Учреждения госсектора составляют первичку и регистры бухучета по унифицированным формам.Они утверждены отдельным приказом Минфина России от 30 марта 2015 № 52н. Если для хозяйственной операции нет унифицированной формы, разработайте ее самостоятельно. Собственные бланки утвердите в учетной политике. В статье расскажем об обязательных реквизитах, и как без ошибок составлять первичку.

Обязательные реквизиты первичных документов

Пункт 7 Инструкции № 157н определяет, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование субъекта учета, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• информацию, необходимую для представления субъектом учета (администратором доходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации) в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральном законом от 27 июля 2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов дляих идентификации.

На заметку

Распространенной ошибкой при самостоятельном формировании первичных документов неунифицированной формы является отсутствие наименования учреждения и его идентификационных кодов.

Важно запомнить!

Приказом Минфина РФ от 30 марта 2015 № 52н утверждены формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, используемых государственными (муниципальными) учреждениями, а также Методические указания по их применению.

Перечень унифицированных первичных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями различных типов, приводится в соответствующих инструкциях по применению плана счетов.

Сколько хранить документы

В статье 23 Налогового кодекса РФ сказано, что документы для расчета налогов учреждение должно хранить в течение четырех лет. Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета для исчисления и уплаты налогов. То есть и к документам электронных систем между банком и клиентами. Соблюдать указанный срок учреждение обязано, если другие сроки не установлены законодательством.

Но в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ и пункте 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета и отчетность нужно хранить не менее пяти лет.

Таким образом, чтобы избежать ответственности, храните документы как минимум пять лет. Также законодательством может быть установлен и более длительный срок.

Сводные учетные документы

На основании первичных учетных документов путем обобщения информации составляется сводный учетный документ (п. 7 Инструкции № 157н).

К форме сводного учетного документа предъявляются те же требования, что и к форме первичного учетного документа:

• сводные учетные документы составляются по формам, утвержденным Минфином России в установленном порядке;
• если форма соответствующего сводного учетного документа не установлена учетными стандартами, ее следует разработать субъекту учета в рамках учетной политики с учетом требований к обязательным реквизитам, установленным в абзаце втором пункта 11 Инструкции № 157н:
• наименование регистра;
• наименование субъекта учета, составившего регистр;
• даты начала и окончания ведения регистра и период, за который составлен регистр;
• хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
• величина денежного или натурального измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

В соответствии со статьей 9 Закона о бухгалтерском учете и пунктами 8, 9 Инструкции № 157н первичные учетные документы должны составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Принятие к учету документов производится исходя из предположения их надлежащего составления ответственными лицами.

На заметку

Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг (соглашение о передаче полномочий) по ведению учета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни (п. 9 Инструкции № 157н).

Исходя из указанных положений Закона о бухгалтерском учете и Инструкции № 157н, при формировании графика документооборота к учетной политике учреждения необходимо в обязательном порядке установить круг лиц, ответственных за оформление первичных документов, т. е. отражения в них реально произошедших фактов хозяйственной жизни.

Вид документов

Первичные и сводные учетные документы составляются в бумажном виде. Согласно пункту 11 Инструкции № 157н при наличии технической возможности они могут быть составлены в электронном виде с применением технологии электронной подписи. Субъект учета должен обеспечить вывод электронных документов на бумажный носитель для других участников хозяйственной операции, а также по требованию контролирующих органов.

В сводные документы, сформированные на основании унифицированных форм, также допускается внесение дополнительных реквизитов, изменение их пропорций, ширины, высоты, ориентации по листу, внесение дополнительных пустых строк к уже имеющимся и добавление вкладных листов. Не допускается удаление реквизитов, предусмотренных унифицированными формами.

Изменение пропорций форм первичных и сводных учетных документов, добавление дополнительных показателей может иметь место помимо воли субъекта учета ввиду особенностей применяемого для автоматизации учета программного обеспечения. Такого рода изменения носят систематический характер (присутствуют во всех документах соответствующего вида), их следует отразить в учетной политике.

Не допускается принятие к учету первичных и сводных учетных документов в отношении наличных или безналичных денежных средств с исправлениями. Иные первичные и сводные учетные документы могут быть приняты к учету с исправлениями, только если исправления внесены по согласованию с лицами, ответственными за составление соответствующих документов. Такие исправления выполняются путем зачеркивания и надписывания исправленных данных с отметкой «Исправлено», указанием даты исправления и подписью лица, вносившего исправления.

Поступившие в бухгалтерию учреждения первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Запрещается принимать к оформлению и исполнению первичные учетные документы по операциям, которые противоречат законодательству РФ и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, нефинансовых и иных активов. Такие документы должны быть переданы главным бухгалтером руководителю учреждения для принятия решения по ним.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования (при ручной обработке, например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Копии документов (за исключением заверенных в установленном законодательством РФ порядке), включая факсимильные и другие документы, к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются. Соответствующие должностные лица должны принять меры по представлению в бухгалтерию учреждения оригиналов первичных учетных документов или заверенных в установленном порядке их копий.

По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указываются:

• наименование субъекта учета;
• наименование главного распорядителя средств бюджета, полномочия которого исполняет субъект учета - организация, осуществляющая полномочия получателя бюджетных средств;
• название и порядковый номер папки (дела);
• период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал операций), с указанием года и месяца (числа);
• наименование регистра бухгалтерского учета (журнала операций) с указанием при наличии его номера;
• количество листов в папке (деле).

Учетные регистры

Учетные регистры служат для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, для оперативного контроля за остатком имущества, средств, наличия дебиторской и кредиторской задолженности, состоянием планово-финансовых показателей. Учетные регистры можно условно разделить на две категории:

• первичные учетные регистры;
• накопительные учетные регистры.

Первичные учетные регистры служат для регистрации в хронологическом порядке хозяйственных операций по счету, аналитическому объекту или группе однородных объектов. Типичными видами первичных учетных регистров можно назвать:

• журналы операций;
• журнал учета принятых обязательств;
• карточку учета материальных ценностей.

Накопительные учетные регистры содержат данные об остатках по счетам, аналитическим объектам учета и итоговые обороты за период. Как правило, накопительные учетные регистры формируются путем переноса итоговых показателей из первичных учетных регистров. Типичными видами накопительных учетных регистров можно назвать:

• оборотную ведомость по нефинансовым активам;
• главную книгу.

В пункте 11 Инструкции № 157н определено, что учетные регистры могут быть сформированы:

• в виде книг;
• в виде журналов;
• в виде карточек;
• при наличии технической возможности - на машинном носителе в виде электронного документа (регистра).

В пункте 19 Инструкции № 157н указано, что при комплексной автоматизации бюджетного учета информация об объектах учета формируется в базах данных используемого программного комплекса и соответственно формирование регистров бюджетного учета должно осуществляться в электронной форме. На бумажном носителе регистры формируются лишь при отсутствии технической возможности.

При отсутствии электронной подписи и (или) необходимости обеспечения их хранения на бумажном носителе формирование учетных регистров осуществляется с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики субъектом учета, но не реже периодичности, установленной для составления и представления субъектом учета бухгалтерской (финансовой) отчетности, формируемой на основании данных соответствующих регистров бухгалтерского учета.

При выведении регистров бухгалтерского учета на бумажные носители (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограммы) содержат обязательные реквизиты и показатели соответствующих регистров бухгалтерского учета.

Субъект учета может устанавливать в рамках своей учетной политики дополнительные учетные регистры (иные регистры бухгалтерского учета).

Отражение исправлений в электронном регистре бухгалтерского учета осуществляется лицами, ответственными за ведение регистра, в порядке, предусмотренном положениями пункта 18 Инструкции № 157н.

Виды учетных регистров для каждого из счетов Единого плана счетов и порядок ведения аналитического учета определены в Инструкции № 157н. Для иных счетов формы учетных регистров должны быть утверждены в рамках учетной политики субъекта учета.

Первичные учетные документы и регистры учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.

Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

Первичный бухгалтерский документ — это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Первичный бухгалтерский документ должен иметь:

• наименование — финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
• название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
• дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
• содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;
• измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
• подписи ответственных лиц — директора организации и главного бухгалтера.

Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники.

Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учетных записях, то можно применить способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку.

Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

Учетные документы бывают внешними и внутренними

Внешние документы поступают в организацию со стороны — из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др., они составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить , платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно в организации.

Различают следующие виды внутренних документов:

• распорядительные;
• оправдательные (исполнительные);
• комбинированные;
• бухгалтерского оформления.

Распорядительные — это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.

Комбинированные документы являются одновременно и распорядительными и исполнительными. Сюда входят приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.

Бухгалтерские документы подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы используются при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов служат двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.

Учетные документы подразделяются на первичные и сводные

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.

Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость.

В момент фиксации данных в первичных документах возникает бухгалтерская информация, которая не регистрируется автоматически. Все количественные и качественные ее характеристики подвергаются логическому, арифметическому и юридическому контролю перед составлением первичных документов. Такой контроль осуществляется как работниками, занимающимися ведением первичного учета, так и работниками служб управления.

Подписывая приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования, иные банковские документы, руководитель организации подвергает тщательному анализу каждую хозяйственную операцию.

В процессе получения бухгалтерской информации выделяются следующие этапы:

• предварительная работа перед составлением первичных документов;
• составление первичных документов;
• утверждение первичных документов;
• работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.

Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу различных служб организации. Для этой стадии характерен наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.

Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской информации. Она предполагает непосредственное участие в получении бухгалтерской информации работников функциональных служб управления. Так, при учете товарно-материальных ценностей на основании первичных документов предусматриваются группировка и обобщение данных в карточках складского учета материалов. Ежемесячно из карточек и книг данные переносятся в отчеты о движении материальных ценностей. В установленные сроки заведующие складами и руководители подразделений представляют эти отчеты в бухгалтерию организации.

Руководящие работники принимают участие и в обработке данных. Так, с помощью работников различных служб управления устанавливаются виновники недостач и потерь.

После проверки арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных хозяйственных операций бухгалтерские документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на .

Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.

Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей.

Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет — в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывают число и заверяют ее подписями уполномоченных лиц. В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал.

Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

Существуют три способа исправления ошибочных записей в учетных регистрах : корректурный, дополнительной записи, сторнировочный.

Корректурный способ может быть применен только в том случае, если ошибки были обнаружены до составления баланса или же они имели место в учетных регистрах, не затрагивая корреспонденции счетов. Этот способ состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи рядом или выше правильного текста или суммы с соответствующей оговоркой.

Например, если вместо 100 руб. отражено 200 руб., то следует зачеркнуть 200 руб. и написать сверху "100 руб.", а сбоку указать: "зачеркнуто 200 руб. и сверху написано 100 руб., исправленному верить (дата, подпись)".

На денежных документах никаких исправлений и помарок не допускается, даже оговоренных, особенно в цифрах.

Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции ошибочно занижена. Например, поставщиком с расчетного счета перечислены 150 руб. Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 100 руб. Была сделана следующая бухгалтерская запись: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 100 руб.

Но поскольку поставщикам следует перечислить 150 руб., то на недостающую сумму в 50 руб. необходимо составить дополнительную проводку: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 50 руб.

Дополнительные проводки делаются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.

Сторнировочный способ состоит в том, что неправильная запись, в основном цифровая, устраняется отрицательным числом, т. е. повторяются неправильная корреспонденция и сумма красными чернилами. Одновременно составляется правильная запись обыкновенными чернилами. Сторнировки имеют место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы.

При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются.

О регистрах синтетического и аналитического учета мы рассказывали в . В этом материале приведем перечень учетных регистров бухгалтерского учета.

Регистры бухучета

Напомним, что регистры бухгалтерского учета - это вид , предназначенных для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных документах, принятых к бухучету (ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Бухгалтерские регистры - это не только основа для сводного отражения информации на счетах учета. Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для составления бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на хронологические и систематические регистры, а по степени обобщения информации на синтетические регистры и регистры аналитического учета. К примеру, в отличие от хронологических систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для обобщения информации об учетных объектах за определенный период, представляя сводные данные об оборотах и остатках в разрезе синтетических счетов.

Покажем, что такое регистры бухгалтерского учета на примере. Одним из наиболее распространенных регистров синтетического учета, широко применяемых бухгалтерами при составлении бухгалтерского баланса, является оборотно-сальдовая ведомость. В этом регистре за определенный период по каждому синтетическому счету приводится информация об остатке на начало периода, оборотах за период и сальдо на конец периода. Естественно, информация о сальдо и оборотах представляется раздельно по дебету и кредиту соответствующих счетов:

Счет	Сальдо на начало периода		Обороты за период		Сальдо на конец периода
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
01
…
99
Итого

Состав бухгалтерских регистров

Бухгалтерское законодательство предоставляет организации право самостоятельно разрабатывать формы и виды регистров бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Вопросы ведения регистров бухгалтерского учета также отданы на усмотрение организации. Так, регистры бухгалтерского учета могут вестись на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Выбор организация делает сама.

Перечень регистров бухгалтерского учета для является обязательным разделом. Виды учетных регистров бухгалтерского учета при наряду с ведомостями могут быть применены, в частности, следующие (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63 , Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):

Наименование регистра бухгалтерского учета	Кредитуемый счет бухгалтерского учета
	50 «Касса»
	51 «Расчетные счета»
	55 «Специальные счета в банках»
	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»; 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»
	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные»; 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
	20 «Основное производство»; 21 «Полуфабрикаты собственного производства»; 23 «Вспомогательные производства»; 25 «Общепроизводственные расходы»; 26 «Общехозяйственные расходы»; 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; 96 «Резервы предстоящих расходов»; 97 «Расходы будущих периодов»
	40 «Выпуск продукции (работ, услуг); 41 «Товары»; 43 «Готовая продукция»; 45 «Товары отгруженные»; 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 90 «Продажи»
	86 «Целевое финансирование»
	01 «Основные средства»; 02 «Амортизация основных средств»; 80 «Уставный капитал»
	84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»; 98 «Доходы будущих периодов»; 99 «Прибыли и убытки»
	07 «Оборудование к установке»; 08 «Вложения во внеоборотные активы»

При ведении бухгалтерского учета в специализированных бухгалтерских программах в учетной политике может предусматриваться, что регистры бухгалтерского учета ведутся в виде специальных форм в электронном виде и на бумажных носителях, в основе которых лежат регистры, предусмотренные программой. Такими регистрами, формируемыми в бумажном виде или на компьютере (с электронной подписью), могут быть Главная книга, оборотно-сальдовая ведомость.

Классификация документов по назначению

По назначению бухгалтерские документы делятся (классифицируются) на (рис. 4.2):

а) распорядительные, в которых содержатся распоряжения об осуществлении той или иной хозяйственной операции; они не являются основанием для записи операций в учете, поскольку нет подтверждения о том, что такая сделка состоялась. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, поручения и др.;

б) исполнительные или оправдательные, подтверждающие факты выполнения операций. Они первым этапом учетной регистрации. К ним относятся приходные и расходные ордера, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о принятии ценностей, акты о выполненных работах и др.;

в) документы бухгалтерского оформления, к которым относятся распорядительные и групувальни сведения, различные справки, расчеты и т.д. (например, расчет суммы на заготовку и приобретение материальных ценностей);

г) комбинированные - с одноразовыми признаками распорядительных, исполнительных документов бухгалтерского оформления в данной хозяйственной операции и одновременно указание об отражении ее на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся Авансовые отчеты, Прибыльные и Расходные кассовые ордера, требования на отпуск материалов со склада.

Рис.4.2.

Внешние и внутренние документы

По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.

Внешними документами называются те, которые поступают от других предприятий, организаций, то есть состоят вне данного предприятия. К ним относятся выписки банка, счета поставщиков и др.

Внутренние документы - это документы, составленные (выписанные) на данном предприятии, в организации.

Документы по объему отображаемых операций делятся на первичные и сводные.

Первичные и сводные документы

Первичные - это такие документы, впервые выполняют регистрацию хозяйственной операции в момент ее совершения или безотлагательно после осуществления. К ним относятся акты приемки и выбытия основных средств, накладные, квитанции и т. Сводные документы составляются на основании первичных. К ним относятся различные отчеты, расчетно-платежные ведомости и др.

Разовые и накопительные документы

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы используются только для одноразового оформления и отражения операций. К ним относятся Прибыльные и Расходные кассовые ордера, требования для получения материальных ценностей со склада и др.

Накопительные документы используются для многократного оформления и регистрации операций в течение определенного времени (недели, декады, месяца). Например, лимитно-заборные карты, с помощью которых оформляется отпуск материалов на производство (выполнение работ). Такие документы сокращают количество первичной документации.

Документы, заполняемые вручную и механизированным способами

По степени использования средств документы делятся на заполняемые вручную и механизированным.

Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет по форме и содержанию, то есть проверяются наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическое увязки отдельных показателей.

Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителя исполнителю, то есть для управления хозяйственной деятельностью предприятия.

Документация выполняет роль импульса, дает начало движения учетной информации. Она обеспечивает бухгалтерском учете сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия. С помощью документации контролируется правильность осуществления операций, ведется текущий анализ проделанной работы. Таким образом, документация осуществляет контрольно-аналитические функции.

Учетные документы бывают внешними и внутренними

Внешние документы поступают в организацию со стороны - из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др., они составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежное поручение, платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно в организации.

Различают следующие виды внутренних документов:

§ распорядительные;

§ оправдательные (исполнительные);

§ комбинированные;

§ бухгалтерского оформления.

Распорядительные - это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.

Комбинированные документы являются одновременно и распорядительными и исполнительными. Сюда входят приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.

Бухгалтерские документы подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы используются при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов служат двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.

Учетные документы подразделяются на первичные и сводные

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.

Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость.

В момент фиксации данных в первичных документах возникает бухгалтерская информация, которая не регистрируется автоматически. Все количественные и качественные ее характеристики подвергаются логическому, арифметическому и юридическому контролю перед составлением первичных документов. Такой контроль осуществляется как работниками, занимающимися ведением первичного учета, так и работниками служб управления.

Подписывая приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования, иные банковские документы, руководитель организации подвергает тщательному анализу каждую хозяйственную операцию.

В процессе получения бухгалтерской информации выделяются следующие этапы:

§ предварительная работа перед составлением первичных документов;

§ составление первичных документов;

§ утверждение первичных документов;

§ работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.

Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу различных служб организации. Для этой стадии характерен наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.

Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской информации. Она предполагает непосредственное участие в получении бухгалтерской информации работников функциональных служб управления. Так, при учете товарно-материальных ценностей на основании первичных документов предусматриваются группировка и обобщение данных в карточках складского учета материалов. Ежемесячно из карточек и книг данные переносятся в отчеты о движении материальных ценностей. В установленные сроки заведующие складами и руководители подразделений представляют эти отчеты в бухгалтерию организации.

Руководящие работники принимают участие и в обработке данных. Так, с помощью работников различных служб управления устанавливаются виновники недостач и потерь.

После проверки арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных хозяйственных операций бухгалтерские документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.

Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей.

Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет - в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывают число и заверяют ее подписями уполномоченных лиц. В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках - картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал.

Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.