Instituțiile din sectorul public întocmesc registrele primare și contabile conform formelor unificate. Acestea sunt aprobate printr-un ordin separat al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30 martie 2015 nr. 52n. Dacă nu există un formular unificat pentru o tranzacție comercială, dezvoltați unul singur. Aprobați-vă propriile formulare în politica contabilă. În acest articol vă vom spune despre detaliile necesare și despre cum să compilați un raport primar fără erori.

Detalii obligatorii ale documentelor primare

Alineatul 7 din Instrucțiunea nr. 157n stabilește că documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite conform unor formulare unificate aprobate în conformitate cu legislația Federației Ruse prin acte juridice ale autorităților executive autorizate și documente ale căror formulare nu sunt unificate. trebuie să conțină detaliile necesare:

• denumirea documentului;
• data întocmirii documentului;
• numele entității contabile care a întocmit documentul;
• continutul faptului vietii economice;
• valoarea măsurării naturale (sau) monetare a unui fapt de viață economică, indicând unitățile de măsură;
• informațiile necesare pentru transmiterea de către subiectul contabilității (administratorul veniturilor bugetare ale sistemului bugetar al Federației Ruse) către Sistemul Informațional de Stat privind plățile de stat și municipale, în conformitate cu procedura stabilită de Legea federală din 27 iulie 2010 nr. 210-FZ „Cu privire la organizarea prestării serviciilor de stat și municipale” ;
• numele postului persoanei care a finalizat tranzacția, operațiunea și persoana (persoanele) responsabile pentru corectitudinea executării acesteia sau numele funcției persoanei (persoanelor) responsabile pentru acuratețea executării evenimentului ;
• semnăturile persoanelor responsabile care indică numele și parafa sau alte detalii pentru identificarea acestora.

Nota

O greșeală comună atunci când se generează în mod independent documentele primare ale unei forme neunificate este absența numelui instituției și a codurilor sale de identificare.

Important de reținut!

Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 30 martie 2015 nr. 52n a aprobat formularele documentelor primare și registrele contabile utilizate de instituțiile de stat (municipale), precum și Ghidurile pentru utilizarea acestora.

Lista documentelor primare unificate utilizate de instituțiile de stat (municipale) de diferite tipuri este dată în instrucțiunile corespunzătoare de utilizare a planului de conturi.

Cât timp se păstrează documentele

Articolul 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse prevede că instituția trebuie să păstreze documentele pentru calcularea impozitelor timp de patru ani. Această cerință se aplică tuturor documentelor contabile și fiscale pentru calcularea și plata impozitelor. Adică la documentele sistemelor electronice dintre bancă și clienți. Instituția este obligată să respecte termenul specificat, cu excepția cazului în care sunt stabilite prin lege alte termene.

Dar partea 1 a articolului 29 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ și paragraful 14 din Instrucțiunile pentru Planul de conturi unificat nr. 157n spun că documentele contabile primare, registrele contabile și raportarea trebuie păstrate cel puțin timp de cinci ani.

Prin urmare, pentru a evita răspunderea, păstrați documentele timp de cel puțin cinci ani. Legislația poate stabili și o perioadă mai lungă.

Documente contabile consolidate

Pe baza documentelor contabile primare se întocmește un document contabil consolidat prin rezumat de informații (clauza 7 din Instrucțiunea nr. 157n).

Forma documentului contabil consolidat este supusă acelorași cerințe ca și forma documentului contabil primar:

• documentele contabile consolidate sunt întocmite conform formularelor aprobate de Ministerul Finanțelor al Rusiei în modul prescris;
• în cazul în care forma documentului contabil consolidat corespunzător nu este stabilită prin standarde contabile, aceasta ar trebui elaborată de entitatea contabilă în cadrul politicii contabile, ținând cont de cerințele privind detaliile obligatorii stabilite în paragraful doi al paragrafului 11 din Instrucțiune. nr. 157n:
• numele registrului;
• denumirea entității contabile care a întocmit registrul;
• datele de începere și de încheiere a menținerii registrului și perioada pentru care a fost întocmit registrul;
• gruparea cronologică sau sistematică a obiectelor contabile;
• valoarea de măsurare monetară sau naturală a obiectelor contabile, indicând unitatea de măsură;
• numele funcțiilor persoanelor responsabile cu ținerea registrului;
• semnăturile persoanelor responsabile care indică numele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestora.

În conformitate cu articolul 9 din Legea contabilității și alin. 8, 9 din Instrucțiunea nr. 157n, documentele contabile primare trebuie întocmite în momentul realizării vieții economice și, dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acesteia. Documentele sunt acceptate în contabilitate pe baza ipotezei că au fost întocmite în mod corespunzător de către persoanele responsabile.

Nota

Persoana însărcinată cu contabilitatea și persoana cu care se încheie contractul de prestare de servicii (acord de transfer de competențe) pentru contabilitate nu răspund de conformitatea documentelor primare întocmite de alte persoane cu faptele realizate de viață economică ( clauza 9 din Instrucțiunea nr. 157n) .

În baza prevederilor specificate ale Legii contabilității și instrucțiunilor nr. 157n, la formarea unui grafic al fluxului de documente pentru politica contabilă a unei instituții, este imperativ să se stabilească cercul de persoane responsabile cu întocmirea documentelor primare, adică să reflecte în ele faptele vieţii economice care s-au petrecut efectiv.

Tipul documentelor

Documentele contabile primare și consolidate sunt întocmite pe hârtie. Conform paragrafului 11 din Instrucțiunea nr. 157n, dacă este posibil din punct de vedere tehnic, acestea pot fi întocmite electronic folosind tehnologia semnăturii electronice. Entitatea contabilă trebuie să asigure eliberarea documentelor electronice pe hârtie pentru alți participanți la tranzacția comercială, precum și la solicitarea autorităților de reglementare.

În documentele rezumative generate pe baza formularelor unificate, este permisă introducerea de detalii suplimentare, modificarea proporțiilor, lățimea, înălțimea, orientarea acestora pe foaie, adăugarea de linii goale suplimentare la cele existente și adăugarea de foi cu foi libere. Ștergerea detaliilor furnizate de formularele unificate nu este permisă.

Modificarea proportiilor formelor documentelor contabile primare si consolidate, adaugarea unor indicatori suplimentari poate avea loc impotriva vointei subiectului contabil datorita caracteristicilor software-ului utilizat pentru automatizarea contabilitatii. Astfel de modificări sunt de natură sistematică (prezente în toate documentele de tipul corespunzător), ele ar trebui să fie reflectate în politicile contabile.

Nu este permisă acceptarea documentelor contabile primare și consolidate în legătură cu fonduri de numerar sau fără numerar cu corecții. Alte documente contabile primare și consolidate pot fi acceptate în contabilitate cu corecții numai dacă corectările sunt efectuate de comun acord cu persoanele responsabile cu întocmirea documentelor relevante. Astfel de corectări se efectuează prin tăierea și etichetarea datelor corectate cu marca „Corectate”, indicând data corectării și semnătura persoanei care a făcut corecturile.

Documentele contabile primare primite de departamentul de contabilitate al unei instituții trebuie verificate atât în ​​formă (completitudinea și corectitudinea executării, completarea detaliilor), cât și în conținut (legalitatea tranzacțiilor documentate, legătura logică a indicatorilor individuali).

Este interzisă acceptarea pentru înregistrare și execuție a documentelor contabile primare pentru tranzacțiile care contravin legislației Federației Ruse și procedurii stabilite pentru acceptarea, depozitarea și cheltuirea fondurilor, activelor nefinanciare și de altă natură. Astfel de documente trebuie să fie transferate de către contabilul-șef conducătorului instituției pentru a se lua o decizie cu privire la acestea.

Documentele primare care au fost prelucrate trebuie să aibă un marcaj care exclude posibilitatea reutilizarii lor (pentru prelucrarea manuală, de exemplu, se indică data intrării în registrul contabil).

Copiile documentelor (cu excepția celor certificate în conformitate cu procedura stabilită de legislația Federației Ruse), inclusiv faxurile și alte documente, nu sunt acceptate pentru execuție și contabilitate. Funcționarii relevanți trebuie să ia măsuri pentru a transmite la departamentul de contabilitate al instituției originalele documentelor contabile primare sau copiile lor certificate corespunzător.

La sfârșitul fiecărei perioade de raportare (lună, trimestru, an), documentele contabile primare (consolidate) generate pe hârtie referitoare la jurnalele de tranzacții relevante și la alte registre contabile sunt selectate și legate cronologic. Coperta spune:

• denumirea subiectului de contabilitate;
• numele administratorului principal al fondurilor bugetare, ale cărui atribuții sunt îndeplinite de subiectul contabilității - organizația care exercită atribuțiile beneficiarului fondurilor bugetare;
• numele și numărul de serie al folderului (caz);
• perioada (data) pentru care s-a înființat registrul contabil (jurnalul de tranzacții), indicând anul și luna (data);
• denumirea registrului contabil (jurnal de tranzacții), indicând numărul acestuia, dacă este disponibil;
• numărul de foi din dosar (caz).

Registre contabile

Registrele contabile servesc la sistematizarea și acumularea informațiilor conținute în documentele contabile primare (consolidate) acceptate în contabilitate, pentru controlul operațional asupra soldului proprietății, fondurilor, prezenței creanțelor și datoriilor și a stării indicatorilor financiari planificați. Registrele contabile pot fi împărțite în două categorii:

• registre contabile primare;
• registre contabile cumulate.

Registrele contabile primare sunt utilizate pentru a înregistra tranzacții comerciale în ordine cronologică pentru un cont, obiect analitic sau grup de obiecte omogene. Tipurile tipice de registre contabile primare includ:

• jurnalele de tranzacții;
• jurnalul obligațiilor acceptate;
• card pentru înregistrarea bunurilor materiale.

Registrele contabile cumulate conțin date privind soldurile conturilor, obiectele contabile analitice și cifra de afaceri totală a perioadei. De regulă, registrele contabile cumulate se formează prin transferul totalurilor din registrele contabile primare. Tipurile tipice de registre contabile cumulate includ:

• fișa cifrei de afaceri pentru active nefinanciare;
• cartea principală.

Clauza 11 din Instrucțiunea nr. 157n stabilește că se pot forma registre contabile:

• sub formă de cărți;
• sub formă de reviste;
• sub formă de carduri;
• dacă este posibil din punct de vedere tehnic - pe suport informatic sub forma unui document electronic (registru).

Punctul 19 din Instrucțiunea nr. 157n prevede că, odată cu automatizarea completă a contabilității bugetare, informațiile despre obiectele contabile sunt generate în bazele de date ale pachetului software utilizat și, în consecință, formarea registrelor contabilității bugetare ar trebui să se realizeze în formă electronică. Registrele se formează pe hârtie numai dacă nu există posibilitatea tehnică.

În lipsa semnăturii electronice și (sau) a necesității de a asigura păstrarea acestora pe hârtie, formarea registrelor contabile se realizează la frecvența stabilită în cadrul formării politicilor contabile de către entitatea contabilă, dar nu mai puțin de frecvența stabilită pentru întocmirea și prezentarea de către entitatea contabilă a situațiilor contabile (financiare) generate de pe baza datelor din registrele contabile relevante.

La transferul registrelor contabile pe suport de hârtie (generarea de mashinograme ale registrelor contabile), este permis să se deosebească în forma de ieșire a documentului (mașinogramă) de cea aprobată, cu condiția ca detaliile și indicatorii formei de ieșire a documentului (mașinogramă). ) conțin detaliile și indicatorii obligatorii ai registrelor contabile corespunzătoare.

Entitatea contabilă poate înființa registre contabile suplimentare (alte registre contabile) ca parte a politicilor sale contabile.

Reflectarea corecțiilor în registrul contabil electronic se efectuează de către persoanele responsabile cu ținerea registrului în modul prevăzut de prevederile paragrafului 18 din Instrucțiunea nr. 157n.

Tipurile de registre contabile pentru fiecare dintre conturile Planului de conturi unificat și procedura de ținere a contabilității analitice sunt definite în Instrucțiunea nr. 157n. Pentru alte conturi, formularele registrelor contabile trebuie aprobate în cadrul politicii contabile a entității contabile.

Documentele contabile primare și registrele contabile pot fi confiscate numai de organele de anchetă, de anchetă preliminară și de parchet, instanțe, inspectorate fiscale și organe de afaceri interne, pe baza deciziilor lor, în conformitate cu legislația Federației Ruse.

Contabilitatea primară reprezintă etapa iniţială a percepţiei sistemice a înregistrării tranzacţiilor individuale care caracterizează procesele şi fenomenele economice care au loc în organizaţie. Obiectele sale sunt: ​​procurarea, achiziționarea și consumul de resurse materiale, costurile de producție, circulația semifabricatelor și a soldurilor de producție în curs, volumul producției de produse, expedierea și vânzarea acestuia, decontări cu furnizorii, cumpărătorii, clienții, băncile, autoritățile financiare. , fondatori etc.

Informațiile inițiale despre procesele și fenomenele economice sunt reflectate în documentele primare.

Document contabil primar- acesta este un certificat scris al unei tranzacții comerciale care are forță juridică și nu necesită explicații și detalii suplimentare.

Documentul contabil primar trebuie să aibă:

• denumire - conținutul financiar și economic al unei tranzacții comerciale. Un document care nu are denumire, precum și un document cu o denumire neclară, greu de citit, nu va avea forță juridică;
• numele și, în unele cazuri, adresele și conturile bancare ale părților (persoane juridice și persoane fizice) care participă la această tranzacție comercială. Un document primar care nu conține numele și atributele corespunzătoare a cel puțin uneia dintre părțile la tranzacția comercială își pierde adresabilitatea și nu poate fi executat;
• data compilarii. Dacă data este absentă sau neclară, documentul își pierde adresabilitatea în timp. De fapt, un astfel de document nu are forță juridică;
• continutul unei tranzactii comerciale (obiect de documentare), rezultat din denumirea documentului in care aceasta apare in forma generala;
• metri ai tranzacției comerciale în curs de desfășurare. Absența contoarelor în document îl privează de o bază contabilă și de decontare;
• semnăturile persoanelor responsabile - directorul organizației și contabilul șef.

Documentele sunt completate de către angajații contabili în mod clar și lizibil, folosind scrisul manual cu cerneală sau pix, la mașină de scris sau folosind tehnologia computerizată.

De regulă, pentru documente se utilizează formulare standard sub formă de spații libere de natură interdepartamentală. Acestea includ formulare de comenzi, facturi, facturi, cupoane, extrase de cont etc. Documentele primare trebuie întocmite în momentul tranzacției, iar dacă acest lucru este imposibil din motive obiective, atunci imediat după finalizarea acesteia.

Dacă apare o eroare în conturile din interiorul companiei, puteți utiliza metoda de înregistrare negativă sau inversare. În acest caz, introducerea eronată este repetată cu cerneală roșie sau culori standard (albastru, negru) și închisă într-un cadru dreptunghiular.

O culoare roșie sau un cadru dreptunghiular va anula o introducere eronată, după care se va face o introducere corectă. Este posibilă corectarea erorilor din înregistrările contabile prin tăiere și corectare ulterioară (înscrierea eronată este tăiată cu un rând și se face o înscriere corectă sub aceasta indicând data corectării și semnătura contabilului; dacă este necesar, un certificat este întocmit dezvăluind necesitatea corectării și motivul erorii).

Nu ar trebui să existe corecții, ștergeri sau șters în numerar și în documentele bancare.

Atunci când lucrează cu orice document, un contabil se bazează pe anumite principii și fundamente metodologice consacrate în documentele oficiale.

Pe baza documentelor primare, înregistrările se fac în registre contabile, carduri, extrase de cont, jurnale, precum și pe discuri, dischete și alte suporturi.

Documentele contabile pot fi externe și interne

Documente externe vin la organizație din exterior - de la organe guvernamentale, organizații superioare, bănci, inspectorate fiscale, de la fondatori, furnizori, cumpărători etc., se întocmesc după formulare standard. Exemple de astfel de documente includ cererea-comanda de plată, cererea de plată, factura furnizorului etc.

Documente interne compilate direct de organizație.

Se disting următoarele tipuri de documente interne:

• administrativ;
• exculpator (executiv);
• combinate;
• înregistrarea contabilă.

Administrativ- sunt documente care conțin comenzi, instrucțiuni privind producția, efectuarea anumitor operațiuni comerciale. Acestea includ ordine de la șeful organizației și persoane autorizate de acesta să efectueze tranzacții comerciale.

Exculpator documentele (executive) atestă faptul tranzacțiilor comerciale. Acestea includ comenzi de primire, acte de acceptare a materialelor; acte de acceptare și înstrăinare a mijloacelor fixe; documente privind acceptarea produselor fabricate de la muncitori etc.

Combinate documentele sunt atât administrative, cât și executive. Acestea includ comenzile în numerar primite și ieșite, extrase de plată pentru plata salariilor către angajații organizației, rapoarte anticipate ale persoanelor responsabile etc.

Documente contabile se întocmesc în cazul în care nu există documente standard pentru evidența tranzacțiilor comerciale, precum și la sintetizarea și procesarea bonurilor și documentelor administrative. Acestea sunt certificate, fișe de distribuție etc.

Documentele contabile sunt, de asemenea, împărțite în unică și cumulative. Documentele primare unice sunt utilizate la finalizarea fiecărei tranzacții comerciale. Documentele de acumulare sunt întocmite într-o anumită perioadă de acumulare treptată a tranzacțiilor comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, aceste documente calculează rezultatele pentru indicatorii corespunzători. Exemple de documente cumulative sunt comenzile de lucru lunare de două săptămâni, cardurile de limită pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației etc.

Documentele contabile sunt împărțite în primar și sumar

Documente primare compilate în momentul unei tranzacții comerciale. Un exemplu de astfel de documente sunt facturile pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației către ateliere.

Documente rezumativeîntocmit pe baza documentelor primare, de exemplu, extrase de plată.

În momentul înregistrării datelor în documentele primare, apar informații contabile care nu sunt înregistrate automat. Toate caracteristicile sale cantitative și calitative sunt supuse controlului logic, aritmetic și legal înainte de întocmirea documentelor primare. Un astfel de control este efectuat atât de către angajații implicați în ținerea contabilității primare, cât și de către angajații serviciilor de management.

Prin semnarea comenzilor de numerar de intrare și de ieșire, a extraselor de plată, a ordinelor și cererilor de plată și a altor documente bancare, șeful organizației analizează în detaliu fiecare tranzacție comercială.

În procesul de obținere a informațiilor contabile se disting următoarele etape:

• lucrări preliminare înainte de întocmirea documentelor primare;
• pregătirea documentelor primare;
• aprobarea documentelor primare;
• munca departamentului de contabilitate la intocmirea si prelucrarea documentelor primare.

Colectarea informațiilor contabile implică munca adecvată a diferitelor servicii ale organizației. Această etapă se caracterizează prin cel mai înalt nivel de analiticitate și eficiență a contabilității.

A doua etapă a procesului contabil este prelucrarea informațiilor contabile. Presupune participarea directă a angajaților serviciilor de management funcțional la obținerea informațiilor contabile. Astfel, la contabilizarea articolelor de inventar pe baza documentelor primare, se prevede gruparea și rezumarea datelor în fișele de depozit de materiale. În fiecare lună, datele de pe carduri și cărți sunt transferate în rapoartele privind mișcarea bunurilor materiale. La timp, managerii de depozit și șefii de departamente transmit aceste rapoarte departamentului de contabilitate al organizației.

Managerii iau parte și la prelucrarea datelor. Astfel, cu ajutorul angajaților diferitelor servicii de management, sunt identificați vinovații penurii și pierderilor.

După verificarea calculelor aritmetice, a legalității și oportunității tranzacțiilor comerciale executate, se înregistrează documentele contabile, iar apoi se realizează gruparea economică a datelor acestora într-un sistem de conturi contabile sintetice și analitice prin înregistrarea în registre contabile.

Registrele contabile sunt tabele de numărare de o anumită formă, construite în conformitate cu gruparea economică a datelor privind proprietatea și sursele formării acesteia. Acestea servesc pentru a reflecta tranzacțiile comerciale.

Registrele contabile, în funcție de structura lor, se împart în cronologice și sistematice. În registrele cronologice, tranzacțiile comerciale sunt reflectate în succesiunea finalizării lor. Registrele contabile sistematice servesc la gruparea tranzacțiilor comerciale în funcție de caracteristicile stabilite.

Registrele contabile sunt ținute sub formă de registre, carduri, extrase de cont, jurnale, precum și medii informatice.

Contabilitatea sintetică se realizează în registre sistematice, iar contabilitatea analitică se realizează în registre analitice. Înregistrările în registre se fac atât manual, cât și folosind tehnologia computerizată.

Setul și amplasarea detaliilor în registru determină forma acestuia, care depinde de caracteristicile obiectelor luate în considerare, de scopul registrelor și de metodele de înregistrare contabilă. Înregistrarea contabilă se referă la înregistrarea tranzacțiilor comerciale în registrele contabile.

În cărțile de contabilitate, toate paginile sunt numerotate și legate. Numărul este indicat pe ultima pagină și certificat prin semnăturile persoanelor autorizate. În unele cărți, de exemplu, cărțile de numerar, paginile nu sunt doar numerotate, ci și dantelate cu sfoară și sigilate cu un sigiliu de ceară. În funcție de volumul conturilor din carte, pentru un anumit cont sunt alocate una sau mai multe pagini. Registrele de contabilitate sunt folosite pentru contabilitatea sintetică și analitică.

Cărțile sunt realizate din hârtie groasă sau carton liber, fără a fi prinse între ele. Acestea sunt depozitate în cutii speciale numite dulapuri. Cardurile sunt deschise timp de un an și înregistrate într-un registru special pentru a asigura controlul asupra siguranței lor.

Foile diferă de carduri prin faptul că sunt realizate din hârtie mai puțin densă și au un format mai mare. Acestea sunt stocate în foldere speciale numite registratori. Declarațiile se deschid, de regulă, pentru o lună sau un trimestru.

Înregistrările în registrele contabile trebuie să fie clare, concise, clare și lizibile. După înregistrarea unei tranzacții comerciale în registrul contabil, se face o marcare adecvată pe documentul primar pentru a facilita verificarea ulterioară a înregistrării corecte. La sfârșitul lunii, rezultatele sunt însumate pentru fiecare pagină a registrelor contabile. Înregistrările finale ale registrelor sistematice și analitice trebuie verificate prin întocmirea fișelor de cifra de afaceri.

După aprobarea raportului anual, registrele contabile sunt grupate, legate și depuse în arhiva curentă a organizației.

Metode de corectare a înregistrărilor eronate în registrele contabile

Sunt trei moduri de corectare a înregistrărilor eronate în registrele contabile: corectare, introducere suplimentară, inversare.

Metoda corectiva pot fi aplicate numai dacă erorile au fost descoperite înainte de întocmirea bilanţului sau au apărut în registrele contabile fără a afecta corespondenţa conturilor. Această metodă constă în tăierea cu o linie subțire a textului, numărului, sumei și inscripției incorecte de lângă sau deasupra textului sau sumei corecte cu clauza corespunzătoare.

De exemplu, dacă în loc de 100 de ruble. Dacă se reflectă 200 de ruble, atunci 200 de ruble ar trebui tăiate. și scrieți „100 de ruble” deasupra, iar pe lateral indicați: „200 de ruble tăiate și 100 de ruble scrise deasupra, cred corectat (data, semnătură).”

Nu sunt permise corecții sau ștanțe pe documentele monetare, chiar și pe cele specificate, în special în cifre.

Intrări suplimentare sunt efectuate în cazurile în care valoarea unei tranzacții comerciale este subestimată în mod eronat. De exemplu, furnizorul a transferat 150 de ruble din contul curent. Această tranzacție comercială se reflectă în corespondența corectă a conturilor, dar suma sa este subestimată la 100 de ruble. S-a făcut următoarea înregistrare contabilă: debit în contul „Decontări cu furnizorii”, credit în contul „Cont curent” - 100 de ruble.

Dar, deoarece furnizorii ar trebui să transfere 150 de ruble, atunci suma lipsă de 50 de ruble. este necesar să se facă înregistrări suplimentare: debit în contul „Decontări cu furnizorii”, credit în contul „Cont curent” - 50 de ruble.

Postări suplimentare sunt făcute în luna curentă sau următoare. Această regulă de corectare a erorilor se aplică în două cazuri: dacă datele documentului primar nu sunt înregistrate într-un rând separat în registrul contabil și când o sumă subestimată eronat a unei tranzacții comerciale este reflectată în registrul contabil.

Metoda inversării este că intrarea incorectă, în principal digitală, este eliminată printr-un număr negativ, adică corespondența și cantitatea incorectă sunt repetate cu cerneală roșie. În același timp, se face o introducere corectă folosind cerneală obișnuită. Răsturnările apar atunci când conturile sunt corelate incorect sau când se înregistrează o sumă exagerată.

La însumarea rezultatelor operațiunilor, se scad înregistrările făcute cu cerneală roșie.

Am vorbit despre registrele contabile sintetice și analitice în. În acest material oferim o listă de registre contabile.

Registre contabile

Să reamintim că registrele contabile sunt un tip destinat înregistrării, sistematizării și acumulării de informații conținute în documentele primare acceptate în contabilitate (articolul 10 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Registrele contabile nu sunt doar baza pentru reflectarea sumară a informațiilor despre conturile contabile. Registrele contabile sunt folosite pentru intocmirea situatiilor financiare.

După scopul lor, registrele contabile sunt împărțite în registre cronologice și sistematice, iar după gradul de generalizare a informațiilor în registre sintetice și registre contabile analitice. De exemplu, spre deosebire de cele cronologice, registrele contabile sistematice sunt concepute pentru a rezuma informații despre obiectele contabile pentru o anumită perioadă, prezentând date rezumative privind cifra de afaceri și soldurile în contextul conturilor sintetice.

Să arătăm ce sunt registrele contabile cu un exemplu. Unul dintre cele mai comune registre contabile sintetice, utilizat pe scară largă de contabili la întocmirea unui bilanţ, este bilanţul. În acest registru, pentru o anumită perioadă, pentru fiecare cont sintetic, sunt furnizate informații despre soldul la începutul perioadei, cifra de afaceri pe perioadă și soldul la sfârșitul perioadei. Desigur, informațiile privind soldurile și cifra de afaceri sunt prezentate separat prin debit și credit al conturilor corespunzătoare:

Verifica	Sold la începutul perioadei		Cifra de afaceri pentru perioada		Sold la sfârșitul perioadei
	Debit	Credit	Debit	Credit	Debit	Credit
01
…
99
Total

Componența registrelor contabile

Legislația contabilă oferă organizațiilor dreptul de a dezvolta în mod independent forme și tipuri de registre contabile (Partea 5, articolul 10 din Legea federală nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011).

Problemele menținerii registrelor contabile sunt, de asemenea, lăsate la latitudinea organizației. Astfel, registrele contabile pot fi ținute pe hârtie sau sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică (Partea 6, articolul 10 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Organizația face singură alegerea.

Lista registrelor contabile este o secțiune obligatorie. Tipuri de registre contabile împreună cu extrasele pot fi utilizate, în special următoarele (Scrisoarea Ministerului de Finanțe al URSS din 03/08/1960 nr. 63, Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 31/10/1960). /2000 nr. 94n):

Denumirea registrului contabil	Cont contabil creditat
	50 „Casiera”
	51 „Conturi curente”
	55 „Conturi bancare speciale”
	66 „Decontări pentru împrumuturi și împrumuturi pe termen scurt”; 67 „Calcule pentru împrumuturi și împrumuturi pe termen lung”
	60 „Decontări cu furnizorii și antreprenorii”
	71 „Decontări cu persoane responsabile”
	60 „Decontări cu furnizorii și antreprenorii”, subcontul „Avansuri emise”; 62 „Decontări cu cumpărători și clienți”, subcontul „Avansuri primite”; 68 „Calcule pentru impozite și taxe”; 76 „Decontări cu diverși debitori și creditori”; 79 „Așezări intraeconomice”
	20 „Producție principală”; 21 „Semifabricate din producție proprie”; 23 „Producție auxiliară”; 25 „Cheltuieli generale de producție”; 26 „Cheltuieli generale de afaceri”; 29 „Industrii de servicii și ferme”; 69 „Calcule pentru asigurări sociale și securitate”; 70 „Decontări cu personal pentru salarii”; 94 „Lipsuri și pierderi din deteriorarea obiectelor de valoare”; 96 „Rezerve pentru cheltuieli viitoare”; 97 „Cheltuieli amânate”
	40 „Eliberarea produselor (lucrări, servicii); 41 „Produse”; 43 „Produse finite”; 45 „Marfa expediată”; 46 „Etape finalizate ale lucrărilor în curs”; 62 „Decontări cu cumpărători și clienți”; 90 „Vânzări”
	86 „Finanțare direcționată”
	01 „Active fixe”; 02 „Amortizarea mijloacelor fixe”; 80 „Capital autorizat”
	84 „Profilul reportat (pierderea neacoperită)”; 98 „Venituri amânate”; 99 „Profituri și pierderi”
	07 „Echipamente pentru instalare”; 08 „Investiții în active imobilizate”

La ținerea evidenței contabile în programe de contabilitate specializate, politica contabilă poate prevedea ca registrele contabile să fie ținute sub forma unor formulare speciale în format electronic și pe hârtie, care au la bază registrele prevăzute de program. Astfel de registre, generate pe hârtie sau pe calculator (cu semnătură electronică), pot fi Registrul general, bilanţul contabil.

Clasificarea documentelor după scop

După scopul lor, documentele contabile sunt împărțite(clasificat) în (Fig. 4.2):

a) administrativ care conțin instrucțiuni privind implementarea unei anumite tranzacții comerciale; ele nu stau la baza inregistrarii tranzactiilor in contabilitate, deoarece nu exista nicio confirmare ca o astfel de tranzactie a avut loc. Documentele administrative includ ordine, instrucțiuni, instrucțiuni etc.;

b) executive sau derogatorii, confirmarea faptelor operațiunilor. Sunt prima etapă a înregistrării contului. Acestea includ ordinele de primire și cheltuieli, facturi, chitanțe care indică acceptarea obiectelor de valoare, acte de muncă efectuate etc.;

c) documente contabile, la care include informații administrative și de grup, diverse certificate, calcule etc. (de exemplu, calcularea sumei pentru procurarea și achiziția de active materiale);

d) combinate- cu semne unice ale documentelor administrative, executive de înregistrare contabilă într-o anumită tranzacție comercială și, în același timp, o indicație a reflectării acesteia în conturile contabile. Astfel de documente includ rapoarte în avans, comenzi de numerar pentru profit și cheltuieli, cerințe pentru eliberarea materialelor din depozit.

Fig.4.2.

Documente externe și interne

Documentele sunt împărțite în funcție de locul în care au fost întocmiteîn extern și intern.

Documente externe cele care provin din alte întreprinderi și organizații sunt numite, adică sunt în afara întreprinderii date. Acestea includ extrase bancare, facturi ale furnizorilor etc.

documente interne - Acestea sunt documente întocmite (eliberate) la o întreprindere sau organizație dată.

Documentele sunt împărțite în funcție de volumul tranzacțiilor afișateîn primar și rezumat.

Documente primare și rezumative

Primar- sunt documente care înregistrează pentru prima dată o tranzacție comercială în momentul finalizării acesteia sau imediat după implementarea acesteia. Acestea includ actele de acceptare și înstrăinare a mijloacelor fixe, facturi, chitanțe etc. Documentele consolidate sunt întocmite pe baza celor primare. Acestea includ diverse rapoarte, extrase de plată etc.

Documente unice și cumulative

În funcție de metoda de utilizare, documentele sunt împărțite în unică și cumulative.

Documente unice sunt utilizate doar pentru înregistrarea unică și reflectarea tranzacțiilor. Acestea includ comenzi de numerar pentru profit și cheltuieli, cerințe pentru primirea activelor materiale din depozit etc.

Documente cumulate sunt utilizate pentru executarea și înregistrarea repetată a tranzacțiilor pe o anumită perioadă de timp (săptămână, deceniu, lună). De exemplu, carduri de limită și de admisie, cu ajutorul cărora se eliberează eliberarea materialelor pentru producție (efectuarea muncii). Astfel de documente reduc cantitatea de documente primare.

Documente completate manual și mecanic

În funcție de gradul de utilizare a fondurilor, documentele se împart în cele completate manual și mecanizat.

Documentele primare sunt supuse verificării obligatorii de către angajații care țin evidența contabilă în formă și conținut, adică prezența detaliilor obligatorii în document și conformitatea tranzacției comerciale cu legislația în vigoare, precum și legarea logică a indicatorilor individuali.

Documentele contabile sunt folosite pentru a transmite ordine de la manager la executant, adică pentru a gestiona activitățile economice ale întreprinderii.

Documentația acționează ca un impuls și dă naștere mișcării informațiilor contabile. Oferă contabilității o reflectare continuă și continuă a activităților economice ale întreprinderii. Cu ajutorul documentației se monitorizează corectitudinea operațiunilor și se efectuează o analiză continuă a lucrărilor efectuate. Astfel, documentația îndeplinește funcții de control și analitice.

Documentele contabile pot fi externe și interne

Documente externe vin la organizație din exterior - de la organe guvernamentale, organizații superioare, bănci, inspectorate fiscale, de la fondatori, furnizori, cumpărători etc., se întocmesc după formulare standard. Exemple de astfel de documente includ un ordin de plată, un ordin de cerere de plată, o cerere de plată, o factură de furnizor etc.

Documente interne compilate direct de organizație.

Se disting următoarele tipuri de documente interne:

§ administrative;

§ exculpatoriu (executiv);

§ combinate;

§ înregistrarea contabilă.

Administrativ- sunt documente care conțin comenzi, instrucțiuni privind producția, efectuarea anumitor operațiuni comerciale. Acestea includ ordine de la șeful organizației și persoane autorizate de acesta să efectueze tranzacții comerciale.

Exculpator documentele (executive) atestă faptul tranzacțiilor comerciale. Acestea includ comenzi de primire, acte de acceptare a materialelor; acte de acceptare și înstrăinare a mijloacelor fixe; documente privind acceptarea produselor fabricate de la muncitori etc.

Combinate documentele sunt atât administrative, cât și executive. Acestea includ comenzile în numerar primite și ieșite, extrase de plată pentru plata salariilor către angajații organizației, rapoarte anticipate ale persoanelor responsabile etc.

Documente contabile se întocmesc în cazul în care nu există documente standard pentru evidența tranzacțiilor comerciale, precum și la sintetizarea și procesarea bonurilor și documentelor administrative. Acestea sunt certificate, fișe de distribuție etc.

Documentele contabile sunt, de asemenea, împărțite în unică și cumulative. Documentele primare unice sunt utilizate la finalizarea fiecărei tranzacții comerciale. Documentele de acumulare sunt întocmite într-o anumită perioadă de acumulare treptată a tranzacțiilor comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, aceste documente calculează rezultatele pentru indicatorii corespunzători. Exemple de documente cumulative sunt comenzile de lucru lunare de două săptămâni, cardurile de limită pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației etc.

Documentele contabile sunt împărțite în primar și sumar

Documente primare compilate în momentul unei tranzacții comerciale. Un exemplu de astfel de documente sunt facturile pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației către ateliere.

Documente rezumativeîntocmit pe baza documentelor primare, de exemplu, extrase de plată.

În momentul înregistrării datelor în documentele primare, apar informații contabile care nu sunt înregistrate automat. Toate caracteristicile sale cantitative și calitative sunt supuse controlului logic, aritmetic și legal înainte de întocmirea documentelor primare. Un astfel de control este efectuat atât de către angajații implicați în ținerea contabilității primare, cât și de către angajații serviciilor de management.

Prin semnarea comenzilor de numerar de intrare și de ieșire, a extraselor de plată, a ordinelor și cererilor de plată și a altor documente bancare, șeful organizației analizează în detaliu fiecare tranzacție comercială.

În procesul de obținere a informațiilor contabile se disting următoarele etape:

§ lucrari prealabile inainte de intocmirea documentelor primare;

§ intocmirea documentelor primare;

§ aprobarea documentelor primare;

§ munca departamentului de contabilitate la intocmirea si prelucrarea documentelor primare.

Colectarea informațiilor contabile implică munca adecvată a diferitelor servicii ale organizației. Această etapă se caracterizează prin cel mai înalt nivel de analiticitate și eficiență a contabilității.

A doua etapă a procesului contabil este prelucrarea informațiilor contabile. Presupune participarea directă a angajaților serviciilor de management funcțional la obținerea informațiilor contabile. Astfel, la contabilizarea articolelor de inventar pe baza documentelor primare, se prevede gruparea și rezumarea datelor în fișele de depozit de materiale. În fiecare lună, datele de pe carduri și cărți sunt transferate în rapoartele privind mișcarea bunurilor materiale. La timp, managerii de depozit și șefii de departamente transmit aceste rapoarte departamentului de contabilitate al organizației.

Managerii iau parte și la prelucrarea datelor. Astfel, cu ajutorul angajaților diferitelor servicii de management, sunt identificați vinovații penurii și pierderilor.

După verificarea calculelor aritmetice, a legalității și oportunității tranzacțiilor comerciale executate, se înregistrează documentele contabile, iar apoi se realizează gruparea economică a datelor acestora într-un sistem de conturi contabile sintetice și analitice prin înregistrarea în registre contabile.

Registrele contabile sunt tabele de numărare de o anumită formă, construite în conformitate cu gruparea economică a datelor privind proprietatea și sursele formării acesteia. Acestea servesc pentru a reflecta tranzacțiile comerciale în conturile contabile.

Registrele contabile, în funcție de structura lor, se împart în cronologice și sistematice. În registrele cronologice, tranzacțiile comerciale sunt reflectate în succesiunea finalizării lor. Registrele contabile sistematice servesc la gruparea tranzacțiilor comerciale în funcție de caracteristicile stabilite.

Registrele contabile sunt ținute sub formă de registre, carduri, extrase de cont, jurnale, precum și medii informatice.

Contabilitatea sintetică se realizează în registre sistematice, iar contabilitatea analitică se realizează în registre analitice. Înregistrările în registre se fac atât manual, cât și folosind tehnologia computerizată.

Setul și amplasarea detaliilor în registru determină forma acestuia, care depinde de caracteristicile obiectelor luate în considerare, de scopul registrelor și de metodele de înregistrare contabilă. Înregistrarea contabilă se referă la înregistrarea tranzacțiilor comerciale în registrele contabile.

În cărțile de contabilitate, toate paginile sunt numerotate și legate. Numărul este indicat pe ultima pagină și certificat prin semnăturile persoanelor autorizate. În unele cărți, de exemplu, cărțile de numerar, paginile nu sunt doar numerotate, ci și dantelate cu sfoară și sigilate cu un sigiliu de ceară. În funcție de volumul conturilor din carte, pentru un anumit cont sunt alocate una sau mai multe pagini. Registrele de contabilitate sunt folosite pentru contabilitatea sintetică și analitică.

Cărțile sunt realizate din hârtie groasă sau carton liber, fără a fi prinse între ele. Ele sunt depozitate în cutii speciale - dulapuri de fișiere. Cardurile sunt deschise timp de un an și înregistrate într-un registru special pentru a asigura controlul asupra siguranței lor.

Foile diferă de carduri prin faptul că sunt realizate din hârtie mai puțin densă și au un format mai mare. Acestea sunt stocate în foldere speciale numite registratori. Declarațiile se deschid, de regulă, pentru o lună sau un trimestru.

Înregistrările în registrele contabile trebuie să fie clare, concise, clare și lizibile. După înregistrarea unei tranzacții comerciale în registrul contabil, se face o marcare adecvată pe documentul primar pentru a facilita verificarea ulterioară a înregistrării corecte. La sfârșitul lunii, rezultatele sunt însumate pentru fiecare pagină a registrelor contabile. Înregistrările finale ale registrelor sistematice și analitice trebuie verificate prin întocmirea fișelor de cifra de afaceri.

După aprobarea raportului anual, registrele contabile sunt grupate, legate și depuse în arhiva curentă a organizației.