Exemple de documentație primară. Caracteristici ale întocmirii documentelor contabile primare

Toate tranzacțiile economice și financiare care au loc la o anumită întreprindere sunt reflectate în obiecte materiale cu informații înregistrate. Acestea sunt documente contabile, fără de care este imposibil să se înregistreze vreo activitate. Ele sunt veriga principală în sistemul de control asupra legalității operațiunilor, a circulației mărfurilor și a bunurilor materiale, a siguranței proprietății, a produselor finite și a circulației fondurilor.

Promptitudinea și corectitudinea pregătirii lor afectează în mod direct calitatea generală a implementării contabilitate. Fluxul documentelor în contabilitate este deplasarea documentelor de la începutul întocmirii lor până la finalizarea completă a execuției. Este reglementat de un program special de pregătire și transmitere a documentației și depinde de numărul de operațiuni eterogene efectuate în procesul activităților economico-financiare. Cu cât există mai multe ateliere, secțiuni și tipuri de produse într-o întreprindere, cu atât mai multe număr mai mareîn ea vor fi implicate diverse documente.

Există mai multe tipuri de documente contabile: primare (contabile), organizatorice și administrative, statistice. Documentele cu informații înregistrate în ele asigură acumularea, siguranța, transferabilitatea și utilizarea reutilizabilă a acestora. Ei fac contabilitatea.

Cele mai comune documente contabile:

Declarații, chitanțe și ordine de cheltuieli pentru plata banilor de la casieria întreprinderii;

Ordine de plata;

Bonuri de vânzare, facturi și facturi;

Procuri, acorduri;

Certificate de lucrare finalizată și de recepție și transfer de mărfuri;

Documentatie pentru emiterea bunurilor materiale;

Directive, ordine, acte de audit, note explicative și procese-verbale ale ședințelor, scrisori oficiale, acte ale comisiilor.

Toate diferă prin natură. Prin semnarea documentelor contabile, fiecare angajat își asumă responsabilitatea pentru corectitudinea execuției, oportunitatea operațiunii și fiabilitatea informațiilor reflectate în acestea.

Documentele contabile pot fi împărțite în 3 grupe:

Inbox;

Căsuță de ieșire;

Intern.

Documentele primite ajung într-un singur flux de documente și sunt procesate de un angajat special. După primirea și verificarea corectitudinii pregătirii și executării (prezența unui sigiliu și a semnăturilor), acestea sunt sortate în neînregistrate și înregistrate și trimise la departamentele corespunzătoare. În general, documentele contabile nu sunt înregistrate. Departamentul de contabilitate primește și o mulțime de date de la alții diviziuni structurale.

Prelucrarea ulterioară a mijloacelor de informare are propriile sale specificități. Documentele primite sunt transferate angajatului căruia i se atribuie domeniul de lucru corespunzător (materiale sau statul de plată etc.).

Angajatul verifică completitatea și corectitudinea înregistrării, acuratețea completării detaliilor, legalitatea tranzacției și legarea logică a indicatorilor. Documentele acceptate sunt sistematizate în ordine cronologică(pe date) și se întocmesc în situații cumulative sau în

Ordinea formei de evidență a documentelor contabile cumulative este determinată în instrucțiunile contabile.

Înregistrarea informațiilor organizatorice și administrative se realizează conform regulilor de întocmire a documentelor oficiale.

Verificarea și trimiterea datelor de ieșire se realizează într-un flux general prin secretariat sau birou.

La trimitere, ei verifică corectitudinea documentului (prezența datei, sigiliul, semnătura, toate paginile, destinatarul corect).

Fluxul de documente în organizații este o parte integrantă a proceselor de afaceri. Documentele contabile sunt concepute pentru a înregistra în scris toate evenimentele care au loc la întreprinderi care afectează problemele de lucru.

Esența și sensul documentelor contabile

Cerințele legislative, în special prevederile Legii contabilității, fac obligatorie documentarea tuturor evenimentelor din sfera economică. Documentele contabile sunt folosite pentru a confirma finalizarea oricăror tranzacții și servesc drept dovezi scrise ale proceselor în curs.

Un document contabil este o formă în care evenimentele curente, evaluarea acestora și alte criterii care disting o tranzacție comercială pot fi înregistrate.

După tip, documentele financiar-contabile și scopul acestora pot fi clasificate după cum urmează:

1. Administrativ. Pe baza acestora, tranzacțiile comerciale nu sunt înregistrate. Aceste documente acționează ca instrucțiuni pentru efectuarea anumitor acțiuni. Acest grup include comenzi și instrucțiuni de la conducere.
2. Exculpator - confirma finalizarea tranzacțiilor efective în activitățile curente ale companiei. Ele stau la baza realizării înregistrărilor, de exemplu, acte de acceptare și transfer de valori, facturi pentru ștergere, mișcare internă. Adesea prezența lor trebuie confirmată prin documente administrative.
3. Documentele contabile sunt concepute pentru a simplifica procedura contabilă. Sunt diverse declarații, certificate contabile care explică procedura de efectuare a acțiunilor și oportunitatea acestora.
4. Documentele combinate poartă în același timp caracteristicile documentelor administrative și a celor cu titlu justificativ. Ele servesc ca bază pentru apariția unei tranzacții comerciale și, de asemenea, conțin o indicație a finalizării acesteia. ÎN în acest caz, Ca exemplu, putem lua în considerare documentele de numerar (comandă de numerar pentru cheltuieli).

Ce se aplică documentelor contabile

Documentele care reglementează contabilitatea se formează după ordinea în care au fost întocmite, adică sunt împărțite în primare și consolidate. Documentele stau la baza efectuării înregistrărilor contabile contabilitate primară. Acestea pot fi generate direct la întreprindere sau pot fi primite din exterior - de la furnizori, cumpărători și alte contrapărți. Principalele documente contabile aferente celor primare sunt facturile, plata, numerarul, documentele bancare si alte documente. Rapoartele de sinteză sunt întocmite pe baza datelor primare și conțin informații generalizate.

După conținutul lor, ele pot prelua valori materiale și bănești. Partea materială reflectă prezența și mișcarea mărfurilor și a altor obiecte de valoare. De exemplu, actele de acceptare și transfer, facturile pentru eliberarea mărfurilor oferă o idee exactă a tipurilor și cantităților de proprietate mutate. Se oferă, de asemenea, o estimare a costurilor operațiunii efectuate.

Unele lucrări se referă exclusiv la cele de decontare. Vorbim de fișe de plată, ordine de numerar, extrase de cont. Informațiile pe care le transportă sunt exclusiv de natură financiară - statutul decontărilor cu contractanții, salariile angajaților.

Până de curând, a rămas cerința privind utilizarea obligatorie a formularelor unificate în contabilitate. Intrarea în vigoare a Legii nr. 402-FZ privind contabilitatea oferă conducerii organizațiilor posibilitatea de a dezvolta în mod independent forme de documente primare. Dar, în același timp, rămân unele cerințe pentru prezența detaliilor obligatorii. Adică, în contabilitatea primară, singurul document contabil valabil este un formular care reflectă următoarele informații:

• denumirea și data întocmirii formularului;
• detalii despre entitate comercială;
• conținutul operațiunii și caracteristicile acesteia în termeni monetari și cantitativi;
• semnăturile persoanelor responsabile.

La ce sunt folosite documentele contabile?

Pentru organizații și chiar antreprenori, importanța documentelor contabile este mare. Ele nu servesc doar ca confirmare a faptului împlinit activitate economică, dar ajută și la determinarea situației financiare actuale a companiei. Pe baza acestora, subiecții efectuează calcule fiscale, în timp ce reducerea bazei de impozitare este posibilă doar dacă au documente corect întocmite din punct de vedere al legislației.

Absența documentelor, certificatelor și declarațiilor primare necesare poate crea ulterior multe probleme organizației, ridicând întrebări suplimentare din partea autorităților de reglementare. Adesea, acest fapt servește drept bază pentru recalcularea bazei de impozitare.

Ce documente contabile ar trebui să aibă un SRL pentru a asigura funcționarea continuă a întreprinderii? În funcție de specificul lucrării, acestea sunt documente care reglementează activitățile întreprinderii - ordine, instrucțiuni, politici contabile. Confirmarea faptelor privind veniturile primite și cheltuielile efectuate sunt facturi, facturi, fișe de salariu cu personalul, precum și alte numerar și documente bancare. Pentru simplificarea procedurii contabile, sunt utilizate pe scară largă cifra de afaceri și situațiile cumulative care conțin informații generale despre tranzacțiile omogene.

Transferul documentelor și perioada de depozitare

Având în vedere că rolul și semnificația documentelor contabile sunt de netăgăduit pentru fiecare entitate comercială, deplasarea și stocarea acestora trebuie, de asemenea, să fie supusă unor reguli.

Organizațiile întocmesc în mod independent un program al fluxului de documente primare, care include următoarele etape:

• recepție sau înregistrare;
• prelucrare;
• depozitare;
• transfer în arhivă.

Programul specificat trebuie să conțină momentul optim privind prelucrarea datelor primite. Dacă este necesar, sunt permise ajustări la perioadele stabilite.

Depozitarea documentelor primare este asigurată de angajații serviciului de contabilitate. În același timp, la schimbarea persoanelor responsabile, este necesar să se întocmească un act de acceptare și transfer de documente contabile, un eșantion din care este elaborat ținând cont de caracteristicile companiei. Dar, în același timp, este necesar să se creeze un registru detaliat al documentelor contabile atunci când se transferă cazuri, un eșantion din care va oferi informații complete despre volumul tranzacțiilor existente.

Perioada de stocare a documentelor variază în funcție de scopul acestora. Informațiile care furnizează date privind calculele fiscale trebuie să fie disponibile pentru cel puțin 4 ani. Formularele de informații ale angajaților completate sunt păstrate până la 75 de ani.

Registrul documentelor contabile la transferul cazurilor (eșantion)

Toate tranzacțiile comerciale efectuate la întreprindere trebuie să fie documentate. Pentru fiecare operațiune trebuie întocmite documente justificative corespunzătoare. documente primare contabilitate.

Documente contabile primare - ce se aplică acestora?

Contabilitatea primară documente contabile sunt împărțite în administrative și exculpatorii.

Primele includ, în primul rând, diverse tipuri de instrucțiuni, ordine pentru a efectua tot felul de operațiuni. De regulă, aceste formulare sunt aprobate de conducerea întreprinderii.

Documentele justificative includ documente care confirmă faptul tranzacției.

De asemenea, formularele administrative și de achitare pot fi combinate într-un singur document contabil, care va conține atât ordin de efectuare a unei acțiuni, cât și confirmarea executării acestei acțiuni.

Documentele contabile justificative pot fi altfel numite documente contabile primare. Formularele contabile primare sunt prima dovadă a unei tranzacții și sunt obligatorii pentru reflectarea tranzacției în contabilitate. Toate înregistrările contabile ar trebui să fie reflectate numai după ce a fost primit un document justificativ corect executat. O regulă importantă de reținut este: „Fără document - fără postare!”

Este important nu numai să aveți un formular de achitare, ci și să îl formatați corect. Prezența erorilor îl poate face invalid, prin urmare, atunci când primiți orice formular, asigurați-vă că verificați toate rândurile pentru a vă asigura că sunt completate corect. Este imperativ să se verifice prezența semnăturilor persoanelor responsabile și prezența unui sigiliu, iar acesta trebuie să fie clar și lizibil. Doar cu o înregistrare corespunzătoare poți fi sigur că în viitor nu vei avea probleme cu autoritățile de control. Documentele primare executate corect în contabilitate trebuie să conțină un anumit set de detalii.

Detalii obligatorii ale documentelor primare:

• denumirea și codul formularului;
• data întocmirii;
• numele organizației;
• tipul de tranzacție comercială și conținutul acesteia;
• măsuri naturale și monetare de funcționare;
• semnăturile persoanelor responsabile.

Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei a stabilit forme unificate de documente primare care trebuie utilizate la înregistrarea tranzacțiilor comerciale.

Formele standard ale documentelor contabile primare sunt utilizate pentru înregistrarea tranzacțiilor cu numerar, pentru active fixe, active necorporale, stocuri, tranzacții comerciale, precum și tranzacții legate de.

Dacă este necesar să se facă modificări la formularele unificate existente, să le completeze cu detalii și linii necesare, atunci întreprinderea trebuie să emită o comandă sau o comandă pentru a introduce detalii suplimentare. La schimbarea formei standard a documentului contabil primar, merită să rețineți că nu puteți șterge detaliile existente, le puteți doar completa.

Dacă un formular unificat nu este aprobat pentru niciun document contabil primar, atunci organizația dezvoltă în mod independent un formular convenabil pentru ea însăși, în acest caz, principalele cerințe pentru formularele modificate sunt prezența în ele a tuturor detaliilor obligatorii indicate mai sus.

Dreptul de a semna documente primare poate fi atribuit numai unui anumit cerc de persoane, a căror listă de nume și funcții trebuie să fie reflectată în documentul corespunzător pentru dreptul de a semna un anumit document (de exemplu, puteți descărca un exemplu de putere de avocat din link).

Dacă se comite o eroare într-un document contabil primar deja completat, aceasta poate fi editată dacă nu este un formular de numerar sau bancar. Pentru acestea din urmă, nu sunt permise corecții. Dacă se comit erori în formularele monetare, atunci un astfel de formular este tăiat și aruncat, după care este completat. formă nouă. Exemple de formulare care nu permit corecții includ ordinele de numerar primite și ieșite, cecurile de numerar și anunțurile pentru contribuții în numerar.

Corectările în documentele contabile primare se efectuează după cum urmează: trebuie să bifați datele incorecte și să scrieți în partea de sus informațiile corecte trebuie să indicați data modificării și semnătura; Corecțiile trebuie convenite cu persoanele care au compilat această formăși cei care l-au semnat. La aprobare, lângă corectare, trebuie să indicați sintagma: „corectat și convenit”.

Documente contabile primare. Prelucrare

La sosirea la întreprindere, documentele contabile primare sunt verificate pentru corectitudine: dacă toate rândurile sunt completate, dacă sumele sunt calculate corect, dacă există semnături și sigilii, dacă toate detaliile sunt introduse corect. După aceasta, formularul trebuie înregistrat în reviste speciale. De exemplu, un formular de salarizare T-53 este înregistrat în registrul de salarizare, formularul T-53a, iar ordinele de numerar de intrare și de ieșire sunt înregistrate în registrul de documente de numerar de intrare și de ieșire, formular KO-3. După înregistrare, documentele sunt transferate spre depozitare către departamentul de contabilitate, unde sunt depuse în dosarele corespunzătoare și stocate acolo pentru o anumită perioadă de timp. După o anumită perioadă de timp, documentul este transferat în arhivă. Perioada de păstrare a documentelor primare este determinată și reglementată de legislația arhivistică. Stocarea și sistematizarea documentelor contabile la o întreprindere se numește flux de documente. Citiți mai multe despre stocarea și distrugerea documentelor.

Se numește legea care stabilește condițiile de păstrare a documentelor contabile primare Legea federală din 22 octombrie 2004 Nr. 125-FZ „Despre arhivarea în Federația Rusă”.

Șeful organizației este responsabil pentru organizarea corectă a depozitării și distrugerii. Contabilul-șef este responsabil pentru siguranța și executarea corectă a documentelor.

Pe site-ul nostru puteți descărca multe formulare și spații libere ale documentelor contabile primare în secțiunea „”, unde veți găsi atât formulare goale, cât și mostre de completare cu scurte recomandări de executare. Pentru a facilita găsirea formularului de care aveți nevoie, acestea sunt împărțite în secțiuni pe care le puteți înțelege cu ușurință și găsiți formularul de care aveți nevoie.

Lecție video. Ștergerea documentelor în 1C Accounting: instrucțiuni pas cu pas

Lecție video practică despre ștergerea documentelor în 1C Accounting 8.3. Dirijată de Olga Likina: expert al site-ului „Contabilitate pentru manechin”, contabil salariile M.video management LLC. Lecția acoperă instrucțiuni pas cu pas pentru ștergerea documentelor.

Lecție video „Cum să întocmești documentația principală pentru o întreprindere”

Urmăriți lecția video de la profesorul site-ului „Contabilitatea pentru manechin” N.V. Gandeva.

În timpul activității sale, orice entitate comercială (antreprenor individual sau SRL) dobândește un număr mare de documente: înregistrare, contabilitate, raportare, personal, permise, documente justificative și de confirmare. Și deși este secolul 21, iar managementul documentelor electronice a fost mult timp integrat în practica de afaceri, documentele în format hârtie sunt încă o valoare de neînlocuit. Perioada de valabilitate a unora dintre ele este de 75 de ani, după cum se spune, manuscrisele nu ard.

Bineînțeles, nu ne preocupă valoarea istorică a documentelor organizației, ci faptul că lipsa actelor necesare, în special pentru contabilitate și personal, poate crea dificultăți la trecerea inspecțiilor și poate duce la sancțiuni financiare, cu alte cuvinte , amenzi. Pentru a evita pierderile financiare, vă sfătuim să verificați din când în când setul complet de documente necesare sau să încredințați această verificare specialiștilor:

Obligația de a colecta și păstra documentele unei organizații este stabilită prin Legea nr. 125-FZ din 22 octombrie 2004 „Cu privire la afacerile arhivistice în Federația Rusă„Conform acesteia, organizațiile și întreprinzătorii individuali sunt obligați să asigure siguranța documentelor de arhivă, inclusiv a evidențelor personalului. Lista documentelor de arhivă este dată în Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 N 558, acesta este format din 12 secțiuni și conține 1003 articole.

Nu toate sunt legate de activitatea antreprenorială, așa că vă sugerăm să vă verificați bagajele de documentare cu minimul necesar pe care trebuie să îl aibă organizațiile și antreprenorii individuali.

Documentele de înregistrare ale organizațiilor și ale antreprenorilor individuali

Să începem cu actele cu care, de fapt, începe viața unei persoane juridice sau dobândirea statutului de antreprenor individual de către o persoană fizică. Lista documentelor de înregistrare pentru o organizație este considerabil mai mare decât pentru un antreprenor individual:

1. . Astăzi acesta este singurul. Dacă s-au făcut modificări la statut, este recomandabil să păstrați edițiile sale anterioare cu mențiunea „invalid din cauza adoptării unei noi ediții a chartei cu data de ___”.
2. sau despre crearea unui SRL. Totul este clar aici - acest document este o expresie a voinței fondatorilor de a crea o persoană juridică.
3. . Lista trebuie să conțină informații actuale despre fiecare participant (detalii pașaport individual sau datele organizației), mărimea și valoarea cotei fiecărui participant, informații despre plata acestuia. Dacă există acțiuni deținute de compania însăși, atunci sunt indicate și informații despre acestea.
4. Certificat de înregistrare de stat persoană juridică sau întreprinzător individual.
5. Certificat de înregistrare la organul fiscal (pentru antreprenori individuali și SRL).
6. Fișa de înscriere în Registrul unificat de stat al persoanelor juridice (pentru SRL) sau în Registrul unificat de stat al antreprenorilor individuali (pentru antreprenorii individuali). Din iulie 2013, confirmarea înregistrării de stat este foaia de înscriere în Registrul unificat de stat al persoanelor juridice (sau în Registrul unificat de stat al antreprenorilor individuali). Anterior, acest document era numit Certificat de intrare. În ceea ce privește extrasele din Registrul Unificat de Stat al Entităților Juridice (USRIP), nu este nevoie să le stocați. De obicei o bancă, un notar, contrapărți etc. Ei solicită un extract care nu are mai mult de o lună, așa că, dacă este necesar, trebuie să îl obțineți din nou de fiecare dată.
7. Scrisoare cu informații despre codurile statistice (pentru antreprenori individuali și SRL-uri). Puteți obține aceste informații fără a contacta personal autoritățile de statistică, ci printr-un formular de pe site-ul oficial al Rosstat. Puteți găsi codurile dvs. de statistici. Doar imprimați o pagină de pe site cu codurile dvs. Băncile acceptă și ele un astfel de document, dar dacă doriți, puteți primi și un document oficial cu sigiliul autorităților regionale de statistică.

Documente ale organizației care confirmă adresa sa legală

La deschiderea unui cont bancar, banca va solicita organizației client „informații despre prezența sau absența la locația sa a unei persoane juridice și a organului său de conducere permanent”. Confirmarea organizației poate fi următoarele documente (opțional):

• Certificat de proprietate asupra sediului în care se află SRL (dacă proprietarul este fondatorul);
• Contractul de închiriere și certificatul de recepție și transfer al spațiului, precum și o copie a certificatului de proprietate asupra imobilului, certificată de locator;
• Consimțământul proprietarului de a înregistra un SRL la adresa de domiciliu și o copie a certificatului de proprietate a sediului.

Astfel de documente sunt solicitate și de autoritățile fiscale (în timpul înregistrării inițiale a unui SRL și a modificărilor ulterioare ale Registrului unificat de stat al persoanelor juridice) și autoritățile de licențiere. Pentru antreprenorii individuali, nu există documente speciale care să confirme adresa acestuia. Este suficientă o copie a înregistrării în pașaport.

Documente de autorizare ale organizațiilor și ale antreprenorilor individuali pentru anumite tipuri de activități

Aceasta se referă la acele tipuri de activități care necesită documente suplimentare de la serviciile guvernamentale:

• Licente pentru ;
• (pentru firme de constructii);
• Confirmarea că ați depus o notificare de începere a activității (în cazurile prevăzute la art. 8 din Legea nr. 294-FZ din 26 decembrie 2008);
• Autorizații de la SES și Serviciul de Pompieri de Stat (pentru magazine, unități de alimentație publică și hoteluri);
• Certificate eliberate pentru produsele sau serviciile dvs. etc.

Documente contabile și de raportare ale organizațiilor și ale antreprenorilor individuali

Contabilitatea și raportarea pot fi contabile și fiscale. Puteți afla cum diferă unul de celălalt. Aici ne vom limita la faptul că contabilitatea este obligatorie doar pentru organizații, iar contabilitatea fiscală este efectuată de toți contribuabilii (inclusiv SRL-urile și antreprenorii individuali). Pe baza acestui fapt, lista de documente a organizației este mult mai semnificativă decât cea a unui antreprenor individual, datorită situațiilor financiare.

La documentele contabile ale organizației include:

• Registre contabile (registru general, jurnale de ordine, ordine memoriale, jurnal de tranzacții de cont, extrase de afaceri și situații cumulate, registre de contabilitate, liste de inventar etc.);
• Extrase contabile ( bilanţuri, situații de profit și pierdere, note explicative);
• Planul de conturi de lucru;
• Politica contabila;
• Corespondenta pe probleme de contabilitate.

Documente legate de contabilitatea fiscală(care este condus atât de organizații, cât și de antreprenori individuali) includ:

• Declarații fiscale;
• Cărți de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor;
• Facturi;
• Cărți de cumpărare și cărți de vânzare;
• Documente care confirmă pierderea fiscală, a cărei valoare a fost reportată în perioadele viitoare;
• Acte de reconciliere cu Serviciul Fiscal Federal și certificate de situație a decontărilor cu bugetul.

Unde să păstrați documentele organizației și ale antreprenorilor individuali?

Dacă există puține documente, atunci cea mai ușoară cale este să vă creați propria arhivă - depozitați-le într-un seif (dulap ignifug) sau alocați o cameră separată pentru arhivă. Legea nu prevede cerințe specifice pentru proiectarea arhivei, principalul lucru este ca aceasta să își îndeplinească funcția de colectare și stocare a documentelor.

Documentele din ultimii trei ani, precum și cele care sunt solicitate în mod constant în muncă (cel mai adesea, înregistrare) constituie așa-numita arhivă operațională, prin urmare nu sunt stocate pentru stocare pe termen lung. Documentele păstrate timp de cel mult cinci ani, la expirarea perioadei de păstrare, trebuie distruse prin ardere sau tăiere într-un tocator.

Alte documente cu termen de valabilitate mai mare de cinci ani trebuie depuse. Pentru a face acest lucru, ele sunt depuse în volume cu cel mult 250 de coli într-un singur volum. Fiecare filă a volumului este numerotată și se întocmește un inventar intern și copertă. Documentele pot fi, de asemenea, transferate spre păstrare către organizații specializate de arhivă, dar acest lucru are sens dacă există un număr mare de ele.

Responsabilitatea pentru siguranța documentelor organizației și antreprenorilor individuali

Este necesară stocarea documentelor de mai sus, în primul rând, în interesul omului de afaceri însuși, deoarece absența acestora face ca activitatea antreprenorială să fie foarte dificilă (sau chiar imposibilă). Însă și sancțiunile, sub formă de amenzi, sunt prevăzute de lege.

Astfel, pentru absența documentelor primare pentru o perioadă fiscală, funcționarilor li se aplică o amendă de 10 mii de ruble, iar dacă aceasta duce la o subestimare a bazei de impozitare, atunci amenda va fi de cel puțin 40 de mii de ruble.

Ce să faci dacă se pierd documentele? Documentele de înregistrare pierdute (certificatele de înregistrare de stat și de înregistrare fiscală) sau Carta poate fi restaurată contactând biroul fiscal cu o cerere de eliberare a unui duplicat certificat sau a unei copii a Cartei.

În cazul în care documentele contabile sau de personal ale unei organizații sau ale unui antreprenor individual se pierd, ar trebui creată o comisie care să investigheze motivele. Faptul de furt de documente trebuie confirmat printr-un certificat de politie; dezastre naturale- adeverință de la Ministerul Situațiilor de Urgență; inundații - un certificat de la Oficiul pentru Locuințe etc.

În continuare, documentele a căror perioadă de stocare nu a expirat vor trebui restaurate. Pentru documentele legate de calcularea și plata impozitelor, trebuie să contactați fiscul, iar pentru plata contribuțiilor, respectiv, la fonduri. Puteți obține copii ale extraselor de cont și copii ale documentelor de plată de la bancă. Puteți contacta contrapărțile dumneavoastră cu o solicitare de a trimite copii ale contractelor, actelor, bonurilor de livrare și facturilor.

Contabilitatea primară este dovada documentară a încheierii anumitor tranzacții comerciale.

O astfel de dovadă documentară are putere juridică deplină. Principalul său instrument este documentele contabile primare.

Forme și tipuri de documente primare

În funcție de tipul de tranzacție care trebuie reflectată, documentele contabile primare pot avea o formă standard sau specializată.

Prima formă de documente contabile primare este utilizată la înregistrarea tranzacțiilor comerciale omogene, care sunt tipice pentru majoritatea întreprinderilor din una sau mai multe industrii.

Mai simplu spus, pentru operațiunile de rutină pe care le desfășoară majoritatea organizațiilor din țara noastră.

O uniformă specializată este necesară pentru operațiunile înalt specializate

Documentele primare includ:

• ordine de plata,
• încasări de numerar și ordine de debit,
• borderouri,
• facturi etc.

Orice document primar trebuie să includă următoarele:

Reguli de completare a documentelor primare

Toate documentele contabile primare trebuie completate clar și corect.

1. Este permisă folosirea pixurilor, a pixurilor cu cerneală, a echipamentelor informatice și a unei mașini de scris.
2. Documentele primare trebuie întocmite chiar în momentul în care este planificată o tranzacție comercială.
3. În unele cazuri (când există motive obiective pentru aceasta) documentele necesare poate fi creat imediat după operație.

Astăzi, majoritatea organizațiilor folosesc formulare standard gata făcute pentru documentele primare: facturi, comenzi, facturi, cupoane, extrase de cont etc.

Documentele contabile primare sunt împărțite în două tipuri: externe și interne.

Documentele externe vin organizației (firmei) din exterior.

Expeditorul poate fi agenții guvernamentale, organizații de nivel superior, bănci, inspectorate fiscale (în acest caz acestea sunt deja documente contabile fiscale primare), fondatori, furnizori, cumpărători etc.

Ele sunt compilate conform unui formular standard.

Un exemplu de document contabil extern ar putea fi o factură de la un furnizor, un ordin de plată, o cerere de plată, un ordin-cerere de plată etc.

Documentele contabile interne sunt create exclusiv în cadrul organizației

La rândul lor, documentele contabile interne sunt împărțite în următoarele tipuri de documente primare:

1. administrativ. Tip de documente care conțin anumite ordine sau instrucțiuni privind efectuarea anumitor operațiuni;
2. exculpatory (executiv). Astfel de documente evidențiază faptul unei anumite operațiuni. Ca exemplu, putem lua un act de acceptare a materialelor (mărfuri), comenzi de primire, un act de acceptare a produselor fabricate, un act de acceptare și eliminare a mijloacelor fixe etc.
3. combinate. Acesta este tipul de document care este atât exculpator, cât și administrativ. Acestea sunt extrase de plată, ordine de încasări de numerar (documente), rapoarte de cheltuieli etc.;
4. înregistrarea contabilă. Astfel de documente sunt întocmite dacă forma standard a documentelor primare nu este adecvată pentru înregistrarea unei tranzacții comerciale. De exemplu, fișe de distribuție, certificate etc.

Corecții în documentele primare

Sunt momente când chiar și un contabil experimentat greșește în întocmirea unui document primar.

Aceasta ridică întrebarea: este posibil să o corectăm și documentul va avea forță juridică după aceea?

O eroare poate fi corectată numai dacă aceasta (documentul primar) nu a fost încă reflectată în contabilitate, adică nu a fost înregistrată.

Corectările în documentele primare nu ar trebui în niciun caz să fie făcute folosind o „stroke”.

Există în special trei moduri de a face acest lucru:

1. corectare,
2. intrare suplimentară,
3. inversare

Metoda corectivă de corectare este utilizată exclusiv în cazurile în care s-a comis o eroare în registrele contabile, și nu afectează corespondența conturilor.

Această metodă este adecvată înainte de întocmirea unui bilanţ. Un număr, o sumă sau un text incorect trebuie tăiat cu atenție cu o linie subțire și în dreptul acestuia trebuie scrisă valoarea corectă.

Trebuie să faceți o notă de subsol pe partea laterală a documentului: credeți ceea ce a fost corectat, semnați și datați corectarea.

Metoda poate fi utilizată pe documentele contabile primare ale mijloacelor fixe. Utilizarea acestei metode pe documente monetare este inacceptabilă.

Metoda de introducere suplimentară poate fi utilizată dacă valoarea unei tranzacții comerciale este subestimată.

De exemplu, dacă furnizorul a transferat 1000 de ruble din contul curent. Tranzacția comercială a fost efectuată folosind corespondența corectă a conturilor și doar suma în sine a fost subestimată în mod eronat la 500 de ruble.

Această problemă este rezolvată foarte simplu: se face postare suplimentară pentru suma lipsă

Se poate face atât luna aceasta, cât și luna viitoare.

Și în sfârșit, metoda inversării. Implica modificarea unei intrări incorecte folosind un număr negativ.

În linii mari, ei repetă corespondența și numerele incorecte cu cerneală roșie.

În același timp, se face imediat o introducere corectă (se folosește cerneală obișnuită). Această metodă este utilizată atunci când se înregistrează o sumă exagerată sau o corespondență incorectă a conturilor.