Reguli pentru completarea cărților de muncă. Cum să completați corect o carte de muncă și să o păstrați

Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă- un document de reglementare care conține regulile pentru introducerea corectă a informațiilor despre specialist însuși, precum și a întregului său istoric de muncă, în carnetul de muncă. Un carnet de muncă este un fel de biografie a unui angajat care îi confirmă CV-ul și oferă unui potențial angajator informații fiabile despre experiența acumulată a angajatului. De aceea completarea corectă a unor astfel de cărți este un punct extrem de important, care va fi discutat în articol.

Menținerea și stocarea cărților de muncă: reguli în Federația Rusă în 2017

O carte de lucru este un document de bază care este plin cu informații despre experiența de lucru a unui specialist în timp. Conform normelor Codului Muncii al Federației Ruse, un angajat nou angajat trebuie să-și dea carnetul de muncă companiei la care a venit să lucreze (articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse). Excepția se aplică numai persoanelor care sunt lucrători cu fracțiune de normă. Dacă o persoană care aplică pentru un loc de muncă nu a mai lucrat nicăieri înainte (de exemplu, un student după absolvirea unei universități), atunci angajatorul creează o carte de muncă pentru el.

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI!Nu contează dacă candidatul are 18 ani la momentul înscrierii. Firma este în continuare obligată să-i pună la dispoziţie un carnet de muncă.

La menținerea unor astfel de documente, compania angajatoare trebuie să fie ghidată de regulile Regulilor pentru menținerea și păstrarea cărților de muncă (aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225), precum și de Instrucțiunile pentru completarea cărților de muncă (aprobată prin rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă” din 10.10.2003 nr. 69), valabilă în 2017.

Carnetul de muncă trebuie să conțină informații despre toate companiile în care specialistul a reușit să lucreze (ca loc principal de muncă) de-a lungul vieții sale profesionale. În același timp, dacă un angajat lucrează cu normă parțială și dorește ca informațiile despre al 2-lea loc de muncă să fie reflectate și în carnetul de muncă, acesta are dreptul să se adreseze la locul său principal de muncă cu o cerere corespunzătoare. Este important să rețineți că trebuie să vă contactați principalul angajator, deoarece acesta este cel care păstrează carnetul de muncă al specialistului și are dreptul de a aduce completări la acesta (clauza 3.1 din Instrucțiunea nr. 69).

În viitor, pe toată perioada de muncă a angajatului la întreprindere, cartea de muncă rămâne la angajator. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că este stocat neschimbat. Dacă în timpul muncii unui specialist au avut loc schimbări în funcția sa oficială (transfer într-o altă funcție, promovare etc.) sau dacă angajatului i s-au acordat stimulente (de exemplu, premii), atunci angajatorul este obligat să reflecte astfel de fapte. în carnetul de muncă (clauza 4 din Regulamentul nr. 225).

IMPORTANT!Caietul de lucru reflectă doar informații despre stimulente. Dacă au avut loc sancțiuni, acestea nu trebuie înregistrate acolo. Se prevede o excepție pentru un singur caz: atunci când, ca urmare a unei abateri, salariatul a fost concediat unilateral. Angajatorul este obligat să reflecte acest fapt (clauza 5 din Regulamentul nr. 225).

Dacă un specialist care se alătură unei companii și-a pierdut cartea de muncă, compania va trebui să-i creeze una nouă.

Pentru a asigura evidența corectă a carnetelor de muncă disponibile la întreprindere, societatea trebuie să țină o carte specială a contabilității și mișcării acestora (clauza 40 din Regulamentul nr. 225).

La concediere, angajatul își primește cartea de muncă înapoi. Dacă nu a primit-o înapoi la părăsirea companiei, atunci societatea păstrează o astfel de carte în continuare în conformitate cu regulile de arhivare (clauza 43 din Regulile nr. 225).

Cum să completezi corect un carnet de muncă: cerințe generale

Regulile de păstrare și păstrare a carnetelor de muncă, precum și instrucțiunilor din 2017 pentru carnetele de muncă, stabilesc câteva reguli generale pentru completarea corectă a acestora.

Astfel, societatea angajatoare, atunci când reflectă fapte din viața profesională a unui angajat în carnetul de muncă, trebuie să folosească un stilou sau un stilou cu gel de culoare neagră, albastră sau violet (clauza 1.1 din Instrucțiunile de întreținere a carnetelor de muncă nr. 69).

O regulă la fel de importantă pentru păstrarea carnetelor de muncă este numerotarea continuă (clauza 11 din Regulamentul nr. 225). Aceasta înseamnă că toate faptele reflectate într-o astfel de carte trebuie să aibă propriul număr de serie în conformitate cu cronologia evenimentelor din biografia de lucru a angajatului.

În ceea ce privește cerințele lingvistice din regulile de completare a cărților de muncă, trebuie menționat că, ca regulă generală, toate trebuie să conțină informații în limba rusă. Cu toate acestea, dacă pe teritoriul în care își desfășoară activitatea compania angajatoare este acceptată o altă limbă decât rusa (de exemplu, în republici), atunci în carnetul de muncă, după înregistrarea în rusă, puteți duplica informațiile în limba unui astfel de teritoriul (clauza 6 din Regulamentul nr. 225).

În plus, angajatorul ar trebui să-și amintească că toate cuvintele trebuie să fie scrise în întregime, adică fără abrevieri (clauza 1.1 din Instrucțiunea nr. 69).

Instrucțiuni privind procedura de păstrare a cărților de muncă: introducerea informațiilor despre angajatul însuși

Regulile din 2017 pentru completarea carnetelor de muncă prevăd că informațiile despre specialist însuși sunt introduse în cartea de muncă fie dacă merge pentru prima dată la muncă (nu a mai lucrat niciodată nicăieri, așa că cartea este completată de primul său angajator) , sau dacă pentru angajat se schimbă ceva esențial, adică o astfel de informație, a căror modificare trebuie să fie reflectată în cartea de muncă.

Ce anume ar trebui să consemneze angajatorul în documentul în cauză? Date de bază despre aceasta (clauza 2.1 din Instrucțiunea nr. 69):

• Numele complet al specialistului, data nașterii acestuia;
• studii primite (de exemplu, studii superioare), calificări atribuite, specializare etc.

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI!Toate informațiile despre angajat trebuie să fie înregistrate pe baza documentelor justificative pe care angajatul trebuie să le furnizeze. Astfel de documente sunt, de exemplu, un pașaport, un act militar, o diplomă de învățământ superior (secundar etc.).

Toate informațiile de mai sus sunt introduse în cartea salariatului de către primul său angajator, imediat după care angajatul confirmă prin semnătură (la pagina 1) corectitudinea informațiilor despre el (clauza 2.2 din Instrucțiunea nr. 69). Aici semneaza si reprezentantul firmei, dupa care firma trebuie sa isi puna sigiliul pe prima pagina, certificand astfel tot ce este scris.

În viitor, modificările informațiilor despre angajat (de exemplu, dacă s-a schimbat numele de familie) din cartea de muncă sunt, de asemenea, făcute de către angajator și este necesar un link către documentele care confirmă relevanța informațiilor nou introduse.

IMPORTANT!Dacă numele de familie, prenumele sau patronimul unui angajat se modifică, atunci modificările în carnetul de muncă se fac prin tăierea informațiilor vechi și indicarea informațiilor noi. Dacă este necesară modificarea informațiilor despre educație/profesie, atunci datele anterioare nu sunt tăiate, ci informațiile actuale sunt pur și simplu indicate mai jos (clauzele 2.3-2.4 din Instrucțiunea nr. 69).

Instrucțiuni pentru menținerea evidenței muncii 2017: introducerea informațiilor despre locul de muncă al specialistului

Dacă, ca regulă generală, informațiile despre un angajat sunt introduse o dată în cartea de muncă și apoi actualizate doar (dacă este necesar), atunci informațiile despre locul său de muncă pot fi introduse nu numai atunci când părăsește compania anterioară pentru un nou loc de muncă. , dar și mai des.

Deci, să începem cu informațiile care trebuie reflectate în carte atunci când aplici pentru un loc de muncă. În primul rând, în secțiunea „Informații despre muncă” trebuie să indicați informații despre compania angajatoare (nume), precum și data la care specialistul a început să lucreze acolo (clauza 3.1 din Instrucțiunea nr. 69).

Pentru informatii despre forma in care poate fi indicata numele firmei in carnetul de munca, consultati materialul .

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI!Baza pentru reflectarea în cartea de muncă a informațiilor despre compania pentru care angajatul a venit la muncă este ordinul companiei de a angaja un astfel de angajat. La acest document trebuie să se facă referire atunci când se face o înregistrare.

Pe lângă informațiile despre companie în sine, carnetul de muncă ar trebui să indice ce anume face angajatul în companie (ce funcție ocupă, în ce departament/departament lucrează etc.), adică sunt indicate informații despre muncă.

IMPORTANT!Informațiile despre munca directă a angajatului sunt introduse în cartea de muncă pe baza tabelului de personal. Prin urmare, dacă tabelul de personal a fost modificat, atunci modificările corespunzătoare trebuie reflectate în carnetul de muncă.

Pentru mai multe informații despre forma de angajare, consultați articolul .

În al doilea rând, este important ca compania să nu uite că, dacă poziția oficială a unui angajat se schimbă (de exemplu, i se atribuie noi trepte de producție sau i se adaugă o a doua profesie), atunci aceste fapte trebuie să fie indicate și în carnetul de muncă.

O regulă similară se aplică dacă angajatul primește recompense pentru rezultatele muncii sale. Aceste informații sunt reflectate și în carnetul de muncă, dar în secțiunea „Informații despre acordare”.

Dacă compania este angajatorul principal al unui angajat care lucrează cu normă parțială în altă parte, atunci trebuie să rețineți că un astfel de angajat poate veni cu o solicitare de a înscrie în cartea de muncă despre munca sa cu fracțiune de normă. Principalul lucru pentru un angajat este să nu uite documentul care confirmă locul de muncă cu fracțiune de normă (clauza 3.1 din Instrucțiunea nr. 69).

În plus față de cele de mai sus, este important ca orice organizație să știe să reflecte corect plecarea unui angajat din companie, deoarece în acest caz este necesar să se facă și o notă în cartea de muncă. Astfel, o evidență a plecării unui specialist dintr-o companie trebuie să fie datată din ultima sa zi lucrătoare.

IMPORTANT!Este imperativ să se indice pe ce bază a fost reziliat contractul de muncă (de exemplu, la cererea proprie, în conformitate cu clauza 3 din articolul 77 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Dacă plecarea unui angajat din companie se datorează unor motive care impun ca angajatul să primească anumite beneficii, atunci astfel de motive trebuie să fie indicate în dosarul de concediere al angajatului (de exemplu, în legătură cu îngrijirea unui copil sub 14 ani).

În cazul în care un angajat se transferă la un alt loc de muncă permanent, o înregistrare despre aceasta se face și în carnetul de muncă cu referire la ordinul companiei de transfer.

În plus, pentru o serie de companii poate apărea întrebarea acută a modului de oficializare a concedierii angajaților în legătură cu lichidarea companiei. Pentru mai multe informații, consultați articolul .

Rezultate

Regulile de păstrare a cărților de muncă și instrucțiunile de completare a cărților de muncă în 2017 încă impun companiei angajator să reflecte în carnetul de muncă toate faptele din biografia profesională a angajatului: angajare, schimbare în funcție oficială, primire de premii, transfer la un alt loc de muncă, concediere, etc. d. Angajatul trebuie să-și amintească că cartea de muncă trebuie să conțină informații actuale despre el. Prin urmare, dacă, de exemplu, numele de familie, studiile etc. s-au schimbat, atunci ar trebui să contacteze angajatorul cât mai curând posibil, astfel încât să reflecte aceste modificări în carnetul de muncă. În plus, este important ca firma să respecte o serie de cerințe pentru pregătirea înscrierilor în carnetele de muncă (numerotare continuă, design lingvistic etc.).

Fiecare angajat care lucrează la locul său de muncă mai mult de cinci zile trebuie să primească un carnet de muncă completat în conformitate cu toate regulile. Lucrătorii permanenți, sezonieri, temporari și chiar independenți au acest drept.

Singura excepție sunt acei angajați cu care s-a încheiat în prealabil un contract de drept civil. Angajații de acest tip nu trebuie să introducă nimic în cartea de muncă, deoarece, în conformitate cu prevederile Codului Muncii al Federației Ruse, acest lucru nu este necesar.

Dacă noul angajat nu a mai lucrat oficial nicăieri și, prin urmare, nu a avut timp să achiziționeze o carte de muncă, este necesar să completați un formular gol în prezența acestui angajat în termen de o săptămână de la angajare.

Și se mai întâmplă ca atunci când este angajat, un nou angajat să aducă la departamentul de HR nu una, ci mai multe cărți de muncă. Nu vă pierdeți în acest caz. Este suficient să introduceți informații despre angajare în oricare dintre cărțile aduse de angajat și să le ascundeți în seif împreună cu restul, deoarece acestea pot fi necesare la calcularea experienței de muncă.

Completarea carnetelor de muncă: instrucțiuni 2017

Trebuie respectate întotdeauna regulile în conformitate cu care sunt completate carnetele de muncă. Indiferent de ce date sunt introduse în cartea de muncă, trebuie respectate următoarele reguli:

• Toate datele trebuie introduse în limba rusă. În cazul în care angajatorul își desfășoară activitatea într-una dintre republicile țării, pe teritoriul căreia există o altă limbă de stat, în aceasta se poate duplica și înscrierea efectuată;
• Instrucțiunile pentru menținerea cărților de muncă precizează că datele pot fi introduse în ele doar cu un stilou scris în mov, albastru sau negru. Totodată, trebuie să fie de tip bilă, pene sau gel;
• Nu puteți scurta informațiile introduse în carnetul de muncă. De asemenea, ar trebui să existe doar cifre arabe și data în formatul ZZ.LL.AAAA. Este destul de remarcabil că chiar și o astfel de abreviere precum „g”. (an), nu ar trebui să existe;
• Întrucât, începând din 2015, organizațiile au primit dreptul de a nu avea sigiliu rotund, din septembrie 2016, la completarea carnetelor de muncă, este posibil să nu aibă sigiliu rotund.

Atenţie! Indiferent de această regulă, datele sunt încă adesea indicate cu litere și cifre. Motivul pentru aceasta este particularitatea tipăririi tipografice a formularelor, în care anul este indicat prin abreviere, iar locul în care trebuie introdus numărul este marcat cu ghilimele. Ei bine, întrucât o astfel de contradicție nu este reglementată la nivel legislativ, angajatorul nu poartă nicio responsabilitate pentru completarea carnetelor de muncă în acest formular.

Dar nu uitați că fiecare înscriere din carnetul de muncă trebuie numerotată continuu, cu excepția celor a căror numerotare nu este prevăzută de regulile stabilite.

Atenţie! Regulile pentru completarea cărților de muncă în 2016 se aplică și pentru completarea insertului pentru această carte.

Informații despre angajați

Cel mai adesea, persoana a cărei autoritate include înscrierea în cartea de muncă nu ar trebui să introducă acolo informații despre proprietarul său. Și totul pentru că informații de acest fel sunt indicate pe pagina de titlu a cărților de lucru. Apropo, trebuie să coincidă în mod necesar cu conținutul documentelor de identitate. Informațiile despre proprietarul cărților de muncă includ:

• Numele complet;
• data exactă a nașterii;
• informații despre educație (din certificat sau diplomă);
• specialitatea scrisă la cazul nominativ.

În cazul în care un contract de muncă este încheiat cu un angajat, este necesar să se verifice dacă datele sale personale sunt completate corect și dacă în carnetul de muncă sunt prezente următoarele:

• semnătura proprietarului acestuia, care atestă autenticitatea informațiilor despre persoană;
• semnătura persoanei care a completat carnetul de muncă, împreună cu foaia matricolă completă;
• data completării carnetului de muncă, care nu depășește cinci zile de la data începerii lucrului salariatului;
• sigiliul organizației, dacă este disponibil.

Este necesar să completați pagina de titlu a cărții sau inserția în ea numai în cazul creării unei noi cărți de muncă sau în cazul pierderii celei vechi, adică ca duplicat.

Dacă în timpul muncii datele personale ale unui angajat se modifică, de exemplu, numele de familie în caz de căsătorie sau divorț, corectările în carnetul de muncă sunt obligatorii. În acest caz, vechiul nume de familie trebuie tăiat cu un rând, iar deasupra trebuie scris cel nou. Detaliile documentului care confirmă aceste modificări sunt înscrise pe coperta carnetului de muncă din interior și sunt confirmate de semnătura celui care îl completează, precum și de sigiliul angajatorului.

Informații despre angajator

Instrucțiunile de completare precizează că informațiile despre organizația care angajează proprietarul carnetului de muncă trebuie introduse înaintea înregistrărilor principale ale muncii angajatului. În acest caz, nu este nevoie să atribuiți un număr de serie. Numele organizației trebuie indicat atât în ​​formă completă, cât și prescurtată.

Rostrud a emis recent scrisori conform cărora, dacă amprenta sigiliului conține atât numele scurt, cât și numele complet al organizației, acestea nu trebuie să fie scrise pe un rând separat. Cu toate acestea, nu trebuie să uităm că această scrisoare are un caracter pur consultativ.

Dar dacă un angajator decide să-și schimbe numele sau să efectueze o reorganizare, acest fapt trebuie inclus în toate carnetele de muncă ale angajaților angajați. Dar, în acest caz, este necesar ca înregistrările concedierii angajatului din vechea întreprindere, precum și acceptarea acestuia în cea nouă, să fie complet în concordanță între ele.

Intrarea în cartea de muncă

Carnetele de muncă trebuie să conțină date despre cele mai importante evenimente din timpul vieții profesionale a salariatului, care sunt prevăzute de reguli, precum și instrucțiuni pentru completarea Codului Muncii. Cele mai frecvente sunt:

• angajare pentru un nou loc de muncă;
• serviciul militar;
• orice modificare în conduita angajatului în activitățile sale de muncă;
• colecții;
• premii;
• concediere;
• reintegrarea în poziţia actuală;
• casarea hotărârii judecătorești privind restaurarea;
• o perioadă care nu este inclusă în vechimea totală a serviciului.

Înscrierea locului de muncă în cartea de muncă

Informațiile referitoare la angajare se înscriu direct în cartea de muncă, pe baza unui ordin scris de la însuși angajator. Această înregistrare trebuie să indice numele organizației și unității structurale în care s-a alăturat angajatul, precum și funcția acestuia. Nu uitați de detaliile ordinului angajatorului în sine.

Atenţie! Atunci când introduceți informații privind angajarea unui manager, baza pentru aceasta poate fi fie o comandă, fie un alt document care indică angajarea acestuia.

Nu este nevoie să introduceți informații despre perioada de probă în carnetul de muncă, însă, în cazul angajării pe bază de rotație, aceste informații trebuie introduse.

Important! Înainte de a face o înregistrare în cartea de muncă despre angajarea unui nou angajat, trebuie să vă asigurați că acesta conține și informații despre concedierea de la postul anterior. În cazul în care astfel de informații nu au fost introduse, există o mare probabilitate ca persoana să nu înceteze să își desfășoare activitatea la locul său anterior de muncă. Apoi noul angajator trebuie să solicite de la angajatorul anterior o copie a ordinului de concediere a salariatului astfel încât să se facă înscrierea corespunzătoare în carnetul de muncă.

Înscrierea amenzilor și stimulentelor în carnetul de muncă

În termen de o săptămână de la momentul emiterii comenzii corespunzătoare, se acordă exact o săptămână pentru introducerea în carnetul de muncă a informațiilor despre promovare sau premiare. Înscrierea trebuie să corespundă în totalitate cu numărul și data comenzii, precum și cu textul documentului în sine.

În această coloană sunt introduse următoarele informații:

• la primirea unui certificat de onoare;
• privind atribuirea următorului titlu;
• despre primirea unui premiu de stat;
• cu privire la alte premii prevăzute de contractul colectiv, de statutul angajatorului însuși, precum și de legile Federației Ruse.

Înregistrarea concedierii în carnetul de muncă

După emiterea ordinului corespunzător, salariatul autorizat trebuie să introducă în informația de muncă că salariatul este concediat din funcția pe care a ocupat-o anterior. Acest text trebuie să fie în deplină conformitate cu datele comenzii.

În cazul în care unui angajat i s-a acordat concediu înainte de concediere, ziua încetării raporturilor de muncă este de obicei considerată ca fiind ultima zi de concediu. Cu toate acestea, carnetul de muncă și plata în numerar trebuie predate angajatului înainte de începerea vacanței.

Trebuie remarcat faptul că înregistrarea unei cărți de lucru se bazează în întregime pe o listă întreagă de o mare varietate de documente, care conțin instrucțiuni detaliate despre cum să completați corect, să întrețineți și, de asemenea, să stocați aceste cărți. Este foarte de remarcat faptul că atât organizația care a angajat persoana, cât și persoana în sine sunt obligate să respecte toate aceste reguli și reglementări.

Dacă o organizație face greșeli în procesul de completare a unui carnet de muncă, aceasta poate fi trasă la răspundere. Pedepsele pentru astfel de încălcări variază de la o simplă amendă până la încetarea activităților organizației.

Dar un angajat care nu a observat anumite deficiențe în înregistrările din cartea de muncă poate pur și simplu să nu-și confirme propria experiență de muncă.

Regulile de conduită sunt discutate în detaliu în următoarele documente:

Procedura de furnizare angajatorilor cu formulare de carte de muncă și o inserare în cartea de muncă, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 22 decembrie 2003 nr. 117n.

Cum se realizează stocarea și contabilitatea?

Conform Regulilor, responsabilitatea pentru siguranța formularelor angajaților revine angajatorului. De asemenea, numește un angajat responsabil cu menținerea formularelor angajaților companiei. O astfel de decizie se formalizează prin ordin.

Ordin privind ținerea evidenței muncii, eșantion

Fiecare organizație în scopuri proprii trebuie să achiziționeze documente curate. Acestea sunt stocate în departamentul de personal și se eliberează la înregistrarea angajaților care sunt angajați pentru prima dată, precum și dacă este necesară eliberarea unui duplicat. Toate formularele sunt supuse unei contabilități stricte și sunt stocate conform regulilor.

Pentru a înregistra TC, trebuie să păstrați două registre:

un carnet de chitanțe și cheltuieli pentru contabilizarea TC-urilor și inserțiile în acestea (întreținute de departamentul de contabilitate al companiei. În acesta se introduc informații privind utilizarea formularelor, indicând seria și numărul fiecărui document);



Atunci când emite un TC unui angajat, managerul percepe acestuia o taxă egală cu costul achiziției acestuia. Timpul de producție pentru un nou TC este de 1 săptămână (clauza 8 din Reguli).

Ce informații sunt indicate în carnetul de muncă?

Ce informații sunt incluse în cartea de muncă? În timpul înregistrării inițiale a Codului Muncii, pe pagina de titlu sunt introduse următoarele informații despre angajat:

• data nașterii;
• informare educațională;
• profesie;
• specialitate.

După completarea paginii de titlu, salariatul certifică cu semnătura corectitudinea informațiilor introduse (paragraful 1, clauza 2.2 din Instrucțiuni). Angajatul de personal responsabil cu completarea formularului își pune semnătura și sigiliul organizației în rândul cerut.

Următoarele pagini conțin informații despre angajare, promovare și concediere. Există, de asemenea, o secțiune despre recompensarea și încurajarea angajaților pentru o muncă bună. Toate informațiile din document sunt introduse pe baza ordinului angajatorului. Detaliile sale trebuie, de asemenea, indicate în coloana corespunzătoare.

Angajatorul este obligat să familiarizeze titularului acestuia cu semnătură pe cardul personal fiecare înscriere făcută despre activitatea de muncă, transfer și concediere.

Exprimați-vă părerea despre articol sau adresați-i experților o întrebare pentru a obține un răspuns

(10 spread-uri)

N înregistrări				Informații despre angajare, transfer la un alt loc de muncă permanent, calificări, concediere (indicarea motivelor și referire la articol, clauză de lege)

Informații despre premiu

Seria și numărul

(10 spread-uri)

N înregistrări				Informații despre premii (promoții)	Numele, data și numărul documentului pe baza căruia a fost făcută înscrierea

_____________________________

* Seria și numărul sunt indicate pe una dintre cele patru pagini ale fiecărei foi desfășurate a caietului de lucru.

Aprobat
Rezoluție guvernamentală
Federația Rusă
din 16 aprilie 2003 N 225

Forma de inserare în cartea de muncă

Introduceți în cartea de muncă
(nu este valabil fără carnet de muncă)

Stema
Federația Rusă

Nume _________________________________________________________________ Prenume ___________________________________________________________________________ Patronimic ________________________________________________________________ Data nașterii ________________________________________________________________ (zi, lună, an) Studii _____________________________________________________________ Profesia, specialitatea ________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Data completării _______________________________________________________________ (ziua, luna, anul) Semnătura titularului cărții _________________________________________________ M.P. Semnătura persoanei responsabile cu menținerea evidenței muncii _________________________________________ (lizibil)

Inserarea in carnetul de munca se face dupa forma aprobata a carnetului de munca. Introduceți volum: „Informații despre muncă” - 9 spread-uri, „Informații despre premii” - 8 spread-uri.

Reguli
întreținerea și stocarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori
(aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225)

Cu modificări și completări de la:

I. Dispoziţii generale

1. Prezentul Regulament stabilește procedura de păstrare și păstrare a cărților de muncă, precum și procedura de întocmire a formularelor de carte de muncă și de furnizare a acestora către angajatori.

2. Carnetul de muncă este documentul principal despre activitatea de muncă a angajatului și vechimea în muncă.

3. Angajatorul (cu excepția angajatorilor - persoane fizice care nu sunt antreprenori individuali) ține carnetele de muncă pentru fiecare salariat care a lucrat pentru el mai mult de cinci zile, dacă munca pentru acest angajator este cea principală pentru salariat.

Un angajator - o persoană care este un antreprenor individual - este obligat să păstreze registrele de muncă pentru fiecare angajat în modul stabilit de Codul Muncii al Federației Ruse și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse.

Un angajator - o persoană fizică care nu este antreprenor individual - nu are dreptul să facă înscrieri în carnetele de muncă ale angajaților și să întocmească carnetele de muncă pentru angajații angajați pentru prima dată.

4. Carnetul de muncă conține informații despre salariat, munca pe care o prestează, transferul la un alt loc de muncă permanent și concedierea salariatului, precum și motivele de încetare a contractului de muncă și informații despre recompensele pentru succesul în muncă.

5. Informațiile despre sancțiuni nu se înscriu în carnetul de muncă, cu excepția cazurilor în care sancțiunea disciplinară este concedierea.

6. Carnetele de muncă sunt păstrate în limba de stat a Federației Ruse, iar pe teritoriul unei republici din cadrul Federației Ruse care și-a stabilit propria limbă de stat, înregistrarea cărților de muncă poate, împreună cu limba de stat a Federației Ruse, să fie efectuate în limba de stat a acestei republici.

7. Angajatorul este obligat, la cererea scrisă a salariatului, în cel mult trei zile lucrătoare de la data depunerii acesteia, să dea salariatului o copie a carnetului de muncă sau un extras din carnetul de muncă certificat în modul prescris. .

II. Mentinerea evidentelor de munca

8. Înregistrarea unui carnet de muncă pentru un salariat angajat pentru prima dată se efectuează de către angajator în prezența salariatului în cel mult o săptămână de la data angajării.

9. La înregistrarea carnetului de muncă se introduc următoarele informații despre angajat:

a) prenume, prenume, patronim, data nașterii (ziua, lună, an) - pe baza pașaportului sau a altui act de identitate;

b) studii, profesie, specialitate - pe baza documentelor privind studiile, calificările sau prezența cunoștințelor speciale (la cererea pentru un loc de muncă care necesită cunoștințe speciale sau pregătire specială).

10. Toate înregistrările despre munca prestată, transferul la un alt loc de muncă permanent, calificările, concedierea, precum și premiile acordate de angajator, sunt înscrise în carnetul de muncă pe baza ordinului (instrucțiunii) relevante a angajatorului cel târziu la o săptămână, iar în caz de concediere - în ziua concedierii și trebuie să corespundă exact textului ordinului (instrucțiunii).

11. Toate înregistrările în carnetul de muncă sunt făcute fără abrevieri și au propriul număr de serie în secțiunea corespunzătoare.

12. Angajatorul este obligat să-l familiarizeze pe proprietar cu fiecare înscriere făcută în carnetul de muncă despre munca prestată, trecerea la un alt loc de muncă permanent și concedierea, contra semnăturii în carnetul personal, care repetă înscrierea făcută în carnetul de muncă.

Forma cardului personal este aprobată de Serviciul Federal de Statistică de Stat.

14. Inscrierile in carnetul de munca despre motivele incetarii contractului de munca se fac in stricta conformitate cu redactarea Codului Muncii.

15. La încetarea unui contract de muncă din motivele prevăzute la articolul 77 din Codul Muncii al Federației Ruse (cu excepția cazurilor de încetare a contractului de muncă la inițiativa angajatorului și din cauza unor circumstanțe independente de controlul părților) (clauzele 4 și prezentul articol), o înregistrare a concedierii se face în carnetul de muncă (încetarea unui contract de muncă) cu referire la paragraful corespunzător din partea întâi a acestui articol.

16. La încetarea unui contract de muncă la inițiativa angajatorului, se face o înregistrare despre concediere (încetarea contractului de muncă) în carnetul de muncă cu referire la paragraful relevant al articolului 81.

17. În cazul încetării contractului de muncă din cauza unor împrejurări independente de voința părților, în carnetul de muncă se înscrie motivele de încetare a contractului de muncă, cu referire la paragraful relevant al articolului 83 din Codul muncii. Federația Rusă.

18. La rezilierea unui contract de muncă din alte motive prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse sau de alte legi federale, o înregistrare despre concediere (încetarea contractului de muncă) se face în cartea de muncă cu referire la articolul relevant, paragraful din Codul Muncii al Federației Ruse sau alte legi federale.

19. La încetarea unui contract de muncă cu un salariat care, în conformitate cu o hotărâre judecătorească, a fost privat de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a se angaja în anumite activități și nu și-a ispășit pedeapsa, se face o înscriere în carnetul de muncă. despre ce bază, pentru ce perioadă și de ce funcție a fost privat de dreptul de a ocupa (ce activități este privat de dreptul de a se angaja).

20. Informațiile despre munca cu fracțiune de normă (despre concedierea din acest loc de muncă), la cererea salariatului, sunt înscrise la locul de muncă principal în carnetul de muncă pe baza unui document care confirmă munca cu fracțiune de normă.

21. În carnetul de muncă de la locul de muncă se face și următoarea înscriere, indicând documentele relevante:

a) cu privire la timpul serviciului militar în conformitate cu Legea federală „Cu privire la serviciul militar și serviciul militar”, precum și cu privire la timpul serviciului în organele afacerilor interne, Serviciul de Stat de Pompieri al Ministerului Federației Ruse pentru Apărare Civilă , Situații de Urgență și Ajutorare în Dezastre, instituțiile și autoritățile sistemului penal, autoritățile de poliție fiscală, autoritățile de control asupra circulației stupefiantelor și substanțelor psihotrope și autoritățile vamale;

22. Înscrieri relevante făcute în carnetul de muncă ale persoanelor eliberate din muncă (funcție) în legătură cu o condamnare ilegală sau îndepărtate din funcție în legătură cu urmărirea penală ilegală, stabilită respectiv printr-o achitare sau o rezoluție (hotărâre) privind încetarea cauze penale, în lipsa faptelor săvârșite de infracțiune, din lipsa unui corp delict în faptă sau lipsa dovezii participării lor la săvârșirea infracțiunii, sunt declarate nule. Angajatorul, la cererea scrisă a salariatului, îi emite acestuia un duplicat carnet de muncă fără o înregistrare declarată nulă. Un duplicat al carnetului de muncă se eliberează persoanelor specificate în modul stabilit de prezentul Regulament.

În carnetele de muncă ale persoanelor care au executat muncă corecțională fără închisoare, se face o înscriere la locul de muncă în care se menționează că timpul lucrat în această perioadă nu este luat în calcul pentru experiența de muncă continuă. Această înscriere se face în carnetele de muncă la sfârşitul termenului efectiv de executare a pedepsei, care se stabileşte pe baza adeverinţelor organelor de afaceri interne.

Când o persoană condamnată este concediată de la serviciu în modul prescris și este acceptată într-un nou loc de muncă, înscrierile corespunzătoare se fac în carnetul de muncă din organizația la care a fost angajat sau trimis.

23. Atunci când experiența de muncă continuă este restabilită în conformitate cu procedura stabilită, o înscriere privind restabilirea experienței de muncă continue se face în carnetul de muncă al salariatului la ultimul loc de muncă indicând documentul corespunzător.

24. Următoarele informații despre premiile (stimulentele) pentru meritele de muncă sunt înscrise în carnetul de muncă:

a) privind acordarea premiilor de stat, inclusiv a titlurilor onorifice de stat, pe baza decretelor și a altor hotărâri relevante;

b) privind acordarea de certificate de onoare, conferirea de titluri și acordarea de insigne, insigne, diplome, certificate de onoare de către angajatori;

c) cu privire la alte tipuri de stimulente prevăzute de legislația Federației Ruse, precum și de contractele colective, regulamentele interne de muncă, cartele și reglementările privind disciplina.

25. Înregistrările privind sporurile prevăzute de sistemul de remunerare sau plătite în mod regulat nu sunt înscrise în carnetele de muncă.

III. Efectuarea de modificări și corecții la cartea de muncă.
Cartea de lucru duplicat

26. Modificările în evidențele privind numele, prenumele, patronimul și data nașterii, precum și despre educația, profesia și specialitatea angajatului sunt efectuate de către angajator la ultimul loc de muncă pe baza unui pașaport, certificat de naștere, căsătorie, divorț, schimbarea numelui, prenumelui, patronimului și alte acte.

27. În cazul în care se identifică o înscriere incorectă sau inexactă în carnetul de muncă, aceasta se corectează la locul de muncă unde a fost făcută înscrierea corespunzătoare sau de către angajator la noul loc de muncă pe baza unui document oficial al angajatorului. cine a făcut eroarea. În acest caz, angajatorul este obligat să acorde salariatului asistența necesară la cerere.

28. Dacă o organizație care a făcut o înregistrare incorectă sau inexactă este reorganizată, corectarea se face de către succesorul său legal, iar în cazul lichidării organizației - de către angajator la noul loc de muncă pe baza documentului relevant. .

Dacă o înscriere incorectă sau inexactă în cartea de muncă a fost făcută de către angajator - o persoană care este un antreprenor individual, iar activitățile sale sunt încheiate în modul prescris, corectarea se face de către angajator la noul loc de muncă pe baza a documentului relevant.

29. Informațiile corectate trebuie să respecte pe deplin documentul pe baza căruia au fost corectate. În cazul pierderii unui astfel de document sau al discrepanței acestuia cu munca efectiv efectuată, corectarea informațiilor despre lucrare se efectuează pe baza altor documente care confirmă efectuarea muncii nespecificate în cartea de muncă.

Mărturia martorilor nu poate servi drept bază pentru corectarea înregistrărilor făcute anterior, cu excepția înregistrărilor pentru care există o hotărâre judecătorească, precum și a cazurilor prevăzute la paragraful 34 din prezentul Regulament.

30. În secțiunile din carnetul de muncă care conțin informații despre muncă sau informații despre premii, nu este permisă tăierea înregistrărilor inexacte sau incorecte.

Modificarea intrărilor se face prin invalidarea acestora și efectuarea de intrări corecte.

Aceeași procedură este utilizată pentru modificarea evidenței concedierii unui angajat (transferul la un alt loc de muncă permanent) dacă concedierea (transferul) este declarată ilegală.

31. Persoana care și-a pierdut cartea de muncă trebuie să anunțe imediat angajatorul la ultimul său loc de muncă. Angajatorul eliberează salariatului un duplicat de carte de muncă în cel mult 15 zile de la data depunerii cererii de către angajat.

32. La întocmirea unui duplicat caiet de lucru, realizat în conformitate cu prezentul Regulament, se înscriu următoarele:

a) informații despre experiența totală și (sau) continuă a angajatului înainte de a se alătura acestui angajator, confirmate prin documente relevante;

b) informații despre muncă și recompense (stimulente) care au fost înscrise în carnetul de muncă la ultimul loc de muncă.

Se înregistrează în total vechimea totală, adică se indică numărul total de ani, luni, zile de muncă fără a se specifica angajatorul, perioadele de muncă și funcțiile angajatului.

Dacă documentele pe baza cărora s-au făcut înregistrări în carnetul de muncă nu conțin informații complete despre munca din trecut, doar informațiile disponibile în aceste documente sunt înscrise în carnetul de muncă duplicat.

33. În cazul în care în carnetul de muncă există o înscriere despre concediere sau trecere la un alt loc de muncă care a fost declarată nulă, salariatului, la cererea sa scrisă, i se eliberează un duplicat carnet de muncă la ultimul loc de muncă, în care se fac toate înscrierile. în carnetul de muncă sunt transferate, cu excepția înscrierii declarate nevalide.

Cartea de muncă se întocmește în modul prescris și se returnează proprietarului său.

Un duplicat al cărții de muncă se eliberează în același mod dacă carnetul de muncă (inserție) a devenit inutilizabil (ars, rupt, pătat etc.).

34. În cazul pierderii masive de către un angajator a dosarelor de muncă ale angajaților ca urmare a unor situații de urgență (dezastre ecologice și provocate de om, dezastre naturale, revolte în masă și alte circumstanțe de urgență), vechimea în muncă a acestor angajați. este stabilit de comisia de vechime în muncă creată de autoritățile executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse. În componența unei astfel de comisii fac parte reprezentanți ai angajatorilor, sindicatelor sau altor organisme reprezentative autorizate de salariați, precum și alte organizații interesate.

Stabilirea faptului de muncă, informații despre profesie (funcție) și perioadele de muncă pentru un angajator dat se efectuează de către comisie pe baza documentelor aflate la dispoziție de angajat (certificat, carnet de sindicat, carnet de membru de sindicat, salariu). carte etc.), iar în cazul absenței acestora - pe baza mărturiei a doi sau mai mulți martori care cunosc salariatul prin activități comune cu acesta la același angajator sau în același sistem.

În cazul în care angajatul lucrase deja la acest angajator înainte de a se alătura, comisia ia măsuri pentru a obține documente care confirmă acest fapt.

Pe baza rezultatelor lucrărilor comisiei, se întocmește un raport, care indică perioadele de muncă, profesia (funcția) și vechimea în muncă a salariatului.

Angajatorul, pe baza actului comisiei, eliberează angajatului un duplicat carnet de muncă.

În cazul în care documentele nu au fost păstrate, experiența de muncă, inclusiv cea stabilită pe baza mărturiei martorilor, poate fi confirmată în instanță.

IV. Eliberarea carnetului de muncă la concediere
(încetarea contractului de muncă)

35. La concedierea unui salariat (încetarea unui contract de muncă), toate înscrierile făcute în carnetul de muncă în timpul lucrului pentru acest angajator sunt certificate prin semnătura angajatorului sau a persoanei responsabile cu păstrarea carnetului de muncă, sigiliul angajatorului și semnătura angajatului însuși (cu excepția cazurilor specificate la paragraful 36 din prezentul Regulament).

Dacă cartea de muncă a fost completată în limba de stat a Federației Ruse și în limba de stat a republicii din cadrul Federației Ruse, ambele texte sunt certificate.

Angajatorul este obligat să elibereze salariatului în ziua concedierii (ultima zi de muncă) carnetul de muncă cu un proces verbal de concediere inclus în acesta.

Dacă există o întârziere în eliberarea unui carnet de muncă unui angajat din vina angajatorului sau dacă motivul concedierii angajatului este înscris incorect în cartea de muncă sau nu respectă legea federală, angajatorul este obligat să despăgubească angajatului pentru castigurile pe care nu le-a primit pe toata intarzierea. În acest caz, ziua concedierii (încetarea contractului de muncă) este considerată ziua eliberării carnetului de muncă. În noua zi de concediere a angajatului (încetarea contractului de muncă), se emite un ordin (instrucțiune) al angajatorului și se face o înscriere în cartea de muncă. O înregistrare făcută anterior cu privire la ziua concedierii este invalidă în modul prevăzut de prezentul Regulament.

36. Dacă în ziua concedierii unui salariat (încetarea unui contract de muncă) este imposibilă eliberarea unui carnet de muncă din cauza absenței salariatului sau a refuzului acestuia de a primi cartea de muncă în mână, angajatorul transmite salariatului un aviz de necesitatea de a te prezenta pentru cartea de munca sau de a fi de acord sa-l trimiti prin posta. Trimiterea unei cărți de muncă prin poștă la adresa specificată de angajat este permisă numai cu acordul acestuia.

De la data transmiterii acestei notificări, angajatorul este eliberat de răspundere pentru întârzierea eliberării carnetului de muncă către salariat.

37. În cazul decesului unui salariat, carnetul de muncă, după efectuarea unei consemnări corespunzătoare în el despre încetarea contractului de muncă, se predă unuia dintre rudele acestuia împotriva semnării sau se trimite prin poștă la cererea scrisă a una dintre rude.

b) o carte pentru înregistrarea mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea.

Formularele acestor cărți sunt aprobate de Ministerul Muncii și Protecției Sociale al Federației Ruse.

41. În registrul de chitanțe și cheltuieli pentru evidența formularelor de carnet de muncă și inserția din acesta, care este ținută de departamentul de contabilitate al organizației, se înscriu informații cu privire la toate operațiunile legate de formularele de primire și cheltuieli de carte de muncă și inserția în ea, indicând seria și numărul fiecărui formular.

În registrul de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea, care se ține de serviciul de personal sau de altă divizie a organizației care prelucrează angajarea și concedierea lucrătorilor, sunt înregistrate toate carnetele de muncă acceptate de la salariați la aderare, ca precum și carnetele de muncă și inserțiile în acestea, indicând seria și numerele eliberate din nou angajaților.

La primirea unui carnet de muncă în legătură cu concedierea, angajatul semnează pe cardul personal și în cartea de înregistrare a mișcării cărților de muncă și se inserează în acestea.

Carnetul de chitanță și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor carnetului de muncă și a inserțiilor din acesta și carnetul de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea trebuie să fie numerotate, dantelate, certificate prin semnătura șefului organizației și de asemenea sigilat cu un sigiliu de ceară sau sigilat.

42. Formularele carnetului de muncă și inserția acestuia se păstrează în organizație ca documente de strictă responsabilitate și se eliberează persoanei responsabile cu ținerea carnetelor de muncă la cererea acestuia.

La sfârșitul fiecărei luni, persoana responsabilă cu menținerea carnetelor de muncă este obligată să depună la departamentul de contabilitate al organizației un raport cu privire la disponibilitatea formularelor de carnet de muncă și a inserțiilor din acestea și a sumelor primite pentru carnetele de muncă emise și inserțiile în acestea. , cu atașarea ordinului de primire a casieriei organizației. Formularele de carte de muncă și inserția din acesta care sunt deteriorate la completare sunt supuse distrugerii și se întocmește actul corespunzător.

43. Carnetele de muncă și duplicatele cărților de muncă neprimite de angajați la concediere sau în cazul decesului unui salariat de către rudele sale apropiate se păstrează până la cererea angajatorului (într-o organizație sau de către o persoană fizică care este antreprenor individual) în conformitate cu cerințele de păstrare a acestora stabilite de legea Federației Ruse în materie de arhivă.

44. Angajatorul este obligat să aibă în permanență în stoc numărul necesar de formulare de carte de muncă și inserări în acesta.

VII. Responsabilitatea pentru respectarea procedurii de mentinere a carnetelor de munca

45. Responsabilitatea pentru organizarea muncii de întreținere, păstrare, evidență și eliberare a carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea revine angajatorului.

Responsabilitatea pentru mentinerea, pastrarea, inregistrarea si emiterea carnetelor de munca revine unei persoane special autorizate, desemnata prin ordin (instructaj) al angajatorului.

Pentru încălcarea procedurii de păstrare, înregistrare, stocare și eliberare a cărților de muncă stabilite prin prezentele reguli, funcționarii poartă responsabilitatea stabilită de legislația Federației Ruse.

VIII. Producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori

46. ​​​​Producerea formularelor de carte de muncă și inserarea în acesta și furnizarea acestora către angajatori pe bază de plată se efectuează în modul aprobat de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse.

Formularele carnetului de muncă și inserția acestuia au gradul de protecție corespunzător.

47. La eliberarea unui carnet de muncă sau a unui insert la acesta unui salariat, angajatorul percepe acestuia un onorariu, al cărui cuantum este determinat de cuantumul cheltuielilor pentru dobândirea acestora, cu excepția cazurilor prevăzute la alin. 34 și prezentele Reguli. .

48. În cazul în care completarea inițială a carnetului de muncă sau inserția din acesta este incorectă, precum și dacă acestea sunt deteriorate din vina salariatului, costul formularului deteriorat este plătit de angajator.

Cartea de lucru reflectă întreaga biografie de lucru a unei persoane. Efectuarea de înscrieri în acesta, precum și stocarea și eliberarea acestuia către un angajat la concediere, sunt strict reglementate de legislația Federației Ruse în 2016 și este necesar să se respecte aceste reguli pentru menținerea cărților de muncă.

Reglementarea legislativă a problemelor de evidență a muncii

Un manager de resurse umane începător sau un contabil care întâlnește pentru prima dată înregistrările de muncă ale angajaților trebuie neapărat să știe ce prevederi legale reglementează manipularea acestora.

Carnetul de muncă este o formă stabilită prin Reguli cu gradele de protecție corespunzătoare, indicând seria și numărul de 20 de tălpi, ale căror pagini sunt numerotate și au secțiuni în care se înscriu înregistrări de tipul corespunzător (informații despre angajat așa-numita pagină de titlu), informații despre lucrare, informații despre premii).

Dacă secțiunile „Informații despre muncă” sau „Informații despre premii” s-au încheiat, atunci se adaugă o inserție în cartea de lucru. Forma, forma și întreținerea acestuia sunt supuse unor cerințe similare cu cele pentru cartea de muncă în sine.

Angajatorul este obligat să furnizeze în mod constant numărul necesar de formulare de carte de muncă și inserții în acestea (clauza 44 din Reguli).

Formularele de cărți de muncă și inserturile trebuie achiziționate de către angajator central de la distribuitorii oficiali autorizați de GOZNAK (lista acestora este publicată pe site-ul GOZNAK).

Forme similare pot fi găsite în magazinele de papetărie și chioșcurile care vând materiale tipărite către public, dar astfel de vânzări nu sunt legale. Întrucât nu există garanții privind autenticitatea acestora și respectarea cerințelor reglementărilor, angajatorul nu are dreptul să solicite unui angajat nou angajat să aibă în mâini formularul achiziționat la chioșc. În plus, este ilegal să o acceptăm de la un angajat pentru finalizare ulterioară și nu recomandăm să faceți acest lucru pentru a evita alte probleme.

Autenticitatea formularului de carte de muncă poate fi verificată prin compararea seriei și numărului cu anul emiterii, precum și a formularului stabilit prin aceeași Hotărâre de Guvern care a aprobat Regulamentul.

Caiet de lucru - formular strict de raportare

Atât carnetele de muncă acceptate de la angajați, cât și formularele și inserțiile lor goale sunt supuse unei contabilități stricte atunci când sunt stocate de angajator (acest lucru este discutat în secțiunea a șasea din Reguli).

În aceste scopuri, jurnalele contabile trebuie ținute în formele stabilite:

• carnetul de chitanțe și cheltuieli pentru contabilizarea formularelor și inserțiile din carnetul de muncă;
• o carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserții în acestea.

Ambele cărți trebuie să fie dantelate și numerotate, certificate prin semnătura șefului organizației și sigilate cu un sigiliu de ceară (sigilat) - acest lucru este menționat în paragraful 41 din Reguli.

Caietul de chitanțe și cheltuieli pentru formularele contabile este ținut de departamentul de contabilitate al organizației și reflectă toate operațiunile de primire și cheltuire a formularelor de carnet de muncă (se introduce în el) indicând seria și numărul formularului.

Registrul de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă este ținut de ofițerii de cadre. Înregistrează informații despre acceptarea și eliberarea la concediere a tuturor carnetelor de muncă ale angajaților și a inserțiilor din acestea, atât acceptate de la angajați la angajare, cât și eliberate din nou angajaților. Totodată, seria și numărul acestora trebuie să fie indicate în cartea contabilă, precum și semnătura salariatului la primirea carnetului de muncă la concediere.

Funcționar al organizației responsabilă cu evidența muncii

Legea obligă direct angajatorul să organizeze corect munca cu carnetele de muncă.

Contabilitatea strictă a acestor documente în organizație necesită prezența unui funcționar special autorizat - o persoană responsabilă cu menținerea, stocarea, înregistrarea și emiterea cărților de muncă.

O astfel de persoană este numită prin ordin sau instrucțiuni ale angajatorului. În mod obișnuit, o astfel de responsabilitate este atribuită unui anumit angajat HR sau contabil care este direct implicat în evidențele de muncă.

Ordinul este emis sub orice formă formularea sa poate arăta, de exemplu, astfel: „Să desemneze inspectorul departamentului de resurse umane, Anna Nikolaevna Petrova, ca persoană responsabilă cu menținerea, stocarea, înregistrarea și emiterea cărților de muncă.” Sunt indicate numărul comenzii, data, precum și numele complet, funcția și, bineînțeles, semnătura managerului.

Procedura de mentinere a carnetelor de munca

Se acordă o mare importanță procedurii de înscriere în carnetele de muncă ale lucrătorilor, astfel încât acestea trebuie făcute strict conform regulilor stabilite.

Procedura de menținere a carnetelor de muncă este reglementată de Instrucțiunea menționată mai sus, care conține standarde de păstrare a cărților de muncă.

Instrucțiunile reglementează toate etapele posibile de completare a acestui document, începând cu modul de introducere corectă a informațiilor despre angajat (pe pagina de titlu), evidențe de muncă și transferuri, premii și stimulente, concediere, invalidarea înregistrărilor și terminând cu probleme de pregătirea unui duplicat.

De remarcat faptul că de la publicarea Instrucțiunii nu au fost aduse modificări fundamentale ale acesteia. Prin urmare, Instrucțiunile pentru menținerea carnetelor de muncă în 2015-2016 nu diferă în nicio caracteristică față de perioadele anterioare.

Cum se păstrează o carte de muncă

Întrucât formularul de carte de muncă este un document de strictă responsabilitate, iar carnetul de muncă completat conține și datele personale ale angajatului, legea impune angajatorului obligația de a-l stoca corect.

Am vorbit mai sus despre înregistrarea înregistrărilor de lucru în cărți speciale, acum să vorbim despre stocarea lor.

Nici Codul Muncii al Federației Ruse, nici Regulile, nici Instrucțiunile nu conțin reguli cu privire la locul în care ar trebui să fie depozitate cărțile de muncă. Adică, nu există reguli speciale de stocare pentru înregistrările de lucru.

Prin urmare, ar trebui să vă referiți la normele privind fluxul documentelor (actualul „TEXT privind documentele și fluxul documentelor în contabilitate”, aprobat de Ministerul de Finanțe al URSS la 29 iulie 1983 N 105).

Acesta prevede că formularele stricte de raportare trebuie păstrate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a asigura siguranța acestora (clauza 6.2). Nu există informații despre dacă un astfel de seif ar trebui să fie ignifug și dacă ar trebui instalate bare pe ferestrele camerei.

Astfel, evidențele de muncă ar trebui păstrate într-un mod care să le asigure siguranța și să împiedice accesul persoanelor neautorizate la ele.

Perioadele de păstrare a dosarelor de muncă

Angajatorul ține permanent carnetele de muncă ale tuturor angajaților cu normă întreagă, cu excepția lucrătorilor cu normă parțială.

Acestea se eliberează numai la concedierea unui salariat (încetarea unui contract de muncă cu acesta din orice motiv), sau temporar pentru depunerea la autoritățile de asigurări sociale (de securitate) în conformitate cu art. 62 din Codul Muncii al Federației Ruse, la cererea scrisă a angajatului.

Pot exista situații în care carnetele de muncă ale angajaților decedați rămân la angajator.

Potrivit clauzei 37 din Reguli, în cazul decesului unui angajat, un carnet de muncă (cu o înscriere în ea despre încetarea contractului de muncă conform clauzei 6, partea 1, articolul 83 din Codul Muncii al Federația Rusă) este predat uneia dintre rudele sale împotriva unei chitanțe în cartea de înregistrare a mișcării cărților de muncă sau trimis prin poștă la cererea scrisă a uneia dintre rude.

Adică, angajatorul ar trebui să notifice rudele unui astfel de angajat despre necesitatea obținerii carnetului de muncă sau să fie de acord să-l trimită prin poștă.

Dacă dintr-un motiv oarecare cartea de muncă a unui angajat decedat rămâne la angajator, atunci ar trebui să fie păstrată permanent în organizație până când poate fi revendicată de rude.

Perioada de valabilitate a carnetelor de muncă care nu au fost revendicate este de 75 de ani (clauza 664 din Lista documentelor tip de arhivă de gestiune generate în derularea activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată prin Ordin al Ministerul Culturii al Rusiei din 25.08.2010 N 558).