Documente financiare primare. Documentația primară în contabilitate - ce este?

Fluxul de documente în organizații este o parte integrantă a proceselor de afaceri. Documentele contabile sunt concepute pentru a înregistra în scris toate evenimentele care au loc la întreprinderi care afectează problemele de lucru.

Esența și sensul documentelor contabile

Cerințele legislative, în special prevederile Legii contabilității, fac obligatorie documentarea tuturor evenimentelor din sfera economică. Documentele contabile sunt folosite pentru a confirma finalizarea oricăror tranzacții și servesc drept dovezi scrise ale proceselor în curs.

Un document contabil este o formă în care evenimentele curente, evaluarea acestora și alte criterii care disting o tranzacție comercială pot fi înregistrate.

După tip, documentele financiar-contabile și scopul acestora pot fi clasificate după cum urmează:

1. Administrativ. Pe baza acestora, tranzacțiile comerciale nu sunt înregistrate. Aceste documente acționează ca instrucțiuni pentru efectuarea anumitor acțiuni. Acest grup include comenzi și instrucțiuni de la conducere.
2. Exculpator - confirma finalizarea tranzacțiilor efective în activitățile curente ale companiei. Ele stau la baza realizării înregistrărilor, de exemplu, acte de acceptare și transfer de valori, facturi pentru ștergere, mișcare internă. Adesea prezența lor trebuie confirmată prin documente administrative.
3. Documentele contabile sunt concepute pentru a simplifica procedura contabilă. Sunt diverse declarații, certificate contabile care explică procedura de efectuare a acțiunilor și oportunitatea acestora.
4. Documentele combinate poartă în același timp caracteristicile documentelor administrative și a celor cu titlu justificativ. Ele servesc ca bază pentru apariția unei tranzacții comerciale și, de asemenea, conțin o indicație a finalizării acesteia. ÎN în acest caz, Ca exemplu, putem lua în considerare documentele de numerar (comandă de numerar pentru cheltuieli).

Ce se aplică documentelor contabile

Documentele care reglementează contabilitatea se formează după ordinea în care au fost întocmite, adică sunt împărțite în primare și consolidate. Baza pentru efectuarea înregistrărilor contabile sunt documentele contabile primare. Acestea pot fi generate direct la întreprindere sau pot fi primite din exterior - de la furnizori, cumpărători și alte contrapărți. Principalele documente contabile aferente celor primare sunt facturile, plata, numerarul, documentele bancare si alte documente. Rapoartele de sinteză sunt întocmite pe baza datelor primare și conțin informații generalizate.

După conținutul lor, ele pot prelua valori materiale și bănești. Partea materială reflectă prezența și mișcarea mărfurilor și a altor obiecte de valoare. De exemplu, actele de acceptare și transfer, facturile pentru eliberarea mărfurilor oferă o idee exactă a tipurilor și cantităților de proprietate mutate. Se oferă, de asemenea, o estimare a costurilor operațiunii efectuate.

Unele lucrări se referă exclusiv la cele de decontare. Vorbim de fișe de plată, ordine de numerar, extrase de cont. Informațiile pe care le transportă sunt exclusiv de natură financiară - statutul decontărilor cu contractanții, salariile angajaților.

Până de curând, a rămas cerința privind utilizarea obligatorie a formularelor unificate în contabilitate. Intrarea în vigoare a Legii nr. 402-FZ privind contabilitatea oferă conducerii organizațiilor posibilitatea de a dezvolta în mod independent forme de documente primare. Dar, în același timp, rămân unele cerințe pentru prezența detaliilor obligatorii. Adică, în contabilitatea primară, singurul document contabil valabil este un formular care reflectă următoarele informații:

• denumirea și data întocmirii formularului;
• detalii despre entitate comercială;
• conținutul operațiunii și caracteristicile acesteia în termeni monetari și cantitativi;
• semnăturile persoanelor responsabile.

La ce sunt folosite documentele contabile?

Pentru organizații și chiar antreprenori, importanța documente contabile mare. Ele nu servesc doar ca confirmare a faptului împlinit activitate economică, dar ajută și la determinarea situației financiare actuale a companiei. Pe baza acestora, subiecții efectuează calcule fiscale, în timp ce reducerea bazei de impozitare este posibilă doar dacă au documente corect întocmite din punct de vedere al legislației.

Absența documentelor, certificatelor și declarațiilor primare necesare poate crea ulterior multe probleme organizației, ridicând întrebări suplimentare din partea autorităților de reglementare. Adesea, acest fapt servește drept bază pentru recalcularea bazei de impozitare.

Ce documente contabile ar trebui să aibă un SRL pentru a asigura funcționarea continuă a întreprinderii? În funcție de specificul lucrării, acestea sunt documente care reglementează activitățile întreprinderii - ordine, instrucțiuni, politici contabile. Confirmarea faptelor privind veniturile primite și cheltuielile efectuate sunt facturi, facturi, fișe de salariu cu personalul, precum și alte numerar și documente bancare. Pentru simplificarea procedurii contabile, sunt utilizate pe scară largă cifra de afaceri și situațiile cumulative care conțin informații generale despre tranzacțiile omogene.

Transferul documentelor și perioada de depozitare

Având în vedere că rolul și semnificația documentelor contabile sunt de netăgăduit pentru fiecare entitate comercială, deplasarea și stocarea acestora trebuie, de asemenea, să fie supusă unor reguli.

Organizațiile întocmesc în mod independent un program al fluxului de documente primare, care include următoarele etape:

• recepție sau înregistrare;
• prelucrare;
• depozitare;
• transfer în arhivă.

Programul specificat trebuie să conțină momentul optim privind prelucrarea datelor primite. Dacă este necesar, sunt permise ajustări la perioadele stabilite.

Depozitarea documentelor primare este asigurată de angajații serviciului de contabilitate. În același timp, la schimbarea persoanelor responsabile, este necesar să se întocmească un act de acceptare și transfer de documente contabile, un eșantion din care este elaborat ținând cont de caracteristicile companiei. Dar, în același timp, este necesar să se creeze un registru detaliat al documentelor contabile atunci când se transferă cazuri, un eșantion din care va oferi informații complete despre volumul tranzacțiilor existente.

Perioada de stocare a documentelor variază în funcție de scopul acestora. Informațiile care furnizează date privind calculele fiscale trebuie să fie disponibile pentru cel puțin 4 ani. Formularele de informații ale angajaților completate sunt păstrate până la 75 de ani.

Registrul documentelor contabile la transferul cazurilor (eșantion)

Documentație, sensul documentelor primare

Detalii despre documentele primare, unificarea și standardizarea documentelor

Tipuri de documente contabile

Procedura de înregistrare, recepție, verificare, prelucrare și păstrare a documentelor

Organizarea fluxului de documente

1. Documentație, sensul documentelor primare

Pentru o reflectare completă și continuă a obiectelor contabile este necesară, în primul rând, înregistrarea fiecărei tranzacții de afaceri. Pentru a face acest lucru, primul element al metodei contabile este documentația. Documentare- o metodă de reflectare primară a obiectelor contabile, permițând monitorizarea continuă și continuă a acestora.

Conform Regulamentului privind contabilitatea și raportarea financiară în Federația Rusă (aprobat prin ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 34-n din 29 iulie 1998), „toate tranzacțiile comerciale trebuie să fie documentate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se face contabilitatea.”

Document tradus din latinescul documentum înseamnă dovezi, dovezi.

document contabil primar - un certificat scris care confirmă faptul unei tranzacții comerciale sau dreptul de a o efectua.

Contabilitate primara - Acesta este un proces unic, repetat în timp, organizat de colectare, măsurare, înregistrare, acumulare și stocare a informațiilor despre activitățile economice.

Importanța documentelor contabile primare în activitățile financiare și economice ale unei întreprinderi:

Documentele servesc ca bază și confirmare a corectitudinii datelor contabile.

Ele sunt utilizate pentru îndrumarea și managementul operațional.

Pe baza documentelor se efectuează monitorizarea obiectelor contabile.

Documentele au semnificație juridică. Ele sunt folosite ca probe în litigiile în instanță.

Documentele au valoare de control.

1. Detalii despre documentele primare, unificarea și standardizarea documentelor

Recuzită tradus din latină requisitum înseamnă necesar, necesar.

Detalii– indicatori care caracterizează tranzacția de afaceri reflectați în document.

Detaliile sunt obligatorii și opționale.

Conform paragrafului 2 al articolului 9 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011. Detaliile obligatorii ale documentului contabil primar sunt:

1) denumirea documentului;

2) data întocmirii documentului;

3) denumirea organizației;

5) valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului viata economica indicarea unităților de măsură;

6) nume de funcţii ale persoanelor responsabile cu realizarea unui fapt de viaţă economică;

7) semnăturile personale ale persoanelor indicate cu indicarea numelor de familie și inițialelor.

Detaliile suplimentare nu sunt aprobate legal. Ele sunt introduse de către întreprindere însăși după bunul plac în toate documentele, cu excepția documentelor de pe contabilitate primară fonduri. Detaliile suplimentare pot include: adresa și numărul de telefon al organizației, prenumele părților implicate în tranzacție etc.

Înainte de intrarea în vigoare a noii Legi federale „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011. (această lege a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2013), s-a acordat multă atenție unificării și standardizării documentelor contabile primare. Documentele erau acceptate în contabilitate dacă erau întocmite în conformitate cu forma cuprinsă în albumele de formulare unificate de documentație contabilă primară. Aceste albume au fost dezvoltate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei (acum Rosstat) în acord cu Ministerul Rusiei de Finanțe. Au fost aprobate circa 250 de formulare unificate de documente.

Documentele unificate sunt documente standard destinate înregistrării tranzacțiilor omogene în organizații cu diferite forme de proprietate și afiliere în industrie.

În plus, ministerele de resort au dezvoltat și documente unificate pentru întreprinderile din industriile lor. De exemplu, Ministerul agricultură Rusia a dezvoltat documente unificate pentru înregistrarea produselor agricole, animalelor, terenurilor etc.

Standardizarea documentelor este stabilirea acelorași dimensiuni standard pentru documentele standard. Acest lucru a fost făcut pentru a reduce consumul de hârtie și a simplifica procesarea și stocarea documentelor.

Odată cu intrarea în vigoare a Legii federale „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011. Întreprinderile sunt scutite de obligația de a utiliza documente unificate elaborate de Comitetul de Stat pentru Statistică și de ministerele de resort. Conform paragrafului 4 al articolului 9 din această lege, formularele documentelor primare sunt aprobate de către conducătorul întreprinderii la recomandarea contabilului-șef (sau a persoanei încredințate de contabilitate). Atunci când elaborează documente, un contabil trebuie să includă toate detaliile necesare și să le facă compacte. Contabilii șefi, de regulă, depun formulare unificate de documente pentru aprobare.

Astăzi, executarea corectă a documentației primare ocupă un loc important în contabilitate. Prin urmare, fiecare contabil trebuie să știe să întocmească corect acest tip de document. Acest articol va fi dedicat acestei probleme.

Baza pentru efectuarea unei înscrieri în contabilitate și înscrierea acesteia în registru sunt considerate documente primare. Aceste documente, care sunt utilizate în contabilitate, sunt considerate parte a sistemului de documentație de gestiune.

În contabilitate, documentele pot fi incluse în registrul documentației primare numai atunci când sunt întocmite după o structură care se află în anumite albume care conțin formulare unificate. Sunt create special pentru documentația primară. În aceste formulare puteți găsi un model de design documentele necesare. Această formă determinat de lege Federația Rusă. Formularul a fost confirmat în Rusia prin Ordinul Ministerului Finanțelor.

Ele sunt clasificate în conformitate cu Clasificarea integrală a documentației de management, abrevierea OKUD. Conform acestei clasificări, fiecărui document primar i se atribuie un cod OKUD.

În departamentul de contabilitate, dacă este necesar, există un formular standard pentru prelucrarea acestor informații. Este posibil să includeți linii suplimentare și noi. Aceste noi detalii, care au fost prevăzute în forma legalizată anterior, trebuie păstrate neschimbate. Noile modificări care au fost efectuate sunt întocmite în conformitate cu decretul (ordinul) existent. Aceste modificări ale formularelor legate de contabilitate și tranzacții cu numerar nu se aplică.

Formularele care au fost aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei conțin anumite zone cu informații codificate. Acestea sunt completate în deplină conformitate cu clasificatoarele adoptate în Federația Rusă. Trebuie amintit că codurile care nu au legături în conformitate cu clasificatorul acceptat (acest lucru se aplică coloanei numite „Tipul de proceduri” și altele) sunt folosite pentru a rezuma și clasifica informațiile primite la prelucrarea datelor cu ajutorul echipamentelor informatice. Ele sunt aplicate în strictă conformitate cu sistemul de codificare ales, care a fost legalizat de această organizație.

În plus, documentația contabilă care a fost elaborată de întreprindere în mod independent este inclusă în contabilitate. Acestea sunt formulare speciale în contabilitate care au detaliile necesare. Sunt furnizate Legislația rusă. Contabilitatea permite dezvoltarea independentă, dar numai a informațiilor care nu conțin mostre standardizate în albume.

Astăzi în contabilitate, detaliile obligatorii pentru prelucrarea informațiilor primare sunt:

• data înregistrării documentației;
• Nume;
• numele organizației. Este indicată organizația în numele căreia au fost compilate aceste informații;
• denumirea funcției persoanei/persoanelor care au fost responsabile pentru implementarea procedurilor de afaceri și corectitudinea înregistrării;
• conținutul procedurii de afaceri se exprimă în indicarea costului, precum și expresie firească;
• Trebuie să existe semnături personale ale tuturor persoanelor indicate în document.

Execuția de înaltă calitate, la timp a tuturor documentației primare (nu uitați de fiabilitatea datelor indicate în acestea), precum și transferul ulterioar către departamentul de contabilitate trebuie să fie efectuate în intervalele de timp strict specificate. Acest lucru se face pentru a reflecta data în contabilitate. Aceste proceduri sunt formalizate de către persoanele care au întocmit și au semnat actele.

Trebuie să știți că în contabilitate, lista acestor persoane care au dreptul de a semna pe documentul primar poate fi stabilită doar de șeful organizației (cu acord preliminar cu contabilul-șef). Doar aceste persoane pot stabili lista funcționarilor care au dreptul de a semna. Documentație utilizată pentru a documenta diverse proceduri de afaceri legate de în numerar, poate fi semnat doar de manager și contabil șef. Pe lângă persoanele de mai sus, sunt permise semnăturile altor persoane. Trebuie reținut că toate acestea trebuie să fie aprobate în prealabil de către manager și contabil șef.

În consecință, în contabilitate, documentele primare sunt dovezi directe ale implementării următoarelor tipuri de proceduri de afaceri: emiterea de numerar, plata mărfurilor și altele. Ele se întocmesc direct în momentul derulării procedurii sau după finalizarea acesteia (dacă este imposibil de întocmit la momentul procedurii în sine).

Conform clasificarea existenta, documentele contabile primare sunt împărțite în următoarele tipuri:

• înregistrarea contabilă;
• exculpator;
• organizatorice si administrative.

Să ne uităm la ultimele două grupuri mai detaliat:

Pentru a menține corect o listă a documentației primare în departamentul de contabilitate, a fost elaborat un anumit program de flux de documente și apoi aprobat. Stabilește momentul deplasării, procedura de transfer a documentației primare în cadrul întreprinderii și primirea ulterioară a acesteia de către departamentul de contabilitate.

Toate aceste documente primite de contabil trebuie verificate conform următoarelor puncte:

• punct aritmetic. Implică calculul sumei;
• în funcţie de conţinutul semantic. Documentul ar trebui să urmărească legătura dintre indicatorii săi individuali. Nu trebuie să conțină contradicții interne;
• după format. Se verifică acuratețea și caracterul complet al documentului, precum și corectitudinea completării detaliilor din acesta.

Dacă în document sunt găsite neconcordanțe în funcție de orice parametri, acestea trebuie corectate. Persoana care l-a proiectat ar trebui să editeze. Uneori este necesară reconstrucția întregului document.

Doar după verificare documentația este transferată la departamentul de contabilitate. Informațiile de la aceștia sunt transferate în registrele contabile. Documentul în sine primește o marcă care elimină posibilitatea reutilizarii lui. Acest marcaj poate reprezenta data intrarii si intrarii in registrul contabil.

În contabilitate, este permisă compilarea documentației primare pe computer sau suport de hârtie. Când s-a folosit suportul mașinii, trebuie făcută o copie pe hârtie.

Toate informațiile sunt arhivate doar cronologic. Este completat, apoi legat și arhivat în foldere. Această procedură este însoțită de eliberarea unui certificat. În timpul depozitării în clădirea arhivei, informațiile trebuie protejate împotriva corecțiilor neautorizate. Procesul de corectare poate fi efectuat numai dacă cauza este justificată. Rectificările efectuate sunt confirmate de semnătura funcționarului. Trebuie introdusă data corectării.

Perioada de valabilitate

Stocarea documentației primare are loc în anumite perioade, care sunt prevăzute în legislația Federației Ruse. Potrivit acesteia, organizația trebuie să păstreze toate documentele primare, precum și registrele contabile și de raportare pe o perioadă de cel puțin 5 ani. În acest caz, informațiile necesare pentru plata și calcularea impozitelor trebuie păstrate timp de 4 ani. De asemenea, documentația care confirmă pierderea se păstrează pe toată perioada de reducere a profitului impozabil al întreprinderii cu valoarea pierderii care a fost primită anterior. Documentația care înregistrează personalul și conturile personale ale tuturor angajaților este stocată în arhive timp de 75 de ani.

De reținut că perioada de păstrare începe să se acumuleze la data de 1 ianuarie a anului următor celui în care a fost întocmită documentația.

Legislația nu prevede reguli clare privind implementarea procedurii de restaurare a unor astfel de documente. Acest aspect este important în situațiile în care ceva este deteriorat sau pierdut.

Anumite reglementări conțin cerințe clare pentru perioada de păstrare a documentelor contabile cu scop principal. Dar procedura pas cu pas care ar trebui efectuată în cazul unei pierderi nu este definită. În această situație, este necesară prin ordin desemnarea unei comisii care efectuează o anchetă pentru a stabili cauzele deteriorării, pierderii sau încălcării integrității documentului. Este posibil să se implice în studiu reprezentanți ai autorităților de anchetă, reprezentanți ai serviciilor de securitate și pompieri. Aceasta este urmată de măsuri de restaurare.

Remedieri de erori

Am vorbit pe scurt despre corectarea erorilor din documentația principală de mai sus. Corectarea erorilor existente în documente și registre contabile este prevăzută de legislația rusă.

Conform acestor norme legislative, este strict interzisă efectuarea oricăror corecții la documentația referitoare la informațiile bancare și de numerar.

În alte situații, corecțiile se fac numai atunci când există un acord cu toți participanții la procedura de afaceri. Acest acord trebuie să fie certificat prin semnăturile tuturor participanților la corectare. De asemenea, asigurați-vă că indicați data tuturor corecțiilor.

Amintiți-vă că în contabilitate, detaliile documentului care trebuie corectat trebuie tăiate cu o linie subțire și clară, astfel încât conținutul/sensul original barat al corecției efectuate să rămână clar vizibil. Lângă recuzită, ar trebui să notați „Crede-l pe cel corectat”. După aceasta, corectarea trebuie certificată prin semnătura funcționarului care a efectuat corectarea. Documentul trebuie să indice inițialele și numele de familie.

Cunoașterea prevederilor de mai sus vă va ajuta să pregătiți corect și rapid documentația primară pentru contabilitate.

Videoclipul „Care sunt documentele contabile primare”

După vizionarea înregistrării, veți învăța cum să trimiteți documentația principală la biroul fiscal din Rusia. Întreprinderea efectuează zeci de operațiuni în fiecare zi. Contabilii trimit bani către contrapărți, fonduri și fondatori, calculează salariile, primesc computere și mobilier, percep penalități, calculează amortizarea etc. Pentru fiecare astfel de operațiune este necesar să se întocmească un document primar (clauza 1, articolul 9 Legea federală

din data de 06.12.2011 Nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, în continuare Legea Nr. 402-FZ).

O factură, un act pentru furnizarea de servicii pentru crearea unui site web, un certificat contabil - toate acestea sunt documente primare pe care contabilii le folosesc în munca lor zilnică. Există multe tipuri de produse primare, iar diversitatea acestora depinde de caracteristicile activităților companiei. De exemplu, în firma de transport unul dintre principalele tipuri de documentație primară va fi conosamentul, iar în bibliotecă - actul de anulare a literaturii.

Documentele primare ar trebui să fie stocate la întreprindere timp de cel puțin cinci ani, iar perioada începe să conteze după anul de raportare (clauza 1, articolul 29 din Legea nr. 402-FZ). Adică un document din data de 07.03.2016 trebuie păstrat cel puțin până în 2021 inclusiv. Perioadele separate de păstrare a materialelor primare sunt stabilite prin Lista aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558. Pentru păstrarea documentelor contabile, întreprinderile creează adesea arhive speciale.

Documentul principal poate fi hârtie sau electronic. În practică, tot mai multe companii folosesc managementul electronic al documentelor (EDM). În special, companiile fac schimb de contracte, facturi de plată, acte, bonuri de livrare și facturi.

EDI simplifică semnificativ procedura de procesare a documentelor primare din momentul în care sunt create și până în momentul în care sunt înregistrate și accelerează lucrul între contrapărți. Un mare plus este că documentele electronice nu trebuie să fie tipărite dacă acest lucru nu contravine legii sau termenilor contractului (clauza 6, articolul 9 din Legea nr. 402).

Documentul electronic este certificat de o persoană calificată semnătură electronică. Dacă părțile iau o decizie adecvată, documentul primar poate fi semnat cu o semnătură simplă sau necalificată (scrisoare a Departamentului de Politică Fiscală și Vamală al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 12 septembrie 2016 Nr. 03-03-06/ 2/53176).

Absența documentelor primare într-o companie poate atrage o amendă gravă de la 10.000 la 30.000 de ruble (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse). Autoritățile fiscale vor emite și o amendă pentru erori de înregistrare. În plus, persoanele responsabile de procesarea documentelor pot fi amendate în temeiul articolului 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, în valoare de 2.000 până la 3.000 de ruble. Mai există un pericol: dacă în timpul auditului organele fiscale nu găsesc documentul solicitat, pot elimina o parte din cheltuieli din baza de impozitare, prin urmare, societatea va trebui să plătească impozit suplimentar pe venit.

Detalii obligatorii ale documentului primar

Doar documentul primar cu toate detaliile necesare are forță juridică (clauza 4 a articolului 9 din Legea nr. 402-FZ):

1. titlu (de exemplu, „Act de servicii prestate”, „ Ordin de plata", "Certificat contabil");
2. data întocmirii;
3. numele autorului documentului (de exemplu, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. conținutul documentului sau tranzacției comerciale (de exemplu, „Servicii de acces la internet”, „Materiale transferate pentru procesare”, „Plata facturii pentru furnituri de birou”, „Dobânda acumulată în baza contractului de împrumut”);
5. indicatori naturali și monetari (bucăți, metri, ruble etc.);
6. posturi responsabile (de exemplu, „Contabil”, „Magazin”, „Manager HR”, „Șef Departament Vânzări”, etc.);
7. semnăturile personale ale părților.

Un document executat corect va ajuta, dacă este necesar, în procedurile judiciare, de exemplu, atunci când cumpărătorul nu plătește datoria sau încearcă să invalideze tranzacția. Dar un document cu erori sau semnături fictive poate juca o glumă crudă - așa că nu ar trebui să semnezi niciodată pentru furnizor dacă acesta a uitat brusc să semneze. Stocați cu atenție toate documentele primare și verificați întotdeauna cu atenție toate detaliile din documentele primite.

În practică, este încă posibil să întâlniți plângeri ale clienților cu privire la lipsa unui sigiliu. Vă reamintim că din 04.07.2015, sigiliul a fost anulat pentru majoritatea organizațiilor și poate fi folosit după bunul plac (Legea Federală din 04.06.2015 Nr. 82-FZ). Informațiile despre sigiliul organizației trebuie specificate în cartă. Dacă contrapartea insistă să pună o ștampilă, iar dumneavoastră nu aveți una legal, puteți notifica contrapartea în scris despre absența acesteia și furnizați un extras din politica contabilă.

Formele documentelor primare

În munca dvs., puteți utiliza forme unificate și proprii de documente primare (clauza 4, articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”). În acest caz, un document primar de casă trebuie să aibă toate detaliile necesare. Multe companii sunt forțate să dezvolte propria versiune a actului de anulare a materialelor, deoarece nu există o formă unificată a documentului.

Este permisă utilizarea unei forme combinate a documentului primar, atunci când forma unificată este luată ca bază și completată cu coloanele sau rândurile necesare. În acest caz, toate detaliile obligatorii trebuie păstrate (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 24 martie 1999 nr. 20).

Alegerea companiei cu privire la formele primare utilizate trebuie să fie consemnată în politica contabila.

În procesul de activitate, poate apărea nevoia de noi documente primare, apoi acestea pot fi elaborate și aprobate de politica contabilă.

Fiţi atenți! Deoarece contrapartea dvs. poate folosi și un document primar dezvoltat independent, politica dvs. contabilă trebuie să indice că acceptați și aceste documente pentru contabilitate.

Pentru majoritatea documentelor, aveți dreptul de a nu utiliza formulare unificate, dar tranzacțiile în numerar ar trebui să fie executate numai conform documentelor aprobate (informații ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. PZ-10/2012).

Tipuri de documente primare

Specialiștii pot găsi principalele forme ale documentelor primare în albumele de formulare unificate aprobate prin rezoluțiile Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse. Iată cele mai comune.

Documente pentru contabilizarea tranzacțiilor comerciale

• TORG-12;
• Eticheta produsului;
• Document de transfer universal.

Documente de contabilitate a mijloacelor fixe

• OS-1 „Lege privind acceptarea și transferul mijloacelor fixe (cu excepția clădirilor, structurilor)”;
• OS-4 „Lege privind radierea imobilizărilor”;
• OS-6 „Card de inventar pentru înregistrarea mijloacelor fixe”.

Casa de marcat primară

Tranzacțiile cu numerar sunt executate exclusiv în conformitate cu Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar (Instrucțiunea Băncii Centrale a Federației Ruse din 11 martie 2014 nr. 3210-U). Nu puteți, de exemplu, să proiectați un „consumabil” în formă liberă sau să vă dezvoltați propria versiune.

Formularele documentelor primare de numerar sunt aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88:

• KO-1 „Ordin de primire în numerar”;
• KO-2 „Ordin de cheltuieli în numerar”;
• KO-3 „Jurnalul de înregistrare a documentelor de intrare și ieșire de numerar”;
• KO-4 „Cartea de numerar”;
• KO-5 „Cartea de contabilitate a fondurilor acceptate și emise de casier”.

Documentele de numerar trebuie verificate cu mare scrupulozitate, deoarece astfel de documente primare sunt direct legate de circulația numerarului și atrag întotdeauna atenția autorităților de inspecție. De exemplu, autoritățile fiscale vor acorda cu siguranță atenție PKO, în care suma depășește 100.000 de ruble. Și totul pentru că nu puteți plăti în numerar cu o contraparte într-o sumă care depășește 100.000 de ruble. Lipsa semnăturilor în documentele de numerar va fi, de asemenea, un motiv pentru procedurile cu Serviciul Fiscal Federal.

Să rezumam. Deci, documentele primare sunt o parte integrantă a contabilității și contabilității fiscale. Tranzacțiile nu pot fi efectuate fără documente justificative. Adesea, contabilii creează înregistrări contabile pe baza unei copii sau scanări a documentului primar. Este foarte important să înlocuiți copiile cu documentele originale în timp util, altfel autoritățile de reglementare pot considera operațiunea sau tranzacția fictive. Doar documentele întocmite în condițiile legii sunt o garanție a securității și fiabilității contabilității în companie.

Fiecare contabil ar trebui să știe ce documente aparțin documentelor primare. Acest lucru se datorează faptului că această documentație stă la baza contabilității. Ele dovedesc faptul de a efectua tranzactii comerciale. Un specialist în contabilitate începător trebuie să înțeleagă ce este, de ce sunt necesare documente primare, cum să le compilați și să le stocați. În caz contrar, problemele cu autoritățile de reglementare nu pot fi evitate.

Persoanele juridice și întreprinzătorii privați își pot transfera fonduri între ele numai pe baza anumitor documentații primare. Se presupune că raportul primar este întocmit chiar înainte ca tranzacția comercială să fi avut loc, însă legislația nu exclude posibilitatea întocmirii acestuia după finalizarea tranzacției, totuși trebuie să existe motive temeinice pentru aceasta.

Atât documentele contabile primare, cât și cele sumare trebuie să includă următoarele detalii: denumirea formularului; data și locul în care a fost întocmit; numele complet al companiei care l-a pregătit; ce conturi sunt folosite pentru a transfera fonduri; Numele complet oficial responsabil etc.

De ce sunt necesare?

Documentele primare (PD) sunt o componentă obligatorie a contabilității. Acestea sunt compilate în timpul tranzacțiilor comerciale și servesc drept dovadă că astfel de tranzacții au fost finalizate. La efectuarea unei tranzacții, poate fi implicat un număr diferit de documente primare: depinde de specificul implementării acesteia.

Lista operațiunilor care trebuie efectuate în timpul tranzacției:

1. Semnarea unui contract cu destinatarul. Dacă este permanent, puteți semna un acord pentru mai multe tranzacții, cu toate acestea, în acest caz, merită să discutați imediat despre momentul lucrării, succesiunea tranzacțiilor de decontare și alte nuanțe.
2. Emitere facturi pentru plata.
3. Plata directă, a cărei confirmare este o chitanță de numerar (sau chitanță de vânzare), dacă vorbim de plată în numerar, sau carduri de plată, dacă banii sunt transferați prin transfer bancar.
4. Când mărfurile sunt expediate, antreprenorul dă factura clientului.
5. După prestarea serviciilor în în întregime, antreprenorul trebuie să primească un certificat de finalizare de la client

Tipuri existente

Există 6 tipuri principale de contabilitate PD, care sunt utilizate cel mai des atunci când se efectuează diferite tranzacții:

Lista documentelor contabile primare

Deci, lista documentației contabile primare arată astfel:

Definiția conceptului de „document contabil primar” este dată de articolul 60-1 din Codul fiscal rus: documentele primare sunt dovezi documentate că o tranzacție a fost finalizată sau a avut loc un eveniment care dă dreptul de a o efectua. Astfel de documente pot fi în formă de hârtie sau pe suport electronic. Contabilitatea se face pe baza unei astfel de documentații.

Articolul 60-2 prevede formele acestor documente și cerințele pentru executarea acestora.

Un alt act de reglementare care definește documentația primară și, de asemenea, definește formele acesteia este legea contabilității și raportării financiare.

Rusia este o țară în care legislația privind contabilitatea și plata impozitelor se modifică periodic. Având în vedere faptul că formularele pot fi modificate sau completate, trebuie să urmăriți ce modificări sunt aprobate de diferite agenții guvernamentale, inclusiv de Ministerul Finanțelor. De exemplu, la începutul anului 2019 a fost aprobată forma unui certificat contabil, care anterior avea formă liberă.

Codul contravențiilor administrative prevede o serie de sancțiuni pentru absența documentelor primare într-o organizație, acestea sunt definite în articolul 276 din Cod.

Instructiuni generale de utilizare

PD stau la baza inceperii contabilitatii pentru anumite tranzactii si efectuarii inscrierilor in registrul contabil. Un astfel de document acționează ca o dovadă scrisă a faptului că o tranzacție comercială a fost finalizată.

Acele primare documente contabile, ale căror formulare nu sunt aprobate oficial, se aprobă de către șeful organizației, emitând un ordin corespunzător. Acestea trebuie să conțină toate detaliile obligatorii cerute de lege.

O astfel de documentație trebuie întocmită pe hârtie și susținută de semnătura persoanei care a întocmit documentul. Dacă se utilizează un document electronic, acesta trebuie semnat cu o semnătură electronică.

Formele unificate de PD nu sunt obligatorii pentru utilizare. Excepție fac documentele de numerar care sunt aprobate de structurile autorizate.

Formularul PD trebuie să conțină următoarele date obligatorii:

• denumirea documentului;
• data exactă a operațiunii;
• in ce consta operatiunea economica din punct de vedere fizic si valoric;
• denumirea structurii care compune documentul;
• informații despre persoanele care răspund de asigurarea faptului că documentul este executat corect.

Astfel de documente sunt împărțite în următoarele grupuri:

• contabilitatea salariilor;
• contabilizarea tranzacțiilor efectuate în numerar;
• contabilitatea mijloacelor fixe;
• contabilitatea lucrarilor de constructii si reparatii.

Reguli de umplere

Documentele de raportare ar trebui să fie pregătite cu grijă și clar.

Reguli de bază:

• Este permisă folosirea pixurilor cu bilă și cu cerneală, puteți folosi computere și o mașină de scris;
• o astfel de documentație trebuie întocmită în momentul în care tranzacția tocmai este planificată;
• este permisă întocmirea documentelor după operațiune, dacă există motive obiective pentru aceasta;
• documentul reflectă toate detaliile posibile;
• Dacă lipsește vreo informație, pot fi adăugate liniuțe.

În 2019, se utilizează formulare standard pentru pregătirea PD. Documentele sunt împărțite în externe și interne.

Prima organizație primește din exterior: de la agenții guvernamentale, organizații superioare, structuri bancare, autorități fiscale etc. Exemple de documente externe: facturi, ordine de plată sau creanțe. În ceea ce privește documentele interne, acestea sunt întocmite direct în organizație.

Dacă documentul este completat incorect, organizația va avea dificultăți în determinarea bazei de impozitare, iar acest lucru poate duce la dezacorduri cu serviciul fiscal.

Corectarea conținutului

Se întâmplă ca până și un contabil cu experiență care a întocmit un document de mai multe ori să greșească. Este posibil să o corectați doar atunci când documentul nu a fost reflectat în contabilitate, adică nu a fost înregistrat. Trebuie să vă amintiți că efectuarea de corecții folosind un accident vascular cerebral este inacceptabilă.

Puteți utiliza doar următoarele trei metode:

• intrare suplimentară;
• metoda inversării;
• metoda corecturii.

Acesta din urmă se aplică atunci când s-a făcut o eroare în registrul contabil, dar nu afectează corespondența conturilor. Această metodă este adecvată pentru utilizare înainte de întocmirea bilanţului. În acest caz, numărul incorect sau alt semn trebuie tăiat cu o linie subțire și indicat lângă acesta valoare corectă. Pe lateral indicați „credere corectată” și puneți data și semnătura.

O intrare suplimentară ar fi adecvată dacă valoarea tranzacției efectuate ar fi subestimată.

Metoda inversării implică corectarea unei intrări incorecte folosind număr negativ. Numărul greșit este indicat cu cerneală roșie și se face imediat introducerea corectă, care este scrisă în culoare normală.

Precizări despre raportul de reconciliere

Actele de reconciliere nu au legătură legală cu documente primare, prin urmare, nu sunt reglementate de documente de reglementare. Acestea afișează decontări reciproce efectuate pe o anumită perioadă între firme care au statut de persoană juridică, sau întreprinzători individuali.

Acest tip de document este utilizat la inițiativa contabililor, deoarece cu ajutorul acestuia este posibil să se rezolve un număr de probleme controversate care protejează interesele organizaţiei.

În ce cazuri este important să se întocmească un raport de reconciliere:

• atunci când vânzătorul oferă o gamă largă de bunuri;
• în cazul acordării unei amânări de plată;
• dacă prețul produsului este mare;
• dacă există o relaţie între părţi de natură regulată.

Acest document poate fi utilizat în instanță în cazul unei situații controversate între părți.

Perioada de valabilitate

Prevederea pentru stocarea documentatiei primare este consacrata la nivel legislativ.

Pentru diferite tipuri Există diferiți termeni de stocare pentru documente: