปี

การแก้ไขในสมุดเงินสด

ไม่ว่าจะเก็บรักษาด้วยวิธีใดก็ตาม ไม่อนุญาตให้มีรอยเปื้อนหรือการแก้ไขใดๆ หากเกิดข้อผิดพลาดในการกรอกหนังสือ การเปลี่ยนแปลงทำได้ 2 วิธี:

1. ในกรณีที่ข้อผิดพลาดไม่ส่งผลกระทบต่อยอดเงินคงเหลือเงินสดขั้นสุดท้าย ค่าที่ไม่ถูกต้องจะถูกขีดฆ่าด้วยหนึ่งบรรทัด และข้อมูลที่ถูกต้องจะถูกวางไว้ด้านบนหรือด้านล่าง การแก้ไขที่ทำนั้นได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ - แคชเชียร์และหัวหน้าฝ่ายบัญชี
2. หากเกิดจากข้อผิดพลาดการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในการสะท้อนจำนวนเงินคงเหลือจำเป็นต้องยกเลิกหน้าทั้งหมดและจัดทำงบเงินสดใหม่โดยป้อนข้อมูลที่ถูกต้อง แผ่นงานที่ผิดพลาดจะถูกขีดฆ่าออก

ในกรณีหลังนี้ บุคคลที่ทำผิดพลาด (แคชเชียร์) จะจัดทำรายงานที่จ่าหน้าถึงหัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือผู้อำนวยการ ถัดไปจะมีการแต่งตั้งคณะกรรมการพิเศษซึ่งรับผิดชอบในการแก้ไขบัญชีเงินสด หลังจากทำการปรับเปลี่ยนแล้ว แคชเชียร์จะจัดทำใบรับรองที่เกี่ยวข้องซึ่งระบุถึงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นและการแก้ไขที่เกิดขึ้น

เมื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลในบัญชีเงินสดคุณต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ทั้งหมดอย่างเคร่งครัด มิฉะนั้น ในระหว่างการตรวจสอบ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภาษีอาจค้นพบการละเมิดที่มีอยู่และปรับบริษัท อย่างไรก็ตาม ควรคำนึงว่าสิทธิในการปรับมีเฉพาะในกรณีที่ตรวจพบการฝ่าฝืนและวันที่ตรวจสอบมีเวลาต่างกันไม่เกินสองเดือน

ชื่อเรื่องและหน้าที่หลวมของสมุดเงินสด

หน้าชื่อเรื่องของสมุดเงินสด เช่นเดียวกับเอกสารอื่นๆ ส่วนใหญ่ มีข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรธุรกิจ ควรระบุ:

• วิสาหกิจ OKPO;
• นามสกุลและชื่อย่อของผู้ประกอบการแต่ละราย
• ปีหรือระยะเวลาที่เก็บหนังสือนั้น
• ชื่อของหน่วยโครงสร้าง (หากหนังสือถูกเก็บรักษาไว้ที่บริษัทย่อย)

สำหรับใบหลวมนั้นเป็นเอกสารที่มีคอลัมน์ที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัดโดยในแต่ละคอลัมน์จะมีการป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง แผ่นแทรกระบุยอดเงินสดคงเหลือ ณ วันเริ่มต้นของวันและข้อมูลจากคำสั่งซื้อเงินสด: หมายเลขและจำนวนใบเสร็จรับเงินหรือค่าใช้จ่าย นอกจากนี้จำนวนเงินจะต้องป้อนในรูปแบบของตัวเลขทั้งหมด - ในรูเบิลโดยไม่มี kopeck ถัดไป คำนวณจำนวนธุรกรรมทั้งหมดที่ดำเนินการและยอดรวม ณ สิ้นวัน

ตัวอย่างการกรอกสมุดเงินสด

เพื่อให้เข้าใจถึงวิธีรักษาบัญชีเงินสดอย่างเหมาะสมคุณควรทำความคุ้นเคยกับตัวอย่างการจัดการ

ตัวอย่างการกรอกสมุดเงินสดสามารถดาวน์โหลดได้ฟรีจากลิงค์: .

วิธีการเย็บสมุดเงินสด?

เมื่อดูแลรักษาบัญชีเงินสด จุดสำคัญไม่เพียงแต่การกรอกที่ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดในการลงทะเบียนทั้งหมดด้วย ประการแรกเกี่ยวข้องกับการเย็บแผ่นและการยึดแผ่น

ลำดับการเย็บแผ่นสมุดเงินสดยังขึ้นอยู่กับวิธีการดูแลรักษาด้วย:

1. หนังสือที่ซื้อจากโรงพิมพ์ผูกมัดทันทีก่อนที่คุณจะเริ่มกรอกข้อมูล คุณต้อง:

• จำนวนแผ่นทั้งหมด
• เย็บทุกแผ่น
• ในหน้าสุดท้ายระบุจำนวนแผ่นงานทั้งหมด
• ใส่ตราประทับ (ขี้ผึ้งหรือสีเหลืองอ่อน);
• ลงชื่อ (จะต้องดำเนินการโดยหัวหน้าองค์กรและหัวหน้าฝ่ายบัญชี)

2. หนังสือที่พิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์จะถูกเย็บในช่วงปลายปีในระหว่างปี แคชเชียร์หรือนักบัญชีจะกรอกเอกสารที่พิมพ์แล้วจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหาก จากนั้นเย็บเล่มตามกฎเดียวกันกับสมุดที่เสร็จแล้ว (ระบุจำนวนหน้า ตราประทับ และลายเซ็นของผู้จัดการและหัวหน้า นักบัญชี).

เมื่อดูแลรักษาและลงทะเบียนสมุดเงินสดควรจดจำประเด็นสำคัญหลายประการ:

• การมีหนังสือเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรและผู้ประกอบการที่ต้องจัดการกับเงินสดในกิจกรรมของตน
• สำหรับการใช้งานคุณสามารถซื้อสมุดเงินสดสำเร็จรูปหรือพิมพ์ด้วยตนเองบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
• ผู้รับผิดชอบพิเศษมีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลรักษาบัญชีเงินสด: หัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือแคชเชียร์
• ในเวอร์ชันกระดาษ สามารถเก็บหนังสือด้วยมือหรือใช้วิธีการทางเทคนิค (นั่นคือ กรอกลงในคอมพิวเตอร์แล้วพิมพ์)

ดูวิดีโอเกี่ยวกับวิธีการกรอกสมุดเงินสดอย่างถูกต้อง:

สมุดเงินสดหรือแบบฟอร์ม KO-4 พร้อมด้วยคำสั่งซื้อเงินสดเข้าและออกเป็นของเอกสารการรายงานที่เข้มงวด ดังนั้นจึงต้องกรอกตามกฎบางอย่างที่ไม่ซับซ้อนเกินไป การดูแลสมุดเงินสดมักจะได้รับมอบหมายให้แคชเชียร์และในกรณีที่เขาไม่สามารถกรอกคอลัมน์เพิ่มเติมหลายคอลัมน์ได้ให้รองของเขา กระบวนการนี้ดำเนินการบนพื้นฐานของ PKO และ RKO ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้หลังจากดำเนินการธุรกรรมแต่ละครั้งและใช้เวลาไม่นาน

วิธีกรอกสมุดเงินสด KO-4 อย่างถูกต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและความเข้าใจผิดรวมถึงตำแหน่งที่คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มเอกสารสำหรับ Excel และ Word และตัวอย่างสำเร็จรูปได้ฟรี - ดูด้านล่าง

จะกรอกสมุดเงินสดได้อย่างไร?

ดังที่ได้กล่าวไปแล้วสมุดเงินสดหรือแบบฟอร์ม KO-4 จะถูกกรอกตามคำสั่งซื้อเงินสดและใบเสร็จรับเงิน การบำรุงรักษาที่ถูกต้องและการป้อนข้อมูลใหม่ลงในเอกสารอย่างทันท่วงทีถือเป็นความรับผิดชอบของนิติบุคคลใด ๆ ซึ่งสามารถมอบหมายให้กับแคชเชียร์ (ตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุด) หรือพนักงานของแผนกบัญชี ข้อดีของวิธีที่สองคือความสามารถในการหลีกเลี่ยงความแตกต่างระหว่าง PKO, RKO และ KO-4

สำคัญ: ตั้งแต่ปี 2014 เป็นต้นไป ผู้ประกอบการแต่ละรายจะได้รับการยกเว้นอย่างเป็นทางการจากภาระผูกพันในการกรอกสมุดเงินสด ตามหลักการของขั้นตอนง่าย ๆ ในการเก็บรักษาเอกสารเงินสด ผู้ประกอบการแต่ละรายสามารถใช้รูปแบบการไหลของเอกสารตามปกติต่อไปได้ แต่มีสิทธิ์ที่จะปฏิเสธ KO-4, PKO และ RKO ได้ตลอดเวลาโดยไม่มีผลกระทบใด ๆ ต่อตัวเขาเอง อย่างไรก็ตาม เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงง่ายขึ้น ขอแนะนำอย่างยิ่งให้กรอกสมุดเงินสดสำหรับรอบระยะเวลารายงานให้เสร็จสิ้น มิฉะนั้นจะไม่สามารถหลีกเลี่ยงความสับสนในการรายงานได้

รูปแบบรวม KO-4 ซึ่งไม่อนุญาตให้เบี่ยงเบนได้รับการพัฒนาโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐและได้รับอนุมัติในปี 2531 เนื่องจากความเรียบง่ายที่สุดของแบบฟอร์ม จึงไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงใดๆ นับตั้งแต่นั้นมา ดังนั้นลำดับการกรอกเอกสารจึงยังคงไม่เปลี่ยนแปลง

นวัตกรรมเดียวในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาคือความสามารถในการรักษาบัญชีเงินสดไม่เพียงแต่ด้วยตนเองโดยกรอกกระดาษเรียงรายหรือแบบฟอร์มที่พิมพ์บนคอมพิวเตอร์ (สถานการณ์ที่คล้ายกันได้พัฒนาไปด้วย) แต่ยังรวมถึงบนคอมพิวเตอร์ด้วย ในกรณีแรกแบบฟอร์ม KO-4 จะต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของผู้รับผิดชอบและตราประทับหรือตราประทับของวิสาหกิจ ในวินาที - ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรที่ได้รับในลักษณะที่กำหนด

สมุดเงินสดจะถูกกรอกเมื่อได้รับคำสั่งซื้อ หากไม่ได้ดำเนินการใดๆ กับ PKO และ RKO ในระหว่างวัน ก็ไม่จำเป็นต้องทำเครื่องหมายในเอกสาร หากได้รับหรือออกเงินสดแคชเชียร์จะต้องรับรองเอกสารด้วยตนเองเมื่อสิ้นสุดวันทำการจากนั้นจึงมอบ KO-4 ให้กับหัวหน้าฝ่ายบัญชีเพื่อลงนาม ใช้หลักการเดียวกันนี้หากพนักงานกรอกเอกสาร

สำคัญ: ภายในนิติบุคคล ไม่ว่าจะดำเนินกิจกรรมกี่ประเภทก็ตาม มีการกรอกสมุดเงินสดเพียงเล่มเดียวเท่านั้น ข้อยกเว้นคือแยกแผนกและสาขาที่เก็บรักษาเอกสารในลักษณะที่กำหนด ดังนั้น ในกรณีดังกล่าว องค์กรหนึ่งอาจมีแบบฟอร์ม KO-4 ในปัจจุบันหลายรูปแบบ

ขั้นตอนการกรอกสมุดเงินสด:

1. ในหน้าชื่อเรื่องระบุจากบนลงล่าง:
   • รหัส OKPO (ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนรหัส OKUD ข้างต้น: มันเกี่ยวข้องกับแบบฟอร์มและไม่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของเอกสาร)
   • ชื่อเต็มอย่างเป็นทางการขององค์กร (สามารถเพิ่มชื่อย่อได้ที่นี่ แม้ว่าจะไม่จำเป็นก็ตาม)
   • หากบัญชีเงินสดถูกเก็บรักษาไว้ในแผนกใดแผนกหนึ่งของ บริษัท ควรระบุชื่อในช่องด้านล่างด้วย (มิฉะนั้นให้ใส่เส้นประ)
   • ภายใต้คำว่า "สมุดเงินสด" คุณควรระบุระยะเวลาการรายงานสำหรับการกรอกเอกสาร (เช่น พฤษภาคม - มิถุนายน 2561)
2. เหนือโต๊ะหลักคุณต้องป้อนวันที่กรอกแผ่นงานถัดไป (เช่น 26 สิงหาคม 2017) และระบุหมายเลขซีเรียล
3. ในตารางหลักควรได้รับ:
   • ในบรรทัดบนสุด (ในคอลัมน์ "ใบเสร็จรับเงิน") - ยอดคงเหลือที่โต๊ะเงินสดตอนต้นวัน
   • ในคอลัมน์ "หมายเลขเอกสาร" - หมายเลขซีเรียล (ใช้หมายเลขที่สอดคล้องกัน) ของเครื่องบันทึกเงินสดหรือเครื่องบันทึกเงินสด
   • ในคอลัมน์ "ใครได้รับหรือออกให้" - ชื่อขององค์กรคู่สัญญาหรือบุคคลที่รับเงินสดหรือผู้ออกเงินสด
   • ในคอลัมน์ "จำนวนบัญชีที่เกี่ยวข้อง บัญชีย่อย" - หมายเลขที่เกี่ยวข้องที่ลงทะเบียนใน RKO และ PKO
   • ในคอลัมน์ "ขาเข้า" และ "ค่าใช้จ่าย" - ปริมาณธุรกรรมที่ดำเนินการบนพื้นฐานของคำสั่งเดียวกันในรูเบิลและโกเปค
   • ในคอลัมน์ "รวม" - ปริมาณรวมของสองคอลัมน์ด้านบน
   • ในคอลัมน์ "ยอดคงเหลือ ณ สิ้นวันทำงาน" คุณควรป้อนจำนวนเงินที่เหลืออยู่ในเครื่องบันทึกเงินสด ณ เวลาที่กำหนด
4. ที่ส่วนท้ายของโต๊ะหลักพนักงานที่กรอกบัญชีเงินสด (โดยปกติจะเป็นแคชเชียร์) และเจ้าหน้าที่ตรวจสอบ (นักบัญชีหรือหัวหน้าฝ่ายบัญชี) จะต้องลงนามในเอกสาร
5. ในตอนท้ายของเอกสาร(ก่อนยื่น) ระบุจำนวนแผ่นทั้งหมด ด้านล่างนี้เป็นตราประทับหรือตราประทับของวิสาหกิจ (หากเอกสารไม่ได้กรอกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์) และลายเซ็นของหัวหน้าฝ่ายบัญชีและหัวหน้าขององค์กร (แผนก, สาขา)

สำคัญ: เมื่อลงทะเบียน KO-4 บนคอมพิวเตอร์ เอกสารไม่ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นและตราประทับที่แท้จริง แต่โดยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการปรับปรุงของบริษัท

สมุดเงินสด - แบบฟอร์ม (ดาวน์โหลด Word)

คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มสมุดเงินสด KO-4 ซึ่งเหมาะสำหรับการกรอกในโปรแกรมแก้ไขข้อความเช่น MS Word ได้จากลิงก์ด้านบน

สมุดเงินสด - แบบฟอร์ม (ดาวน์โหลด Excel)

คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มสมุดเงินสด KO-4 ซึ่งเหมาะสำหรับใช้ในโปรแกรมแก้ไขสเปรดชีต เช่น MS Excel ได้จากลิงก์ด้านบน

สมุดเงินสด-ตัวอย่างการกรอก

แม้ว่าการกรอกแบบฟอร์ม KO-4 จะไม่ใช่เรื่องยากโดยเฉพาะ (โดยเฉพาะสำหรับพนักงานที่มีประสบการณ์) แต่การทำความคุ้นเคยกับตัวอย่างการออกแบบก็ไม่ใช่เรื่องไม่จำเป็น คุณสามารถดาวน์โหลดเอกสารเพื่อใช้ใน MS Word ได้ตามลิงค์ด้านบน

มาสรุปกัน

สมุดเงินสดหรือแบบฟอร์ม KO-4 จะถูกกรอกในระหว่างวันทำการโดยแคชเชียร์หรือผู้มีอำนาจอื่น ๆ และตรวจสอบโดยนักบัญชี หากเอกสารถูกวาดขึ้นด้วยตนเองแต่ละแผ่นจะต้องมีลายเซ็นของผู้ดำเนินการและผู้ตรวจสอบและที่ส่วนท้ายของหนังสือ - หัวหน้าฝ่ายบัญชีและหัวหน้าองค์กร

ตามกฎระเบียบปัจจุบัน ผู้ประกอบการแต่ละรายสามารถปฏิเสธที่จะกรอกสมุดเงินสดตลอดจนใบเสร็จรับเงินและ เอกสารนี้จัดทำขึ้นเป็นสำเนาเดียวสำหรับองค์กรหรือหลายฉบับหากเรากำลังพูดถึงแผนกหรือสาขาของบริษัทขนาดใหญ่ เมื่อกรอก KO-4 บนคอมพิวเตอร์ ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับในลักษณะที่กำหนดจะถูกนำมาใช้เพื่อรับรองเอกสาร

องค์กรหรือธุรกิจส่วนใหญ่ดำเนินธุรกิจแบบไร้เงินสด แต่ไม่ได้หมายความว่าจะไม่ใช้เงินสดในการทำธุรกรรมใดๆ และหากมีธุรกรรมเงินสดเพียงเล็กน้อย คุณจะต้องเก็บสมุดเงินสดไว้

ดังนั้นบทความนี้จึงเกี่ยวข้องกับนิติบุคคล นักบัญชี และผู้ประกอบการรายบุคคล (ต่อไปนี้จะเรียกว่าผู้ประกอบการรายบุคคล) ตั้งแต่ปี 2014 ผู้ประกอบการแต่ละรายที่มีบัญชีแยกประเภทรายรับและรายจ่ายทางบัญชีอาจไม่สามารถออกคำสั่งเงินสดได้ ดังนั้นพวกเขาจึงไม่จำเป็นต้องรักษาสมุดเงินสดด้วย แม้ว่าบางคนเลือกที่จะทำเช่นนี้ต่อไป

โดยไม่ตระหนักถึงความสำคัญของมัน มันถูกปฏิบัติอย่างไม่ใส่ใจ เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบที่ไม่พึงประสงค์และการคว่ำบาตรจากสำนักงานตรวจภาษีคุณต้องระมัดระวังเกี่ยวกับธุรกรรมเงินสดและกรอกสมุดบัญชี มาดูคำถามหลักที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับบัญชีเงินสด: ความหมาย, วิธีการกรอก, สามารถแก้ไขได้หรือไม่และต้องทำอย่างไรให้ถูกต้อง

นี่คือหนังสือประเภทไหนและทำไมจึงเก็บไว้?

หนังสือเล่มเงินสด - สมุดรายวันพิเศษที่บันทึกธุรกรรมเงินสดทั้งหมด- นอกจากนี้ยังรวมอยู่ในรายการเอกสารทางบัญชีซึ่งบันทึกกระแสเงินสดเข้าและออก จำเป็นต้องมีการบำรุงรักษาตามบรรทัดฐานของกฎหมายปัจจุบัน ยิ่งไปกว่านั้น หนังสือเล่มนี้ยังจำเป็นสำหรับผู้ที่อยู่ในระบบภาษีแบบง่ายอีกด้วย

องค์กรหรือองค์กรหนึ่งมีสมุดเงินสดเพียงบัญชีเดียว เช่นเดียวกับผู้ประกอบการเอกชน ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือ ถ้านิติบุคคลมีสำนักงานตัวแทนหรือสาขาที่ดำเนินงานตามงบดุลของตนเอง ในกรณีนี้ สาขาหรือสำนักงานตัวแทนจะมีสมุดบัญชีของตนเองที่สะท้อนถึงธุรกรรมของตน สำเนาคำสั่งซื้อต้นฉบับและหน้าหนังสือจะถูกส่งไปยังสำนักงานใหญ่ ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเงินคงเหลือจะแสดงอยู่ในบัญชีเงินสดของแผนกดังกล่าวและในงบดุล จากนั้นข้อมูลดังกล่าวจะถูกโอนไปยังงบดุลรวมของทั้งบริษัท

หนังสือรูปแบบรวมได้รับการอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ แบบฟอร์มนี้เรียกว่า KO-4

การบำรุงรักษาหนังสืออย่างเหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญมาก เนื่องจากหน่วยงานกำกับดูแลมักจะตรวจสอบหนังสือดังกล่าว หากมีการระบุความไม่ถูกต้องหรือไม่สอดคล้องกัน บริษัทอาจถูกปรับสำหรับการบำรุงรักษาบันทึกทางบัญชีที่ไม่เหมาะสม

หนังสือเล่มเงินสด จะต้องคงไว้ตั้งแต่ต้นปีปฏิทินมากขึ้นเรื่อยๆ ปีหน้าจะเริ่มหนังสือเล่มใหม่ตลอดทั้งปี- เป็นนิตยสารห้าสิบหรือหนึ่งร้อยหน้า วันหมดอายุของหนังสือเขียนไว้ที่หน้าชื่อเรื่อง หากวารสารปีละหนึ่งฉบับไม่เพียงพอ ก็จะมีการเริ่มวารสารใหม่ - รายการจะดำเนินต่อไปตามลำดับเวลาและไม่ถูกขัดจังหวะ หนังสือที่เพิ่งเปิดใหม่ระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของการบำรุงรักษา ด้วยวิธีนี้ จะง่ายต่อการกำหนดลำดับของสมุดเงินสด

โดยปกติแล้วจะซื้อหนังสือสำเร็จรูปที่มีกราฟและคอลัมน์เรียงกันซึ่งพิมพ์ในโรงพิมพ์ เวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ก็สามารถทำได้เช่นกัน

หนังสือทุกแผ่นจะมีหมายเลขกำกับในคราวเดียวนั่นคือแผ่นเปล่ามีหมายเลขประทับอยู่อยู่แล้ว จำนวนแผ่นงานทั้งหมดระบุไว้ในหน้าสุดท้ายและรับรองโดยลายเซ็นของผู้จัดการและหัวหน้าฝ่ายบัญชี หนังสือเข้าเล่มถูกปิดผนึกด้วยตราประทับสีเหลืองอ่อนหรือขี้ผึ้ง หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น คุณสามารถแก้ไขได้ โดยจะมีรายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง

ใครเป็นคนดำเนินการ?

รายการทั้งหมดในสมุดเงินสด ฝากโดยแคชเชียร์- เขาเป็นผู้ออกและรับเงินและยืนยันทั้งหมดนี้พร้อมกับบันทึกลงในวารสาร เขาจะต้องลงนามในเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ จึงต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่ในการปฏิบัติงานที่ดำเนินการ

เมื่อสิ้นสุดวันทำการแคชเชียร์จะโอนเงินคงเหลือและเอกสารหลักทั้งหมดไปยังแผนกบัญชี - ใบเสร็จรับเงินและคำสั่งเดบิต นักบัญชียังลงนามในสมุดบัญชีด้วย- หากไม่มีหัวหน้าฝ่ายบัญชี ผู้จัดการจะเข้ามาแทนที่ ขั้นตอนนี้ซ้ำทุกวัน ทั้งหมดที่กล่าวมาใช้กับธุรกิจหรือองค์กร

ผู้ประกอบการแต่ละรายมีคุณสมบัติบางอย่าง ถ้าเขาทำงานคนเดียวเขาเป็นแคชเชียร์ ดังนั้นจะไม่มีการลงนามของหัวหน้าฝ่ายบัญชี

ในการทำธุรกรรมเงินสด แคชเชียร์หรือพนักงานอื่น ๆ ที่ได้รับอนุญาตจากผู้จัดการจะต้องทำความคุ้นเคยกับสิทธิ์และความรับผิดชอบอย่างเป็นทางการของตนตามลายเซ็น นอกจากนี้ ผู้จัดการสามารถดำเนินการดังกล่าวได้โดยตรง

บันทึกนี้ถูกกรอกอย่างไร?

หน้าชื่อเรื่องของสมุดเงินสดประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:

• ชื่อเต็มขององค์กรหรือองค์กร - หากเป็นนิติบุคคล
• นามสกุล ชื่อจริง และนามสกุลของผู้ประกอบการแต่ละราย - หากเป็นผู้ประกอบการรายบุคคล
• ระยะเวลาที่เริ่มต้น - ปีหรือวันที่ที่ระบุหากมีหนังสือหลายเล่ม
• ถ้าเรากำลังพูดถึงแผนก - ชื่อของแผนก;
• โอคพีโอ.

ในส่วนของหนังสือนั้น รายการจะจัดทำในรูปแบบสำเร็จรูป ธุรกรรมทั้งขาเข้าและขาออกในหนึ่งวันถูกป้อนไว้ในหน้าเดียว หลังจากแต่ละวันทำการ จะมีการรวบรวมยอดรวมและบวกยอดคงเหลือ ทั้งหมดนี้ได้รับการยืนยันจากรายงานของแคชเชียร์หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องในการออกและรับเงินสด ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ หลังจากทั้งหมดนี้ เงินที่ได้รับจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชี

มาดูกันว่าแผ่นหนังสือมีลักษณะอย่างไร แต่ละแผ่นมีสองส่วนมีเส้นฉีกขาด ส่วนแรกคือหน้าหนังสือซึ่งเต็มไปด้วยข้อมูลธุรกรรม ส่วนที่สองคือรายงานของแคชเชียร์

หากคุณงอแผ่นตามแนวรอยฉีกขาด คุณสามารถเติมทั้งสองส่วนเป็นสำเนาคาร์บอนได้พร้อมๆ กัน นั่นคือพวกเขาเขียนบนแผ่นกระดาษหลวมด้วยปากกาลูกลื่นและรายการเดียวกันนี้จะถูกคัดลอกลงบนแผ่นกระดาษฉีกขาด

แผ่นงานถูกตัดตามแนวส่วนแรกจะต้องถูกปิดขอบและแนบเอกสารยืนยันการปฏิบัติงาน - เอกสารหลัก - เข้ากับรายงาน ตัวอย่างเช่น สารสกัดจากคำสั่งซื้อ การสมัครชำระเงินล่วงหน้า คำสั่งซื้อเงินสดขาเข้า คำสั่งซื้อเงินสดขาออก หนังสือมอบอำนาจ ฯลฯ

ทีนี้เรามาดูกราฟของหนังสือกันดีกว่า ที่ด้านบนของหน้าคือวันที่ เดือน และปี รวมถึงหมายเลขชีตของสมุดเงินสด หากต้องการกรอกข้อมูลด้วยตนเอง ให้ทำตามคำแนะนำ:

1. เราเริ่มกรอกคอลัมน์ “ที่เหลืออยู่ที่จุดเริ่มต้นของวัน”ที่นี่จะระบุจำนวนเงินที่เหลืออยู่ในเครื่องบันทึกเงินสดเมื่อเริ่มต้นวัน ขนาดจะถูกโอนจากหน้าก่อนหน้า - คอลัมน์ "ยอดคงเหลือ ณ สิ้นวัน"
2. นับ "หมายเลขเอกสาร"– หมายเลขซีเรียลของคำสั่งซื้อเงินสด
3. คอลัมน์ถัดไปมีไว้สำหรับบุคคลที่ได้รับหรือออกเอกสารนี้ จำเป็นต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล - ชื่อเต็มหรือข้อมูลเกี่ยวกับนิติบุคคล - ชื่อ
4. บัญชีย่อยหรือหมายเลขบัญชีที่เกี่ยวข้อง- หมายถึงข้อมูลที่ระบุวิธีการใช้จ่ายหรือการรับเงิน ตัวอย่างอาจเป็น: 51 – บัญชีกระแสรายวัน 70 – ค่าจ้าง 62 – ผู้ซื้อและลูกค้า โปรดทราบว่าผู้ประกอบการแต่ละรายไม่จำเป็นต้องกรอกคอลัมน์นี้
5. แล้วมาเข้าแถว. "มา"และ "การบริโภค"คุณต้องป้อนจำนวนเงินเป็นรูเบิลเป็นตัวเลข โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่น จำนวนเงินทุนที่ออกจะเป็นดังนี้ - 129.05
6. การดำเนินการแต่ละครั้งจะต้องได้รับการบันทึกทันทีหลังจากการนำไปใช้จริง และจะต้องดำเนินการตามเอกสารหลักเท่านั้น
7. นับ "โอนย้าย"มีผลรวมของการดำเนินการของบรรทัดก่อนหน้าทั้งหมด
8. ในตอนท้ายคุณต้องนับและกรอกคอลัมน์ "ยอดรวมสำหรับวันนี้"- แยกกันสำหรับเงินที่ได้รับและแยกกันสำหรับเงินที่ออก
9. “ที่เหลืออยู่ในตอนท้ายของวัน”- เพิ่มเงินสดทั้งหมดที่มาถึงและที่เหลือจากวันก่อนหน้าอย่างระมัดระวัง (คอลัมน์ "ยอดคงเหลือ ณ จุดเริ่มต้นของวัน") และลบเงินทุนที่ออก จำนวนเงินในเล่มต้องตรงกับเงื่อนไขจริง - เงินสดในเครื่องบันทึกเงินสด
10. เส้นที่ยังไม่ได้กรอกข้อมูลจะถูกขีดฆ่าด้วยปากกาเพื่อไม่ให้กรอกข้อมูลในช่องว่างได้ ทำได้ด้วยบีช Z.
11. ในตอนท้ายของหน้าจะมีการป้อนชื่อนักบัญชีและแคชเชียร์ พวกเขาใส่ลายเซ็นของพวกเขา และต้องระบุจำนวนออเดอร์เข้าและออก

หากไม่มีการทำธุรกรรมเงินสดในวันที่กำหนด สมุดบัญชีจะไม่ถูกกรอก และยอดคงเหลือ ณ สิ้นวันจะถูกโอนโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงในวันถัดไป

เทคโนโลยีสมัยใหม่และการใช้คอมพิวเตอร์อย่างแพร่หลายไม่ได้ผ่านบัญชีเงินสด เพื่อให้ง่ายขึ้นมีเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ปรากฏขึ้น มีการใช้โปรแกรมพิเศษสำหรับสิ่งนี้ - หนังสือจะปรากฏบนจอภาพป้อนข้อมูลลงในนั้นจากนั้นจึงสามารถพิมพ์ได้อย่างง่ายดาย

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกรอกหนังสือในโปรแกรม 1C 8.2 ในวิดีโอต่อไปนี้:

กฎเกณฑ์ในการดำเนินการยังคงไม่เปลี่ยนแปลง ทุกวันแคชเชียร์จะกรอกเอกสารใหม่และพิมพ์ออกมาเมื่อสิ้นสุดวัน พิมพ์สองหน้า: รายงานและแผ่นแทรก แคชเชียร์ใส่ลายเซ็นของเขาลงบนแผ่นงาน หากคุณมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คุณจะได้รับอนุญาตให้ใช้ลายเซ็นนั้นได้ แต่ละหน้ามีหมายเลขและในตอนท้ายของปีจะมีการสร้างหนังสือขึ้นในหน้าสุดท้ายซึ่งมีการเขียนจำนวนแผ่นทั้งหมดรับรองโดยลายเซ็นและตราประทับ สำหรับ eBook สามารถลงทะเบียนได้ทุกไตรมาส ไม่ใช่รายปี รายงานและเอกสารแนบจะถูกส่งไปยังฝ่ายบัญชี

การแก้ไขในสมุดเงินสด

หากมีข้อผิดพลาดในเล่มก็สามารถแก้ไขได้ ไม่ว่าในกรณีใดก็ตาม คุณไม่ควรฉีกผ้าปูที่นอนออก ใช้ใบมีดเช็ด หรือใช้กรีด หากการพิมพ์ผิดไม่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงยอดคงเหลือในช่วงเวลาใด ๆ คุณต้องทำสิ่งนี้: ขีดฆ่าข้อมูลที่ไม่ถูกต้องออกอย่างระมัดระวังและเขียนข้อมูลที่ถูกต้องไว้ข้างๆ การแก้ไขจะต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นสองฉบับ - แคชเชียร์เองและหัวหน้าฝ่ายบัญชี หากมีการแก้ไขหลายรายการในแผ่นงาน ลายเซ็นทั้งสองรายการจะถูกวางไว้ในแต่ละรายการ

หากข้อผิดพลาดร้ายแรง ซึ่งทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงการหมุนเวียนของเงินทุนและไม่สามารถแก้ไขได้โดยการขีดฆ่าออก ให้ขีดฆ่าทั้งแผ่นและคำว่า "ยกเลิก" จะถูกเขียน จากนั้นกรอกข้อมูลที่ถูกต้องลงในแผ่นงานใหม่

ความสนใจ! แผ่นไม่ออก. แคชเชียร์จะต้องเขียนแถลงการณ์เกี่ยวกับเหตุการณ์ดังกล่าวต่อหัวหน้าฝ่ายบัญชี

ผู้จัดการหรือหัวหน้าฝ่ายบัญชีจะรวบรวมคณะกรรมการที่รับผิดชอบในการปรับปรุง มีการร่างใบแจ้งยอดบัญชีเพื่ออธิบายข้อผิดพลาดและการแก้ไข

ตรวจสอบข้อมูลที่ป้อนลงในหนังสืออย่างละเอียด อายุการเก็บรักษาคือ 5 ปี

การปฏิบัติตามกฎวินัยเงินสดและการรักษาบัญชีเงินสดเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกองค์กรและผู้ประกอบการเอกชนภายใต้ระบบภาษีใด ๆ หากพวกเขาดำเนินธุรกิจด้วยเงินสดเมื่อดำเนินธุรกิจ เรามาดูวิธีการดูแลรักษาสมุดเงินสดอย่างเหมาะสมกัน

ขั้นตอนการกรอกบัญชีเงินสดกำหนดโดยข้อบังคับเกี่ยวกับการทำธุรกรรมเงินสดซึ่งได้รับอนุมัติจากธนาคารกลางเมื่อวันที่ 12 ตุลาคม 2554 ตามข้อบังคับ เมื่อทำธุรกรรมเงินสด องค์กรธุรกิจจะต้องรักษาบัญชีเงินสด (แบบฟอร์ม KO-4) มีการเตรียมสมุดเงินสดใหม่ในแต่ละปี ผู้ประกอบการหรือองค์กรได้รับอนุญาตให้มีสมุดเงินสดหนึ่งเล่ม

ตามใบเสร็จรับเงินและเอกสารเงินสดค่าใช้จ่ายที่ได้รับ แคชเชียร์จะกรอกส่วนที่เหมาะสมของสมุดบัญชี เอกสารเงินสดแต่ละฉบับสอดคล้องกับหนึ่งรายการในสมุดเงินสด เมื่อสิ้นสุดวันทำการ แคชเชียร์จะตรวจสอบข้อมูลการสั่งซื้อเงินสดด้วยข้อมูลสมุดเงินสด แสดงยอดเงินคงเหลือสุดท้าย และรับรองจำนวนเงินนี้ด้วยลายเซ็นของเขา ยอดเงินสดในบัญชีเงินสดจะกระทบยอดกับยอดเงินสดจริงในเครื่องบันทึกเงินสด

หัวหน้าฝ่ายบัญชีตรวจสอบความถูกต้องของการสะท้อนจำนวนเงินเข้าและออกและการคำนวณยอดคงเหลือ ณ สิ้นวัน และลงนามในสมุดเงินสดสำหรับวันที่ตรวจสอบ หากไม่มีการทำธุรกรรมเงินสดในระหว่างวัน ยอดคงเหลือของเงินทุนในจำนวนคงที่จะถูกโอนไปยังวันถัดไป เมื่อกรอกสมุดเงินสด ไม่อนุญาตให้มีรอยเปื้อน ซึ่งถือเป็นการละเมิดวินัยในการใช้เงินสด

หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นเมื่อกรอกสมุดเงินสดซึ่งไม่ส่งผลกระทบต่อการคำนวณยอดเงินสดคุณควรขีดฆ่าค่าที่ไม่ถูกต้องด้วยหนึ่งบรรทัดเขียนเวอร์ชันที่ถูกต้องด้านบนหรือด้านล่างแล้วรับรองด้วยลายเซ็นของ แคชเชียร์และหัวหน้าฝ่ายบัญชี หากข้อผิดพลาดส่งผลให้สะท้อนยอดคงเหลือและการหมุนเวียนไม่ถูกต้องในช่วงระยะเวลาหนึ่งก็อนุญาตให้ขีดฆ่าหน้าที่ผิดพลาดด้วยเครื่องหมาย "ยกเลิก" และจัดทำงบเงินสดใหม่พร้อมข้อมูลที่ถูกต้อง

ในกรณีนี้แคชเชียร์จะต้องจัดทำรายงานที่ส่งถึงหัวหน้าฝ่ายบัญชีเกี่ยวกับการค้นพบข้อผิดพลาด หัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือผู้อำนวยการแต่งตั้งคณะกรรมการที่รับผิดชอบในการปรับปรุงบัญชีเงินสด หลังจากทำการแก้ไขแล้ว แคชเชียร์จะจัดทำใบแจ้งยอดบัญชีเพื่ออธิบายข้อผิดพลาดและการแก้ไขที่เกิดขึ้น

เจ้าหน้าที่ตรวจภาษีมีสิทธิตรวจสอบความถูกต้องของสมุดเงินสดและปรับหากฝ่าฝืนวินัยเงินสด อย่างไรก็ตามต้องคำนึงว่าผู้ตรวจสอบมีสิทธิที่จะปรับองค์กรหรือผู้ประกอบการสำหรับการละเมิดวินัยทางการเงินหากตรวจพบการละเมิดน้อยกว่า 2 เดือนนับจากวันที่คณะกรรมการ

หน้าปกสมุดเงินสด

ในหน้าชื่อเรื่องของสมุดเงินสดจะมีการเขียนชื่อเต็มขององค์กรหรือชื่อเต็มของผู้ประกอบการตลอดจนปีที่เก็บสมุดเงินสด

สมุดเงินสดใบหลวม

หน้าสมุดเงินสดประกอบด้วยสองส่วนที่เหมือนกัน - ใบหลวมและรายงานแคชเชียร์ คุณสามารถกรอกสมุดเงินสดบนกระดาษโดยมีหรือไม่มีกระดาษคาร์บอน โดยทำซ้ำรายการบนใบหลวมในรายงานของแคชเชียร์ แผ่นแทรกยังคงอยู่ในสมุดเงินสดและรายงานของแคชเชียร์จะแนบไปกับเอกสารเงินสดสำหรับวันทำการ

ตัวอย่างการกรอกสมุดเงินสด

มาดูกฎเกี่ยวกับวิธีการจัดรูปแบบฟิลด์สมุดเงินสดให้ถูกต้อง

• ในคอลัมน์ "เงินสดสำหรับ"ระบุวันที่ดำเนินการ ในช่อง "แผ่นงาน" จะมีการระบุหมายเลขลำดับของสมุดบัญชีเงินสด
• ในสนาม "หมายเลขเอกสาร"มีการระบุหมายเลขของคำสั่งซื้อเข้าหรือออกที่เกี่ยวข้อง
• ในคอลัมน์ “ได้รับจากใครหรือออกให้”มีการเขียนอักษรย่อของบุคคลหรือชื่อองค์กรที่ฝากหรือรับเงิน รวมถึงลักษณะของธุรกรรม
• ในคอลัมน์ “จำนวนบัญชีที่เกี่ยวข้อง บัญชีย่อย”หมายเลขบัญชีที่สอดคล้องกับบัญชี 50 ถูกเขียนลงเพื่อระบุวิธีการรับหรือการใช้จ่ายเงิน ผู้ประกอบการไม่ต้องกรอกข้อมูลในช่องนี้
• ในบรรทัด "มา"ป้อนจำนวนเงินที่ได้รับภายใต้ PKO
• ในบรรทัด "การบริโภค"ระบุจำนวนเงินที่ชำระภายใต้การชำระด้วยเงินสด
• ในคอลัมน์ "ยอดรวมสำหรับวันนี้"คำนวณยอดรวมการรับเงินสดและการชำระเงิน
• ในคอลัมน์ "ยอดเงินสดคงเหลือ ณ สิ้นวัน"คำนวณจำนวนเงินสดคงเหลือโดยการเพิ่มยอดเงินสด ณ จุดเริ่มต้นของวันและใบเสร็จรับเงินสำหรับวันนั้นลบด้วยจำนวนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น

หากจำนวนเงิน ณ สิ้นวันมีเงินทุนสำหรับการจ่ายค่าจ้าง ผลประโยชน์ และทุนการศึกษา ควรระบุเป็นจำนวนเงินแยกต่างหาก ในตอนท้ายของหน้าจำนวนคำสั่งซื้อเข้าและออกจะถูกระบุเป็นคำพูด

วิธีการเย็บสมุดเงินสด

หน้าสมุดเงินสดจะมีหมายเลขเรียงกัน หนังสือทั้งเล่มได้รับการผูกและรับรองโดยมีตราประทับและลายเซ็นของผู้อำนวยการและหัวหน้าฝ่ายบัญชี ดังนั้นจึงไม่สามารถนำแผ่นงานออกจากหนังสือได้ ในแผ่นสุดท้ายของสมุดเงินสด จำนวนแผ่นที่ผูกของหนังสือจะระบุเป็นตัวเลขและคำพูด

การบำรุงรักษาสมุดเงินสดอิเล็กทรอนิกส์

สามารถลงทะเบียนสมุดเงินสดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ด้วยการใช้โปรแกรมพิเศษ แผ่นสมุดเงินสดจะถูกพิมพ์และเย็บเล่ม และเมื่อสิ้นปีจะมีการกำหนดหมายเลขและปิดผนึกด้วยลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ เมื่อลงทะเบียนสมุดเงินสดทางอิเล็กทรอนิกส์ หน้าชื่อเรื่องจะถูกพิมพ์ตอนสิ้นปีและเย็บเข้ากับใบที่หลวมของหนังสือ เมื่อดูแลเครื่องบันทึกเงินสดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถลงทะเบียนบัญชีเงินสดเป็นรายไตรมาสแทนที่จะเป็นรายปี

คุณต้องการสมุดเงินสดสำหรับผู้ประกอบการรายบุคคลหรือไม่?

ก่อนที่ขั้นตอนการดำเนินงานด้านเงินสดจะมีผลใช้บังคับ กฎหมายไม่ได้ระบุโดยตรงและชัดเจนถึงการบำรุงรักษาบัญชีเงินสดโดยผู้ประกอบการ ในการดำเนินการอนุญาโตตุลาการ ยังมีการตัดสินของศาลเพื่อประโยชน์ของผู้ประกอบการที่ไม่ได้กรอกสมุดเงินสดเมื่อทำธุรกรรมเงินสด

มันคืออะไร

หนังสือเล่มเงินสด- นี่เป็นหนึ่งในเอกสารวินัยเงินสดซึ่งสะท้อนถึงข้อมูลเกี่ยวกับการรับและถอนเงินสดทั้งหมดที่โต๊ะเงินสดขององค์กร รายการในสมุดเงินสดจัดทำโดยแคชเชียร์ (หรือรองของเขา) ตามใบสั่งเงินสดขาเข้า (PKO) และขาออก (RKO) แต่ละรายการ

บันทึกตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2557 เป็นต้นไป จะมีการใช้ขั้นตอนง่ายๆ ในการรักษาวินัยทางการเงิน ตามที่ผู้ประกอบการแต่ละรายมีมากขึ้น ไม่จำเป็นจัดทำเอกสารเงินสด (PKO, RKO และสมุดเงินสด)

วิธีดูแลรักษาบัญชีเงินสดอย่างถูกต้องในปี 2562

สามารถเก็บสมุดเงินสดไว้บนกระดาษหรือทางอิเล็กทรอนิกส์:

• บนกระดาษหนังสือเล่มนี้วาดด้วยมือหรือใช้คอมพิวเตอร์ (อุปกรณ์อื่น ๆ ) และลงนามด้วยลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ
• อิเล็กทรอนิกส์หนังสือเล่มนี้จัดทำขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ (อุปกรณ์อื่นๆ) เพื่อป้องกันการเข้าถึงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต และลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตลอดทุกกิจกรรมขององค์กร สมุดเงินสดหนึ่งเล่ม(แม้ว่าจะมีการดำเนินกิจกรรมหลายประเภทในระบบภาษีที่แตกต่างกันก็ตาม)

บันทึก: หน่วยงานที่แยกจากกันดูแลรักษาสมุดเงินสดของตนเองและส่งสำเนาแผ่นงานไปยังสำนักงานใหญ่ในลักษณะที่จัดตั้งขึ้นในองค์กรโดยคำนึงถึงกำหนดเวลาในการจัดทำงบการเงิน

รายการในสมุดเงินสดจัดทำโดยแคชเชียร์ (ตัวแทนของเขา) ตาม PKO และ RKO แต่ละรายการ เมื่อสิ้นสุดวันทำการแคชเชียร์จะตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในสมุดเงินสดพร้อมข้อมูลเอกสารเงินสดเข้าและออกแสดงจำนวนเงินสดคงเหลือในเครื่องบันทึกเงินสดในสมุดบัญชีและลงนาม

หลังจากนั้นรายการในบัญชีเงินสดจะถูกตรวจสอบโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือนักบัญชี (ในกรณีที่ผู้จัดการไม่อยู่) และลงนามด้วย

บันทึกหากไม่มีการทำธุรกรรมเงินสดในระหว่างวัน คุณไม่จำเป็นต้องกรอกสมุดเงินสดสำหรับวันนั้น

แบบฟอร์มสมุดเงินสด (แบบฟอร์ม KO-4)

สมุดเงินสด (แบบฟอร์ม KO-4) ใช้ได้ในปี 2562:

• ดาวน์โหลดแบบฟอร์มในรูปแบบคำ
• ดาวน์โหลดแบบฟอร์มในรูปแบบ Excel

วิธีกรอกสมุดเงินสด

คำแนะนำในการกรอกแบบฟอร์มสมุดเงินสด

หน้าชื่อเรื่อง:

ในบรรทัด "องค์กร"ชื่อขององค์กรถูกระบุตามเอกสารประกอบ (เช่น บริษัทจำกัด "บริษัท"หรือ LLC "บริษัท").

ในบรรทัด “ตาม สคส.”จำเป็นต้องระบุรหัส OKPO ตามการแจ้งเตือนที่ได้รับจาก Rosstat หากยังไม่ได้กำหนดรหัส ให้ใส่เครื่องหมายขีดกลาง

ระหว่างกลาง มีการระบุช่วงเวลาที่มีการจัดทำสมุดเงินสด (เช่น สมุดเงินสดประจำเดือนเมษายน 2562).

งบเงินสด:

ในบรรทัด "เงินสดสำหรับ"ระบุวันที่สร้างสมุดบัญชีเงินสด (ตัวอย่างเช่น สำหรับวันที่ 15 เมษายน 2019- ในบรรทัดเดียวกันคุณต้องระบุหมายเลขประจำเครื่องของงบเงินสด

แถวในตารางกรอกตามเอกสารเงินสดขาเข้า (PKO) และขาออก (RKO) ที่ออกในระหว่างวันทำการ:

ในคอลัมน์ "หมายเลขเอกสาร"หมายเลขซีเรียลของคำสั่งซื้อเงินสดขาเข้าหรือขาออกจะถูกระบุทีละบรรทัด

ในคอลัมน์ “ได้รับจากใครหรือออกให้”ชื่อเต็มของบุคคลหรือชื่อองค์กร (IP) ที่ได้รับเงินสดหรือที่ออกเงินสดตาม PKO และ RKO จะถูกระบุทีละบรรทัด

ในคอลัมน์ “จำนวนบัญชีที่เกี่ยวข้อง บัญชีย่อย”จำเป็นต้องระบุหมายเลขบัญชีที่เกี่ยวข้องสำหรับแต่ละ PKO และ RKO ทีละบรรทัด

ในคอลัมน์ "มา"จำนวนเงินสดที่ได้รับที่โต๊ะเงินสดสำหรับใบสั่งรับเงินสดแต่ละรายการจะถูกระบุทีละบรรทัด สำหรับ RKO คอลัมน์นี้ไม่ได้กรอกไว้

ในคอลัมน์ "การบริโภค"จำนวนเงินสดที่ออกจากเครื่องบันทึกเงินสดสำหรับใบสั่งเงินสดรายจ่ายแต่ละรายการจะถูกระบุทีละบรรทัด สำหรับ PKO คอลัมน์นี้ไม่ได้กรอก

ในบรรทัด "ยอดรวมสำหรับวันนี้"จำนวนเงินสดที่ได้รับและออกในแต่ละวันทำงานจะระบุตามเอกสารเงินสดเข้าและออก

ในบรรทัด “ที่เหลืออยู่ในตอนท้ายของวัน”ระบุจำนวนเงินสดที่เหลืออยู่ในเครื่องบันทึกเงินสดเมื่อสิ้นสุดวันทำการ หากมีเงินที่จัดสรรไว้เพื่อจ่ายเงินเดือน ทุนการศึกษา และผลประโยชน์ทางสังคมในยอดคงเหลือ ควรระบุจำนวนเงินในบรรทัดแยกต่างหากด้านล่าง

ในตอนท้ายของงบเงินสดนักบัญชีที่ได้รับอนุญาตให้ตรวจสอบสมุดเงินสดจะต้องระบุจำนวนใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่าย เอกสารเงินสดที่ได้รับ และลงนามพร้อมใบรับรองผลการเรียน

ตัวอย่างการกรอกสมุดเงินสดในปี 2562

หน้าชื่อเรื่อง

งบเงินสดหมายเลข 1

งบเงินสดหมายเลข 2

หน้าสุดท้าย