หลักเกณฑ์ในการกรอกเอกสารหลัก รายการเอกสารทางบัญชีหลักและกฎเกณฑ์ในการดำเนินการ

ข้อกำหนดที่มีอยู่ในกฎหมาย “เกี่ยวกับการบัญชี” ระบุไว้ว่าข้อเท็จจริงทุกประการ ชีวิตทางเศรษฐกิจขึ้นทะเบียนเป็นเอกสารทางบัญชีหลัก สิ่งที่ถือเป็น "เอกสารหลัก" วิธีการจัดทำและใครใน บริษัท ควรได้รับความไว้วางใจให้รับผิดชอบในการเตรียมเอกสารเราจะพิจารณาในบทความ

เอกสารหลักคืออะไรและรวบรวมเพื่อจุดประสงค์อะไร?

เอกสารหลักคือเอกสารที่ยืนยันการดำเนินการธุรกรรมทางธุรกิจ เอกสารจะต้องจัดทำตามลำดับเดียวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น

การลงทะเบียน เอกสารหลักในการบัญชี นี่เป็นข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับการรักษาบันทึกทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันข้อกำหนดสำหรับเอกสารหลักแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ดังนั้นตั้งแต่ปี 2013 เป็นต้นไป ภาระผูกพันในการใช้เอกสารพื้นฐานในรูปแบบรวม การบัญชียกเลิก. ขณะนี้ บริษัทต่างๆ มีทางเลือกในการใช้เอกสารที่รัฐพัฒนาขึ้นแล้วในกิจกรรมของตน หรืออนุมัติโดยอิสระ โดยคำนึงถึงความต้องการขององค์กร อย่างไรก็ตามหากการใช้เอกสารหลักไม่ได้ถูกกำหนดโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ แต่โดยเอกสารกำกับดูแลอื่น ๆ เช่น "ขั้นตอนการทำธุรกรรมเงินสด" แบบฟอร์มเหล่านี้จำเป็นต้องใช้

ไม่สามารถมองข้ามความสำคัญของเอกสารทางบัญชีหลักขององค์กรได้ ข้อผิดพลาดที่ระบุในข้อมูลหลักไม่อนุญาตให้เรากำหนดฐานภาษีที่ถูกต้องซึ่งจำเป็นสำหรับการคำนวณการชำระภาษี เป็นผลให้ไม่เพียงแต่อาจเกิดความเข้าใจผิดกับการตรวจสอบเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเหตุที่ต้องรับโทษด้วย

เพื่อให้บริษัทไม่ต้องปกป้องจุดยืนของตนในข้อพิพาทกับหน่วยงานด้านภาษีจำเป็นต้องให้ความสนใจอย่างเพียงพอกับขั้นตอนการจัดทำเอกสารทางบัญชี

ข้อกำหนดในการจดทะเบียน "หลัก"

ข้อกำหนดหลักสำหรับการลงทะเบียน "หลัก" คือการต้องมีรายละเอียดทั้งหมด

เอกสารทั้งหมดที่อยู่ในอัลบั้ม Unified Documents มีข้อมูลบังคับอยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม หากบริษัทใช้แบบฟอร์มตัวอย่างของตนเอง จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการเปิดเผย

โดยส่วนใหญ่ เอกสารหลักแต่ละฉบับประกอบด้วยสามส่วน:

• ส่วนหัว;
• ส่วนหลัก;
• ส่วนการออกแบบ

ส่วนหัวมีวัตถุประสงค์เพื่อสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่จัดทำขึ้นองค์กรที่ออกและคู่สัญญา ได้แก่:

• ชื่อของเอกสารหลัก
• รหัสของแบบฟอร์มนี้เป็นไปตามตัวแยกประเภท OKUD ในทางปฏิบัติ ฟิลด์นี้มักจะเว้นว่างไว้เนื่องจากไม่มีการลงโทษจากหน่วยงานด้านภาษี
• วันที่บรรลุข้อเท็จจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจ
• ชื่อองค์กรที่รวบรวมเอกสาร
• รหัสองค์กรตามตัวแยกประเภท OKPO
• ชื่อของหน่วยงานที่รับผิดชอบในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ (ระบุถ้ามี)
• ชื่อของหน่วยการวัดตามตัวแยกประเภท OKEI รวมถึงสกุลเงินของธุรกรรมที่ดำเนินการ

ส่วนหลักของเอกสารทางบัญชีหลักสามารถนำเสนอได้ทั้งในรูปแบบตารางและข้อความ องค์ประกอบเอกสารนี้จำเป็นต้องมีข้อมูลรับรองต่อไปนี้จึงจะสะท้อนให้เห็น:

• เนื้อหาโดยละเอียดเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจที่เกิดขึ้น บริษัทจะต้องเขียนประเด็นนี้ในลักษณะที่จะบรรจุข้อมูลที่เป็นประโยชน์จำนวนสูงสุดด้วยจำนวนคำขั้นต่ำ
• รหัสและตัวชี้วัดในแง่การเงินและกายภาพ
• ยอดเงินธุรกรรมและหากมีภาษี จะแสดงเป็นบรรทัดแยกต่างหาก

ขั้นตอนสุดท้ายของการเตรียมเอกสารหลักคือการรวบรวมลายเซ็นของบุคคลที่รับผิดชอบต่อความเป็นจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจ นอกจากชื่อเต็มของพนักงานแล้ว ยังจำเป็นต้องระบุ:

• ตำแหน่งของพนักงานที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามเอกสารอย่างถูกต้องความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลที่สะท้อนให้เห็น
• ลายเซ็นต้นฉบับของคู่สัญญา
• วันที่จัดเตรียมเอกสารหลัก ตำแหน่งของผู้ดำเนินการจริง ลายเซ็นและชื่อเต็ม ตลอดจนข้อมูลการติดต่อ

ฉันจำเป็นต้องมีตราประทับในเอกสารทางบัญชีหลักหรือไม่?

เมื่อจัดเตรียมเอกสารทางบัญชี มีคำถามมากมายเกิดขึ้นเกี่ยวกับตราประทับ ความสงสัยขององค์กรต่างๆ มีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษหลังจากข้อกำหนดในการบังคับประทับตราถูกยกเลิกในปี 2558

สำหรับรายการเอกสารหลักบางรายการซึ่งจำเป็นต้องมีตราประทับ ในทางปฏิบัติข้อกำหนดนี้ถูกนำมาใช้ในหลายกรณี:

1. เมื่อเอกสารมีอักษร “ม.พ.” ระบุสถานที่ประทับตรา
2. เมื่อข้อกำหนดสำหรับสำนักพิมพ์ถูกกำหนดในระดับกฎหมายของรัสเซีย
3. เมื่อมีการระบุข้อกำหนดสำหรับสำนักพิมพ์ไว้ในเอกสารหลัก

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่ควรทราบก็คือ การพิจารณาว่าจำเป็นต้องพิมพ์บนเอกสารหลักที่เฉพาะเจาะจงหรือไม่ จำเป็นสำหรับบริษัทเหล่านั้นที่ยังคงดำเนินธุรกิจโดยใช้การพิมพ์ต่อไป

ข้อผิดพลาดทั่วไปในเอกสารหลัก

เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่าบนพื้นฐานของเอกสารทางบัญชีหลักใน บริษัท จึงมีการสร้างฐานภาษีและคำนวณภาษีหน่วยงานภาษีจะตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารอย่างใกล้ชิดและความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่แสดงในนั้น ที่สุด ข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อเตรียม "หลัก" คือ:

• การใช้แบบฟอร์มที่ไม่ได้รับอนุมัติจากบริษัท เมื่อเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภาษีมาถึงองค์กรที่มีการตรวจสอบ เอกสารแรกที่ขอคือนโยบายการบัญชี อยู่ในนั้นที่ควรบันทึกข้อเท็จจริงของการใช้แบบฟอร์มเอกสารที่พัฒนาขึ้นอย่างอิสระ
• การไม่มีรายละเอียดการเปิดเผยข้อมูลบังคับในแบบฟอร์ม
• ไม่มีข้อมูลบังคับในเซลล์แบบฟอร์ม
• ข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์ระหว่างการคอมไพล์ การละเมิดนี้มักเกิดขึ้นเฉพาะในรูปแบบ "หลัก" ซึ่งไม่ได้กรอกแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ด้วยตนเองเนื่องจากการสร้างเอกสารโดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ช่วยให้คุณป้องกันข้อผิดพลาดในการคำนวณ
• การแก้ไขเกิดขึ้นในเอกสารเงินสดขัดต่อข้อกำหนดทางกฎหมาย
• ในเซลล์ที่ต้องกรอก แต่ข้อมูลใดหายไปหรือค่าตัวเลขของตัวบ่งชี้เท่ากับศูนย์จะไม่วางเครื่องหมายขีดกลาง
• เอกสารดังกล่าวลงนามโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต ในทางปฏิบัติ บริษัทจะต้องมีคำสั่งของผู้จัดการซึ่งกำหนดรายชื่อบุคคลที่มีสิทธิ์ลงนามในเอกสารการบัญชีหลักบางฉบับ

ดังนั้นหากบุคคลที่ไม่มีสิทธิดังกล่าวลงนามใน “เอกสารหลัก” จะถือว่าเอกสารดังกล่าวไม่ถูกต้องและไม่มีผลทางกฎหมาย

วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดในเอกสารหลัก

ประการแรก เราทราบว่าเป็นไปได้และจำเป็นในการแก้ไขเอกสาร "หลัก" เนื่องจากข้อมูลที่สะท้อนออกมาอย่างไม่น่าเชื่อถือก่อให้เกิดอันตรายต่อบริษัทมากกว่าเอกสารที่มีการแก้ไข อย่างไรก็ตามไม่สามารถแก้ไขเอกสารรูปแบบการบัญชีทั้งหมดได้

ตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับการจัดทำเงินสดหลักและเอกสารธนาคาร ห้ามปรับเปลี่ยนแบบฟอร์มประเภทนี้

สำหรับเอกสารหลักอื่นๆ ทั้งหมด อนุญาตให้มีการแก้ไขได้ ในกรณีนี้จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎง่ายๆ

ช่วยให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนเอกสารได้โดยไม่กระทบต่อการนำเสนอด้วยภาพ

• บรรทัดล่างลงมาคือ:
• รายการที่ไม่ถูกต้องจะต้องขีดฆ่าออกอย่างระมัดระวัง

กรุณาระบุข้อมูลล่าสุดถัดจากการแก้ไข

เฉพาะพนักงานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถแก้ไขเอกสารหลักได้ ดังนั้นการแก้ไขจะต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของพนักงานผู้รับผิดชอบของบริษัท

ระยะเวลา x การสูญหายของเอกสารหลักในองค์กร องค์กรมีหน้าที่จัดเก็บเอกสารหลัก แต่สำหรับหมวดหมู่ที่แตกต่างกัน มีการจัดทำเอกสารเงื่อนไขที่แตกต่างกัน

โดยในระหว่างนั้นบริษัทจะต้องเก็บเอกสารที่ครบถ้วนเข้าจัดเก็บ

อายุการเก็บรักษาขั้นต่ำของ "หลัก" คือห้าปี อย่างไรก็ตาม สำหรับบันทึกบุคลากร ระยะเวลาที่เอกสารต้องคงอยู่ในบริษัทคือ 75 ปี

ในเวลาเดียวกันองค์กรจะต้องจัดให้มีเงื่อนไขที่เหมาะสมสำหรับการจัดเก็บเอกสารตลอดจนป้องกันการแก้ไขแบบฟอร์มโดยไม่ได้รับอนุญาต โดยทั่วไปแล้ว ควรมอบหมายความรับผิดชอบด้านความปลอดภัยของเอกสารทางบัญชีหลักให้กับหัวหน้าบริษัท

1. ข้อเท็จจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจแต่ละข้อต้องลงทะเบียนกับเอกสารทางบัญชีหลัก ไม่อนุญาตให้ยอมรับเอกสารทางบัญชีเอกสารที่บันทึกข้อเท็จจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจที่ไม่ได้เกิดขึ้น รวมถึงธุรกรรมในจินตนาการและการหลอกลวง

2. รายละเอียดบังคับของเอกสารการบัญชีหลักคือ:

2) วันที่จัดทำเอกสาร

3) ชื่อของหน่วยงานทางเศรษฐกิจที่รวบรวมเอกสาร

5) มูลค่าของการวัดทางธรรมชาติและ (หรือ) ทางการเงินของความเป็นจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจโดยระบุหน่วยการวัด

6) ชื่อตำแหน่งของบุคคลที่ทำธุรกรรมเสร็จสิ้น การดำเนินงาน และผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ หรือชื่อตำแหน่งของบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการ

(ดูข้อความในฉบับก่อนหน้า)

7) ลายเซ็นของบุคคลที่ระบุไว้ในวรรค 6 ของส่วนนี้ระบุนามสกุลและชื่อย่อหรือรายละเอียดอื่น ๆ ที่จำเป็นเพื่อระบุบุคคลเหล่านี้

3. เอกสารทางบัญชีหลักจะต้องจัดทำขึ้นเมื่อมีการยอมรับข้อเท็จจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจและหากเป็นไปไม่ได้ให้ดำเนินการทันทีหลังจากเสร็จสิ้น ผู้รับผิดชอบในการลงทะเบียนความเป็นจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจรับประกันการถ่ายโอนเอกสารทางบัญชีหลักอย่างทันท่วงทีเพื่อการลงทะเบียนข้อมูลที่มีอยู่ในทะเบียนการบัญชีรวมถึงความน่าเชื่อถือของข้อมูลนี้ บุคคลที่ได้รับความไว้วางใจในการเก็บรักษาบันทึกทางบัญชีและบุคคลที่ได้ทำข้อตกลงในการให้บริการทางบัญชีจะไม่รับผิดชอบต่อการปฏิบัติตามเอกสารทางบัญชีหลักที่รวบรวมโดยบุคคลอื่นที่มีข้อเท็จจริงเกี่ยวกับชีวิตทางเศรษฐกิจ

(ดูข้อความในฉบับก่อนหน้า)

4. รูปแบบของเอกสารการบัญชีหลักถูกกำหนดโดยหัวหน้าหน่วยงานทางเศรษฐกิจตามคำแนะนำของเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกทางบัญชี รูปแบบของเอกสารการบัญชีหลักสำหรับองค์กรภาครัฐจัดทำขึ้นตามกฎหมายงบประมาณ สหพันธรัฐรัสเซีย.

(ดูข้อความในฉบับก่อนหน้า)

5. เอกสารทางบัญชีหลักถูกวาดลงบนกระดาษและ (หรือ) ในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

6. หากกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียหรือข้อตกลงกำหนดให้มีการยื่นเอกสารทางบัญชีหลักให้กับบุคคลอื่นหรือต่อหน่วยงานของรัฐทางกระดาษ หน่วยงานทางเศรษฐกิจมีหน้าที่ตามคำร้องขอของบุคคลอื่นหรือ หน่วยงานของรัฐด้วยค่าใช้จ่ายของคุณเอง ให้จัดทำสำเนาเอกสารการบัญชีหลักที่รวบรวมในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

7. อนุญาตให้มีการแก้ไขในเอกสารการบัญชีหลัก เว้นแต่จะกำหนดเป็นอย่างอื่นโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางหรือการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบของหน่วยงานกำกับดูแลการบัญชีของรัฐ การแก้ไขในเอกสารการบัญชีหลักจะต้องมีวันที่แก้ไขตลอดจนลายเซ็นของผู้รวบรวมเอกสารที่ทำการแก้ไขโดยระบุนามสกุลและชื่อย่อหรือรายละเอียดอื่น ๆ ที่จำเป็นเพื่อระบุบุคคลเหล่านี้

8. หากตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย เอกสารทางบัญชีหลักรวมถึงในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกยึด สำเนาของเอกสารที่ถูกยึดซึ่งจัดทำขึ้นในลักษณะที่กำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย รวมอยู่ในเอกสารทางบัญชี

ความถูกต้องของการบัญชีและข้อสรุปเพิ่มเติมนั้นขึ้นอยู่กับคุณภาพของเอกสารหลักและข้อมูลที่มีอยู่

ข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารหลักที่ยอมรับสำหรับการบัญชีจะถูกรวบรวมและจัดระบบในทะเบียนการบัญชีตามรูปแบบหรือข้อกำหนดที่ได้รับอนุมัติจากหน่วยงานที่ได้รับอนุญาต ข้อมูลจากการลงทะเบียนการบัญชีในรูปแบบจัดกลุ่มจะถูกโอนไปยังงบการเงิน

ฝ่ายบริหารกำหนดบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ลงนามในเอกสารทางบัญชี ในกรณีนี้ ลำดับชั้นของลายเซ็นสามารถกำหนดได้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่ถือ จำนวนเงิน ขอบเขต และสาระสำคัญของการดำเนินการ

ผู้ประกอบการหรือองค์กรที่ใช้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะต้องสร้างการป้องกันและการควบคุมที่เหมาะสมเกี่ยวกับสิทธิ์ในการใช้และการเข้าถึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (17)

ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสารเบื้องต้น

1. รายการในเอกสารหลักจะต้องทำด้วยหมึก ดินสอสี ปากกาลูกลื่น ใช้เครื่องพิมพ์ดีด การใช้เครื่องจักร และวิธีการอื่น ๆ ที่ให้ความมั่นใจในความปลอดภัยของรายการเหล่านี้ตามระยะเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการจัดเก็บในเอกสารสำคัญ

อย่าใช้ดินสอในการเขียน

• 2. ต้องจัดเตรียมเอกสารให้เรียบร้อย ข้อความ และตัวเลข ต้องเขียนให้ชัดเจนและอ่านง่าย
• 3. ต้องกรอกรายละเอียดทั้งหมดลงในเอกสาร หากไม่ได้กรอกรายละเอียดใดๆ ให้ใส่เครื่องหมายขีดแทน ต้องกรอกรายละเอียดที่จำเป็น
• 4. ในเอกสารทางการเงินจำนวนเงินจะระบุเป็นตัวเลขและคำพูด
• 5. เอกสารหลักต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นส่วนตัวของหัวหน้าองค์กร หัวหน้าฝ่ายบัญชี หรือผู้มีอำนาจลงนาม
• 6. เอกสารหลักต้องมีสำเนาลายมือชื่อผู้มีอำนาจลงนาม
• 7. เอกสารหลักจะต้องประทับตราขององค์กรหากระบุไว้ในแบบฟอร์มและกฎหมายปัจจุบัน (18)

หัวหน้าองค์กรจะต้องตามข้อตกลงกับหัวหน้าฝ่ายบัญชีอนุมัติในรูปแบบของคำสั่งรายชื่อบุคคลที่มีสิทธิ์ลงนามในเอกสารการบัญชีหลัก

การดำเนินการตามเอกสารการบัญชีหลักอย่างทันท่วงทีและมีคุณภาพสูง การโอนภายในกรอบเวลาที่กำหนดเพื่อการสะท้อนกลับในการบัญชี รวมถึงความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารนั้นได้รับการรับรองโดยบุคคลที่รวบรวมและลงนามในเอกสารเหล่านี้

การเคลื่อนย้ายเอกสารหลักในการบัญชี (การวาดหรือการรับจากองค์กรธุรกิจอื่น ๆ การยอมรับการบัญชีการประมวลผลการโอนไปยังที่เก็บถาวร) จะต้องได้รับการควบคุมโดยกำหนดเวลาซึ่งได้รับอนุมัติตามคำสั่งของผู้จัดการ

เพื่อเตือนทั้งผู้จัดการและนักแสดงจากผลกระทบด้านลบที่ไม่คาดคิดและเพื่อประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูล หลังจากได้รับเอกสารด้านกฎระเบียบแล้ว จำเป็นต้องสร้างฐานข้อมูลสำหรับการลงทะเบียนเอกสารหลัก

ซึ่งหมายความว่าเอกสารหลักทั้งหมดที่เขียนและกรอกในแผนกบัญชีจะต้องมีตัวระบุของตนเอง - รหัส (หมายเลขเฉพาะครั้งเดียว) ซึ่งถูกกำหนดให้พวกเขาเมื่อลงทะเบียนบังคับในวารสารการลงทะเบียนอันใดอันหนึ่งซึ่งจะต้องเป็น เปิดทำการในแต่ละสถานประกอบการ

ขั้นตอนการจัดทำเอกสาร:

• -การปฏิบัติตามรายละเอียดและรูปแบบของเอกสารที่กำหนดไว้ทั้งหมด
• -ความถูกต้องและชัดเจนในการนำเสนอเนื้อหาของธุรกรรมทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์ในเอกสาร
• - การทำธุรกรรมทางธุรกิจอย่างทันท่วงที การเขียนข้อความที่ชัดเจน เรียบร้อย และอ่านง่าย
• - ขีดฆ่าช่องว่างในกรณีที่ไม่มีอุปกรณ์ประกอบฉาก
• - การระบุจำนวนเงินเป็นตัวเลขและคำในเอกสารที่มีค่าทั้งหมด ขีดฆ่าข้อผิดพลาดเพื่อให้มองเห็นสิ่งที่ขีดฆ่าออกได้และรับรองข้อความที่ถูกต้องพร้อมลายเซ็นของผู้จัดทำเอกสาร
• -ไม่อนุญาตให้มีการแก้ไข (27)

เอกสารหลักที่สร้างขึ้นโดยใช้วิธีเครื่องจักรต้องมีการยืนยันพิเศษถึงความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ได้รับ เช่น การอนุญาตและการปกป้องข้อมูลที่ลงทะเบียนจากการรับข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาโดยไม่ได้รับอนุญาต เอกสารประเภทใดก็ได้สามารถส่งทางแฟกซ์ได้ แต่ไม่ใช่เอกสารทางบัญชีหลัก เนื่องจากไม่มีการยืนยันความถูกต้อง ความรับผิดชอบในการสร้างเอกสารในเวลาที่เหมาะสมและมีคุณภาพสูงและการโอนภายในกรอบเวลาที่กำหนดเพื่อการสะท้อนในการบัญชีในภายหลังนั้นขึ้นอยู่กับบุคคลที่จัดทำและลงนามในเอกสารเหล่านี้

การบัญชีหลักในสถานประกอบการผลิตเป็นพื้นฐานข้อมูลสำหรับการจัดการคุณภาพซึ่งขึ้นอยู่กับคุณภาพของการบัญชีโดยตรง การบัญชีหลักเป็นข้อมูลที่ซับซ้อนและการดำเนินการเชิงตรรกะพร้อมเอกสารที่มาพร้อมกับวัสดุและกระแสทางการเงินและองค์ประกอบตั้งแต่อินพุตไปจนถึงเอาต์พุตของการผลิตและสิ่งอำนวยความสะดวกทางเศรษฐกิจขององค์กรและ บริษัท โดยรวม

ดังนั้น เอกสารหลักจึงเป็นสื่อนำข้อมูลเกี่ยวกับการผลิตและวัตถุทางเศรษฐกิจและหัวข้อทั้งหมด และการโต้ตอบของสิ่งเหล่านี้ และอนุญาตให้มีการประเมินที่ครอบคลุมของปัจจัยควบคุมทั้งหมด: เชิงปริมาณ เชิงคุณภาพ การเงิน (12)

เอกสารหลักทั้งหมดคือการยืนยันกิจกรรมทางการเงินของบริษัท เอกสารทางบัญชีเหล่านี้จำเป็นต้องใช้โดยหน่วยงานกำกับดูแลเป็นหลักในระหว่างการตรวจสอบ ดังนั้นจึงมีข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้นในการบำรุงรักษาและการจัดเก็บเอกสารดังกล่าว

เอกสารหลักหรือตามที่นักบัญชีอัจฉริยะเรียกว่า เอกสารหลัก ถือเป็นข้อพิสูจน์ด้านการเงินของบริษัท นอกจากนี้เมื่อมีผลทางกฎหมาย เอกสารเหล่านี้ก็สามารถช่วยบริษัทได้เช่นกัน ปัญหาความขัดแย้งหรือทำให้เธอสะดุดล้ม เอกสารเหล่านี้ได้แก่ สัญญา ใบแจ้งหนี้ เอกสารการชำระเงิน ใบส่งสินค้า ใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงินการขาย และอื่นๆ

รูปแบบของเอกสารหลักเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน หากจำเป็นให้เพิ่มบรรทัดเพิ่มเติมลงในแบบฟอร์ม แต่ในขณะเดียวกันก็รักษาบรรทัดหลักไว้สิ่งนี้ระบุไว้ในข้อบังคับเกี่ยวกับการบัญชีและการบัญชีในสหพันธรัฐรัสเซีย (คำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซีย ลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2541 ฉบับที่ 34 n (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 26 มีนาคม 2550 ฉบับที่ 26 n) ข้อยกเว้นคือแบบฟอร์ม สำหรับการทำธุรกรรมเงินสด (คำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 24 มีนาคม 2542 ฉบับที่ 20)

การเปลี่ยนแปลงและการเพิ่มเติมแบบฟอร์มมาตรฐานทั้งหมดได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของหัวหน้าบริษัท

องค์กรจะพัฒนารูปแบบของเอกสารหลักอย่างอิสระหากไม่มีแบบฟอร์มที่ต้องการในแค็ตตาล็อกของแบบฟอร์มรวม เงื่อนไขบังคับ: แบบฟอร์มดังกล่าวจะต้องมีรายละเอียดที่จำเป็น

1. เอกสารชื่ออะไรคะ?
2. เมื่อเรียบเรียงแล้ว.
3. ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรที่จัดทำเอกสาร
4. ระบุว่าธุรกรรมทางธุรกิจเฉพาะเจาะจงรวมอะไรบ้างสำหรับเอกสารนี้ ต้นทุนของธุรกรรม (เป็นตัวเงินหรือสิ่งของ)
5. รายชื่อผู้รับผิดชอบในการจัดทำเอกสารพร้อมลายเซ็นบังคับ

รายละเอียดข้างต้นระบุไว้ในกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับการบัญชี"

เอกสารหลักทั้งหมดจะต้องส่งให้กับฝ่ายบัญชีภายในเวลาที่กำหนด การปฏิบัติตามลำดับเหตุการณ์ของการป้อนข้อมูลเป็นหนึ่งในเงื่อนไขหลักสำหรับการบัญชีที่เหมาะสม

เพื่อความสะดวกในการบัญชี บันทึกหลักทั้งหมดจะถูกจัดเป็นกลุ่ม - ตาราง:

ชื่อกลุ่ม	มีอะไรบ้าง
เอกสารองค์กรและการบริหาร	ซึ่งรวมถึงคำสั่ง หนังสือมอบอำนาจ คำแนะนำ นั่นคือเอกสารเหล่านี้ที่ให้ "ไฟเขียว" ในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ
เอกสารประกอบ	เอกสารใบแจ้งหนี้ ใบรับรองการยอมรับ ใบสั่งรับเงินสด เป็นผู้ยืนยันข้อเท็จจริงของธุรกรรมทางธุรกิจ ข้อมูลที่ป้อนในเอกสารเหล่านี้อยู่ภายใต้การบังคับบันทึกในทะเบียนการบัญชี
เอกสารทางบัญชี	ใช้ในกรณีที่ไม่มีแบบฟอร์มรวมมาตรฐานสำหรับการประมวลผลเอกสารสนับสนุนและการบริหารแบบรวม ตัวอย่างเช่น ใบสั่งค่าใช้จ่ายถือเป็นทั้งเอกสารการบริหารและเอกสารประกอบ บัญชีเงินเดือนระบุความจำเป็นในการชำระเงินพร้อมกันตามรายการและยืนยันการชำระเงิน

และการประดิษฐ์บริการทางบัญชีที่ประสบความสำเร็จอีกอย่างหนึ่งคือกำหนดการไหลของเอกสาร โปรดทราบ: รูปแบบของกำหนดการจะต้องสะท้อนให้เห็นในนโยบายการบัญชีขององค์กร

กำหนดการไหลของเอกสาร

แถวและคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องสะท้อนถึงข้อมูลความเคลื่อนไหวของเอกสารการรายงาน ข้อดีอย่างมากของกำหนดการนี้คือเอกสารที่ออกทั้งหมดอยู่ภายใต้การควบคุม สิ่งสำคัญคืออย่าลืมทำรายการที่เหมาะสม

กรอกตามกติกา

เริ่มจากข้อเท็จจริงที่ว่าต้องตรวจสอบข้อมูลหลักที่ส่งไปยังแผนกบัญชี สิ่งที่ต้องตรวจสอบ:

1. จำนวนการกรอก (กรอกบรรทัดและส่วนที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว)
2. ความถูกต้องของการกรอก (ข้อมูลที่ป้อนจะต้องสอดคล้องกับสถานที่เข้า ความขัดแย้งในข้อมูลไม่สามารถยอมรับได้)
3. ความน่าเชื่อถือของข้อมูล (การตรวจสอบการดำเนินการทางคณิตศาสตร์ การกระทบยอดกับเอกสารประกอบ)

ต้องป้อนเอกสารที่ตรวจสอบแล้วในทะเบียนการบัญชี

คำแนะนำ: เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการสะท้อนเอกสารในการบัญชีซ้ำ ๆ คุณควรทำดังต่อไปนี้ ด้านหลังของแบบฟอร์มระบุวันที่และหมายเลขทะเบียนในทะเบียน

วิธีกรอกเอกสารการบัญชีหลักในปี 2560

• รายการทั้งหมดที่จัดทำในเอกสารการบัญชีหลักจะต้องมีอายุการเก็บรักษาที่ยาวนาน
• อนุญาตให้ใช้เอกสารกระดาษร่วมกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งจะต้องลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัล ( กฎหมายของรัฐบาลกลาง 402-FZ ลงวันที่ 6 ธันวาคม พ.ศ. 2554)
• จำเป็นต้องใช้ตราประทับในเอกสารที่มีการจัดเตรียมพื้นที่ไว้

ตั้งแต่วันที่ 04/07/2558 พวกเขาได้รับสิทธิ์ทำงานโดยไม่มีตราประทับแบบกลม บริษัทร่วมหุ้นและบริษัทจำกัด (Federal Law 82-FZ วันที่ 04/06/2015) ตรวจสอบสิ่งที่เขียนไว้ในกฎบัตรเกี่ยวกับการใช้ตราประทับ หากบริษัทยังคงใช้ตราประทับต่อไปก็ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงกฎบัตร กำหนดเวลาในการเปลี่ยนแปลงกฎบัตรของบริษัทดังกล่าวไม่ได้ถูกกำหนดไว้ในกฎหมาย แต่คุณไม่ควรชะลอการเปลี่ยนแปลงเพื่อไม่ให้เกิดความขัดแย้งในเอกสารทางการเงินมากนัก

• การเปรียบเทียบตัวชี้วัดทางการเงินและตัวบ่งชี้ทางธรรมชาติ ไม่จำเป็นต้องระบุทั้งสองอย่างพร้อมกัน เพียงอันเดียวก็เพียงพอแล้ว (Federal Law 402-FZ) มันเกิดขึ้นว่าสะดวกกว่าในการระบุตัวบ่งชี้ตัวใดตัวหนึ่ง (เช่น เมื่อเคลื่อนย้ายวัสดุภายในบริษัท จะใช้ตัวบ่งชี้ตามธรรมชาติ) ในใบรับรองการยอมรับบริการ จะสะดวกกว่าในการระบุเฉพาะข้อมูลต้นทุน แต่เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด ประเภทของบริการจะถูกระบุไว้เพิ่มเติม
• ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียไม่ได้กล่าวถึงสิ่งใดเกี่ยวกับลายเซ็นทางโทรสารในเอกสารหลัก จดหมายของ Federal Tax Service ของสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 3–1.11.469 ลงวันที่ 23 กันยายน 2551 พิจารณาถึงตำแหน่งของบริการภาษีที่เกี่ยวข้องกับโทรสารในเอกสาร
• สกุลเงินที่ใช้ร่างเอกสาร หลัก หน่วยการเงิน- รูเบิล แม้ว่าเงื่อนไขในสัญญาจะพูดถึงหน่วยทั่วไปก็ตาม เนื่องจากธุรกรรมทั้งหมดในการบัญชีมีมูลค่าเป็นรูเบิล (กฎหมายของรัฐบาลกลาง 402-FZ ลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554) ไม่มีใครห้ามไม่ให้เพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมที่ระบุจำนวนเงินในสกุลเงินต่างประเทศ แต่ต้องมีคอลัมน์ที่ระบุจำนวนเงินในรูเบิล มิฉะนั้นจะมีความเสี่ยงในการหักค่าใช้จ่ายและการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม

รายการเอกสารหลัก

ข้อตกลง

แนวคิดของ "ข้อตกลง" ได้รับการควบคุมโดยมาตรา 420 ประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย สัญญาคือข้อตกลงเกี่ยวกับการเกิดขึ้น (การเปลี่ยนแปลง) หรือการสิ้นสุดสิทธิและภาระผูกพันระหว่างคู่สัญญา แต่ละฝ่ายมีหน้าที่ต้องอ่านเงื่อนไขของข้อตกลงอย่างละเอียด เมื่อตกลงกันแล้วจะมีการลงนามและประทับตราของแต่ละฝ่าย สัญญาเป็นเอกสารหลักมีผลบังคับทางกฎหมายโดยสมบูรณ์ แต่ละฝ่ายต้องมีสำเนาที่ลงนามหนึ่งฉบับ ทุกประเด็นที่ระบุไว้ในเนื้อหาจะต้องปฏิบัติตามโดยคู่สัญญาในข้อตกลงตามภาระผูกพันของพวกเขา ข้อพิพาทได้รับการแก้ไขโดยสันติหรือผ่านกระบวนการพิจารณาคดี

และอีกอย่างหนึ่ง ไม่ใช่สำหรับทุกสถานการณ์ ข้อสรุปของข้อตกลงคือการยอมรับสิทธิและภาระผูกพันร่วมกัน ใบเสร็จรับเงินที่ได้รับเมื่อซื้อสินค้าหรือบริการถือเป็นสัญญาเดียวกัน

ตรวจสอบ

ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินที่ได้รับจากผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือบริการถือเป็นเอกสารทางบัญชีหลัก ผู้ซื้อจะชำระเงินตามจำนวนเงินที่ระบุในใบแจ้งหนี้ ในเอกสารการชำระเงิน ขอแนะนำให้มีลิงก์ไปยังเอกสารนี้ (เช่น เอกสารการชำระเงินมีวลี "การชำระเงินในใบแจ้งหนี้หมายเลข 35/7 ลงวันที่ 31 มกราคม 2017") อาจมีสถานการณ์ที่พิสูจน์ได้ยากว่ามีการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้บางรายการโดยเฉพาะ

สำหรับผู้ซื้อผลิตภัณฑ์ (บริการ) ใบแจ้งหนี้ที่ส่งมาถือเป็นการรับประกันว่าผู้ขายจะไม่เปลี่ยนแปลงราคาคงที่ภายในระยะเวลาที่กำหนด (1-5 วัน) ผู้ขายจะระบุระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ของใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน สำหรับ กำหนดเวลาผู้ซื้อชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน

หากไม่สามารถชำระเงินได้ด้วยเหตุผลหลายประการ (เช่น ปัญหาเกี่ยวกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์การบัญชี ปัญหาทางการเงิน) ขอแนะนำให้แจ้งให้ผู้ขายทราบถึงสถานการณ์ปัจจุบันล่วงหน้า อาจเป็นไปได้ว่าวันที่ในใบแจ้งหนี้จะมีการเปลี่ยนแปลง แต่เงื่อนไขการซื้อจะยังคงเหมือนเดิม

เอกสารการชำระเงิน

เอกสารทางบัญชีประเภทนี้ประกอบด้วย: เช็คการชำระเงิน (สินค้า, เงินสด) คำสั่งการชำระเงินข้อกำหนดการชำระเงิน

เมื่อซื้อสินค้า (บริการ) เป็นเงินสดจากเครื่องบันทึกเงินสดขององค์กรคุณควรเก็บใบเสร็จรับเงินไว้อย่างแน่นอนและโอนไปยังแผนกบัญชี

ใบเสร็จรับเงิน

หากใบเสร็จไม่ได้ระบุว่าการชำระเงินใดเป็นเงินสด จะต้องแนบใบเสร็จรับเงินการขายกับใบเสร็จรับเงินของเครื่องบันทึกเงินสด ประกอบด้วยสินค้าคงคลังของสินค้าที่ซื้อ (บริการ) ซึ่งระบุปริมาณและราคาที่ชำระเงิน ใบเสร็จรับเงินการขายจะประทับตราของผู้ขายและลายเซ็นของผู้รับผิดชอบในการขายสินค้า (บริการ)

ใบเสร็จรับเงินจากการขายที่ไม่มีใบเสร็จรับเงินจะรับรู้เป็นเอกสารหลักเนื่องจากผู้ประกอบการแต่ละรายมีสิทธิ์ทำงานโดยไม่ต้องมีเครื่องบันทึกเงินสด (โดยมีเงื่อนไขบังคับในการออกใบเสร็จรับเงินการขาย)

ใบเสร็จรับเงินการขายที่ออกโดยผู้ประกอบการแต่ละรายโดยไม่ต้องใช้เครื่องบันทึกเงินสด

สิ่งนี้ระบุไว้ในกฎหมายสหพันธรัฐรัสเซีย 54-FZ“ ในการใช้อุปกรณ์ลงทะเบียนเงินสดเมื่อชำระเงินสดและชำระเงินด้วยบัตรชำระเงิน” (เกี่ยวข้องในปี 2560)

เมื่อชำระค่าสินค้า (บริการ) ระหว่างนิติบุคคลผ่านบัญชีกระแสรายวันจะมีการออกใบตราส่ง

รายการบรรจุภัณฑ์

แต่ละฝ่ายจะถูกร่างขึ้นตามตัวอย่าง (ต้องมีลายเซ็นของผู้รับผิดชอบและประทับตรา) จำนวนเงินที่ระบุไว้ในใบส่งมอบและในใบแจ้งหนี้จะต้องตรงกัน ในบางกรณี สะดวกในการใช้ลายเซ็นโทรสาร โดยควรระบุข้อเท็จจริงนี้ไว้ในสัญญาการจัดหาสินค้า (บริการ)

เมื่อชำระเงินตามใบแจ้งหนี้สำหรับผลิตภัณฑ์ (บริการ) ผ่านบัญชีปัจจุบันจะมีการออกคำสั่งการชำระเงิน

คำสั่งจ่ายเงิน

นี่คือแบบฟอร์มเอกสารแบบรวมซึ่งส่วนใหญ่มักกรอกเกี่ยวกับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ การชำระเงินที่เตรียมไว้สามารถโอนไปที่ธนาคารทางกระดาษหรือใช้โปรแกรมธนาคารพิเศษ "Clint-Bank" (ซึ่งเร็วกว่ามาก) ก่อนที่จะส่งคุณต้องตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดของผู้รับการชำระเงินเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังทำงานร่วมกับคู่สัญญาเป็นครั้งแรก กรอกข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจ่ายเงินอย่างระมัดระวัง มันจะมีประโยชน์ คำอธิบายโดยละเอียดพร้อมระบุรายละเอียดบัญชีบังคับ (วันที่, หมายเลข)

คำขอชำระเงินเป็นเอกสารหลักที่เจ้าหนี้เรียกร้องให้ลูกหนี้ชำระหนี้ผ่านธนาคาร

คำขอชำระเงิน

มีข้อกำหนดที่ไม่มีการยอมรับ: ในกรณีนี้ เงินจะถูกหักจากบัญชีของลูกหนี้โดยอัตโนมัติ ความต้องการการยอมรับหมายถึงการยอมรับจากลูกหนี้ อย่างไรก็ตามข้อตกลงอาจกำหนดเงื่อนไขในการคืนหนี้ที่เกิดขึ้น ในกรณีนี้ การคืนหนี้ผ่านธนาคารจะดำเนินการโดยไม่มีการยอมรับ

แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้จะใช้ในกรณีที่มีการบันทึกภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบแจ้งหนี้

พวกเขาเตรียมพร้อมสำหรับใบแจ้งหนี้และการกระทำ การจ่ายเงินล่วงหน้าตามสัญญาก็เป็นเหตุผลในการออกใบแจ้งหนี้เช่นกัน ภาษีมูลค่าเพิ่มจะถูกหักตามใบแจ้งหนี้และใบแจ้งหนี้ เป็นเรื่องที่คุ้มค่าที่จะกล่าวถึงว่าผู้ชำระ VAT ทุกคนจำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ การกรอกแบบฟอร์มโดยใช้โปรแกรมอัตโนมัติสะดวกกว่ามาก

ทำการเปลี่ยนแปลง

ห้ามทำการเปลี่ยนแปลงเงินสดและเอกสารธนาคารโดยเด็ดขาด (มาตรา 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย "เกี่ยวกับการบัญชี")

อนุญาตให้แก้ไขเอกสารหลักอื่นๆ ได้ แต่โดยที่ผู้เข้าร่วมในธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดทราบถึงการแก้ไขที่กำลังเกิดขึ้น ความตระหนักในการแก้ไขในหมู่ผู้เข้าร่วมได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นที่ระบุวันที่ของการเปลี่ยนแปลง

การแก้ไขทำดังนี้: รายการที่ไม่ถูกต้องในเอกสารจะถูกขีดฆ่าด้วยเส้นบาง ๆ อย่างระมัดระวัง ในขณะเดียวกันสิ่งที่ขีดฆ่าก็สามารถอ่านได้ชัดเจน มันถูกสร้างขึ้นบนการแก้ไขหรือถัดจากนั้น ตัวเลือกที่ถูกต้องบันทึก ถัดจากเส้นที่ขีดฆ่าหรือบริเวณที่มีเนื้อที่ว่างเพียงพอ จะมีการเขียนคำจารึกว่า "Believe the Corrected" ต้องระบุชื่อเต็ม บุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลง วันที่ และลายเซ็น

เอกสารทางบัญชีควรเก็บไว้กี่ปี?

สถานที่จัดเก็บ

สถานที่ที่เหมาะสมที่สุดในการจัดเก็บวัสดุหลักอยู่ในที่เก็บถาวร สิ่งสำคัญคือต้องเตรียมเอกสารสำหรับการยื่นในที่เก็บถาวรอย่างเหมาะสม:

• เรียงตามลำดับเวลา
• อุปกรณ์ตามประเภท
• การเข้าเล่มและจัดเก็บเอกสารในโฟลเดอร์
• การจัดทำหนังสือรับรองที่แนบมาด้วย

สิ่งสำคัญคือต้องมั่นใจในความปลอดภัยของการลงทะเบียนทางบัญชีจากการแก้ไขที่ไม่ได้รับอนุญาต การแก้ไขข้อผิดพลาดทำได้เฉพาะในลักษณะที่เป็นทางการเท่านั้น โดยมีลายเซ็นของผู้แก้ไข สำหรับข้อมูลของคุณ อยู่ในทะเบียนที่มีการสะสมข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารหลักที่ยอมรับสำหรับการบัญชี

นอกจากนี้ยังมีความลับทางการค้าอยู่ที่นี่: เนื้อหาของการลงทะเบียนเป็นเช่นนั้น การเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหามีโทษตามกฎหมายรัสเซีย

ระยะเวลาการเก็บรักษา

กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย "เกี่ยวกับการบัญชี" (มาตรา 17) เช่นเดียวกับกฎหมายเก็บถาวร (คำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558) กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร บริษัท สำหรับประถมศึกษา เอกสารทางบัญชีระยะเวลานี้อย่างน้อย 5 ปี

ระยะเวลาการจัดเก็บเริ่มนับจากวันที่ 1 มกราคมของปีถัดจากปีที่เอกสารถูกวางในไฟล์เก็บถาวร

หากองค์กรละเมิดระยะเวลาการจัดเก็บวัสดุหลักหน่วยงานตรวจสอบมีสิทธิ์ที่จะกำหนดบทลงโทษ (มาตรา 120 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) ค่าปรับอยู่ระหว่าง 10,000 ถึง 40,000 รูเบิล ขึ้นอยู่กับระดับของการละเมิด

อย่างไรก็ตามเฉพาะเอกสารที่มีอายุสามปีเท่านั้นที่จะเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบโดยหน่วยงานด้านภาษี ในกรณีที่ไม่มีรายงานหลักในช่วงเวลาที่เก่ากว่า ผู้ตรวจสอบไม่มีสิทธิ์ถูกปรับภายใต้มาตรา 120 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย

บริการบัญชีของ บริษัท มีหน้าที่ไม่เพียง แต่ต้องเก็บบันทึกเอกสารหลักที่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังต้องมั่นใจในความปลอดภัยด้วย เฉพาะในกรณีนี้การเรียกร้องของหน่วยงานด้านภาษีจะกลายเป็นไม่มีมูล

การบัญชีเป็นระบบที่มีการจัดการที่ซับซ้อน โดยพื้นฐานแล้ว ข้อมูลจะถูกรวบรวมไว้ในเอกสารหลัก การลงทะเบียน และการวิเคราะห์เพิ่มเติม เหล่านั้น. การบัญชีคือการแสดงออกของธุรกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจทั้งหมดในรูปแบบการเงิน การจัดการทำงานอย่างไร? การบัญชีหลักคุณจะพบได้จากบทความ

ทุกสิ่งมีราคาของมัน

การบัญชีช่วยให้คุณสามารถนำธุรกรรมทั้งหมดมาเป็นเงื่อนไขทางการเงินได้ ตัวอย่างเช่น แรงงานสัมพันธ์ ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อและซัพพลายเออร์ การเก็บบันทึกชั่วโมงการทำงาน ความสัมพันธ์กับรัฐ - การจ่ายภาษี มันสะท้อนให้เห็นไม่เพียงแต่การดำเนินการของการดำเนินการดังกล่าวเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงการวิเคราะห์ด้วย สิ่งนี้จะช่วยให้เราสามารถสรุปเกี่ยวกับความสามารถในการละลายและความน่าเชื่อถือขององค์กรโดยรวมได้ และจากการกำจัดนี้ จุดอ่อน นโยบายทางการเงินและเลือกทิศทางในการพัฒนาต่อไป

สำคัญ: พื้นฐานสำหรับทิศทางการพัฒนาองค์กรต่อไปคือการบำรุงรักษาการบัญชีหลัก

นี่คือรากฐานที่ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดได้

เอกสารหลัก

ข้างต้น เราเรียกเอกสารหลักว่าเป็นรากฐานของการบัญชีในองค์กร นอกจากนี้ยังสามารถเปรียบเทียบได้กับรากของต้นไม้ซึ่งลำต้นและกิ่งก้านจะเติบโตในภายหลัง ใบเป็นการบัญชีสังเคราะห์สำหรับบัญชีซึ่งช่วยให้คุณถูกต้องและ อย่างเต็มที่ประเมินผลการดำเนินงานของบริษัท

ลองให้คำนิยาม เอกสารหลักเป็นเอกสารเฉพาะของแบบฟอร์มที่กฎหมายกำหนดไว้อย่างชัดเจนซึ่งกรอกตามกฎการบัญชีคำแนะนำด้านภาษีการธนาคารสถิติและหน่วยงานอื่น ๆ ที่สนใจในเรื่องนี้

การอนุมัติเอกสารหลักเกิดขึ้นในหน่วยงานทางสถิติ เอกสารเฉพาะทางและเฉพาะเจาะจงมากขึ้น - ตามแผนกต่างๆ สำหรับ บางชนิดกิจกรรม.

เอกสารดังกล่าวช่วยให้คุณสามารถบันทึกและติดตามธุรกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจในองค์กร เหล่านั้น. นี่คือพื้นฐานของสินค้าใช้แล้วในแต่ละบริษัท

กฎการกรอก

นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ว่าหน่วยงานทางสถิติมีหน้าที่ในการอนุมัติเอกสารแล้ว พวกเขายังได้พัฒนาข้อกำหนดหลายประการสำหรับการกรอกเอกสารเหล่านั้น

การกรอกที่จำเป็น:

• ชื่อเต็มของเอกสาร (ไม่อนุญาตให้ใช้ตัวย่อ)
• วันที่ออกเอกสาร
• ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับองค์กรที่จัดทำเอกสารและวัตถุประสงค์ของเอกสารนั้น
• รายละเอียดธนาคารแบบเต็มของคู่สัญญา หากจำเป็น
• ข้อมูลครบถ้วนเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจทั้งเชิงปริมาณและการเงิน
• ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่มีสิทธิรับรองเอกสาร (ตำแหน่ง, ลายเซ็นต์, ใบรับรองผลการเรียน)
• ประทับตราหรือประทับตรา (เปียก)

แม้ว่าข้อกำหนดข้างต้นจะมีผลบังคับใช้ แต่ในบางกรณี เนื่องจากการไม่ตั้งใจหรือเหตุผลอื่นๆ อาจพลาดหนึ่งคะแนนขึ้นไป การละเมิดนี้ไม่ได้นำมาซึ่งความไม่ถูกต้องของการบัญชีหลัก

ประเภทของเอกสารหลัก

มีการออกเอกสารเฉพาะสำหรับธุรกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจแต่ละรายการ เรามาแสดงรายการหลักกัน

• ใบแจ้งหนี้ – สำหรับผู้ซื้อซึ่งระบุชื่อผลิตภัณฑ์หรือบริการ รายละเอียดธนาคารของซัพพลายเออร์
• คำสั่งจ่ายเงิน - สำหรับซัพพลายเออร์จากผู้ซื้อยืนยันความจริงของการชำระเงินแบบฟอร์มที่ไม่ใช่เงินสด
• ใบเสร็จรับเงิน - สำหรับผู้ซื้อตามที่เขาจ่ายให้ซัพพลายเออร์เป็นเงินสด
• Bank Statement – ​​ให้คุณเห็นความเคลื่อนไหว เงินสดในบัญชีกระแสรายวันของบริษัทในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
• คำสั่งซื้อเงินสด – ช่วยให้คุณเห็นความเคลื่อนไหวของเงินทุนในเครื่องบันทึกเงินสดขององค์กร
• ใบตราส่งสินค้าหรือเอกสารการโอนสากล ใบแจ้งหนี้ – ยืนยันการจัดส่งวัสดุหรือการให้บริการหลังการชำระเงิน โดยระบุชื่อผลิตภัณฑ์ ปริมาณ และราคา
• ใบตราส่งสินค้า - สำหรับการขนส่งวัสดุจากซัพพลายเออร์ไปยังผู้ซื้อ โดยระบุชื่อนามสกุลเต็มของซัพพลายเออร์และผู้ซื้อ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ตามกฎหมาย สถานที่ต้นทางในการขนส่งสินค้า และข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขนส่ง
• ใบเสร็จรับเงินการขาย เช่น ใบส่งมอบ จะยืนยันการจัดส่งสินค้าจากซัพพลายเออร์ไปยังผู้ซื้อ ต้องมีวันที่ เลขที่ และต้องจดทะเบียนกับกรมสรรพากร
• รายงานล่วงหน้าเป็นเอกสารการรายงานที่ยืนยันวิธีการใช้เงินที่รับผิดชอบที่ออกให้กับพนักงาน นอกจากนี้ใบเสร็จรับเงินใบเสร็จรับเงินข้อตกลงการสมัครยืนยันค่าใช้จ่ายจะแนบมากับแผ่น A4
• ใบบันทึกเวลา - บันทึกจำนวนชั่วโมงที่พนักงานทำงานในองค์กรต่อเดือน
• เงินเดือนเงินเดือนหรือเงินเดือน - บนพื้นฐานของค่าจ้างแรกจะถูกคำนวณและบนพื้นฐานของครั้งที่สองจะออกเงินเดือน

สำคัญ: เอกสารข้างต้นเป็นมาตรฐานและเป็นเอกภาพตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด พวกเขาไม่สามารถดำเนินการได้ตามคำขอของผู้นำหรือเปลี่ยนแปลงในทางใดทางหนึ่ง

อนุญาตให้ป้อนเอกสารเพิ่มเติมตามลักษณะเฉพาะของงาน

การแก้ไขในเอกสารหลัก

ไม่สามารถกรอกแบบฟอร์มให้ถูกต้องได้เสมอไป บางส่วนอนุญาตให้มีการแก้ไข บางส่วนจำเป็นต้องเขียนใหม่ การแก้ไขเกิดขึ้นได้อย่างไรด้านล่าง

การแก้ไขในเอกสารหลัก:

• ในเอกสารการรายงานที่ไม่เข้มงวดไม่อนุญาตให้มีการแก้ไข - จะต้องเขียนใหม่ทั้งหมด
• ในเอกสารการรายงานที่เข้มงวด: ขีดฆ่าข้อผิดพลาดด้วยเส้นสีแดงในแนวทแยงในเซลล์เดียวและทำเครื่องหมายว่า "ยกเลิก" หากแบบฟอร์มไม่ถูกต้อง อย่าลืมบันทึกไว้
• การแก้ไขใด ๆ: ขีดฆ่าเขียนเวอร์ชันที่ถูกต้องไว้ด้านบนแล้วเขียนคำว่า "เชื่อผู้ถูกแก้ไข" ประทับตราและลายเซ็นต์ของพนักงานที่ถูกต้อง
• ห้ามแรเงาหรือขีดเส้นหนา ต้องมองเห็นรายการที่ไม่ถูกต้อง

อายุการเก็บรักษา

อายุการเก็บรักษาในรูปแบบต่างๆจะแตกต่างกันไป ต้องเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี เช่น เอกสารที่เกี่ยวข้องกับพนักงานทั้งหมด (โดย ค่าจ้าง, การชำระภาษี, ไฟล์ส่วนตัว) จะต้องเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 75 ปี นี่เป็นเพราะมีการร้องขอบ่อยครั้ง อดีตพนักงานเพื่อคำนวณเงินบำนาญ

หากคุณตัดสินใจที่จะล้างเอกสารเก่าบนชั้นวางหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บแล้ว ให้จัดทำพระราชบัญญัติพิเศษและรวบรวมคณะกรรมการเพื่อกำจัดเอกสารหลัก

ผลลัพธ์

ดังนั้นเราจึงดูวิธีการดูแลรักษาเอกสารหลัก เป็นพื้นฐานสำหรับการบัญชีทั้งหมดขององค์กร ดังนั้นการบัญชีหลักควรได้รับการจัดการด้วยความรับผิดชอบและความระมัดระวัง

เอกสารทางบัญชีหลักเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ได้รับการพัฒนาโดยหน่วยงานทางสถิติ องค์กรไม่มีสิทธิ์ทำการเปลี่ยนแปลงของตนเอง ต้องกรอกชื่อของเอกสาร, วันที่ดำเนินการ, ชื่อเต็มของคู่สัญญาของผู้ซื้อและซัพพลายเออร์, ชื่อของผลิตภัณฑ์ในแง่มูลค่าและปริมาณ และลายเซ็นของผู้มีอำนาจจะต้องกรอก

อนุญาตให้แก้ไขในเอกสารหลักได้ ในการดำเนินการนี้ ควรขีดฆ่ารายการที่ไม่ถูกต้องออก และควรเขียนเวอร์ชันที่ถูกต้องไว้ด้านบน โดยระบุว่า "เชื่อถูกต้อง" วันที่ ลายเซ็น และตราประทับขององค์กร

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักคือ 5 ปีขึ้นไป