Actul de acceptare - transfer de cărți de muncă și inserții în acestea.

Este responsabilitatea angajatorului să completeze corect înregistrările de lucru, precum și depozitarea acestora. Prin urmare, este necesar să se efectueze verificări din când în când pentru a se asigura că toate condițiile sunt îndeplinite în mod corespunzător. De asemenea, este recomandat să faceți acest lucru atunci când schimbați funcționarul a cărui responsabilitate include lucrul cu aceste documente. Dacă se întâmplă acest lucru, atunci se întocmește un act de transfer al evidenței muncii. Eșantionul pe care îl veți găsi la linkul de la sfârșitul acestui articol vă va ajuta să îl pregătiți corect. În plus, acest act poate fi necesar în alte situații, așa că merită să înțelegeți toate complexitățile execuției sale.

Motive pentru compilare

Scop a acestui document este de a înregistra mișcarea unui număr mare de cărți. Dacă este necesar, angajatorul îl va putea folosi în viitor pentru a confirma acest fapt. Prin urmare, întocmirea unui act de acceptare și transfer a cărților de muncă după modelul pe care îl oferim nu va fi de prisos: totul trebuie făcut corect și fără erori.

O astfel de nevoie poate apărea în următoarele situații:

• la schimbarea unui angajat a cărui responsabilitate include lucrul cu cărți;
• în timpul reorganizării societății, dacă se dizolvă o nouă structură sau se achiziționează o întreprindere;
• la transferul unei anumite părți a cărților către departamente individuale.

Există și alte motive posibile. Actul de acceptare și transfer al cărților de muncă este necesar în orice caz, cu excepția eliberării cărții direct proprietarului său.

Compilare și umplere

La sfârșitul acestui articol, puteți descărca un exemplu de act de acceptare și transfer de înregistrări de lucru pentru a-l întocmi corect. În orice caz, acest lucru ar trebui să fie făcut de mai multe persoane: este numită o comisie, care poate fi formată din 3 sau mai multe persoane. Pentru a face acest lucru, pregătiți o comandă adecvată, care este emisă de organizație.

ATENŢIE

În comision nu poate fi inclus angajatul care predă formularele și cel care le va accepta.

Membrii comisiei convocate trebuie să aleagă un președinte care va conduce procesul.

Actul este semnat de membrii comisiei. Acest document trebuie aprobat și de șeful organizației.

Dacă registrele sunt transferate unei alte companii, atunci oricare dintre manageri poate aproba actul pentru efectuarea acestei acțiuni.

Dacă este necesar, vă oferim să descărcați un exemplu de act de transfer al înregistrărilor de muncă și să îl folosim pentru completare. Cert este că nu există o versiune aprobată oficial pentru acest document, așa că multe organizații folosesc mostre gata făcute sau își dezvoltă propriile versiuni, dacă este necesar.

Actul trebuie să cuprindă următoarele puncte:

• numele complet al organizației (puteți folosi antetul oficial al companiei pentru a întocmi documentul);
• data întocmirii;
• ștampila și sigiliul de aprobare (dacă există);
• indicați componența completă a comisiei și motivul imediat pentru care cărțile sunt transferate;
• în tabel sunt introduse informații despre cărți, precum și cantitatea acestora;
• semnături.

În ciuda faptului că nu există o formă stabilită și puteți utiliza un exemplu de act de verificare a înregistrărilor de lucru sau puteți dezvolta propria versiune, există unele cerințe generale la acest document:

• poate fi compilat în în scris, pe computer sau manual;
• nu ar trebui să existe corecții în el, petele sunt inacceptabile (versiunea scrisă de mână trebuie să fie ușor de citit);
• semnăturile trebuie puse personal de către proprietari;
• Dacă documentul are mai multe pagini, atunci acestea sunt numerotate în ordine și cusate împreună.

Toate acestea contează atunci când sunt verificate înregistrările de lucru. La urma urmei, dacă documentația este întocmită incorect, aceasta nu va avea forță juridică.

De pe site-ul nostru web puteți descărca o mostră gratuită a actului de acceptare și transfer a înregistrărilor de muncă folosind link-ul direct de mai jos.

Exemplu și reguli pentru întocmirea unui act de acceptare și transfer al carnetelor de muncă

Conform legislatia muncii cartea de munca contine informatii despre activitatea munciiși experiența angajaților. Cât timp este valabil contract de munca, acestea trebuie să fie localizate la angajator. El nu are dreptul de a delega această responsabilitate unui străin din cauza unei indicații directe a acestui lucru în actele juridice de reglementare, și anume în clauza 45 din Regulile pentru menținerea și păstrarea cărților de muncă, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 Nr. 225 (denumite în continuare Reguli). Mai mult informatii detaliate despre înregistrarea înregistrărilor de lucru este prezentat în articolul „Eșantion de completare a unui jurnal de înregistrări de lucru - descărcare”.

Deoarece carnetele de muncă sunt documente valoroase, persoana care este autorizată să lucreze cu acestea este desemnată prin ordinul sau ordinul corespunzător al organismului autorizat. De regulă, o astfel de persoană este un angajat al personalului. În cazurile în care persoana responsabilă se schimbă, de exemplu, demisionează, aceasta este obligată să transfere carnetele de muncă care i-au fost încredințate salariatului nou numit. În acest caz, acest lucru trebuie făcut strict conform certificatului de acceptare.

Legislația Federației Ruse nu conține un exemplu de act dezvoltat de acceptare și transfer de cărți de muncă, prin urmare un astfel de document este întocmit de către angajator în formă gratuită. Dar, în ciuda formei arbitrare, actul de transfer al cărților de muncă trebuie să includă următoarele informații:

• detalii ale organizației angajatoare, cum ar fi numele, adresa și altele;
• data și locul întocmirii actului;
• funcțiile și numele persoanelor care semnează documentul;
• informații despre cărțile de muncă care sunt supuse transferului (de regulă, este mai convenabil să le afișați sub formă de tabel).

Cum să întocmești corect un act: descărcați un eșantion

Actul de acceptare și transfer al carnetelor de muncă se întocmește în formă tipărită, de obicei într-un singur exemplar.

În partea de sus a foii trebuie să indicați numele organizației și titlul documentului cu număr de serie. Rândul de mai jos indică data și locul întocmirii actului. Acesta este așa-numitul antet al documentului.

Cea mai importantă parte a actului este lista cărților transferate. Ele pot fi listate într-o listă, dar cel mai adesea este întocmit un tabel, care include următoarele coloane:

1. Numele complet al proprietarilor registrelor de muncă.
2. Seria și numărul cărților de muncă.
3. Note, unde, de exemplu, poate fi indicat numărul de inserții pentru cartea de lucru.

Este necesar să se indice numărul total de carnete de muncă transferate.

De asemenea, în actul de transfer al registrelor de muncă, este necesar să se reflecte numărul real de formulare goale disponibile angajatorului, deoarece formularele de evidență a muncii, în conformitate cu clauza 41 din Reguli, sunt, de asemenea, supuse contabilității în organizație.

Partea finală a documentului o reprezintă semnăturile persoanelor care transferă și acceptă carnetele de muncă. De asemenea, trebuie să le indicați pozițiile și numele de familie.

Puteți descărca un exemplu de act de transfer al înregistrărilor de muncă de pe linkul: Exemplu de act de acceptare și transfer de cărți de muncă și inserții pentru acestea.

La întocmirea unui act de transfer al carnetelor de muncă, este necesar să se respecte toate cerințele formale, cum ar fi indicarea datei, locului, funcțiilor și numelor angajaților care semnează actul. Este foarte important să verificați dacă numărul real de documente transferate corespunde datelor specificate în act, deoarece noul angajat va fi responsabil pentru absența unui carnet de muncă după semnarea documentului.

Actul de transfer al carnetului de muncă este un document de neînlocuit. Contabilitatea și siguranța documentelor este responsabilitatea angajatorului. Acest lucru este consacrat în lege. Ce este indicat în actul de acceptare și transfer al carnetului de muncă?

În cazul în care problema vizează serviciul de personal, trebuie întocmit un act de transfer a evidenței muncii. Documentul oferă o listă de formulare stricte de raportare și inserții pentru acestea. Actul de acceptare și transfer al carnetului de muncă trebuie să indice persoanele responsabile: persoana care depune documentele și destinatarul. Procesul de livrare are loc în prezența unei comisii speciale, rezultatele se reflectă în actul de acceptare și transfer al carnetului de muncă către angajat.

Exemplu de act de transfer al cărții de muncă

Legiuitorul nu indică clar necesitatea întocmirii unui act de transfer al carnetului de muncă în cadrul întreprinderii. Însă, pe baza fezabilității evenimentului, managerul are dreptul de a emite un document local care să legitimeze o astfel de nevoie. Ar putea fi un ordin sau o directivă de la serviciul de personal. Este desemnată o comisie care va verifica jurnalele de mișcare a forței de muncă, va verifica acuratețea datelor și va număra numărul de documente.

Pe baza rezultatelor inspecției se întocmește un act de transfer al carnetului de muncă către angajat, care este acum responsabil de siguranța și evidența documentelor care i-au fost încredințate (conform ordinului).

Actul de acceptare și transfer al carnetului de muncă trebuie finalizat în prezența comisiei. Ar trebui să includă:

• Persoana care transmite documentele este un angajat al personalului sau o altă persoană responsabilă.
• Acceptarea formularelor stricte de raportare.
• Consilier juridic al organizației.
• Adjunctul șefului (unul dintre ei).
• Șeful HR (dacă există o divizie separată).

La finalizarea completării modelului de act de transfer al carnetului de muncă, toți membrii comisiei certifică documentul cu o semnătură personală, confirmând relevanța datelor specificate.

În ciuda faptului că legiuitorul permite întocmirea unui act de transfer al carnetului de muncă în formă liberă, este necesar să se indice în acesta cât mai multe informații despre documentația transferată. Este convenabil să sistematizați datele în formă tabelară, indicând următoarele puncte:

• Actul de acceptare și transfer al cărții de muncă către angajat trebuie să conțină un număr de serie.
• Numele complet Pentru fiecare angajat al cărui carnet de muncă este păstrat și va fi predat persoanei responsabile, trebuie indicată funcția angajatului.
• Numărul cărții, seria, disponibilitatea și numărul de inserturi trebuie indicate în actul de acceptare și transfer al carnetului de muncă către angajat.
• Data la care cartea a fost deschisă (dacă este nouă) sau primită pentru depozitare de către serviciul de personal (la angajare).
• Note – este necesar să se reflecte datele care caracterizează starea registrului de muncă. De exemplu, că este dărăpănată sau a fost nerevendicată la plecarea angajatului.

Cum să transferați o carte de muncă unui angajat folosind un act?

Conform legii, toate cărțile de muncă sunt depozitate în serviciul de personal și trebuie predate salariatului în momentul concedierii sau transferului acestuia la o altă întreprindere. Un angajator se poate proteja de pretenții la adresa unui angajat pentru neemiterea unui carnet de muncă prin întocmirea unui act de transfer al carnetului de muncă. Documentul (întocmit sub orice formă) reflectă:

• Informații despre timpul lucrat înainte de concediere (14 zile).
• Data la care a fost predată cartea.
• Date că angajatul nu are plângeri.
• Semnătura personală a angajatului.

Actul de transfer al carnetului de muncă către angajat este stocat în arhivă împreună cu ordinul de concediere și alte documente legate de serviciul de personal.

În cazul în care un salariat se mută în altă întreprindere și aceste raporturi de muncă sunt oficializate prin transfer, între cei doi manageri se poate semna un act de acceptare și transfer al carnetului de muncă. Documentul reflectă informații că formularul de raportare strict este transferat în depozit de la vechiul angajator la cel nou.

Întreținerea și înregistrarea corespunzătoare a documentelor de personal este o garanție că angajatorul nu numai că respectă drepturile angajaților, dar nici nu va deveni subiect de litigiu în viitor. Prin urmare, este atât de important să se întocmească un act de transfer a înregistrărilor de muncă, dacă este necesar - concedierea unui angajat al personalului, schimbarea proprietarului sau o inspecție programată.

O carte de muncă este creată la prima angajare oficială a unui cetățean, după care sunt introduse în ea toate informațiile de bază despre activitatea sa de muncă. Principala funcție a cărților de muncă este de a reflecta vechimea efectivă în muncă, motivele concedierii de la fiecare loc de muncă, precum și informații despre educație, calificări și prezența stimulentelor sau penalităților de muncă.

Toate operațiunile de păstrare și păstrare a acestor documente sunt efectuate de către angajați autorizați ai organizațiilor angajatoare în conformitate cu normele aprobate legal. În plus, legislația reglementează strict procedura de transfer a carnetelor de muncă valabile (precum și a formularelor goale) stocate în organizație de la o persoană autorizată la alta.

Unul dintre principalele documente necesare pentru pregătirea (și stocarea ulterioară pentru o perioadă aprobată legal) la implementarea acestei proceduri este actul de acceptare și transfer a cărților de muncă.

Transferul competențelor de păstrare, stocare și înregistrare a registrelor de muncă

În cazul în care angajatul responsabil cu menținerea și înregistrarea carnetelor de muncă nu-și mai poate îndeplini pe a lui responsabilități de serviciuîn partea indicată (cel mai adesea - din motive sau într-o altă funcție), împreună cu atribuțiile sale, transferă noului responsabil și carnetele de muncă ale angajaților stocate în organizație, precum și formularele goale.

În conformitate cu cerințele legale, procedura de transfer necesită documentare, în primul rând, întocmirea unui ordin corespunzător de la șeful organizației, precum și a unui certificat de acceptare:

1. Ordinul oferă motivele pentru numirea unei noi persoane, responsabil de întreținerea, păstrarea și înregistrarea cărților de muncă.
2. Actul de acceptare si transfer se intocmeste pe baza comenzii. La rândul lor, pe baza actului, cărțile (inclusiv formularele goale) sunt transferate direct de la o persoană autorizată la alta.

Procedura de transfer trebuie să fie însoțită în mod necesar de un audit - verificarea stării documentelor în sine, a informațiilor introduse în acestea, precum și a calculului și reconcilierii acestora cu datele existente.

Dacă este necesar, se poate înființa și o comisie specială formată din cel puțin doi angajați ai organizației pentru a efectua procedura în cauză. La sfârșitul procedurii de acceptare și transfer, toate informațiile despre aceasta sunt înregistrate în circulația carnetelor de muncă, care este, de asemenea, transferată în jurisdicția noii persoane responsabile.

Certificat de acceptare si transfer carnete de munca

Nu există o formă stabilită legal pentru actul de acceptare și transfer a cărților de muncă. În același timp, majoritatea organizațiilor, de regulă, au propriul șablon aprobat pentru acest document, compilat ținând cont de dorințele și cerințele specifice ale conducerii pentru gestionarea evidenței personalului.

În ciuda lipsei unui formular unificat, fiecare act de transfer și acceptare trebuie să conțină informații:

• despre organizatie: nume, statut juridic, loc înregistrare de stat;
• despre părțile expeditoare și primitoare(precum și componența comisiei, sub rezerva existenței acesteia): numele, parafa și funcțiile ocupate;
• despre documentele transferate: inventar detaliat, inserții pentru ele, precum și altele noi.

Înregistrare

Certificatul de acceptare trebuie întocmit în ardezie curată Format A4 sau pe antetul organizației. În acest caz, documentul poate fi scris fie de mână, fie creat și tipărit pe o imprimantă. Mai mult, indiferent de modalitatea de întocmire, semnăturile tuturor persoanelor responsabile sunt aplicate manual.

Documentul poate fi întocmit fie pe o singură foaie, fie pe mai multe - în funcție de numărul de exemplare ale cărților și formularelor ce se transferă. După întocmirea actului, toate foile sunt cusute împreună cu ață pe ultima pagină exterioară se indică numărul total de foi și data executării actului.

Apoi sunt aplicate, precum și sigiliul organizației (deasupra firului de cusătură).

La întocmirea unui act, este recomandabil să se evite inexactitățile, deoarece descoperirea ulterioară în acesta a anumitor informații care sunt complet sau parțial neadevărate este plină pentru angajații responsabili cu răspundere administrativă din partea statului și diverse tipuri de sancțiuni din partea organizației angajatoare. Actul este întocmit într-un singur exemplar. La finalizarea procedurii de acceptare și transfer (dacă toate datele specificate în document coincid cu datele efective), actul trebuie transferat în arhivă pentru păstrare și ulterior eliminat în condițiile legii..

în modul prescris

Întreprinderea este reglementată prin lege. Angajatorul trebuie să asigure siguranța acestor documente. Prin urmare, este necesară verificarea periodică a carnetelor de muncă, mai ales atunci când are loc o schimbare a persoanei desemnate responsabilă cu menținerea acestora.

Când se întocmește actul de transfer a cărților de muncă?

Orice transfer de carnete de muncă trebuie să fie documentat astfel încât angajatorul să poată oferi oricând informații despre deplasarea acestora. Actul de transfer se intocmeste la mutare număr mare cărți. Acest lucru poate fi în următoarele cazuri:

• Schimbarea persoanei căreia i se încredințează responsabilitatea pentru menținerea și înregistrarea acestor documente în organizație;
• Reorganizare persoană juridică, în cazul în care o nouă întreprindere este scindată, sau una o absoarbe pe cealaltă.
• Transferul unei părți din evidențele de muncă la separare diviziuni structurale etc.

Cu alte cuvinte, orice transfer de cărți, cu excepția predării temporare către proprietar, trebuie formalizat printr-un act.

Cine intocmeste actul

Actul trebuie întocmit de o comisie, care trebuie să fie formată din trei sau mai multe persoane. Ea este numită prin ordin al organizației.

Persoana care transmite formularele și persoana care le primește nu trebuie incluse în comisie.

Comisia numește un președinte care supraveghează transferul evidenței muncii.

La finalul actului, toți membrii comisiei trebuie să își pună semnătura.

Actul este aprobat de conducătorul întreprinderii. Dacă cărțile sunt transferate de la o organizație la alta, atunci șeful oricăreia dintre ele poate aproba actul.

Actul de acceptare și transfer carnete de muncă: eșantion

Puteți descărca exemplul de act completat de mai jos. Acum vă vom spune despre procedura și regulile de completare a acestui document.

Procedura de umplere

Formularul pentru actul de acceptare și transfer a cărților de muncă nu este aprobat la nivel legislativ, astfel încât organizația îl poate dezvolta independent. În practica curentă de gestionare a evidențelor de personal, actul de verificare a evidențelor de muncă conține următoarele detalii și informații:

• Numele complet al organizației. Actul poate fi întocmit pe antetul oficial al companiei.
• Data și locul întocmirii documentului.
• O ștampilă de aprobare este plasată în colțul din dreapta. Dacă o persoană juridică are un sigiliu, atunci acesta este semnat de către șef.
• Componența comisiei și motivul transferului evidenței de muncă.
• Informații despre cărțile transferate. Aceasta este cea mai importantă secțiune a actului. Pentru ușurința perceperii informațiilor, se întocmește un tabel în care se introduc următoarele date: numele complet al proprietarului cărții, seria și numărul acesteia, mărci speciale (de exemplu, o carte nerevendicată sau predată proprietarului). Inserturile sunt indicate separat.
• Numărul total de cărți.
• Semnăturile funcționarilor implicați în transfer: membrii comisiei și angajații care predau și acceptă forța de muncă.

Actul poate include, de asemenea, informații despre angajații care lucrează cu normă parțială, pentru care nu se păstrează o carte, precum și despre prezența formularelor și inserturilor goale.

Actul se întocmește în 2 exemplare, care se păstrează de către părțile cedente și cele care primesc.

Reguli de compilare

La întocmirea actului, trebuie să vă conformați urmând reguli munca de birou:

• Actul se întocmește în scris, se completează pe calculator sau se scrie de mână;
• Documentul nu trebuie să conțină ștersături sau corecții. Conținutul scris de mână trebuie să fie complet lizibil;
• Toate semnăturile trebuie să fie aplicate personal de către proprietarii acestora;
• Dacă există mai mult de o foaie în act, atunci toate paginile sunt numerotate și cusute;

Dacă actul este întocmit cu încălcarea cerințelor, atunci acesta nu va avea forță de înscris legal.

La mutarea lucrătorilor de la un angajator la altul, sau la schimbarea persoanelor responsabile de conducerea acestora, se întocmește un act de transfer al carnetelor de muncă. Puteți descărca eșantionul de la linkul de mai jos sau îl puteți crea singur. Dar, în același timp, trebuie să conțină informații despre cărțile care se transferă și despre persoanele care sunt implicate în transfer.