Cum se plătește o călătorie de afaceri conform Codului Muncii al Federației Ruse? Cum se calculează indemnizațiile de călătorie? Calculul indemnizațiilor de călătorie: exemplu

Atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, locul său de muncă și câștigurile medii sunt păstrate, iar cheltuielile de călătorie sunt, de asemenea, plătite (articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse). Clauza 9 din Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 (denumit în continuare Regulamente privind călătoriile de afaceri), precizează și modul în care călătoriile de afaceri sunt plătite și prevede că aceleași reguli se aplică călătoriilor de afaceri ale lucrătorilor cu fracțiune de normă.

Trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri

Pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, trebuie să existe o comandă scrisă din partea managerului care să indice locul, scopul, durata călătoriei de afaceri, precum și alte date (articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse). Când vorbim despre o călătorie de afaceri, putem vorbi doar despre angajații organizației, adică despre persoanele care au încheiat un contract de muncă. Totodată, lucrătorii cu fracțiune de normă pot fi trimiși într-o călătorie de afaceri cu plata indemnizațiilor de călătorie.

Dacă o organizație a încheiat un contract civil cu o persoană fizică, atunci chiar dacă termenii „călătorie de afaceri” și „diurne” sunt specificați în contract, călătoria unui contractant individual nu este o călătorie de afaceri conform legii: există nu este nevoie să emiti o comandă, să calculezi un avans, să eliberezi indemnizații de călătorie. Contractul poate prevedea plăți egale cu cele pentru angajații organizației, dar nici în acest caz acestea nu vor fi recunoscute drept cheltuieli de călătorie de afaceri. Acestea vor fi plăți către contractant în temeiul contractului, în care părțile stabilesc în mod independent momentul și valoarea acestor plăți. Spre deosebire de angajați, regulile privind eliberarea unui avans și depunerea unui raport în avans nu se vor aplica. De asemenea, scutirea de impozitul pe venitul persoanelor fizice la plata unei călătorii de afaceri, stabilită de clauza 3 a art. 217 din Codul Fiscal al Federației Ruse (Scrisoarea Ministerului Finanțelor din 24 februarie 2016 nr. 03-04-05/10023).

Ce sunt plătiți lucrătorilor detașați?

Plățile pot fi împărțite în două părți - salarii și cheltuieli de călătorie.

Principiul general rambursarea cheltuielilor pentru o călătorie de afaceri este stabilită în partea 1 a art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, dar compoziția specifică și valoarea plăților sunt stabilite de organizație într-un act local, care trebuie să indice:

• cheltuielile de deplasare ale angajaților;
• cheltuielile de trai;
• diurna.

În ceea ce privește salariile, regula generala se bazează pe câștigurile medii cu unele caracteristici.

Plata pe baza castigului mediu al angajatului

Foarte des, plata timpului de muncă într-o călătorie de afaceri se face în funcție de salariu, fără a ține cont de cerințele art. 167 din Codul Muncii al Federației Ruse privind calculul pe baza câștigului mediu. Între timp, necesitatea calculului pe baza câștigului mediu este indicată și în clauza 9 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri, iar această procedură se aplică și la plata timpului de călătorie.

Dacă weekendul cade în timpul unei călătorii de afaceri, inclusiv în timpul călătoriei, atunci se pune întrebarea cum să plătească pentru călătoria de afaceri. Particularitatea este că plata se face conform regulilor art. 153 Codul Muncii al Federației Ruse. Acest lucru este indicat în clauza 5 din Regulamentul de călătorie de afaceri. Ministerul Muncii din Rusia împărtășește aceeași opinie (scrisoarea din 09.05.2013 N 14-2/3044898-4415).

Cum se plătește o călătorie de afaceri?

O condiție prealabilă pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri este plata unui avans (clauza 10 din Regulamentul de călătorie de afaceri). Termenii și procedura de calcul a unui avans pentru o călătorie de afaceri nu sunt reglementate de lege, aceasta poate fi stabilită în reglementările locale. În practică, se întocmește un deviz care indică cheltuieli aproximative, iar diurna nu trebuie documentată. Costurile de călătorie și cazare pot fi confirmate prin imprimări de pe site-urile de rezervare. Dacă cheltuielile sunt plătite de organizație prin transfer bancar, aceste fonduri nu sunt date angajatului. Este posibil să transferați indemnizațiile de călătorie către cardul de salariu angajat sau avansul este emis în numerar de la casieria organizației.

Lista cheltuielilor de călătorie este deschisă. Pe lângă cele prevăzute la art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, cheltuieli de călătorie, cazare și diurne, care trebuie rambursate angajatului, organizația poate stabili alte cheltuieli într-un act local. În plus, orice alte cheltuieli convenite de angajator sunt recunoscute drept cheltuieli de călătorie de afaceri. În ceea ce privește călătoriile de afaceri în străinătate, clauza 23 din Regulamentul de călătorie în afaceri stabilește în mod legal cheltuielile care fac obiectul rambursării obligatorii - costuri pentru obținerea vizei, pașaport străin etc.

La plata deplasărilor de afaceri în 2016, această procedură a rămas aceeași.

După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, în termen de trei zile lucrătoare, angajatul trebuie să raporteze cu privire la sumele cheltuite, documentând cheltuielile, și să efectueze plata finală a avansului emis (clauza 26 din Regulamentul de călătorie în afaceri).

În cazul în care angajatul și-a cheltuit fondurile proprii, angajatorul este obligat să compenseze pentru cheltuielile suplimentare.

Dacă salariatul a cheltuit mai puțin decât avansul primit sau nu a furnizat documente justificative, ceea ce este considerat și neconfirmarea cheltuielilor, atunci angajatorul are dreptul de a reține avansul necheltuit din salariul salariatului (articolul 137 din Codul muncii al Federația Rusă). Dar acest lucru se poate face numai dacă sunt îndeplinite simultan două condiții:

• poate fi reținut doar pentru o lună de la data la care salariatul trebuia să restituie avansul;
• este necesar acordul angajatului. Cu toate acestea, forma unui astfel de consimțământ nu este stabilită, adică poate fi orice declarație sub orice formă.

Dacă angajatul nu este de acord sau termenul limită este ratat, atunci deducerea este posibilă numai în instanță.

Zilele în care un angajat se află într-o călătorie de afaceri, inclusiv zilele pe drum și opririle forțate, sunt plătite în funcție de câștigul mediu (articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse). Zilele lucrătoare care fac obiectul plății sunt determinate conform programului de lucru stabilit în organizația de trimitere (clauza 9 din Regulamente, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 N 749). La rândul lor, zilele libere nu sunt plătite conform programului.

Să luăm în considerare procedura de calcul a salariului mediu pentru o călătorie de afaceri.

Plată bazată pe câștigurile medii dintr-o călătorie de afaceri

Calculul câștigurilor medii în timpul unei călătorii de afaceri începe cu determinarea perioadei de facturare. Ca regulă generală, este egal cu 12 luni anterioare lunii în care angajatul a fost trimis într-o călătorie de afaceri. Adică, dacă, de exemplu, o călătorie de afaceri începe în noiembrie 2016, atunci perioada de facturare în acest caz este de la 1 noiembrie 2015 până la 31 octombrie 2016 (clauza 4 din Regulament, aprobată prin Decretul Guvernului Rusiei Federația din 24 decembrie 2007 N 922) .

Dar dacă un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri în prima lună de muncă pentru un anumit angajator, atunci câștigul său mediu este calculat pentru perioada de la prima zi de muncă în această organizație până la prima zi a călătoriei de afaceri (clauza 7 din Regulamentul, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 24 decembrie 2007 N 922 ).

Cat despre zilele lucrate de angajat, acestea sunt toate acele zile in care acesta si-a indeplinit efectiv pe ale lui responsabilități de serviciu. Astfel, zilele lucrate nu includ perioadele de concediu de odihnă, invaliditate temporară, timp nefuncțional din vina salariatului etc. (clauza 5 din Regulament, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 24 decembrie 2007 N 922).

Cunoscând media zi câștiguri, puteți trece la calcularea câștigurilor medii în timpul unei călătorii de afaceri. Suma totală pentru durata călătoriei de afaceri este calculată după cum urmează (clauza 9 din Regulamente, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 24 decembrie 2007 N 922):

Plată suplimentară până la câștigul mediu atunci când călătoriți într-o călătorie de afaceri

Se întâmplă că valoarea câștigului mediu pentru calcularea unei călătorii de afaceri se dovedește a fi mai mică decât valoarea salariului stabilit pentru angajat. În astfel de cazuri, unele organizații plătesc angajaților detașați o plată suplimentară până la câștigul mediu. Dacă o astfel de plată este inclusă în sistemul de salarizare (specificat în contractele de muncă cu angajații), este inclusă în fondul de salarii și din acesta se calculează contribuțiile la fondurile extrabugetare, atunci trebuie luată în considerare și la calcularea câștigului mediu (

Plata unei călătorii de afaceri într-o zi liberă este unul dintre posibilele elemente de cheltuieli pentru o întreprindere. Aflați ce documente de reglementare să urmați, cum să calculați și să plătiți indemnizațiile de călătorie pentru o zi liberă, ce documente să le completați și cum să le reflectați în contabilitate, citiți articolul nostru.

Cum se plătește o călătorie de afaceri într-o zi liberă: norme legale

Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, angajatorul trebuie să se ghideze după principalul act legislativ în domeniul relațiilor de muncă - Codul Muncii. În cap. 24 din Codul Muncii al Federației Ruse oferă concepte de bază, precum și garanții angajaților și condiții pentru rambursarea costurilor asociate cu o călătorie de afaceri. Acest lucru este menționat în scrisoarea Ministerului Muncii al Rusiei „Cu privire la remunerarea lucrătorilor” din 25 decembrie 2013 nr. 14-2-337.

În plus, trimiterea angajaților în călătorii de afaceri și plata acestora sunt reglementate de alte documente de reglementare:

• Decretul Guvernului Federației Ruse „Cu privire la specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri” din 13 octombrie 2008 nr. 749. Vezi mai multe detalii. .
• Decretul Guvernului Federației Ruse „Cu privire la specificul procedurii de calculare a salariului mediu” din 24 decembrie 2007 nr. 922.

Aflați despre calcularea câștigurilor medii pentru o călătorie de afaceri în această publicație.

În plus, în art. 139 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește câteva reguli pentru calcularea câștigului mediu al unui angajat în diverse scopuri, inclusiv plata unei călătorii de afaceri într-o zi liberă. Totodată, art. 167 din Codul Muncii al Federației Ruse garantează că un angajat, atunci când este trimis într-o călătorie de afaceri, își va păstra funcția, precum și câștigul mediu, așa cum se precizează în paragraful 9 din Regulamentul nr. 749.

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI! Câștigurile medii este reținută de angajat numai în acele zile care sunt aprobate oficial în programul întreprinderii trimițătoare, precum și zilele de drum (inclusiv în timpul opririlor forțate).

Călătorie de afaceri într-o zi liberă: reguli de plată

În art. 153 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că un angajat efectuează activitatea munciiîn weekend sau zile nelucrătoare sărbători, primește plata nu mai puțin de dublul sumei. O alternativă la plata dublă ar putea fi o zi de odihnă în loc de o zi liberă lucrată, la cererea angajatului. Această regulă se aplică și angajaților aflați într-o călătorie de afaceri.

Totuși, pentru ca serviciul de contabilitate al întreprinderii să poată percepe plata dublă pentru astfel de perioade, trebuie întocmite în mod corespunzător documente care să confirme că salariatul a lucrat efectiv în zilele specificate. Un astfel de document este o fișă de timp de lucru, care, în conformitate cu art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse este cerut de fiecare angajator. Totodată, el poate folosi lista de coduri dată într-o formă unificată, sau le poate dezvolta el însuși, ceea ce este permis de clauza 6 al art. 9 din Legea „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ.

Această publicație vă va spune despre denumirile folosite în foile de pontaj.

Una dintre nuanțele plății unei călătorii de afaceri într-o zi liberă este că angajatorul nu poate ști exact cât timp a petrecut angajatul pentru îndeplinirea unei sarcini oficiale, iar nota de pe foaia de pontaj nu face decât să confirme motivul absenței sale din permanenta sa. locul de munca.

Executarea corectă a pontajelor și a comenzilor va ajuta la plata weekendurilor efectiv lucrate sau sărbătorilor nelucrătoare, dacă acestea nu sunt incluse în programul de lucru.

Pentru mai multe informații despre motivele absenței unui angajat de la locul de muncă, consultați articolul „Care sunt motivele valabile pentru absența de la serviciu?” .

Dacă un angajat este trimis în mod intenționat de către angajator într-o călătorie de afaceri într-o zi liberă sau este achiziționat un bilet pentru această dată, atunci trebuie făcută o notă corespunzătoare în ordinea și atribuirea de muncă. În acest caz, în loc de codul K (călătorie de afaceri), buletinul de raportare conține codul РВ, care este special conceput pentru a indica munca în weekend și sărbătorile nelucrătoare.

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI! Când se utilizează codul PB, devine posibilă introducerea orelor de lucru în foaia de pontaj, dacă ordinul sau alt document al întreprinderii conține o indicație a duratei de muncă într-o zi liberă. Aplicarea acestei reguli este explicată în scrisoarea Ministerului Muncii al Rusiei „Cu privire la trimiterea lucrătorilor în călătorii de afaceri” din 14 februarie 2013 nr. 14-2-291.

Pentru un contabil, codul РВ este o bază directă pentru calcularea salariilor (castigul mediu) la o rată dublă, în conformitate cu legislația muncii.

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI! Cum să plătiți timpul de călătorie în weekend în timpul unei călătorii de afaceri este o altă întrebare importantă. Scrisoarea Ministerului Muncii al Rusiei din 13 octombrie 2017 Nr. 14-2/B-921 precizează că zilele de plecare, sosire, precum și timpul efectiv de călătorie, care a avut loc într-un weekend sau nelucrător. concediu, conform art. 153 din Codul Muncii al Federației Ruse este plătit dublu. Acest lucru este indicat și în paragraful 5 din Rezoluția nr. 749.

Cum se calculează indemnizația zilnică în weekend într-o călătorie de afaceri

Indemnizațiile zilnice se acumulează salariatului pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri, inclusiv în weekend și zilele pe drum. Numărul de zile pentru care trebuie plătită diurna se stabilește pe baza următoarelor documente:

• bilete de călătorie către și de la locul unde se efectuează misiunea oficială;
• memoriu.

Nota este un document primar și este întocmită de angajat:

• Atunci când utilizați o mașină personală sau de serviciu pentru a călători într-o călătorie de afaceri, atașați documente justificative la aceasta: scrisoare de parcurs, fișă de traseu, chitanțe de numerar și chitanțe de benzinărie.
• În lipsa documentelor care să confirme călătoria (de exemplu, acestea au fost pierdute). În acest caz, nota trebuie să includă note de la partea care o primește cu privire la sosire și plecare.

Este de remarcat faptul că nota a înlocuit pe alta document primar— un certificat de călătorie, care anterior trebuia să fie eliberat unui angajat detașat. Cu toate acestea, multe instituții, profitând de faptul că eliberarea certificatelor de călătorie nu este interzisă, continuă să le folosească în activitatea lor, adăugând o clauză corespunzătoare la statutul întreprinderii. În multe privințe, refuzul de a emite note oficiale întocmite de angajați este dictat de faptul că aceștia ridică multe întrebări în timpul inspecțiilor efectuate de Serviciul Fiscal Federal.

Pentru mai multe informații despre redactarea unei note, consultați articolul „Cum să scrieți corect o notă - eșantion?” .

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI! Puteți confirma durata șederii dumneavoastră într-o călătorie de afaceri fără documente de călătorie folosind chitanțele pentru închirierea de cazare. Cu toate acestea, acest lucru nu este întotdeauna relevant, deoarece o parte semnificativă a unei călătorii de afaceri poate fi ocupată de timpul de călătorie la locul în care se efectuează misiunea oficială.

Valoarea diurnei este stabilită printr-un act normativ al întreprinderii trimițătoare, de exemplu un ordin sau un regulament privind călătoriile de afaceri.

Puteți vedea un exemplu de politică de călătorie.

În plus, pentru a atrage un angajat să îndeplinească sarcini oficiale într-o zi liberă, este necesar acordul acestuia (articolul 113 din Codul Muncii al Federației Ruse). Consimțământul este întocmit sub orice formă sau se face o notă pe ordinul de călătorie de afaceri: „Sunt de acord să fiu angajat să lucrez într-o zi liberă”.

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI! O întreprindere poate stabili o indemnizație zilnică mai mare decât cea specificată în Codul Fiscal al Federației Ruse, apoi excesul va fi supus impozitului pe venitul personal și contribuțiilor de asigurare.

În scopul calculării impozitului pe venitul personal și a contribuțiilor, există o limită neimpozabilă a cheltuielilor de călătorie:

• pentru călătorii de afaceri în Federația Rusă - 700 de ruble;
• călătorii de afaceri în străinătate - 2.500 de ruble.

Indemnizațiile zilnice pentru călătoriile de afaceri în străinătate se calculează după cum urmează:

• ziua plecării în afara Federației Ruse este plătită conform standardelor pentru o călătorie de afaceri în străinătate;
• ziua de întoarcere — conform standardelor de călătorie de afaceri din Federația Rusă.

Uneori, 1 zi este suficientă pentru ca un angajat să finalizeze o sarcină. O astfel de călătorie de afaceri de o zi nu implică plata diurnei dacă sarcina este îndeplinită în Rusia (clauza 11 din Regulamentul nr. 749).

Pentru o călătorie de afaceri de o zi în străinătate, plata diurnei va fi de 50% din standardul pentru o călătorie de afaceri cu drepturi depline în străinătate (clauza 20 din Regulamentul nr. 749).

Plata zilelor libere într-o călătorie de afaceri: contabilizarea cheltuielilor de călătorie

Pe lângă câștigul mediu și diurnele, conform art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, un angajat are dreptul la rambursarea cheltuielilor pentru călătoria la locul călătoriei de afaceri, închirierea locuințelor și a altor cheltuieli. Toate aceste cheltuieli sunt luate în considerare la calcularea impozitului pe venit. Data recunoașterii lor în contabilitate este data aprobării raportului de avans.

TVA-ul poate fi dedus și dacă plata a fost efectuată de angajator sau angajat și a fost primită o factură. Potrivit anumitor documente, TVA-ul poate fi dedus fără factură. Acestea sunt formulare stricte de raportare (la plata pentru locuințe închiriate și bilete de călătorie), în care TVA-ul este evidențiat ca un rând separat (a se vedea, de exemplu, scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 11 august 2016 nr. 03-07). -11/47114).

Pentru a reflecta tranzacțiile legate de călătoriile de afaceri în contabilitate, se fac următoarele înregistrări:

• Dt 71 Kt 50 (51) - angajatului i s-a acordat un avans pentru o deplasare de afaceri.
• Dt 26 (08, 20, 23, 44) Kt 71 - se iau in calcul cheltuielile de deplasare.
• Dt 26 (08.20, 23, 44) Kt 70 - afișare pentru câștigurile medii pentru perioada călătoriei de afaceri.

Aflați mai multe despre procedura de contabilizare a cheltuielilor de călătorie din acest material.

Rezultate

Plata unei călătorii de afaceri într-un weekend, cu condiția ca documentele să fie completate corect, se plătește în nu mai puțin de dublul sumei. Pentru a rambursa cheltuielile de călătorie, un angajat trebuie să colecteze toate documentele de plată: cecuri, chitanțe, ordine de plată, iar apoi toate cheltuielile sale vor fi compensate.

Plata pentru călătorii de afaceri nu este o problemă ușoară. La urma urmei, de obicei, orice călătorie și muncă în afara unui loc permanent implică cheltuieli crescute pentru călătorul de afaceri. Costurile suplimentare sunt suportate și de angajator, care este obligat să ramburseze salariatului cheltuielile sale. Cu toate acestea, sumele cheltuielilor și rambursările pot avea consecințe fiscale atât pentru angajat, cât și pentru angajator.

Merită să reamintim că, conform legislației în vigoare, o călătorie de afaceri este o deplasare a unui angajat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent. Salariații care au un raport de muncă cu angajatorul pe baza acestuia scris solutii. Persoanele detașate au dreptul la garanții și compensații stabilite legislatia muncii Rusia.

Garanții și compensații pentru călătorii de afaceri

La trimiterea angajaților în călătorii de afaceri, angajatorul este obligat să-și mențină locurile de muncă (posturile) și câștigul mediu, precum și să ramburseze cheltuielile asociate călătoriei de afaceri, și anume:

1. Cheltuieli de călătorie;
2. Cheltuieli pentru închirierea spațiilor de locuit;
3. Cheltuieli suplimentare asociate cu locuirea în afara locului de reședință permanentă (diurnă);
4. Alte cheltuieli efectuate de angajat cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului.

Este important de subliniat că în călătoriile de afaceri nu trimis persoanele care lucrează în temeiul contractelor civile, precum și angajații a căror muncă permanentă, în conformitate cu contracte de munca efectuate pe drum.

În același timp, angajații care lucrează de la distanță, precum și lucrătorii la domiciliu pot fi trimiși în călătorii de afaceri. Când faceți o călătorie de afaceri, de exemplu, de la un loc de muncă permanent (loc de muncă staționar sau de acasă) - la locația organizației angajatoare (prin ordin scris al angajatorului). În consecință, aceștia pot conta pe garanții și compensații corespunzătoare. Această poziție a fost confirmată încă o dată de specialiștii din cadrul Ministerului Muncii din Rusia într-o scrisoare

O călătorie a unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri în baza unei decizii scrise a angajatorului la o unitate separată a organizației de trimitere (oficiu reprezentativ, sucursală) situată în afara locului de muncă permanentă este, de asemenea, recunoscută ca o călătorie de afaceri.

...credem că deplasarea unui lucrător la distanță la sediul angajatorului este o călătorie de afaceri.

Scrisoare din partea Ministerului Muncii din Rusia

Astfel, legislația stabilește o procedură specială de remunerare a personalului la îndeplinirea misiunilor oficiale ale angajatorului în afara locului de muncă permanentă și prevede, de asemenea, compensarea cheltuielilor relevante.

(și Codul Muncii al Federației Ruse)

Înainte de a începe să descriem calculele, vom schița regulile și procedura de bază pentru călătoriile de afaceri și vom enumera documentele care trebuie întocmite de către angajator și angajat în procesul de înregistrare a unei călătorii de afaceri.

Procedura pentru călătorii de afaceri, plăți și compensații

Dacă este necesară trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri, se urmează următoarea procedură:

Notă la punctele 2 și 3: În prezent, ID-ul și atribuirea postului sunt documente opționale. Cu toate acestea, se recomandă să le întocmești, astfel încât să nu existe dispute cu Serviciul Fiscal Federal.

Documentarea unei călătorii de afaceri

Este important de reținut că doar o călătorie de afaceri executată corespunzător poate garanta păstrarea salariilor și acoperirea tuturor cheltuielilor necesare asociate acesteia. Cu toate acestea, în practică, adesea apar întrebări și dezacorduri cu privire la rambursarea cheltuielilor de călătorie. În acest caz, avocatul nostru va ajuta la rezolvarea majorității problemelor, oferind o consultație online gratuită.

Astfel, indemnizațiile de călătorie se plătesc pe baza următoarelor documente:

1. Ordin de plecare într-o călătorie de afaceri;
2. Un document de călătorie cu o notă care indică sosirea și plecarea din fiecare destinație (inclusiv organizația care a trimis angajatul) cu semnăturile persoanelor autorizate și sigiliile organizațiilor relevante;
3. Raport de avans, care descrie în detaliu încasările și cheltuielile sumelor emise;
4. Documente care confirmă cheltuielile efectuate de angajat (bilete, facturi, cecuri etc. Pentru comoditate, acestea sunt lipite pe o coală de hârtie și anexate la raportul de cheltuieli);
5. O fișă de pontaj pentru perioada de muncă în care a fost efectuată călătoria de afaceri - pentru a calcula salariul pentru zilele de plecare.

Ministerul de Finanțe al Rusiei, când a luat în considerare problema primelor de asigurare și a impozitului pe venitul personal atunci când compensa angajații cu caracter de călătorie pentru cheltuielile asociate călătoriilor de afaceri, a exprimat următoarea opinie:

„În lipsa documentelor care să confirme cheltuielile angajaților, caracterul compensatoriu al acestor plăți se pierde, iar venitul indicat este supus impozitului pe venit. indivizii V în modul prescris».

Un angajat detașat are dreptul la următoarele tipuri de plăți pentru munca în afara locului de muncă permanent:

Calculul câștigurilor pentru perioada în care se află într-o călătorie de afaceri se bazează pe salariul mediu al angajatului. Prima regulă în acest sens este procedura de determinare a perioadei de muncă pentru care se iau în considerare datele privind veniturile:

După stabilirea perioadei de facturare, este important să excludem corect din aceasta zilele în care, în timp ce a primit diverse tipuri de plăți de la organizație, angajatul nu a lucrat efectiv. Printre acestea:

• Zile petrecute în concediu medical și concediu de maternitate;
• Zile plătite la salariul mediu (vacanță, călătorie de afaceri);
• Zile de oprire din vina angajatorului;
• Plecați pe cheltuiala dumneavoastră și lăsați să aveți grijă de un copil;
• Perioada de grevă fără participarea acestui angajat;
• Zile speciale de concediu stabilite prin lege pentru îngrijirea unui copil cu handicap.

Venitul mediu pentru o perioadă de muncă cu fracțiune de normă se calculează pe baza timpului efectiv lucrat. La contabilizarea orelor de lucru în total, calculul se face pe baza câștigului mediu orar.

Pentru a determina suma, va trebui să faceți următoarele:

1. Plățile acumulate către un angajat pentru perioada de calcul trebuie împărțite la numărul de zile lucrate din aceeași perioadă;
2. Suma rezultată este înmulțită cu numărul de zile de călătorie de afaceri.

La calcularea salariului mediu pentru plățile de călătorie, apar adesea următoarele situații cu privire la raportul dintre salariul zilnic normal al angajatului și media:

1. Când salariul mediu depășește salariul obișnuit, indemnizațiile de călătorie se fac în funcție de medie;
2. Dacă câștigul mediu este mai mic decât salariul zilnic, reglementările locale (actele legale) ale majorității organizațiilor permit efectuarea unor plăți suplimentare pentru a evita încălcarea drepturilor lucrătorilor.

În practică, foarte des există cazuri în care o persoană trebuie să-și petreacă weekendurile într-o călătorie de afaceri:

1. Îndeplinește direct atribuții oficiale;
2. În timp ce sunteți pe drumul către destinație sau vă întoarceți acasă.

În acest caz, legislația conține reguli care stabilesc următoarele opțiuni de remunerare:

• Plata dubla;
• Plata unică cu acordarea de timp liber la sosirea la locul de muncă.

Problema controversată privind plata pentru deplasările ulterioare la serviciu pentru un angajat căruia i s-au făcut „plăți duble” nu are în prezent un răspuns clar. O interpretare neoficială din surse guvernamentale solicită să nu se ia în calcul plata dublă pentru călătoriile de afaceri în perioada calculării salariului mediu.

Cum se plătesc indemnizațiile de călătorie - calculul indemnizației zilnice

Plata diurnei este reglementată în cea mai mare parte prin contracte colective sau alte acte locale ale persoanelor juridice. Iar principala limitare pentru angajator în determinarea sumei unor astfel de plăți este impunerea impozitului pe venitul personal (NDFL) asupra sumelor care depășesc limita. În conformitate cu acest criteriu, cuantumul salariului zilnic pentru lucrătorii detașați în majoritatea companiilor nu depășește 700 de ruble.— valoarea diurnei pentru o călătorie de afaceri în 2019 în Rusia și 2.500 RUB. - într-o călătorie de afaceri în străinătate.

După cum sa menționat mai devreme, particularitățile unei călătorii de afaceri de o zi implică, în majoritatea cazurilor, sosirea acasă în ziua plecării. Plățile zilnice sunt menite să ramburseze cheltuielile angajatului cauzate de o ședere non-stop în afara casei sale, în casa altcuiva. localitate. În acest sens, plățile zilnice pentru o călătorie de afaceri de o zi sunt supuse impozitului pe venitul personal. Singura excepție de la această regulă o reprezintă călătoriile de afaceri de o zi, pentru care angajatul primește jumătate din compensația zilnică stabilită de organizație.

Caracteristicile importante ale acestui tip de indemnizație de călătorie sunt:

• absența unei cerințe legale pentru dovezi documentare ale cheltuielilor efectuate de un călător de afaceri;
• acumularea indemnizațiilor zilnice pentru fiecare zi de călătorie de afaceri, inclusiv sărbători și weekenduri.

Există câteva particularități în calcularea indemnizațiilor zilnice pentru plata călătoriilor de afaceri în străinătate:

1. Diurnele se eliberează în valută la cursul existent la momentul emiterii fondurilor;
2. Este recomandabil să plătiți diurne pentru ultima zi a unei călătorii de afaceri în străinătate în suma stabilită pentru călătoriile interne (700 de ruble), care este asociată cu trecerea graniței Federației Ruse în acea zi (autoritățile fiscale, atunci când dau astfel de recomandări , consultați clauza 18 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri).

Unele companii practică plata integrală a meselor călătorului în loc să plătească diurnă.

Calculul indemnizațiilor de călătorie cu zile excluse

Exemplu:

Salariul unui angajat de la 1 iunie 2018 până la 31 mai 2019 este de 5.000 de ruble. De la 1 iunie 2018, angajatul își ia 28 de zile de concediu. Salariatul s-a îmbolnăvit timp de 10 zile calendaristice - din 14 martie până în 23 martie (în martie, 31 de zile din care 21 au fost lucrate) a anului 2017, inclusiv.

Călătorii de afaceri= Salariu: 29,4 zile. *(L + (29,4 zile: Kdn1 * Kotr1) * D

Călătorii de afaceri= Salariu [pentru 12 luni. 5000*12=60 000] : zile *(M + 29,4 zile: Kdn1 * Kotr1 * D)= 4.893,45 rub.

• D - numărul de zile calendaristice de concediu.

• M este numărul de luni lucrate integral din perioada de facturare;
• • Kdn1 - numărul de zile calendaristice în luni nelucrate integral;
  • Cotr1 - numărul de zile calendaristice în luni „incomplete” care se încadrează în timpul lucrat.

Plata călătoriilor de afaceri - rambursarea cheltuielilor

Compensarea cheltuielilor efectuate de o persoană în legătură cu șederea sa într-o călătorie de afaceri este, de asemenea, reglementată de reglementările locale persoană juridică, dar este limitată de necesitatea plății impozitului pe venitul personal. Astfel, următoarele tipuri de cheltuieli de călătorie nu sunt supuse impozitării și asigurării:

• Pentru călătorii (inclusiv bagaj);
• Pentru inchiriere locuinte;
• Pentru servicii de comunicații;
• Pentru pașaport și vize internaționale;
• Pentru schimb valutar.

În același timp, costurile de închiriere a locuințelor sunt scutite de taxe cu o anumită limită a sumei zilnice:

• 700 de ruble.– pentru călătorii de afaceri în cadrul Federației Ruse;
• 2.500 de ruble.- pentru călătorii de afaceri în străinătate.

O regulă importantă pentru scutirea cheltuielilor enumerate de la impozitul pe venitul persoanelor fizice este dovezile lor documentare. Următoarele sunt considerate documente justificative:

1. Biletul de călătorie, tipărirea pe hârtie a unui document de călătorie electronic, cartea de îmbarcare, chitanța de numerar de la un taxi, documentația care confirmă utilizarea transportului personal - pentru confirmarea cheltuielilor de călătorie;
2. O factură sau chitanță de numerar de la un hotel, contract de închiriere, contracte, facturi, cecuri pentru plata serviciilor imobiliare - pentru a confirma cheltuielile de trai;
3. Facturi pentru plata serviciilor de comunicare, liste de apeluri telefonice, verificare bagaje - pentru a confirma alte cheltuieli.

Reglementările locale ale organizației angajatoare pot prevedea orice alte tipuri de cheltuieli de călătorie și restricțiile acestora, și chiar plata cheltuielilor fără prezentarea documentelor justificative.

În concluzie, observăm că orice încălcare a drepturilor și intereselor unui angajat, inclusiv calcularea incorectă a indemnizațiilor de călătorie, poate fi atacată de acesta în instanță. De asemenea, puteți găsi răspunsuri la alte întrebări pe această temă, de exemplu, pe site-ul nostru.

Se întâmplă adesea ca angajații să plece într-o călătorie de afaceri sau să se întoarcă dintr-o zi liberă. Cum să plătești pentru aceste zile: în funcție de câștigul mediu sau dublul sumei, cum ar fi munca într-o zi liberă? Să examinăm problema din perspectiva recomandărilor din partea departamentelor financiare și a practicii judiciare.

Înregistrarea webinarului despre documentareși cheltuielile de călătorie; câștigurile medii în timpul unei călătorii de afaceri; călătorie de afaceri de weekend, călătorie de afaceri de o zi; diurne pentru călătorii de afaceri. Să ne întoarcem la opinia autorităților de reglementare expuse în scrisori.

Cum sunt plătite weekendurile într-o călătorie de afaceri: poziția Ministerului Muncii din Rusia

Într-o scrisoare de la Ministerul Muncii și protecţie socială RF din 25 decembrie 2013 nr. 14-2-337 precizează: „... zilele de plecare, de sosire, precum și zilele de călătorie în timpul unei călătorii de afaceri care se încadrează în weekend sau sărbători nelucrătoare sunt supuse plății în conformitate cu cu articolul 153 din Codul Muncii al Federației Ruse în nu mai puțin de dublă sumă, a cărei procedură de calcul specifică depinde de sistemul de remunerare al angajatului utilizat sau, la cererea angajatului, plata pentru zilele specificate de weekend ale călătoriei de afaceri este realizat într-o singură sumă și în același timp acestui salariat, la o oră convenabilă pentru el, i se acordă o zi de odihnă pentru fiecare zi liberă fără plată.” Această procedură este confirmată de practica judiciară.

Poziția Ministerului Muncii din Rusia: ziua plecării într-o călătorie de afaceri și ziua întoarcerii din aceasta într-o zi liberă trebuie plătite conform normelor articolului 153 din Codul Muncii al Federației Ruse, care prevede: munca in weekend sau in vacanta nelucratoare se plateste cel putin dublu fata de suma.

La cererea unui salariat care a lucrat într-o zi liberă sau în sărbătoare nelucrătoare, i se poate acorda încă o zi de odihnă. În acest caz, munca în weekend sau vacanță nelucrătoare se plătește într-o singură sumă, iar o zi de odihnă nu este supusă plății.

Plata zilelor libere într-o călătorie de afaceri: practică judiciară

Să trecem la Soluție Curtea Supremă de Justiție RF din 20 iunie 2002 Nr. GKPI 2002-663. Câteva cuvinte despre istoria cazului.

Cetățeanul a intentat un proces pentru a invalida paragrafele 1 și 3 ale paragrafului 8 din Instrucțiunea nr. 62 din 04.07.1988 „În călătoriile oficiale de afaceri în cadrul URSS”. Reclamantul a indicat că dispozițiile contestate ale actului juridic de reglementare nu sunt conforme cu Codul Muncii al Federației Ruse și limitează drepturile lucrătorilor.

Reprezentanții părților interesate din Ministerul Finanțelor și Ministerul Muncii din Rusia s-au opus satisfacerii cererilor cetățenilor. În instanță au explicat că prevederile actului juridic normativ contestat nu contravin legislației în vigoare Federația Rusăși nu încălcați drepturile angajaților trimiși în călătorii de afaceri.

Când, din ordinul administrației, un salariat pleacă într-o zi liberă într-o călătorie de afaceri, la întoarcerea din călătoria de afaceri i se acordă încă o zi de odihnă conform procedurii stabilite. În cazul în care salariatul nu dorește să mai ia o zi de odihnă, este plătit ca pentru muncă în weekend și sărbătorile nelucrătoare. Codul Muncii al Federației Ruse la articolul 153 prevede salariile în weekend și sărbătorile nelucrătoare. La cererea unui salariat care a lucrat într-o zi liberă sau în sărbătoare nelucrătoare, i se poate acorda încă o zi de odihnă. În acest caz, munca într-o sărbătoare nelucrătoare se plătește într-o singură sumă, iar ziua de odihnă nu face obiectul plății.

Curtea Supremă a decis să respingă cererea declarată a cetățeanului și a indicat că atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri sau se întoarce dintr-o zi liberă, trebuie să se ghideze după normele articolului 153 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Se pare că situația nu este complet clară. Tragem concluzii:

1. Plățile efectuate în conformitate cu art. 153 din Codul Muncii al Federației Ruse, se referă la plățile compensatorii incluse în salarii. Salariile sunt remunerații pentru muncă. Și cuvântul cheie aici este „muncă”. O călătorie cu trenul sau cu avionul nu poate fi considerată timp când un angajat lucrează.
2. Salariile sunt plătite pe baza documentelor care confirmă timpul lucrat de angajat. Apare întrebarea: cum să determinați numărul de ore care ar trebui plătite în sumă dublă și pe baza ce document?

O întrebare la fel de importantă: este posibilă includerea plăților efectuate în conformitate cu prevederile art. 153 din Codul Muncii al Federației Ruse pentru zile de plecare într-o călătorie de afaceri într-o zi liberă, ca cheltuieli cu impozitul pe venit? Pentru a răspunde la această întrebare, să ne întoarcem la scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 18 aprilie 2014 nr. 03-03-06/2/17862.

Weekend-uri într-o călătorie de afaceri: cum să le luați în considerare la calcularea impozitului pe venit?

Ministerul Finanțelor recomandă următoarele: în cazul în care regulamentele interne aprobate de șeful organizației prevăd programul de lucru în weekend și sărbători, costurile asociate cu plata compensației angajaților pentru zilele de plecare într-o călătorie de afaceri și zilele sosirea dintr-o călătorie de afaceri care se încadrează în weekend poate fi luată în considerare ca parte a costurilor cu forța de muncă în baza clauzei 3 din articolul 255 din Codul fiscal al Federației Ruse, sub rezerva respectării criteriilor stabilite de clauza 1 din Articolul 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse.

O explicație similară a fost dată în scrisoarea Serviciului Fiscal Federal din 20 august 2014 Nr. SA-4-3/16564. Această scrisoare a fost emisă împreună cu scrisoarea Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 11 august 2014 Nr. 03-03-10/39800. Vă rugăm să rețineți că această scrisoare este postată pe site-ul oficial al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei în secțiunea „Explicații ale Serviciului Fiscal Federal, obligatorii pentru utilizare de către autoritățile fiscale”.

Este posibil să plătiți pentru zilele în care un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri sau se întoarce din aceasta în weekend din câștigurile sale medii?

În acest sens, există posturi ale specialiștilor individuali și hotărâri judecătorești care da, puteți plăti astfel de zile pe baza câștigurilor medii. De exemplu, conform Rezoluției Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Orientului Îndepărtat din 22 septembrie 2010 în cazul nr. A59-183/2010, în timpul unei călătorii de afaceri se rețin câștigurile medii, iar plata nu se efectuează pe timp. a lucrat efectiv.

Plata pentru aceste zile pe baza câștigurilor medii ridică, de asemenea, întrebări. Să ne întoarcem la clauza 9 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749. Se precizează că câștigul mediu pentru perioada în care un angajat se află într-o călătorie de afaceri, precum și pentru zilele pe drum. , inclusiv în timpul unei escale forțate, sunt salvate pentru toate zilele de lucru conform programului stabilit de organizația expeditoare.

Cuvintele cheie aici sunt cuvintele „pentru toate zilele de lucru conform programului”. Adică dacă un angajat are o zi liberă conform programului, se poate plăti salariul mediu pentru aceste zile libere?

Cum să compensați un angajat pentru o zi liberă pierdută?

Un angajat care pleacă într-o călătorie de afaceri într-o zi liberă sau se întoarce din aceasta își pierde ziua liberă. Și de această dată, desigur, ar trebui să fie rambursată angajatului într-un fel.

În cazul în care organizația decide să ramburseze aceste zile conform prevederilor art. 153 Codul Muncii al Federației Ruse(nu mai puțin de dublul sumei), trebuie luat în considerare faptul că astfel de plăți pot fi incluse în cheltuielile cu impozitul pe venit numai dacă:

1. dacă reglementările interne prevăd programul de lucru în weekend și în sărbători. În caz contrar, aceste plăți nu vor putea fi incluse în cheltuieli;
2. dacă plățile specificate îndeplinesc criteriile stabilite de clauza 1 a articolului 252 din Codul fiscal al Federației Ruse. Această opinie a fost exprimată în scrisoarea Serviciului Fiscal Federal din 20 august 2014 Nr. SA-4-3/16564.

Vă reamintesc că potrivit paragrafului 1 al art. 252 din Codul Muncii al Federației Ruse, este posibilă includerea plăților în cheltuielile cu impozitul pe venit care vor îndeplini simultan următoarele criterii: plățile sunt legate de implementarea activităților care vizează generarea de venituri și sunt justificate economic.

Dacă organizația decide să compenseze aceste zile plătindu-le pe baza câștigurilor medii, atunci sunt posibile dispute cu autoritățile de reglementare, chiar dacă organizația consacră aceste plăți în reglementările sale locale.

Atunci când decide dacă să compenseze un angajat pentru zilele libere specificate, angajatorul ar trebui să-și amintească:

1. Reglementările locale au voie să stabilească numai condiții care nu contravin legislației în vigoare.
2. Salariile se plătesc doar pentru timpul efectiv lucrat și pe baza unui document în care se consemnează programul de lucru. Potrivit art. 139 Codul Muncii al Federației Ruse, salariile(salarii) - remunerația pentru muncă în funcție de calificările angajatului, complexitatea, cantitatea, calitatea și condițiile muncii prestate, precum și plăți compensatorii (plăți suplimentare, bonusuri și alte plăți) și plăți de stimulare. Plățile compensatorii includ, printre altele, plăți pentru muncă în weekend și sărbători.
3. Câștigul mediu este plătit pentru toate zilele de muncă conform programului. Baza este clauza 9 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749.

Sistematizați-vă sau actualizați-vă cunoștințele, obțineți abilități practice și găsiți răspunsuri la întrebările dvs la Scoala de Contabilitate. Cursurile sunt dezvoltate ținând cont de standardul profesional „Contabil”.