Reguli de completare a documentelor primare. Lista documentelor contabile primare și regulile de executare a acestora

Cerințele cuprinse în Legea „Cu privire la contabilitate” precizează că fiecare fapt viata economica supus înregistrării ca document contabil primar. Vom lua în considerare în articol ce constituie un „document primar”, cum este întocmit și cui din companie ar trebui să i se încredințeze responsabilitatea pentru pregătirea documentelor.

Ce este documentația primară și în ce scop este compilată?

Documentul principal este documentația care confirmă implementarea tranzacțiilor comerciale. Documentele trebuie întocmite în aceeași ordine ca și evenimentele care au avut loc.

Înregistrare documente primareîn contabilitate, aceasta este o cerință necesară pentru menținerea înregistrărilor comerciale. Cu toate acestea, astăzi cerințele pentru documentația primară sunt complet diferite. Deci, începând cu anul 2013, obligația de a utiliza forme unificate de documente de bază contabilitate anulat. Acum companiile au de ales să folosească documente deja elaborate de stat în activitățile lor sau să le aprobe în mod independent, ținând cont de nevoile organizației. Cu toate acestea, dacă utilizarea documentului primar este determinată nu de Comitetul de Stat pentru Statistică, ci de alte documente de reglementare, de exemplu, „Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar”, aceste formulare sunt obligatorii pentru utilizare.

Importanța documentelor contabile primare ale unei organizații nu poate fi subestimată. Erorile identificate în datele primare nu ne permit să stabilim baza de impozitare corectă necesară pentru calcularea plăților fiscale. Ca urmare, pot apărea nu numai neînțelegeri cu inspecția, ci și motive pentru impunerea de penalități.

Pentru ca societatea să nu fie nevoită să-și apere poziția într-un litigiu cu autoritățile fiscale, este necesar să se acorde suficientă atenție procedurii de întocmire a documentelor contabile.

Cerințe pentru înregistrarea „primarului”

Principala cerință pentru înregistrarea „primarului” este prezența obligatorie a tuturor detaliilor.

Toate documentele conținute în Albumul documentelor unificate conțin deja informații obligatorii. Cu toate acestea, în cazul în care compania folosește propriile formulare de eșantion, este necesar să se asigure că acestea conțin toate informațiile necesare pentru a fi dezvăluite.

În cea mai mare parte, fiecare document principal este format din trei părți:

• Antet;
• Partea principală;
• Partea de design.

Antetul este destinat să reflecte informații despre documentul în curs de întocmire, organizația care l-a emis și contrapartea sa, și anume:

• Numele documentului principal;
• Codul acestui formular este în conformitate cu clasificatorul OKUD. În practică, acest câmp este adesea lăsat necompletat din cauza faptului că nu există sancțiuni pentru aceasta din partea autorităților fiscale;
• Data faptului împlinit al vieții economice;
• Numele organizației care a întocmit documentul;
• Cod organizație în conformitate cu clasificatorul OKPO;
• Numele unității responsabile de tranzacția comercială (indicat dacă este disponibil);
• Numele unității de măsură în conformitate cu clasificatorul OKEI, precum și moneda tranzacției efectuate.

Partea principală a documentului contabil primar poate fi prezentată atât în ​​format tabelar, cât și în format text. Acest element de document necesită ca următoarele acreditări să fie reflectate:

• Conținut detaliat al faptului vieții economice care a avut loc. Compania va trebui să scrie acest punct în așa fel încât să conțină cantitatea maximă de informații utile într-un număr minim de cuvinte;
• Coduri și indicatori în termeni monetari și fizici.
• Sumele tranzacției și, dacă există taxe, sunt afișate pe un rând separat.

Etapa finală a pregătirii documentului primar este strângerea semnăturilor persoanelor responsabile de fapta vieții economice. Pe lângă numele complet al angajatului, este necesar să se indice:

• Funcțiile angajaților responsabili de executarea corectă a documentului, de exhaustivitatea și acuratețea informațiilor reflectate în acesta;
• Semnăturile originale ale părților;
• Data întocmirii documentului primar, funcția executorului efectiv al operațiunii, semnătura și numele complet al acestuia, precum și informațiile de contact.

Am nevoie de un sigiliu pe documentele contabile primare?

La intocmirea documentelor contabile apar multe intrebari cu privire la amprenta sigiliului. Îndoielile organizațiilor au devenit deosebit de relevante după ce cerința privind prezența obligatorie a unui sigiliu a fost anulată în 2015.

În ceea ce privește o anumită listă de documente primare pe care este necesară o amprentă de sigiliu, în practică, această cerință este implementată în mai multe cazuri:

1. Când documentul conține denumirea „M.P.”, indicând locul pentru amprenta sigiliului;
2. Când cerința pentru o amprentă este determinată la nivelul legislației ruse;
3. Când cerința pentru o amprentă este prevăzută în documentul primar.

Cu toate acestea, este important de reținut că determinarea dacă imprimarea este necesară sau nu pe un anumit document primar este necesară numai pentru acele companii care continuă să-și desfășoare activitatea folosind imprimarea.

Erori tipice în documentația primară

Datorită faptului că, pe baza documentației contabile primare din companie, se formează baza de impozitare și se calculează impozitele, autoritățile fiscale monitorizează îndeaproape corectitudinea documentelor și fiabilitatea informațiilor reflectate în acestea. Cele mai multe greșeli tipice la pregătirea „primarului” sunt:

• Utilizarea formularelor neaprobate de companie. Când inspectoratul fiscal vine la o organizație cu un audit, primul document pe care îl solicită este politica contabilă. În el ar trebui să fie înregistrat faptul de a utiliza formulare de documente dezvoltate independent;
• Absența detaliilor de dezvăluire obligatorie în formular;
• Absența informațiilor obligatorii în celulele formularului;
• Erori aritmetice la compilare. Această încălcare apare adesea numai în formularul „primar”, care este completat nu electronic, ci manual, deoarece generarea unui document folosind programe de calculator vă permite să preveniți erorile în calcule;
• Corectarea a fost efectuată în documentație de numerar contrar cerințelor legale;
• În celulele care trebuie completate, dar pentru care lipsesc informații sau valorile numerice ale indicatorilor sunt egale cu zero, liniuțele nu sunt plasate.
• Documentul a fost semnat de o persoană neautorizată. În practică, societatea trebuie să aibă un ordin al managerului care să definească lista persoanelor care au dreptul să semneze anumite documente contabile primare.

În consecință, dacă „documentul principal” este semnat de o persoană care nu are un astfel de drept, documentul este considerat nul și nu are forță juridică.

Cum se corectează erorile din documentația primară

În primul rând, observăm că este posibil și necesar să se corecteze documentul „primar”, deoarece informațiile reflectate nesigur reprezintă un pericol mai mare pentru companii decât un document corectat. Cu toate acestea, nu este posibil să se facă corecții la toate formele contabile ale documentelor.

În conformitate cu cerințele stabilite pentru întocmirea documentelor primare de numerar și bancare, ajustările la această categorie de formulare sunt interzise.

Ca și pentru toate celelalte documente primare, corecțiile sunt permise. În acest caz este necesar să se urmeze reguli simple

, permițându-vă să ajustați documentul fără a compromite prezentarea sa vizuală.

• Concluzia se reduce la asta:
• O intrare incorectă trebuie tăiată cu atenție.

Vă rugăm să includeți cele mai recente informații lângă corecție.

Numai angajații autorizați pot face corecturi documentelor primare. Ca urmare, corectarea efectuată trebuie să fie certificată prin semnătura unui angajat responsabil al companiei.

Durata x pierderea documentelor primare în organizație Organizația este responsabilă pentru stocarea documentelor primare. Dar pentru diferite categorii documentele sunt stabilite termeni diferiți

, perioada in care firma trebuie sa pastreze documentele completate in depozit.

Durata minimă de valabilitate a „primarului” este de cinci ani. Totuși, pentru evidența personalului, perioada în care documentele trebuie să rămână în firmă este de 75 de ani.

Totodată, organizația trebuie să asigure condiții adecvate pentru păstrarea documentelor, precum și pentru a preveni efectuarea de corectări neautorizate la formulare. În general, responsabilitatea pentru siguranța documentației contabile primare ar trebui să fie atribuită șefului companiei.

1. Fiecare fapt al vieții economice este supus înregistrării cu un document contabil primar. Nu este permisă acceptarea pentru documente contabile documente care documentează fapte ale vieții economice care nu au avut loc, inclusiv cele care stau la baza tranzacțiilor imaginare și false.

2. Detaliile obligatorii ale documentului contabil primar sunt:

2) data întocmirii documentului;

3) denumirea entității economice care a întocmit documentul;

5) valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a unui fapt de viață economică, indicând unitățile de măsură;

6) denumirea funcției persoanei (persoanelor) care au finalizat tranzacția, operațiunea și persoana (persoanele) responsabilă(e) de executarea acesteia, sau denumirea funcției persoanei (persoanelor) responsabile de executarea evenimentului;

(vezi textul din ediția anterioară)

7) semnăturile persoanelor prevăzute la alin. 6 din prezenta parte, cu indicarea prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

3. Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul săvârșirii unui fapt de viață economică, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia. Persoana responsabilă cu înregistrarea faptului de viață economică asigură transferul în timp util a documentelor contabile primare pentru înregistrarea datelor cuprinse în acestea în registrele contabile, precum și fiabilitatea acestor date. Persoana însărcinată cu ținerea evidenței contabile și persoana cu care s-a încheiat un acord de prestare a serviciilor de contabilitate nu răspund de conformitatea documentelor contabile primare întocmite de alte persoane cu fapte realizate de viață economică.

(vezi textul din ediția anterioară)

4. Formele documentelor contabile primare se determină de către conducătorul entității economice la recomandarea funcționarului responsabil cu ținerea evidenței contabile. Formularele documentelor contabile primare pentru organizațiile din sectorul public se stabilesc în conformitate cu legislația bugetară Federația Rusă.

(vezi textul din ediția anterioară)

5. Documentul contabil primar se întocmește pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.

6. În cazul în care legislația Federației Ruse sau un acord prevede prezentarea unui document contabil primar unei alte persoane sau unui organism guvernamental pe hârtie, entitatea economică este obligată, la cererea altei persoane sau agentie guvernamentala pe cheltuiala dumneavoastră, faceți copii pe hârtie ale documentului contabil primar întocmit sub forma unui document electronic.

7. Corecțiile sunt permise în documentul contabil primar, cu excepția cazului în care se stabilește altfel prin legile federale sau actele juridice de reglementare ale organismelor de reglementare contabilă de stat. Corecția din documentul contabil primar trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor care au întocmit documentul în care s-a făcut rectificarea, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

8. Dacă, în conformitate cu legislația Federației Ruse, sunt confiscate documente contabile primare, inclusiv sub formă de document electronic, copii ale documentelor sechestrate, realizate în modul stabilit de legislația Federației Ruse, sunt incluse în documentele contabile.

Acuratețea contabilității și concluziile ulterioare din aceasta depind de calitatea documentului primar și a informațiilor pe care le conține.

Informațiile cuprinse în documentele primare acceptate în contabilitate se acumulează și se sistematizează în registre contabile ale căror formulare sau cerințe pentru care sunt aprobate de organismul abilitat. Datele din registrele contabile în formă grupată sunt transferate în situațiile financiare.

Conducerea determină persoanele autorizate să semneze documentele contabile. În acest caz, se poate stabili o ierarhie a semnăturilor în funcție de funcția deținută, suma de bani, sfera și esența operațiunii.

Antreprenori sau organizații care folosesc semnături electronice, trebuie să stabilească garanții și controale adecvate cu privire la dreptul de a utiliza și de a accesa semnăturile electronice.(17)

Cerințe pentru întocmirea documentelor primare

1. Înscrierile în documentele primare trebuie să se facă cu cerneală, creion, pastă de pix, folosind mașini de scris, mecanizare și alte mijloace care să asigure siguranța acestor înscrieri pe perioada de timp stabilită pentru păstrarea lor în arhivă.

Nu folosi un creion pentru a scrie.

• 2. Documentele trebuie pregătite cu grijă, textul și numerele trebuie scrise clar și lizibil.
• 3. Toate detaliile trebuie completate în document. Dacă nu sunt completate detalii, în locul ei este plasată o liniuță. Detaliile obligatorii trebuie completate.
• 4. În documentele bănești suma este indicată în cifre și în cuvinte.
• 5. Documentele primare trebuie să fie certificate prin semnăturile personale ale conducătorului organizației, contabilului șef sau persoanelor autorizate.
• 6. Documentele primare trebuie să conțină stenograme ale semnăturilor persoanelor autorizate.
• 7. Documentele primare trebuie să fie aplicate cu sigiliul organizației, dacă acest lucru este prevăzut de formular și de legislația în vigoare. (18)

Șeful organizației trebuie, de comun acord cu contabilul-șef, să aprobe sub formă de ordin lista persoanelor care au dreptul să semneze documente contabile primare.

Executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor contabile primare, transferul acestora în termenul stabilit pentru reflectarea în contabilitate, precum și fiabilitatea datelor conținute în acestea sunt asigurate de persoanele care au întocmit și semnat aceste documente.

Mișcarea documentelor primare în contabilitate (tragerea sau primirea de la alte entități comerciale, acceptarea în contabilitate, prelucrare, transfer în arhivă) trebuie, de asemenea, reglementată printr-un program, care este aprobat prin ordin al managerului.

Pentru a avertiza atât managerii, cât și executanții de consecințe negative neprevăzute și pentru a economisi timp la căutarea informațiilor, este necesară, după primirea documentelor de reglementare, crearea unei baze de date pentru înregistrarea documentelor primare.

Aceasta înseamnă că toate documentele primare scrise și completate în departamentul de contabilitate trebuie să aibă propriul identificator - un cod (unic, număr unic), care le este atribuit la înregistrarea obligatorie într-unul dintre jurnalele de înregistrare, care trebuie să fie deschis la fiecare întreprindere.

Procedura de intocmire a documentelor:

• -respectarea tuturor detaliilor si formelor documentelor stabilite;
• -acuratețea și claritatea prezentării în documente a conținutului tranzacțiilor comerciale finalizate;
• - executarea la timp a tranzacțiilor comerciale, scrierea clară, ordonată și lizibilă a textului;
• -barierea spatiilor goale in lipsa recuzitei;
• -indicarea sumelor în cifre și cuvinte în toate documentele de valoare; taierea erorilor pentru ca ceea ce a fost barat sa fie vizibil, si certificarea textului corect cu semnatura celui care a intocmit documentul;
• -corecțiile nu sunt permise.(27)

Documentele primare create folosind o metodă mecanizată necesită o confirmare specială a fiabilității datelor primite, de exemplu. autorizarea și protecția datelor înregistrate împotriva primirii neautorizate de informații despre acestea. Orice tip de document poate fi transmis prin fax, dar nu un document contabil primar, deoarece nu are confirmarea autenticitatii acestuia. Responsabilitatea pentru realizarea la timp și de înaltă calitate a documentelor și transferul acestora în termenul stabilit pentru reflectarea ulterioară în contabilitate revine persoanelor care au întocmit și semnat aceste documente.

Contabilitatea primară la o întreprindere de producție este baza de informații pentru management, a cărei calitate depinde direct de calitatea contabilității. Contabilitatea primară este un complex de informații și operațiuni logice cu documente care însoțesc orice fluxuri materiale și financiare și elementele acestora de la intrare la ieșire a producției și a facilităților economice ale întreprinderii și ale companiei în ansamblu.

Astfel, documentele primare sunt purtătoare de informații despre toate obiectele și subiectele de producție și economice și interacțiunile lor și permit o evaluare cuprinzătoare a tuturor factorilor de control: cantitativi, calitativi, financiari.(12)

Toată documentația principală este confirmarea activităților financiare ale companiei. Aceste documente contabile vor fi solicitate în primul rând de autoritățile de reglementare în timpul inspecției. Prin urmare, se impun cerințe sporite privind întreținerea și depozitarea unor astfel de hârtie.

Documentația primară, sau așa cum o numesc virtuozii contabili, documentația primară, este dovada afacerilor financiare ale companiei. Mai mult, având forță legală, aceste documente pot fie să ajute compania să intre probleme controversate, sau o împiedică. Aceste documente sunt: ​​contract, factura, documente de plata, bon de livrare, factura, bon de vanzare si altele.

Formele documentelor primare sunt unificate. Dacă este necesar, în formular se adaugă linii suplimentare, dar în același timp menținându-le pe cele principale. Acest lucru este indicat în Reglementările privind contabilitatea și contabilitatea în Federația Rusă (Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 29 iulie 1998 nr. 34 n (modificat la 26 martie 2007 nr. 26 n). Excepția sunt formularele pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar (Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 nr. 20).

Toate modificările și completările aduse formularului standard sunt aprobate prin ordin al șefului companiei.

Organizația dezvoltă în mod independent formulare de documente primare dacă formularul solicitat nu este disponibil în catalogul de formulare unificate. Condiție obligatorie: astfel de formulare trebuie să conțină detaliile necesare.

1. Care este numele documentului?
2. Când este compilat.
3. Informații despre organizația care alcătuiește documentul.
4. Indicați ce include o anumită tranzacție comercială pentru acest document, costul tranzacției (monetar sau în natură).
5. Lista persoanelor responsabile cu întocmirea documentului cu semnătură obligatorie.

Detaliile de mai sus sunt menționate în Legea federală „Cu privire la contabilitate”.

Toate documentele primare trebuie depuse la departamentul de contabilitate în timp util. Respectarea cronologiei de introducere a informațiilor este una dintre principalele condiții pentru o contabilitate corectă.

Pentru o contabilitate convenabilă, toate înregistrările primare sunt clasificate în grupuri - tabel:

Numele grupului	Ce este inclus
Documente organizatorice si administrative	Acestea includ ordine, împuterniciri, instrucțiuni. Adică, acestea sunt documente care dau „undă verde” pentru a efectua tranzacții comerciale.
Documente justificative	Fișe de factură, certificate de acceptare, comenzi de primire în numerar - sunt cele care confirmă faptul unei tranzacții comerciale. Datele înscrise în aceste documente fac obiectul înscrierii obligatorii în registrele contabile.
Documente contabile	Sunt utilizate în lipsa formularelor standard unificate, pentru prelucrarea combinată a documentelor justificative și administrative. De exemplu, un ordin de cheltuieli este considerat atât un document administrativ, cât și un document justificativ. Statul de plată indică simultan necesitatea plății conform listei și confirmă plata.

Și o altă invenție de succes a serviciului de contabilitate este programul fluxului de documente. Vă rugăm să rețineți: forma graficului trebuie să fie reflectată în politicile contabile ale organizației.

Programul fluxului de documente

Rândurile și coloanele corespunzătoare reflectă datele privind mișcările documentelor de raportare. Un mare plus al acestui program este că toate documentele emise sunt sub control. Principalul lucru este să nu uitați să faceți înregistrările corespunzătoare.

Completați conform regulilor

Să începem cu faptul că datele primare transmise la departamentul de contabilitate trebuie verificate. Ce trebuie verificat:

1. Cantitatea de umplere (se completează toate liniile și secțiunile necesare).
2. Corectitudinea completării (datele introduse trebuie să corespundă locului de intrare, contradicțiile în date sunt inacceptabile).
3. Fiabilitatea informațiilor (verificarea operațiunilor matematice, reconcilierea cu documentele însoțitoare).

Documentul verificat trebuie înscris în registrele contabile.

Sfat: pentru a evita eroarea de a reflecta în mod repetat un document în contabilitate, ar trebui să faceți următoarele. Reversul formularului indică data și numărul de înregistrare în registru.

Cum se completează documentele contabile primare în 2017

• Toate înregistrările efectuate în documentele contabile primare trebuie să aibă o durată lungă de valabilitate.
• Este permisă utilizarea documentelor pe hârtie împreună cu cele electronice, care trebuie semnate cu semnătură digitală ( Legea federală 402-FZ din 6 decembrie 2011).
• Utilizarea sigiliului este obligatorie pe acele documente în care este prevăzut spațiu pentru acesta.

Din 04.07.2015 au primit dreptul de a lucra fara sigiliu rotund societăţi pe acţiuni si societati cu raspundere limitata (Legea federala 82-FZ din 04.06.2015). Verificați ce este scris în Cartă cu privire la utilizarea sigiliului. Dacă societatea continuă să folosească sigiliul, atunci nu sunt necesare modificări ale Carta. Termenul limită pentru efectuarea unor astfel de modificări ale Statutului companiei nu este specificat de lege. Dar nu ar trebui să amânați modificările pentru a nu introduce multe contradicții în documentele financiare.

• Comparația indicatorilor monetari și naturali. Nu este necesar să le indicați pe ambele deodată, unul este suficient (Legea federală 402-FZ). Se întâmplă că este mai convenabil să indicați orice indicator (de exemplu, atunci când mutați materiale în cadrul unei companii, se folosește un indicator natural). În certificatul de acceptare a serviciului, este mai convenabil să indicați doar informații despre costuri, dar pentru a evita neînțelegerile, tipurile de servicii sunt enumerate suplimentar.
• Semnătura persoanei responsabile. Legea Federației Ruse nu spune nimic despre semnăturile prin fax de pe documentele primare. Scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Federației Ruse nr. 3–1.11.469 din 23 septembrie 2008 are în vedere poziția serviciului fiscal cu privire la faxurile pe documente.
• Moneda în care este întocmit documentul. Principal unitate monetară- rubla. Chiar și atunci când termenii contractului vorbesc de unități convenționale. Deoarece toate tranzacțiile în contabilitate sunt evaluate în ruble (Legea federală 402-FZ din 6 decembrie 2011). Nimeni nu interzice adăugarea de coloane suplimentare care indică sume în valută, dar trebuie să fie prezentă o coloană care indică suma în ruble. În caz contrar, există riscul deducerii cheltuielilor și deducerii TVA.

Lista documentelor primare

Acord

Conceptul de „acord” este reglementat de art. 420 Cod civil al Federației Ruse. Un contract este un acord privind apariția (modificarea) sau încetarea drepturilor și obligațiilor între părți. Fiecare parte este obligată să citească cu atenție termenii acordului. La acord, se aplică semnătura și sigiliul fiecărei părți. Contractul ca document primar are putere juridică deplină, fiecare parte trebuie să aibă un exemplar semnat. Toate punctele prevăzute în conținut trebuie să fie îndeplinite de către părțile la acord în conformitate cu obligațiile lor. Litigiile sunt soluționate fie pe cale pașnică, fie prin proceduri judiciare.

Și încă un lucru. Nu pentru toate situațiile, încheierea unui acord reprezintă recunoașterea drepturilor și obligațiilor reciproce. O chitanță primită la achiziționarea unui produs sau serviciu este recunoscută ca același contract.

Verifica

O factură pentru plata primită de la vânzătorul unui produs sau serviciu este considerată un document contabil primar. În baza sumei indicate în factură, cumpărătorul efectuează plata. În documentele de plată, este de dorit să existe un link către acest document (de exemplu, documentul de plată conține sintagma „plată pe factura nr. 35/7 din 31 ianuarie 2017”). Pot exista situații în care va fi dificil să dovedești că plata a fost făcută special pentru o anumită factură.

Pentru cumpărătorul unui produs (serviciu), factura depusă este un fel de garanție că vânzătorul nu va modifica prețul fix într-o perioadă determinată (1-5 zile). Perioada de valabilitate a facturii pentru plata este specificata de vanzator. Pentru Termen limită cumpărătorul efectuează plata.

Factura pentru plata

Dacă plata nu este posibilă din mai multe motive (de exemplu, probleme cu rețeaua de calculatoare contabile, probleme financiare), atunci este recomandabil să anunțați vânzătorul cu privire la situația actuală, de preferință în avans. Este posibil ca data facturii să fie modificată, dar condițiile de cumpărare vor rămâne aceleași.

Documente de plata

Acest tip de documente contabile includ: cecuri de plată (mărfuri, numerar), ordine de plata, cerințe de plată.

Atunci când achiziționați bunuri (servicii) pentru numerar din casa de marcat a organizației, trebuie neapărat să păstrați chitanța de numerar și să o transferați la departamentul de contabilitate.

Chitanță de numerar

Dacă chitanța nu indică ce plată se face în numerar, atunci la chitanța casei de marcat trebuie atașată o chitanță de vânzare. Conține un inventar al bunurilor (serviciilor) achiziționate, indicând în ce cantitate și la ce preț s-a efectuat plata. Bonul de vânzare se aplică cu sigiliul vânzătorului și semnătura persoanei responsabile cu vânzarea mărfurilor (serviciilor).

O chitanță de vânzare fără chitanță de casă este recunoscută ca document primar, deoarece un antreprenor individual are dreptul de a lucra fără o casă de marcat (cu condiția obligatorie de a emite o chitanță de vânzare).

Bon de vânzare eliberat de un antreprenor individual fără utilizarea casei de marcat

Acest lucru este specificat în Legea 54-FZ a Federației Ruse „Cu privire la utilizarea echipamentelor de marcat la efectuarea plăților în numerar și a plăților cu carduri de plată” (relevant în 2017).

La plata unor bunuri (servicii) între persoane juridice printr-un cont curent, se emite un conosament.

Lista de ambalare

Fiecare parte se întocmește conform eșantionului (sunt necesare semnăturile persoanelor responsabile și sigiliul). Sumele indicate pe bonul de livrare și pe factură trebuie să corespundă. În unele cazuri, este convenabil să se utilizeze o semnătură de facsimil, acest fapt ar trebui să fie cu siguranță menționat în contractul de furnizare de bunuri (servicii).

La plata unei facturi pentru un produs (serviciu) printr-un cont curent, se emite un ordin de plata.

Ordin de plata

Acesta este un formular de document unificat, cel mai adesea completat pe tehnologie informatică. Plata pregătită pentru plată poate fi transferată la bancă pe hârtie, sau folosind programul bancar special „Clint-Bank” (care este mult mai rapid). Înainte de a trimite, trebuie să verificați toate detaliile destinatarului plății pentru a evita neînțelegerile, mai ales dacă lucrați cu o contraparte pentru prima dată. Completați cu atenție informațiile despre ceea ce plătiți. Ar fi util descriere detaliată, cu indicarea obligatorie a detaliilor contului (data, numar).

O cerere de plată este un document primar în care creditorul cere ca debitorul să ramburseze datoria prin intermediul băncii.

Cerere de plată

Există o cerință fără acceptare: în acest caz, banii sunt debitați automat din contul debitorului. O cerere de acceptare presupune prezența acceptării de către debitor. Cu toate acestea, acordul poate prevedea condițiile de returnare a creanței rezultate în acest caz, restituirea datoriei prin bancă se efectuează fără acceptare.

Formularul de factura este folosit in cazurile in care se inregistreaza TVA.

Factura

Sunt pregătite pentru facturi și acte. Plata unui avans conform unui contract este, de asemenea, un motiv pentru emiterea unei facturi. TVA-ul se deduce pe baza facturilor și a facturilor. Ar fi de menționat că toți plătitorii de TVA sunt obligați să emită facturi. Este mult mai convenabil să completați formularele folosind programe automate.

Făcând schimbări

Este strict interzisă modificarea numerarului și a documentelor bancare (articolul 9 din Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la contabilitate”).

Modificările la alte documente primare sunt permise, dar cu condiția ca toți participanții la tranzacția comercială să cunoască modificările aduse. Conștientizarea modificărilor în rândul participanților este confirmată de semnăturile acestora care indică data modificărilor.

Corectarea se face după cum urmează: intrarea incorectă în document este tăiată cu grijă cu o linie subțire. În același timp, ceea ce este tăiat este clar lizibil. Se face deasupra corecției sau lângă ea varianta corectaînregistrări. Lângă linia tăiată sau acolo unde există suficient spațiu liber, este scrisă inscripția „Believe the Corrected”. Trebuie indicat numele complet. persoana care a făcut modificările, data și semnătura.

Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?

Locația de depozitare

Locul optim pentru depozitarea materialelor primare este în arhivă. Este important să pregătiți corect documentele pentru depunerea în arhivă:

• Sortarea în ordine cronologică.
• Echipamente după tip.
• Legarea și clasarea documentelor în mape.
• Întocmirea certificatului de însoțire.

Este important să se asigure siguranța registrelor contabile împotriva corecțiilor neautorizate. Corectarea erorilor se poate face numai în mod oficial, cu semnătura persoanei care a efectuat modificarea. Pentru informarea dumneavoastră, în registre se acumulează informații despre documentele primare acceptate în contabilitate.

Există și un secret comercial aici: conținutul registrelor este doar atât. Dezvăluirea informațiilor despre conținut este pedepsită de legea rusă.

Durata de stocare

Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la contabilitate” (articolul 17), precum și legislația de arhivă (Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558) prevede perioada de păstrare a documentelor companiei. Pentru primar documente contabile această perioadă este de cel puțin 5 ani.

Perioada de păstrare începe să conteze de la 1 ianuarie a anului următor celui în care documentul a fost plasat în arhivă.

Dacă o organizație încalcă perioada de depozitare a materialelor primare, atunci autoritățile de inspecție au dreptul de a impune sancțiuni (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse). Amenda variază de la 10 mii la 40 de mii de ruble, în funcție de gradul de încălcare.

Apropo, doar documentele vechi de trei ani vor fi relevante pentru inspecția de către autoritățile fiscale. În absența unui raport primar al unei perioade mai vechi, inspectorii nu au dreptul la amendă conform articolului 120 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Serviciul de contabilitate al companiei este obligat nu doar să țină evidența corespunzătoare a documentelor primare, ci și să asigure siguranța acestora. Numai în acest caz pretențiile autorităților fiscale se vor dovedi a fi nefondate.

Contabilitatea este un sistem complex organizat. Pe baza acesteia, informațiile sunt colectate în documente primare, înregistrări și analiza ulterioară a acestora. Aceste. Contabilitatea este expresia tuturor tranzacţiilor financiare şi economice în termeni monetari. Cum funcționează managementul? contabilitate primară vei afla din articol.

Totul are prețul lui

Contabilitatea vă permite să aduceți toate tranzacțiile în termeni monetari. De exemplu, relațiile de muncă, relațiile dintre cumpărători și furnizori, ținerea evidenței orelor de lucru, relațiile cu statul - plata taxelor. Ea reflectă nu numai desfășurarea unor astfel de operațiuni, ci și analiza lor. Acest lucru ne permite apoi să tragem o concluzie despre solvabilitatea și solvabilitatea organizației în ansamblu. Și pe baza asta eliminați punctele slabe politica financiarași alegeți direcția pentru dezvoltarea ulterioară.

Important: baza pentru direcția dezvoltării ulterioare a organizației este menținerea contabilității primare.

Aceasta este fundația care vă permite să colectați toate informațiile necesare.

Documente primare

Mai sus, am numit documentația primară fundamentul contabilității la o întreprindere. Poate fi comparat și cu rădăcinile unui copac, din care cresc ulterior un trunchi și ramuri – registre. Frunzele sunt contabile sintetice pentru conturi, care vă permite să corect și în întregime evaluează performanța companiei.

Să dăm o definiție. Documentația primară este un document specific într-o formă clar stabilită prin lege, completat în conformitate cu toate regulile contabile, recomandările fiscale, bancare, statice și o serie de alte autorități interesate de acest lucru.

Aprobarea documentației primare are loc în autoritățile de statistică. Documente mai specializate si concentrate in rest - pe departamente pt anumite specii activități.

O astfel de documentație vă permite să înregistrați și să urmăriți tranzacțiile financiare și economice la întreprindere. Aceste. Aceasta este baza echipamentelor folosite în companii individuale.

Reguli de umplere

Pe lângă faptul că autoritățile de statistică se ocupă de aprobarea documentelor, acestea au elaborat o serie de cerințe pentru completarea acestora.

Umplere necesară:

• Numele complet al documentului (abrevierile nu sunt permise);
• Data emiterii documentului;
• Informații complete despre organizația care întocmește documentul și cui i se adresează;
• Detaliile bancare complete ale contrapărții, dacă este necesar;
• Informații complete despre funcționarea afacerii, exprimate cantitativ și monetar;
• Informații despre angajatul care are dreptul de a certifica documentul (funcție, semnătură, transcriere);
• Ștampila sau sigiliu (umed).

În ciuda faptului că cerințele de mai sus sunt obligatorii, în unele cazuri, din neatenție sau din alte motive, unul sau mai multe puncte pot fi ratate. Această încălcare nu implică nulitatea contabilității primare.

Tipuri de documentație primară

Se eliberează un document specific pentru fiecare tranzacție financiară și economică individuală. Să le enumerăm pe cele principale.

• Factură – pentru cumpărători, care indică denumirea produsului sau serviciului, datele bancare ale furnizorului;
• Ordin de plata - pentru furnizor de la cumparator, confirmarea faptului de plata, fara numerar;
• Chitanță - pentru cumpărător, conform căreia a plătit furnizorul în numerar;
• Extras bancar – vă permite să vedeți mișcarea numerarîn contul curent al companiei pentru o anumită perioadă;
• Ordin de numerar – vă permite să vedeți mișcarea fondurilor în casa de marcat a organizației;
• Camină sau documente de transfer universal, factură – confirmă expedierea materialului sau prestarea serviciilor după plată. Indică numele produsului, volumul și costul.
• Conosament - pentru transportul materialelor de la furnizor la cumparator. Acesta indică numele complet al furnizorului și al cumpărătorului, numărul de identificare fiscală, adresa legală, locul de unde este transportată încărcătura și informații despre transportator.
• O chitanță de vânzare, precum un bon de livrare, confirmă expedierea mărfurilor de la furnizor la cumpărător. Trebuie să aibă dată, număr și să fie înregistrat la biroul fiscal.
• Raportul anticipat este un document de raportare care confirmă modul în care au fost cheltuite fondurile responsabile emise către angajat. În plus, chitanțele de numerar, chitanțele, acordurile de aplicare care confirmă cheltuielile sunt atașate la acesta pe foaia A4.
• Fișa de pontaj - înregistrează numărul de ore pe care angajatul a lucrat în organizație pe lună;
• Salarizare, salarizare sau salarizare - pe baza primei se calculează salariile, iar pe baza celei de-a doua se eliberează salariile.

Important: Documentele de mai sus sunt standard și strict unificate prin lege. Ele nu pot decât să fie efectuate la cererea liderului sau să fie modificate într-un fel.

Este permisă introducerea documentației suplimentare în funcție de specificul lucrării.

Corecții în documentația primară

Nu este întotdeauna posibil să completați corect formularul. Unele permit corecții, altele trebuie rescrise. Modul în care are loc corectarea este prezentat mai jos.

Corecții în documentația primară:

• Corecțiile nu sunt permise într-un document de raportare non-strict - trebuie să fie complet rescris;
• Într-un document de raportare strict: tăiați eroarea cu o linie roșie în diagonală într-o celulă și marcați „anulat” dacă formularul este incorect, asigurați-vă că îl salvați;
• Orice corectare: tăiați-o, scrieți versiunea corectă deasupra și scrieți „credeți persoana corectată”, ștampila și semnătura angajatului care corectează;
• Nu umbriți și nu faceți niciodată o linie groasă de baraj; intrarea incorectă ar trebui să fie vizibilă.

Perioada de valabilitate

Perioada de valabilitate a diferitelor forme variază. Acestea trebuie păstrate minim 5 ani. De exemplu, toate documentele referitoare la angajați (de salariile, plata impozitului, dosarul personal) trebuie păstrat minim 75 de ani. Acest lucru se datorează solicitărilor frecvente foști angajați pentru calcularea pensiilor.

Dacă decideți să goliți rafturile de documente vechi, după expirarea perioadei de depozitare, întocmiți un act special și adunați o comisie pentru eliminarea documentației primare.

Rezultate

Deci, ne-am uitat la modul în care este menținută documentația primară. Este baza pentru întreaga contabilitate a întreprinderii. Prin urmare, contabilitatea primară trebuie gestionată cu toată responsabilitatea și atenția.

Documentele contabile primare sunt unificate. Ele sunt elaborate de autoritățile de statistică. Organizația nu are dreptul să le facă propriile modificări. Trebuie completate titlul documentului, data executării, numele complet al contrapartidei cumpărătorului și furnizorului, denumirea produsului în termeni de valoare și cantitate, precum și semnătura unei persoane autorizate.

Sunt permise corecții ale documentației primare. Pentru a face acest lucru, intrarea incorectă trebuie tăiată și versiunea corectă trebuie scrisă deasupra, atribuind „credere corectată”, data, semnătura și sigiliul organizației.

Perioada de stocare a documentației primare este de 5 ani sau mai mult.